Bewirtungskosten absetzen & Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen

Kerstin Stamer
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Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen | BuchhaltungsButler

Nicht immer erfolgen Treffen mit Geschäftspartnern oder Teammeetings in den Büroräumen des Unternehmens. In lockerer oder gemütlicher Atmosphäre eines Restaurants lässt es sich entspannt über die Zusammenarbeit sprechen und neue Ideen sprießen bei einem guten Essen vielleicht sogar noch besser. Die Bewirtungskosten für diese Treffen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich abgesetzt werden. In diesem Artikel erklären wir, welche Ausgaben als Bewirtungskosten absetzbar sind, was ein Bewirtungsbeleg ist und wie er korrekt ausgefüllt wird, damit das Finanzamt ihn anerkennt.

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Was zählt zu den Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Ausgaben, die dem Unternehmen bei einem Essen für Speisen, Getränke und Genussmittel entstehen. Ebenso zählen etwaige Kosten, die mit der Bewirtung zusammenhängen, zu den Bewirtungskosten (z.B. Kosten für die Garderobe, Trinkgelder oder Parkgebühren). Was ein Bewirtungsbeleg für Angaben enthalten muss, erfahren Sie weiter unten.

Die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern kann dabei in Form eines Restaurantbesuchs oder einem Catering in den eigenen Geschäftsräumen erfolgen. Auch für die Bewirtung in einer betriebsangehörigen Kantine können gem. R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) Bewirtungskosten geltend gemacht werden.

Die Bewirtung muss gemäß § 4 (5) Satz 2 EStG

  • aus einem geschäftlichen Anlass erfolgen,
  • nach allgemeiner Auffassung als angemessen gelten
  • und die betriebliche Veranlassung sowie Höhe der Kosten vom Unternehmen nachgewiesen werden.

Welche Kosten als angemessen gelten, ist gesetzlich nicht klar geregelt. Damit Bewirtungen vom Finanzamt akzeptiert werden, sollten jedoch folgende Punkte bedacht werden:

  • Die Ausgaben sollten in einem vernünftigen Verhältnis zur Größe und Umsatz des Unternehmens stehen.
  • Passen Menge/Anzahl der Speisen und Getränke verhältnismäßig zur Anzahl der teilnehmenden Personen?
  • Welcher Standard ist für einen Anlass angemessen?
  • Auch, ob Geschäftsessen für einen Anlass erforderlich sind oder die Häufigkeit von Geschäftsessen gerechtfertigt ist, spielen für die Akzeptanz eine Rolle.
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Bewirtung von Mitarbeitern

Erfolgt eine Zusammenkunft zum Essen ausschließlich mit Mitarbeitern des Unternehmens, dann können die Ausgaben einer Bewirtung zu 100% steuerlich abgesetzt werden. 

Betriebsbedingte Fortbildungen, ein Firmenjubiläum oder eine Weihnachtsfeier, an der lediglich eigene Arbeitnehmer teilnehmen, sind Beispiele für sogenannte betriebsinterne Bewirtungen

Die Kosten sind beim Arbeitnehmer für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr lohnsteuerfrei, wenn die Veranstaltung je Mitarbeiter dabei die Grenze von 110€ brutto nicht übersteigt.

so füllen Sie Bewirtungsbeleg richtig aus

Bewirtung von Geschäftspartnern

Anders sieht es aus, wenn ein Essen unter den Voraussetzungen des § 4 (5) Satz 2 EStG mit Geschäftspartnern erfolgt. Bei Bewirtungen von Kunden, Lieferanten oder Auftraggebern können nur 70% der entstandenen Kosten steuerlich abgesetzt werden. In diesem Fall wird von einer geschäftlichen Bewirtung gesprochen. 

Unterscheidung zwischen Geschäftsessen & Betriebsveranstaltung

Setzt sich der Teilnehmerkreis bei einer Bewirtung aus Mitarbeitern und Geschäftspartnern zusammen, ist der Anlass der Bewirtung entscheidend dafür, welche Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. 

Handelt es sich um eine geschäftliche Bewirtung, bei der 70% der Kosten angesetzt werden, dann gilt der Ansatz auch für anwesende Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.

Sind feste und freie Mitarbeiter sowie ggf. Geschäftspartner bei einer betrieblichen Bewirtung anwesend, können die Bewirtungskosten hingegen aufgeteilt werden. In diesem Fall sind Kosten, die auf die festen Mitarbeiter entfallen, zu 100% absetzbar, Kosten für freie Mitarbeiter und Geschäftspartner zu 70%.

Was ist ein Bewirtungsbeleg und welche Angaben muss er enthalten?

Damit die Bewirtungskosten beim Finanzamt anerkannt werden, muss ein Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg (formloses Dokument) ausgestellt werden. Der Kassenzettel oder eine einfache Rechnung sind hierfür nicht ausreichend.

Gemäß § 4 (5) EStG müssen Steuerpflichtige einen schriftlichen Nachweis mit folgenden Angaben erbringen:

  • Ort 
  • Tag
  • Namen der Teilnehmer inkl. Firmenanschrift
  • Anlass der Bewirtung 
  • sowie Höhe der Aufwendungen.

Die Unterschrift des Steuerpflichtigen (Gastgeber) auf dem Bewirtungsbeleg wird benötigt, damit der Beleg vom Finanzamt akzeptiert wird.

Bei einer Bewirtung in einem Restaurant ist der Bewirtungsbeleg zusammen mit der Bewirtungsrechnung einzureichen. Vorgenannte Pflichtangaben, die aus der Bewirtungsrechnung ersichtlich sind, können in dem Fall auf dem Eigenbeleg entfallen.

Eine präzise Beschreibung des Bewirtungsanlasses ist unerlässlich für die Anerkennung beim Finanzamt. Notieren Sie für welches Projekt bzw. mit welcher Zielführung das Treffen stattgefunden hat (z.B. “Kick-Off-Meeting Projekt xy”). Eine einfache Angabe wie “Geschäftsessen” ist nicht ausreichend.

Ein Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) könnte demnach wie folgt aussehen:

Angaben auf Eigenbeleg
Ort der Bewirtung (Lokal)
Datum der Bewirtung
Teilnehmerkreis (Name, Firma)
Anlass der Bewirtung
Höhe der Kosten lt. Rechnung (im Anhang)
Nebenkosten (Trinkgeld, Parkgebühren, Garderobe)
Ort, Datum Unterschrift

Welche Informationen muss die Bewirtungsrechnung enthalten?

Die Bewirtungsrechnung wird zusammen mit dem Bewirtungsbeleg beim Finanzamt eingereicht. An diese Rechnung werden konkrete Anforderungen gestellt. Dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 nach muss die Bewirtungsrechnung neben den allgemeinen Anforderungen an Rechnungen des § 14 UStG sowie § 33 UStDV (bei Kleinbetragsrechnungen bis 250€) folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsbeschreibung
  • Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
  • Rechnungsbetrag
  • Name des Bewirtenden

Trinkgelder nicht vergessen! Diese gehören zwar zu den Bewirtungskosten, werden jedoch nicht auf der Rechnung aufgeführt. Die Höhe des Trinkgeldes sollte daher handschriftlich auf der Rechnung vermerkt und nach Erhalt vom Gastwirt abgezeichnet werden. Das Trinkgeld ist dann auf dem Bewirtungsbeleg zu vermerken.

Eine Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Handschriftliche Rechnungen werden nicht akzeptiert. Nur zusammen mit dem Eigenbeleg werden die Unterlagen vom Finanzamt akzeptiert.

Bewirtung im Ausland

Die vorgenannten Anforderungen an den Bewirtungsbeleg gelten auch, wenn die Bewirtung im Ausland stattfindet. Kann den Ansprüchen nicht nachgekommen werden, muss der Steuerpflichtige, zum Beispiel bei einer handschriftlich erstellen Rechnung, glaubhaft machen können, dass maschinell erstellte Rechnungen keine Verpflichtung im jeweiligen Staat darstellen. In Einzelfällen wird bei einer Bewirtung im Ausland auch eine einfache maschinell erstellte Rechnung ohne die vorgegebenen Details als Beleg akzeptiert.

Frau füllt alle Angaben für Bewirtungsbeleg auf Eigenbeleg aus

Fazit – Bewirtungskosten absetzen & Bewirtungsbeleg Angaben

Um Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen, ist es unerlässlich, sich mit den Vorgaben an einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg auseinanderzusetzen. Nur wenn die Unterlagen vollständig und richtig sind, werden die Ausgaben vom zuständigen Finanzamt anerkannt. Für den steuerlichen Abzug ist es von Bedeutung, ob es sich um ein Geschäftsessen mit Geschäftspartnern, eine Veranstaltung ausschließlich mit Mitarbeitern oder eine gemischte Veranstaltung handelt. Bei Geschäftsessen können 70%, für reine Mitarbeiteressen 100% der entstehenden Kosten abgesetzt werden. Für Veranstaltungen mit gemischten Teilnehmerkreisen aus Geschäftspartnern und Mitarbeitern gelten besondere Regeln.

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FAQs

Was muss alles auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Der Eigenbeleg, welcher vom Steuerpflichtigen einzureichen ist, muss folgende Angaben enthalten: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Wird eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung vorgelegt, sind Angaben zu den Teilnehmern und Anlass ausreichend.

Was zählt zu den Bewirtungskosten?

Aufwendungen für Speisen, Getränke und Genussmittel zählen zu den Bewirtungskosten. Auch Kosten für die Garderobe und Trinkgelder im Zusammenhang mit einem Geschäftsessen werden zu den Bewirtungskosten gezählt.

Wer muss auf dem Bewirtungsbeleg unterschreiben?

Der ausgefüllte Bewirtungsbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterzeichnen.

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