BuchhaltungsButler Pro Anleitung: Einstieg für Kanzleien und Buchhaltungsbüros

Der Einstieg in BHB Pro unterscheidet sich vom Start in der Standardversion: Es gibt kein Self-Service-Formular, sondern ein Erstgespräch, zwei Coupons und eine feste Reihenfolge – erst der Master-Account der Kanzlei, dann die Mandanten-Accounts. Diese BuchhaltungsButler Pro Anleitung begleitet den Weg vom ersten Termin bis zum ersten laufenden Mandat und konzentriert sich anschließend auf die Themen, die nur in der Pro-Version anfallen: standardisierte Workflows über mehrere Mandate, die Datenübergabe an die Kanzleisoftware und die Verwaltung von Rollen und Fristen. Was BHB Pro als Produkt ist und für welche Zielgruppen es sich lohnt, klärt der Überblick zu BHB Pro.

BHB Pro basiert auf einer zweistufigen Account-Struktur. Der Master-Account ist die zentrale Steuerungseinheit der Kanzlei: An ihn werden alle Mandanten-Accounts angebunden, über ihn läuft die Abrechnung, und aus ihm heraus wechseln Mitarbeitende per Single Sign-On zwischen den Mandaten. Jeder Mandant erhält daneben einen eigenen Account, damit die Gesellschaften bilanziell und rechtlich getrennt bleiben und die GoBD-konforme Archivierung je Mandat greift.

Der Ablauf bis zum fertigen Setup besteht aus vier Schritten:

Die Reihenfolge ist verbindlich: Der Master-Account muss stehen, bevor Mandanten-Accounts angelegt und verknüpft werden können, weil die Abrechnung aller Mandate zentral über ihn läuft.

Im Master-Account hinterlegen Sie zuerst die Kanzleidaten bzw. Ihre Unternehmensdaten und legen die Mitarbeitenden an. Über die abgestufte Rechteverwaltung erhält jede Rolle nur die Zugriffe, die sie tatsächlich braucht: Eine Kollegin betreut alle Mandate, eine Aushilfe sieht nur die Belegvorerfassung eines einzelnen Mandanten. Diese Rollenlogik sollte vor der ersten Verknüpfung sitzen – nachträglich Rechte zu korrigieren, wenn schon zehn Mandate hängen, kostet deutlich mehr Zeit.

Anschließend legen Sie pro betreutem Mandat einen eigenen Mandanten-Account an; eine Sammellizenz für mehrere Gesellschaften gibt es nicht. Beim Anlegen wählen Sie den Plan passend zum Mandantenprofil: eine nicht operative Holding mit wenigen Belegen pro Jahr braucht ein anderes Paket als ein Online-Händler mit mehreren Marktplatz-Schnittstellen. Den Coupon für Mandanten-Accounts geben Sie am Ende des Bezahlvorgangs in die entsprechende Eingabemaske ein. Danach verknüpfen Sie den Account über die Mehrmandantenfähigkeit mit dem Master-Account – ab diesem Moment erscheint das Mandat in der zentralen Mandantenliste und ist per Klick erreichbar.

Für jeden neuen Mandanten hat sich dieselbe Grundkonfiguration bewährt: Bankkonten, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Stripe anbinden, den Kontenrahmen festlegen (SKR03 oder SKR04, bei Bedarf mit erweiterter Sachkontenlänge und eigenen Sachkonten), die Beleg-Inbox-Adresse an den Mandanten kommunizieren und einen Testlauf mit dem automatischen Belegmatching fahren. Erst wenn diese Basis steht, lohnt sich der Aufbau der Automatisierungen.

Der eigentliche Hebel von Pro liegt nicht im Wechsel zwischen Accounts, sondern in der Standardisierung. Bewährt hat sich, mit einem Referenzmandanten zu starten: Ein typisches Mandat wird vollständig durchautomatisiert, die Regeln werden dokumentiert, und dieses Muster wird anschließend auf vergleichbare Mandate übertragen. Wer stattdessen zehn Accounts gleichzeitig halbfertig aufsetzt, verliert genau die Zeit, die die Plattform einsparen soll.

In BHB Pro greifen dabei drei Ebenen der Automatisierung zusammen:

Genauso wichtig wie die Regeln ist ein einheitlicher Belegeingang: Legen Sie pro Mandant fest, ob Belege per E-Mail-Inbox, über die Scan-App oder per Dropbox-Ordner ankommen, und halten Sie das über das Portfolio hinweg gleich. Rückfragen zu fehlenden Belegen oder unklaren Buchungen laufen über die Aufgabenfunktion statt über E-Mail-Ketten. Für den Monatsabschluss hat sich eine feste Routine bewährt: Belege prüfen, Matching bestätigen, To-do-Liste und Plausibilitätsprüfungen abarbeiten, Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, Zeitraum festschreiben. Wie weit sich Routineaufgaben in Kanzleien inzwischen verlagern lassen, zeigt der Artikel zur KI-gestützten Buchhaltung für Kanzleien.

Für Steuerkanzleien entscheidet die Datenübergabe darüber, ob sich der Aufwand rechnet. Die Übergabe läuft über strukturierte Exporte im DATEV-Format: Buchungssätze und Belege werden je Mandanten-Account und Zeitraum exportiert und in der Kanzleisoftware eingelesen, ohne dass Buchungen erneut erfasst werden müssen. Für Betriebsprüfungen stehen zusätzlich der GDPdU- und der Z3-Export bereit.

Hinweise zu einzelnen Geschäftsvorfällen gehen über die Kommentarfunktion mit – das ersetzt Notizzettel und Rückfragen per Mail. Vor der Übergabe wird der Zeitraum festgeschrieben, damit die Daten revisionssicher sind. Für bilanzierende Mandanten bilden Summen- und Saldenliste sowie Kontenblätter die Grundlage für den Jahresabschluss und die E-Bilanz.

Im Kanzleialltag ist die zentrale Mandantenliste vor allem ein Fristeninstrument: Sie sehen für jedes Mandat auf einer Oberfläche, wo noch Belege fehlen und welche Meldungen offen sind. Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen übermitteln Sie über die integrierte ELSTER-Anbindung, ohne für jeden Mandanten ein eigenes Zertifikat zu verwalten. Auswertungen wie BWA und Kontenblätter stehen je Mandant zur Verfügung.

Zur Mandantenverwaltung gehört auch die Aufgabenteilung mit dem Mandanten selbst. Legen Sie fest, wer Belege hochlädt, wer Zahlungen freigibt und wer kontiert – gerade wenn Sie die vorbereitende Buchhaltung beim Mandanten lassen und nur prüfen und abschließen. Der Rechnungsfreigabeprozess und die Rechteverwaltung setzen diese Aufteilung technisch um.

Größere Umstellungen wie die E-Rechnung in der Kanzlei planen Sie sinnvollerweise mandantenweise ein und nicht für alle Mandate gleichzeitig.