Die Datenbank mit Steuer- und Buchhaltungswissen
für Freiberufler und kleine Unternehmen.
PayPal Konto in der Buchhaltung: Transaktionen korrekt verbuchen
Generelles:
Das PayPal Konto ist wie ein ganz normales Bankkonto zu führen. Angenommen, Sie haben bereits ein Bankkonto angelegt mit der Nummer 1200 (in DATEV SKR03), dann legen Sie idealerweise für PayPal ein Konto mit der Nummer 1210 an. Zahlungen von Ihrem Bankkonto an das PayPal Konto (oder umgekehrt) buchen Sie bitte unbedingt über ein Verrechnungskonto (z.B. in SKR03 Kto. 1360).
Beispiel: Geldzahlung von der Bank an PayPal: Sie buchen bei der Bank "Verrechnungskonto (S) an Bank (H)".
Bei PayPal wird dann gebucht: Bank (S) an Verrechnungskonto (H). Buchen Sie nicht Bank an Bank, da der Kontoauszug der Buchhaltung zugrunde liegt und Sie die Zahlung sonst doppelt erfassen würden (beim Buchen jedes Kontoauszugs einmal).
Wie werden Zahlungsausgänge vom PayPal Konto verbucht?
Zahlungsausgänge werden auf dem PayPal Konto ganz normal wie auch auf dem Bankkonto verbucht.
Beispiel: Sie kaufen online Ersatzteile für Ihr Firmenfahrzeug und zahlen via PayPal:
Vorschlag (SKR03):
100,00 EUR
von 4540; Kfz-Reparaturen
an 1210; PayPal
Fällt Umsatzsteuer an, wählen Sie den entsprechenden Umsatzsteuersatz aus bzw. wählen den entsprechenden Steuerschlüssel, damit Ihr online Buchhaltungsprogramm die Umsatzsteuer automatisiert verbucht.
Wie werden Zahlungseingänge bei PayPal verbucht?
Hier wird es etwas komplizierter: Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit zur Zahlung via PayPal anbieten, haben Sie sicherlich bemerkt, dass PayPal seine Gebühren direkt mit der eingehenden Zahlung verrechnet. Der Kunde zahlt Ihnen also 100€, Sie bekommen aber nur 95€ gutgeschrieben.
Steuerrechtlich schulden Sie dem Finanzamt aber dennoch Umsatzsteuer für den vollen Betrag i.H.v. 100€.
Die PayPal Gebühren sind wiederum ohne Umsatzsteuer, da das Unternehmen keine deutsche Umsatzsteuer ausweist.
Sie dürfen daher auf keinen Fall einfach den gutgeschriebenen Betrag nehmen und diesen als Erlös erfassen. Dies wird bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen und evtl. auch zu weiteren Problemen führen!
Wie gehen Sie also vor?
Da PayPal seine Gebühren direkt mit der Gutschrift in einer Position verrechnet, müssen Sie entweder zwei Buchungen oder eine Splitbuchung vornehmen:
Vorschlag 1 (zwei Buchungen in SKR03):
95,00 EUR (der gutgeschriebene Betrag)
von 1210; PayPal
an 8400; Erlöse 19% UmSt.
5€ (die PayPal Gebühren)
von 4970; Nebenkosten Geldverkehr
an 8400; Erlöse 19% UmSt.
Vorschlag 2 (Splitbuchung in SKR03)
95,00 EUR (der gutgeschriebene Betrag)
von 1210; PayPal
Splitbetrag 1: -5€ (wichtig: negativer Betrag)
an 4970; Nebenkosten Geldverkehr
Splitbetrag 2: 100€ (Differenzbetrag 95€ - (-5€) = 100€)
von 1210; PayPal
an 8400; Erlöse 19% UmSt.
Da DATEV negative Buchungen als Storno (Generalumkehr) erfasst, sollte die Vorgehensweise mit dem Steuerberater abgesprochen werden.
PayPal Buchhaltung automatisieren mit BuchhaltungsButler
Das Verbuchen von PayPal Transaktionen ist mit viel Arbeit verbunden und gehört daher zu den unliebsamsten Aufgaben in der Buchhaltung.
Es gibt aber auch Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand signifikant zu reduzieren:
BuchhaltungsButler bietet eine automatisierte Kontierung Ihrer PayPal-Transaktionen an, inklusive Abgrenzung der PayPal-Gebühren via Splitbuchung. Zudem werden Ihre Ausgangsrechnungen automatisiert der jeweiligen Transaktion zugeordnet, sodass das Sortieren von Belegen zum Kontoauszug entfällt. Sie müssen lediglich auf "Bestätigen" drücken, um die automatisierte Belegzuordnung und die Kontierung nach Splitbuchungsverfahren zu bestätigen!
PayPal in der Buchhaltung
Wie Sie ihr PayPal Konto in die Buchhaltung integrieren, lesen Sie auf dieser Seite.
Artikel zu anderen nützlichen Themen finden Sie in unserem Blog.
Unser Newsletter hält Sie über neue Blogartikel auf dem Laufenden.
Alternativ: PayPal Transaktionsliste für die Buchhaltung vorbereiten
Sofern Sie ihr PayPal Konto nicht mit der Buchhaltung verknüpfen können oder möchten, bleibt ihnen auch der Weg, die PayPal Transaktionslisten entweder automatisch oder manuell für Ihre Buchhaltungssoftware vorzubereiten und zu importieren. Hierzu erklären wir Ihnen zunächst die manuelle Methode und dann die Nutzung eines Makros zur Automatisierung dieser Vorgänge. In beiden Fällen muss zuerst die Transaktionsdatei PayPals heruntergeladen werden:
Manuelle Formatierung
1) Bearbeiten Sie die Datei in Excel
- Markieren Sie Spalte A und gehen Sie auf „Daten“ --> „Text in Spalten“
- --> weiter --> klicken Sie auf „Komma“ --> weiter --> für die erste Spalte wählen Sie „TMJ“ --> Fertig stellen
- Markieren Sie die erste Zeile und setzen Sie Filter (Daten --> Filter)
2) Benennen Sie die Überschriften um
- Name --> Zahlungsempfänger
- Typ --> Verwendungszweck
- Brutto --> Betrag
- Transaktionscode --> Buchungstext
3) Suchen Sie nach Fremdwährungen, z.B. „USD“
- Ersetzen Sie den Dollarbetrag der ausgehenden Zahlung durch den der Währungsumrechnung zugrundeliegenden Eurobetrag.
- Anschließend löschen Sie die beiden Positionen zur Währungsumrechnung.
- Falls keine zugrundeliegende Euro-Transaktion vorhanden: Rechnen Sie den Fremdwährungsbetrag zum Tageskurs um und ersetzen Sie den Betrag.
4) Wichtige Formatierungen
- Achten Sie darauf, dass bei "Zahlungsempfänger" immer ein Wert vorhanden ist. Kopieren Sie ggf. den Wert aus der Spalte „Verwendungszweck“ und fügen Sie ihn ein
- Löschen Sie alle unnötigen Spalten, die Sie nicht für den Import benötigen
- Löschen/Ändern sie evtl. vorhandene Sonderzeichen
5) PayPal Gebühren
- Mit der Summenfunktion von Excel summieren Sie die Gebührenspalte auf und schreiben Sie in eine neue Spalte. Ergänzen Sie Datum, Zahlungsempfänger und Verwendungszweck
Speichern Sie die Datei zunächst als Excel, dann als CSV-Datei und importieren Sie diese in BuchhaltungsButler:
Automatische Formatierung
Nach dem Download des Makros und der Transaktionsdatei von PayPal, folgen Sie bitte den Schritten im Video bzw. den unten aufgeführten Schritten.
Achtung: Das Makro funktioniert nur bei geschäftlichen PayPal Accounts und nur für guthabenrelevante Transaktionslisten (unbedingt die obigen Schritte zum Download der Transaktionsliste beachten!).
Zur Installation des Makros und anschließender Bearbeitung des Dokuments führen Sie bitte die folgenden Schritte aus. Alle Schritte sehen Sie auch in obigem Video. Wichtig: behalten Sie eine Kopie der originalen Datei, falls bei der Bearbeitung etwas schief geht.
1) Makro entpacken (z.B. mit WinRar)
2) Ihre Transaktionsdatei in Excel öffnen
3) "Datei" → "Optionen"
4) "Menüband anpassen" → "Entwicklertools" ankreuzen
5) Unter "Entwicklertools" → "Visual Basic" (Alt + F11)
6) "Datei" → "Datei importieren" → Das heruntergeladene Makro öffnen
7) Unter "Makros" (Alt + F8) → "PayPal Makro" auswählen und ausführen
8) Als neue CSV Datei speichern (wichtig!)
9) In BuchhaltungsButler → "Konten/Buchen"
10) Rechts das kleine Dropdown Menü → "CSV-Import"
11) Gespeicherte Transaktionsdaei per Drag and Drop hochladen → "Los" (Feldzuweisungen sind bereits getätigt)
Wie Sie Excel Makros für die mehrfache Nutzung dauerhaft in Ihr Excel importieren können, erfahren Sie hier.
Vorgehen bei Fehlern
Selbständiges Debuggen des PayPal Excel Makros
Nach Erhalt einer Fehlermeldung führen Sie bitte zunächst folgende Schritte durch:
1) Datei ohne zu speichern schließen
2) Datei erneut öffnen
3) Erneuter Import des PayPal Makros, wenn nicht dauerhaft importiert
4) Visual Basic öffnen: Entwicklertools → Visual Basic
5) Auf der linken Seite in den Projekten den "Module" Ordner öffnen und dann auf das PayPal Makro klicken
6) In der 5. Zeile vor "On Error GoTo ErrorHandler:" ein Apostroph (') setzen
7) Speichern und schließen Sie Visual Basic
8) Starten Sie das Makro erneut (Alt + F8)
9) Bei auftauchender Fehlermeldung auf "Debuggen" klicken
10) In dem nun geöffneten Visual Basic Fenster mit der Maus über einem "i" hovern
Sie bekommen hier die Zeile angezeigt, in der der Fehler entstanden ist. Bitte prüfen Sie die Datei, ob Sie den Fehler selbst beheben können (etwa Sonderzeichen, fehlender Betrag o.ä.).
Falls Sie den Fehler nicht beheben können, senden Sie und bitte die Originaldatei an debug@buchhaltungsbutler.de. Gerne prüfen wir den Fehler für Sie und optimieren bei Bedarf das Makro.
Excel Makro herunterladen
Hier können Sie sich das Makro herunterladen. Zu beachten ist, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Dateien für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.
Letztes Update 03.07.2017
Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegeben Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.
Stand: 13.11.2015. Alle Angaben ohne Gewähr.
Kontierungs- und Steuer-Blog
Besuchen Sie unseren Steuer-Blog für eine Übersicht vieler Themen rund um Buchhaltungs- und Steuerwissen.
Hat Ihnen der Artikel geholfen?
BuchhaltungsButler Newsletter
Mit der automatisierten Buchhaltung von BuchhaltungsButler sparen Sie bis zu 80% Zeit.
Bleiben Sie mit dem Newsletter auf dem Laufenden:
Eine Mail alle 4-8 Wochen.
Automatisierte PayPal Buchhaltung mit BuchhaltungsButler
Der BuchhaltungsButler kontiert Ihre PayPal Transaktionen automatisiert im Splitbuchungsverfahren. Zudem wird jede Ausgangs- wie Eingangsrechnung automatisiert der jeweiligen Transaktion zugeordnet.
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, ebenso wie die Verbuchung dutzender oder tausender Geschäftsvorfälle in PayPal.
Lassen Sie sich den BuchhaltungsButler bei einer Live-Demo näher vorstellen.
Überzeugen Sie sich selbst:
Melden Sie sich in wenigen Sekunden kostenlos bei BuchhaltungsButler an und testen Sie die zahlreichen Funktionen einfach selbst.