PayPal Konto in der Buchhaltung

Das PayPal Konto ist wie ein ganz normales Bankkonto zu führen. Angenommen, Sie haben bereits ein Bankkonto angelegt mit der Nummer 1200 (in DATEV SKR03), dann legen Sie idealerweise für PayPal ein Konto mit der Nummer 1210 an. Zahlungen von Ihrem Bankkonto an das PayPal Konto (oder umgekehrt) buchen Sie bitte unbedingt über ein Verrechnungskonto (z.B. in SKR03 Kto. 1360).

Beispiel: Geldzahlung von der Bank an PayPal: Sie buchen bei der Bank “Verrechnungskonto (S) an Bank (H)”.
Bei PayPal wird dann gebucht: Bank (S) an Verrechnungskonto (H). Buchen Sie nicht Bank an Bank, da der Kontoauszug der Buchhaltung zugrunde liegt und Sie die Zahlung sonst doppelt erfassen würden (beim Buchen jedes Kontoauszugs einmal).

Zahlungsausgänge werden auf dem PayPal Konto ganz normal wie auch auf dem Bankkonto verbucht.

Beispiel: Sie kaufen online Ersatzteile für Ihr Firmenfahrzeug und zahlen via PayPal:

Hier wird es etwas komplizierter: Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit zur Zahlung via PayPal anbieten, haben Sie sicherlich bemerkt, dass PayPal seine Gebühren direkt mit der eingehenden Zahlung verrechnet. Der Kunde zahlt Ihnen also 100€, Sie bekommen aber nur 95€ gutgeschrieben.
Steuerrechtlich schulden Sie dem Finanzamt aber dennoch Umsatzsteuer für den vollen Betrag i.H.v. 100€.
Die PayPal Gebühren sind wiederum ohne Umsatzsteuer, da das Unternehmen keine deutsche Umsatzsteuer ausweist.
Sie dürfen daher auf keinen Fall einfach den gutgeschriebenen Betrag nehmen und diesen als Erlös erfassen. Dies wird bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen und evtl. auch zu weiteren Problemen führen!

Wie gehen Sie also vor?
Da PayPal seine Gebühren direkt mit der Gutschrift in einer Position verrechnet, müssen Sie entweder zwei Buchungen oder eine Splitbuchung vornehmen:

Das Verbuchen von PayPal Transaktionen ist mit viel Arbeit verbunden und gehört daher zu den unliebsamsten Aufgaben in der Buchhaltung.
Es gibt aber auch Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand signifikant zu reduzieren:
BuchhaltungsButler bietet eine automatisierte Kontierung Ihrer PayPal-Transaktionen an, inklusive Abgrenzung der PayPal-Gebühren via Splitbuchung. Zudem werden Ihre Ausgangsrechnungen automatisiert der jeweiligen Transaktion zugeordnet, sodass das Sortieren von Belegen zum Kontoauszug entfällt. Sie müssen lediglich auf “Bestätigen” drücken, um die automatisierte Belegzuordnung und die Kontierung nach Splitbuchungsverfahren zu bestätigen!

Sofern Sie Ihr PayPal Konto nicht mit der Buchhaltung verknüpfen können oder möchten, bleibt Ihnen auch der Weg, die PayPal Transaktionslisten entweder automatisch oder manuell für Ihre Buchhaltungssoftware vorzubereiten und zu importieren. Hierzu erklären wir Ihnen zunächst die manuelle Methode und dann die Nutzung eines Makros zur Automatisierung dieser Vorgänge. In beiden Fällen muss zuerst die Transaktionsdatei PayPals heruntergeladen werden.

Laden Sie den Bericht guthabenrelevanter Transaktionen von PayPal herunter:

• Berichte –> Aktivitäten
• Für Transaktionstyp wählen Sie “Guthaben-relevant”
• Wählen Sie das gewünschte Zeitfenster
• Als Format wählen Sie “CSV”

Nach dem Download des Makros und der Transaktionsdatei von PayPal, folgen Sie bitte den Schritten im Video bzw. den unten aufgeführten Schritten.

Achtung: Das Makro funktioniert nur bei geschäftlichen PayPal Accounts und nur für guthabenrelevante Transaktionslisten (unbedingt die obigen Schritte zum Download der Transaktionsliste beachten!).

Zur Installation des Makros und anschließender Bearbeitung des Dokuments führen Sie bitte die folgenden Schritte aus. Alle Schritte sehen Sie auch in obigem Video. Wichtig: behalten Sie eine Kopie der originalen Datei, falls bei der Bearbeitung etwas schief geht.

Wie Sie Excel Makros für die mehrfache Nutzung dauerhaft in Ihr Excel importieren können, erfahren Sie hier.

Nach Erhalt einer Fehlermeldung führen Sie bitte zunächst folgende Schritte durch:
1) Datei ohne zu speichern schließen
2) Datei erneut öffnen
3) Erneuter Import des PayPal Makros, wenn nicht dauerhaft importiert
4) Visual Basic öffnen: Entwicklertools → Visual Basic
5) Auf der linken Seite in den Projekten den “Module” Ordner öffnen und dann auf das PayPal Makro klicken
6) In der 5. Zeile vor “On Error GoTo ErrorHandler:” ein Apostroph (‘) setzen

7) Speichern und schließen Sie Visual Basic
8) Starten Sie das Makro erneut (Alt + F8)
9) Bei auftauchender Fehlermeldung auf “Debuggen” klicken

10) In dem nun geöffneten Visual Basic Fenster mit der Maus über einem “i” hovern

Sie bekommen hier die Zeile angezeigt, in der der Fehler entstanden ist. Bitte prüfen Sie die Datei, ob Sie den Fehler selbst beheben können (etwa Sonderzeichen, fehlender Betrag o.ä.).
Falls Sie den Fehler nicht beheben können, senden Sie uns bitte die Originaldatei an debug@buchhaltungsbutler.de. Gerne prüfen wir den Fehler für Sie und optimieren bei Bedarf das Makro.