PayPal Konto in der Buchhaltung: Transaktionen korrekt verbuchen

Wie werden Zahlungsausgänge vom PayPal Konto verbucht?

Zahlungsausgänge werden auf dem PayPal Konto ganz normal wie auch auf dem Bankkonto verbucht.

Beispiel: Sie kaufen online Ersatzteile für Ihr Firmenfahrzeug und zahlen via PayPal:

Vorschlag (SKR03):
100,00 EUR
von 4540; Kfz-Reparaturen
an 1210; PayPal

Fällt Umsatzsteuer an, wählen Sie den entsprechenden Umsatzsteuersatz aus bzw. wählen den entsprechenden Steuerschlüssel, damit Ihr online Buchhaltungsprogramm die Umsatzsteuer automatisiert verbucht.

Wie gehen Sie also vor?

Da PayPal seine Gebühren direkt mit der Gutschrift in einer Position verrechnet, müssen Sie entweder zwei Buchungen oder eine Splitbuchung vornehmen:

Vorschlag 1 (zwei Buchungen in SKR03):
95,00 EUR (der gutgeschriebene Betrag)
von 1210; PayPal
an 8400; Erlöse 19% UmSt.

5€ (die PayPal Gebühren)
von 4970; Nebenkosten Geldverkehr
an 8400; Erlöse 19% UmSt.

Vorschlag 2 (Splitbuchung in SKR03)

95,00 EUR (der gutgeschriebene Betrag)
von 1210; PayPal

Splitbetrag 1: -5€ (wichtig: negativer Betrag)
an 4970; Nebenkosten Geldverkehr

Splitbetrag 2: 100€ (Differenzbetrag 95€ - (-5€) = 100€)
von 1210; PayPal
an 8400; Erlöse 19% UmSt.

Da DATEV negative Buchungen als Storno (Generalumkehr) erfasst, sollte die Vorgehensweise mit dem Steuerberater abgesprochen werden.

Alternativ: PayPal Transaktionsliste für die Buchhaltung vorbereiten

Sofern Sie ihr PayPal Konto nicht mit der Buchhaltung verknüpfen können oder möchten, bleibt ihnen auch der Weg, die PayPal Transaktionslisten entweder automatisch oder manuell für Ihre Buchhaltungssoftware vorzubereiten und zu importieren. Hierzu erklären wir Ihnen zunächst die manuelle Methode und dann die Nutzung eines Makros zur Automatisierung dieser Vorgänge. In beiden Fällen muss zuerst die Transaktionsdatei PayPals heruntergeladen werden:

Laden Sie den Bericht guthabenrelevanter Transaktionen von PayPal herunter:

1. Berichte --> Aktivitäten
2. Für Transaktionstyp wählen sie „Guthaben-relevant“
3. Wählen Sie das gewünschte Zeitfenster
4. Als Format wählen Sie „CSV“

Manuelle Formatierung

1) Bearbeiten Sie die Datei in Excel

1. Markieren Sie Spalte A und gehen Sie auf „Daten“ --> „Text in Spalten“
2. --> weiter --> klicken Sie auf „Komma“ --> weiter --> für die erste Spalte wählen Sie „TMJ“ --> Fertig stellen
3. Markieren Sie die erste Zeile und setzen Sie Filter (Daten --> Filter)

2) Benennen Sie die Überschriften um

1. Name --> Zahlungsempfänger
2. Typ --> Verwendungszweck
3. Brutto --> Betrag
4. Transaktionscode --> Buchungstext

3) Suchen Sie nach Fremdwährungen, z.B. „USD“

1. Ersetzen Sie den Dollarbetrag der ausgehenden Zahlung durch den der Währungsumrechnung zugrundeliegenden Eurobetrag.

1. Anschließend löschen Sie die beiden Positionen zur Währungsumrechnung.
2. Falls keine zugrundeliegende Euro-Transaktion vorhanden: Rechnen Sie den Fremdwährungsbetrag zum Tageskurs um und ersetzen Sie den Betrag.

4) Wichtige Formatierungen

1. Achten Sie darauf, dass bei "Zahlungsempfänger" immer ein Wert vorhanden ist. Kopieren Sie ggf. den Wert aus der Spalte „Verwendungszweck“ und fügen Sie ihn ein
2. Löschen Sie alle unnötigen Spalten, die Sie nicht für den Import benötigen
3. Löschen/Ändern sie evtl. vorhandene Sonderzeichen

5) PayPal Gebühren

1. Mit der Summenfunktion von Excel summieren Sie die Gebührenspalte auf und schreiben Sie in eine neue Spalte. Ergänzen Sie Datum, Zahlungsempfänger und Verwendungszweck

Speichern Sie die Datei zunächst als Excel, dann als CSV-Datei und importieren Sie diese in BuchhaltungsButler:

Automatische Formatierung

Nach dem Download des Makros und der Transaktionsdatei von PayPal, folgen Sie bitte den Schritten im Video bzw. den unten aufgeführten Schritten.

Achtung: Das Makro funktioniert nur bei geschäftlichen PayPal Accounts und nur für guthabenrelevante Transaktionslisten (unbedingt die obigen Schritte zum Download der Transaktionsliste beachten!).

Zur Installation des Makros und anschließender Bearbeitung des Dokuments führen Sie bitte die folgenden Schritte aus. Alle Schritte sehen Sie auch in obigem Video. Wichtig: behalten Sie eine Kopie der originalen Datei, falls bei der Bearbeitung etwas schief geht.

1) Makro entpacken (z.B. mit WinRar)
2) Ihre Transaktionsdatei in Excel öffnen
3) "Datei" → "Optionen"
4) "Menüband anpassen" → "Entwicklertools" ankreuzen
5) Unter "Entwicklertools" → "Visual Basic" (Alt + F11)
6) "Datei" → "Datei importieren" → Das heruntergeladene Makro öffnen
7) Unter "Makros" (Alt + F8) → "PayPal Makro" auswählen und ausführen
8) Als neue CSV Datei speichern (wichtig!)
9) In BuchhaltungsButler → "Konten/Buchen"
10) Rechts das kleine Dropdown Menü → "CSV-Import"
11) Gespeicherte Transaktionsdaei per Drag and Drop hochladen → "Los" (Feldzuweisungen sind bereits getätigt)

Wie Sie Excel Makros für die mehrfache Nutzung dauerhaft in Ihr Excel importieren können, erfahren Sie hier.

Vorgehen bei Fehlern

Excel Makro herunterladen

Hier können Sie sich das Makro herunterladen. Zu beachten ist, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Dateien für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.

Makro downloaden

Letztes Update 03.07.2017