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Verrechnungskonten in der Buchführung | BuchhaltungsButler
Verrechnungskonten sind in der Buchführung unerlässlich, um Geschäftsvorgänge transparent zu erfassen. Mit ihnen können Unternehmen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung optimal erfüllen und Rückfragen des Finanzamts bei der Betriebsprüfung vermeiden. Verrechnungskonten sind aber nicht nur ein Kontrollinstrument, sondern machen auch intern die Buchhaltung transparenter. Was ein Verrechnungskonto ist, wann Sie es einsetzen und wie es funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist ein Verrechnungskonto?
Ein Verrechnungskonto ist ein virtuelles Hilfskonto in der Buchhaltung. Es wird normalerweise in Verbindung mit einem anderen Konto angelegt, um die erfassten Zahlungsströme ausführlich und nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie enthalten zusätzliche Informationen, mit denen Buchhalter und Betriebsprüfer des Finanzamts detaillierte Informationen zu einzelnen Buchungen einsehen können.
Das hilft dem Unternehmer, Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden und stets den Überblick über seine Transaktionen zu behalten. Zudem erleichtert es den Nachweis gesetzlicher Vorgaben und deren Kontrolle durch das Finanzamt oder andere externe Prüfer.
Auf Verrechnungskonten können Sie
- kein Geld überweisen,
- keine Bilanzpositionen erfassen und auch
- keine Kosten und Erlöse buchen.
Buchhalterische Verrechnungskonten sind keine realen Bankkonten und nicht zu verwechseln mit sogenannten Verrechnungskonten bei einer Bank. Diese dienen der Verbuchung von realen Geldströmen aus Wertpapierdepots oder Festgeldkonten, wenn kein Girokonto dafür vorhanden ist.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Verrechnungskonten sind nicht nur für die eigene Übersicht und unternehmerische Kontrolle sinnvoll, sondern werden vom Gesetzgeber empfohlen. Als buchführungspflichtige Unternehmer müssen Sie Ihre Bücher nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung vollständig und lückenlos erfassen (§238 HGB und §146 Abs. 1 AO).
Verrechnungskonten sind dabei eine große Hilfe, da hier einzelne Zahlungen detailliert dokumentiert werden können. Das Bundesfinanzministerium konkretisiert die Bedeutung von Verrechnungskonten zur Minimierung von Buchungsfehlern noch einmal im BMF-Schreiben IV A 4 zu den “Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung” vom 28.11.2019.
So funktioniert ein Verrechnungskonto
Verrechnungskonten kommen zum Einsatz, wenn zwei Zahlungsströme, die sich gegenseitig ausgleichen, zeitlich auseinanderfallen. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter die Kosten für ein Geschäftsessen mit einem Kunden auslegt und sich diese später erstatten lässt. Der Betrag wird lediglich für eine bestimmte Zeit auf dem Konto erfasst und später mit der Gegenzahlung verrechnet. Dadurch ist das Konto am Ende immer ausgeglichen.
Mit der Buchung auf einem Verrechnungskonto besteht zudem die Möglichkeit ausführlicher Vermerke. Dadurch lassen sich auch Buchungen mit hohem Informationsgehalt detailliert dokumentieren. Daraus lässt sich beispielsweise genau erkennen, wer das Geld wann und zu welchem Zweck erhalten hat.
Typische Verrechnungskonten
Verrechnungskonten können hilfreich sein bei
- der Buchung durchlaufender Posten,
- Kreditkartenzahlungen sowie
- Bargeldeinzahlungen oder -auszahlungen.
Sie werden beispielsweise bei der Verbuchung von Bruttogehältern, dem Geldtransit zwischen zwei Geschäftskonten oder der Vorlage von Ausgaben (z. B. Reisekosten) durch Mitarbeiter oder Gesellschafter eingesetzt.
Gesellschafter-Verrechnungskonten
Ein Spezialfall sind sogenannte Gesellschafter-Verrechnungskonten bei GmbHs. Für Unternehmer ist es nicht immer einfach, betriebliche und private Ausgaben zu trennen. Diese können auf einem Verrechnungskonto erfasst und ordentlich dokumentiert werden.
Wenn ein Gesellschafter beispielsweise für ein Geschäftsessen privat in Vorleistung geht, kann er sich diese später erstatten lassen. Es entsteht eine Forderung gegenüber dem Unternehmen, die auf einem Verrechnungskonto gebucht wird. Werden dagegen private Ausgaben wie beispielsweise Versicherungsbeiträge vom Unternehmen übernommen, wird auf dem Verrechnungskonto eine Forderung des Unternehmens an den Gesellschafter erfasst.
Damit das Finanzamt keine verdeckte Gewinnausschüttung bei Auszahlungen an die Gesellschafter beanstanden kann, müssen Verrechnungskonten der Gesellschafter besondere Anforderungen erfüllen. So sind ähnlich wie bei Gesellschafterdarlehen beispielsweise Sollsalden zu verzinsen und konkrete Regelungen zu den Rückzahlungsmodalitäten zu vereinbaren. Andernfalls muss der Gesellschafter Salden zu seinen Gunsten als persönliches Einkommen versteuern.
Beispiele zum Buchen auf Verrechnungskonten
Durchlaufende Posten
Durchlaufende Posten sind Beträge, die Unternehmen im Namen anderer zahlen oder einnehmen und die später in gleicher Höhe wieder zu- oder abfließen. Das Unternehmen übernimmt dabei nur die Übermittlung eines Geldbetrags. Die Einnahmen bzw. Ausgaben haben keinen Einfluss auf Unternehmensvermögen und -gewinne.
Zu den durchlaufenden Posten gehören unter anderem:
- Umsatz- und Vorsteuer
- von Arbeitnehmern einbehaltene Steuern, die später ans Finanzamt weitergeleitet werden
- vereinnahmte Prozess- oder Gerichtskosten zur Weiterleitung an das Gericht (betrifft Anwälte)
- Baugebühren, die an das Bauamt weitergereicht werden (betrifft Architekten)
Durchlaufende Posten dürfen den eigentlichen Unternehmenszweck nicht berühren. Sie gelten dadurch weder als Betriebsausgaben noch als Betriebseinnahmen. Als Unternehmer schulden Sie auf diese Umsätze auch keine Umsatzsteuer.
Die betreffenden Beträge werden erfolgsneutral auf dem Konto “1590, durchlaufende Posten” (SKR03) gebucht. Bei vereinnahmten Beträgen bucht man “Kasse (bzw. Bank) an durchlaufenden Posten”. Bei der Auszahlung ist es genau andersherum.
Wichtig: Durchlaufende Posten sind sowohl auf der Aktivseite als auch auf der Passivseite zu bilanzieren. Aktiviert ein Unternehmen einen vereinnahmten Betrag als durchlaufenden Posten, ist dieser gleichzeitig als Verbindlichkeit zu passivieren. Bestehen zum Jahresabschluss offene Posten, wird der Saldo des Kontos für durchlaufende Posten den sonstigen Forderungen oder Verbindlichkeiten zugerechnet.
Bargeldeinzahlungen bzw. -auszahlungen auf Bankkonten
Bartransaktionen bei Banken haben es an sich, dass der Geldbetrag erst ein paar Tage nach der Ein- oder Auszahlung gutgeschrieben bzw. abgebucht wird. Damit die Transaktion bereits am Tag der Ein- oder Auszahlung erfasst werden kann, wird diese über das Verrechnungskonto “1360, Geldtransit” (SKR03) gebucht.
Bei einer Einzahlung auf ein Bankkonto bucht man “Geldtransit an Kasse”. Sobald die Gutschrift auf dem Konto erfolgt, lässt sich das Verrechnungskonto mit der Buchung “Bank an Geldtransit” wieder ausgleichen. Bei Auszahlungen funktioniert die Buchung genau andersherum.
Kreditkartenzahlungen
Bei Zahlungen mit der Kreditkarte erfolgt die Abrechnung auf dem Bankkonto erst nach dem eigentlichen Zahlungsvorgang, oftmals sogar erst sehr viel später. Um die Ausgabe dennoch zum korrekten Zeitpunkt zu erfassen, wird hier ebenso wie bei den Bartransaktionen, ein Verrechnungskonto zwischengeschaltet.
Die Buchung erfolgt in der Regel über das Konto 1361 (SKR03), ein Unterkonto der Geldtransitkonten. Sobald die Kreditkartenumsätze vom Bankkonto abgebucht wurden und die Abrechnung vorliegt, kann das Verrechnungskonto über das Bankkonto ausgeglichen werden.
Fazit: Transparent und rechtssicher buchen
Verrechnungskonten spielen bei allen komplexeren Geschäftsvorgängen, bei denen sich die Zahlungsströme später wieder ausgleichen (z. B. Vorlage und Erstattung von Reisekosten oder Kreditkartenzahlungen), eine bedeutende Rolle. Das System hilft der Buchhaltung dabei, Geschäftsvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren und Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus sind sie in manchen Fällen sogar notwendig, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gerecht zu werden.
FAQs
Welches Konto für Verrechnungskonto?
Je nach Art des Geschäftsvorfalls gibt es verschiedene Verrechnungskonten. Am häufigsten nutzen Unternehmen das Konto “1590, durchlaufende Posten” (SKR03). Es kommt immer dann zum Einsatz, wenn Unternehmen Beträge im Namen anderer vereinnahmen und später weiterreichen oder auf Rechnung anderer verauslagen und später zurückerhalten.
Kann man auf ein Verrechnungskonto überweisen?
Verrechnungskonten in der Buchhaltung sind virtuelle Hilfskonten. Sie sind nicht zum Zahlungsverkehr bestimmt, überweisen kann man auf ein Verrechnungskonto nicht. Auf ihnen werden buchhalterische Zahlungsströme erfasst, die sich nach einer bestimmten Zeit wieder ausgleichen. Das erleichtert die Buchhaltung, sorgt für Transparenz und hilft dabei, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen.
Ist ein Verrechnungskonto auf Girokonto?
Verrechnungskonten in der Buchhaltung sind nicht zu verwechseln mit Bankkonten, die dem Zahlungsverkehr dienen. Sie ermöglichen die ordnungsgemäße Buchführung und man kann keine Geldbeträge überweisen oder abbuchen.
