Kreditkartenabrechnung buchen: Einzelumsätze, Sammelabbuchung und Ausgleich

Mit der Firmenkreditkarte sind Software-Abos, Tankstopps oder Hotelbuchungen schnell bezahlt. In der Buchhaltung entsteht dadurch aber eine zeitliche Lücke: Die einzelnen Käufe finden laufend statt, belastet wird das Geschäftskonto meist erst Wochen später in einer Summe. Wer die Kreditkartenabrechnung buchen will, braucht deshalb eine klare Logik, die beide Zeitpunkte abbildet. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Einzelumsätze, Sammelabbuchung und Ausgleich zusammenspielen.

Eine Kreditkartenabrechnung ist die periodische Aufstellung aller Umsätze, die in einem Abrechnungszeitraum mit einer Kreditkarte getätigt wurden – in der Regel monatlich. Am Ende des Zeitraums zieht der Kartenherausgeber den Gesamtbetrag per Lastschrift vom hinterlegten Geschäftskonto ein. Buchhalterisch sind das zwei unterschiedliche Vorgänge:

Würden Sie nur die Sammelabbuchung als Aufwand erfassen, fehlen die Einzelbelege, die Vorsteuer lässt sich nicht korrekt zuordnen und die Aufwände landen im falschen Monat. Deshalb wird zwischen beide Vorgänge ein Hilfskonto geschaltet. Die Grundlagen solcher Hilfskonten erklären wir ausführlich im Artikel Verrechnungskonto in der Buchführung. Hier geht es um die konkrete Anwendung bei der Kreditkarte.

Das Verrechnungskonto Kreditkarte funktioniert wie ein eigenes kleines Bankkonto für die Karte. Jeder Einzelumsatz wird im Haben gebucht und erhöht die Schuld gegenüber dem Kartenherausgeber. Die Sammelabbuchung wird im Soll gebucht und baut diese Schuld wieder ab. Ist alles richtig erfasst, steht das Konto nach jeder Abrechnung auf null.

Der Ablauf in drei Schritten:

Ein Restsaldo nach der Abbuchung ist immer ein Warnsignal: Entweder fehlt ein Einzelumsatz, eine Gebühr wurde nicht erfasst oder ein Umsatz wurde doppelt gebucht. Planmäßig darf ein Saldo nur zum Monats- oder Jahresende stehen bleiben – nämlich dann, wenn Umsätze bereits getätigt, aber noch nicht abgebucht wurden. In der Bilanz ist dieser Betrag eine sonstige Verbindlichkeit.

Kein Verrechnungskonto brauchen Sie bei Debitkarten wie der girocard oder einer Visa Debit, deren Umsätze sofort und einzeln vom Girokonto abgehen. Hier buchen Sie jeden Umsatz direkt gegen das Bankkonto.

Die DATEV-Standardkontenrahmen sehen für die Kreditkartenabrechnung ein eigenes Konto im Bereich der sonstigen Verbindlichkeiten vor: 1730 im SKR03 und 3610 im SKR04. Alternativ nutzen manche Unternehmen ein Unterkonto der Geldtransitkonten, etwa 1361 im SKR03. Beide Varianten sind gebräuchlich – entscheidend ist, dass Sie sich für eine entscheiden, sie durchgängig verwenden und mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Die wichtigsten Konten im Überblick:

Nutzen Sie mehrere Firmenkreditkarten, etwa eine pro Mitarbeitendem, lohnt sich je Karte ein eigenes Unterkonto. So lässt sich jede Abrechnung separat abstimmen, und Fehler lassen sich sofort der richtigen Karte zuordnen.

Jeder Einzelumsatz wird zum Datum des Karteneinsatzes mit dem Originalbeleg gebucht – nicht erst, wenn die Kreditkartenabrechnung eintrifft. Als Beleg dient die Rechnung des Händlers. Die Kreditkartenabrechnung ersetzt diese nicht, denn sie enthält weder die Pflichtangaben einer Rechnung noch einen Steuerausweis.

Beispiel: Ein Unternehmen zahlt im März mit der Firmenkreditkarte:

Die Buchungssätze im SKR03 (SKR04 in Klammern):

Nach diesen drei Buchungen weist das Verrechnungskonto einen Habensaldo von 220,40 € aus – genau den Betrag, den die Kreditkartenabrechnung für März ausweist.

Die Vorsteuer ziehen Sie, sobald Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen – unabhängig davon, wann das Bankkonto belastet wird. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie im Artikel Vorsteuer buchen. Für Tankquittungen und andere Belege bis 250 € brutto genügen die vereinfachten Angaben einer Kleinbetragsrechnung.

Anfang April zieht der Kartenherausgeber die Märzabrechnung per SEPA-Lastschrift vom Geschäftskonto ein. Diese Belastung buchen Sie nicht als Aufwand, sondern als reinen Ausgleich:

Damit steht das Verrechnungskonto wieder auf null. Als Beleg für diese Buchung dienen der Kontoauszug und die Kreditkartenabrechnung.

Weicht die Lastschrift vom Saldo ab, prüfen Sie zuerst:

Erstattungen buchen Sie spiegelbildlich zum ursprünglichen Kauf: Verrechnungskonto Kreditkarte an Aufwandskonto und Vorsteuer. Bei Karten mit Teilzahlungsfunktion wird mitunter nur ein Teilbetrag abgebucht. Der Rest bleibt dann als Verbindlichkeit auf dem Verrechnungskonto stehen, anfallende Zinsen erfassen Sie als Zinsaufwand.

Kartengebühren, Auslandseinsatzentgelte und Gebühren für Bargeldabhebungen sind Finanzdienstleistungen und in der Regel umsatzsteuerfrei. Sie laufen ohne Vorsteuer auf das Konto Nebenkosten des Geldverkehrs.

Zahlen Sie in US-Dollar oder einer anderen Fremdwährung, rechnet der Kartenherausgeber den Umsatz zu seinem Kurs in Euro um. Buchen Sie den Einzelumsatz mit dem Eurobetrag laut Kreditkartenabrechnung, entstehen auf dem Verrechnungskonto keine Kursdifferenzen. Das Auslandseinsatzentgelt erfassen Sie separat als Gebühr. Wie Sie mit abweichenden Kursen zwischen Rechnungs- und Zahlungsdatum umgehen, lesen Sie im Artikel Rechnungen in Fremdwährung buchen.

Viele Softwareanbieter und Werbeplattformen, die per Kreditkarte abrechnen, sitzen im EU-Ausland oder in Drittstaaten. Dann schulden Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer selbst. Die Buchung folgt dem Reverse-Charge-Verfahren für Leistungen aus der EU beziehungsweise dem Reverse-Charge-Verfahren für Leistungen aus dem Drittland. Die Gegenbuchung läuft trotzdem über das Verrechnungskonto Kreditkarte.

Wurde die Firmenkarte versehentlich privat genutzt, buchen Sie den Umsatz bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften als Privatentnahme an das Verrechnungskonto Kreditkarte – ohne Vorsteuer. Umgekehrt lassen sich betriebliche Ausgaben, die über eine private Kreditkarte liefen, als Privateinlage erfassen. Details dazu finden Sie im Artikel Privatentnahmen und Privateinlagen buchen. Bei einer GmbH ist die private Nutzung durch Gesellschafter heikler und sollte immer mit der Steuerberatung geklärt werden.

Kreditkartenumsätze erfordern zwei Buchungsebenen: die Einzelumsätze mit Beleg und Vorsteuer sowie die Sammelabbuchung als erfolgsneutralen Ausgleich. Dazwischen steht das Verrechnungskonto Kreditkarte – 1730 im SKR03 oder 3610 im SKR04. Buchen Sie jeden Umsatz zum Datum des Karteneinsatzes, erfassen Sie Gebühren und Fremdwährungsentgelte separat und gleichen Sie das Konto nach jeder Abrechnung auf null ab. Ein verbleibender Saldo zeigt Ihnen sofort, wo noch ein Beleg oder eine Buchung fehlt.