Vorsteuer buchen – so geht’s

Lea Interthal
Personen in Büro berechnen Vorsteuer mit Formel
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Vorsteuer buchen | BuchhaltungsButler

Vorsteuer und Umsatzsteuer werden oftmals in einem Atemzug genannt. Dabei ist es wichtig zu wissen, wie sich die zwei Begriffe voneinander unterscheiden. Wie die Vorsteuer abgegrenzt wird, wie Sie diese buchen und welche Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug gelten, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Was ist die Vorsteuer?

Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die Unternehmen auf ihre Einkäufe bezahlen müssen. Das heißt, sie müssen auf die Waren und Leistungen, die sie von anderen Unternehmen beziehen, Umsatzsteuer zahlen. Diese können sie wiederum beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. Im Allgemeinen wird die gezahlte Vorsteuer mit der vereinnahmten Umsatzsteuer am Monatsende verrechnet. Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind Unternehmen, die steuerbare Umsätze tätigen und eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Wie Sie die Vorsteuer buchen, erfahren Sie im weiteren Verlauf.

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Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer besteuert den geschaffenen Mehrwert eines Gutes oder einer Dienstleistung. Der Mehrwert entsteht durch die stufenweise Veredelung eines Produktes. Deshalb wird die Umsatzsteuer auch umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt. Sie ist eine sog. Verbrauchssteuer, wird also vom Verbraucher bezahlt. Anders als bspw. die Einkommensteuer wird die Umsatzsteuer indirekt über Unternehmen bzw. Händler erhoben und stellt einen durchlaufenden Posten dar.

Die Vorsteuer fällt grundsätzlich nur bei Ausgaben und die Umsatzsteuer bei Einnahmen an. Die gezahlte Vorsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Ende des Monats der eingenommenen Umsatzsteuer gegengerechnet. 

Ein Beispiel: Ein Unternehmer verkauft Fahrräder, die in seiner Werkstatt selbst hergestellt werden. Auf den Einkauf von Waren und Materialien zur Herstellung der Fahrräder zahlt der Unternehmer Vorsteuer. Verkauft er ein Fahrrad an einen Endkunden, vereinnahmt er den Verkaufspreis inklusive Umsatzsteuer. Die gezahlte Vorsteuer kann der Unternehmer dann vom Finanzamt zurückfordern, während er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. 

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In der Praxis wird die Umsatzsteuer allerdings mit der Vorsteuer verrechnet und je nachdem, ob ein Vorsteuerüberhang oder eine Umsatzsteuerzahllast entsteht, resultiert daraus eine Forderung bzw. Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.

Steuersätze im Überblick

In Deutschland gibt es unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Der Normalsteuersatz liegt deutschlandweit bei 19%. Güter des täglichen Bedarfs, wie z.B. Lebensmittel, werden mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% versteuert. Alle wichtigen Steuersätze im Überblick:

Steuersätze
19% Regelsteuersatz Bsp.:
  • Mode
  • Möbel
  • Dienstleistungen wie Bewirtungen im Restaurant
  • Hygieneartikel wie Toilettenpapier, Babywindeln o.Ä. – Ausnahme: seit 2020 werden Damenhygieneartikel mit 7% besteuert
7% Ermäßigter Steuersatz Bsp.:
  • Bücher, E-Books und Zeitschriften
  • Lebensmittel wie Obst, Fleisch, Milch, Eier oder Babynahrung
  • Tickets für Konzerte oder Theater und Nah- bzw. Fernverkehr
  • Pflanzen
  • Lebende Tiere
  • Tampons, Binden und andere Damenhygieneartikel
0% Umsatzsteuerbefreit sind unter anderem folgende Produkte/ Leistungen:
  • Lieferungen und Leistungen an ausländische Kunden (Reverse-Charge-Verfahren)
  • einige medizinische bzw. pflegerische Leistungen von Krankenhäusern oder Altenheimen
  • Vermittlungsleistungen – Vermittlung von Krediten oder anderen Finanzgeschäften

Arbeiten Sie in der Forst- oder Landwirtschaft, kennen Sie vermutlich neben den “normalen” Steuersätzen auch diese: 10,7% und 5,5%. Diese Steuersätze können Sie in unserem Buchhaltungssystem ebenfalls verbuchen.

Vorsteuer berechnen: Formel

Kaufen Sie als Unternehmer Waren, Maschinen oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen ein, zahlen Sie darauf Umsatzsteuer. Diese wird in der Rechnung ausgewiesen. Die gezahlte Umsatzsteuer können Sie als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Beispiel: Eine Schneiderei kauft eine neue Nähmaschine für 1.900€ (netto), die Umsatzsteuer beträgt 19%. Die entsprechende Vorsteuer wird wie folgt berechnet:

  • Vorsteuer: 1.900€ x 0,19 (19%) = 361€
  • Gesamtbetrag brutto: 1.900€ + 361€ = 2.261€

Aus diesem Beispiel ergibt sich eine allgemeine Formel zur Berechnung der Vorsteuer:

  • Vorsteuer = Gesamtbetrag (netto) x Steuersatz

Die Vorsteuer wird grundsätzlich vom Nettobetrag ausgehend berechnet. Der Gesamtbetrag (netto) entspricht somit 100% der Ware oder Dienstleistung. Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer (Bruttobetrag) beträgt dementsprechend 119% bzw. 107%. Die Umsatzsteuer wird immer auf den Endpreis des Produktes aufgeschlagen. Mittels eines Dreisatzes kann somit, je nach Angabe des Gesamtbetrages (netto oder brutto), die dazugehörige Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer berechnet werden.

Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen

Erhält ein Unternehmen eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen, muss die entsprechende Vorsteuer richtig aufgeteilt und gebucht werden. 

Beispiel: Ein Restaurantinhaber kauft für eine Veranstaltung Lebensmittel wie Pommes, Brötchen, Fleisch und Gemüse. Daneben benötigt der Veranstalter noch Verpackungsmaterial. Auf der Rechnung aus dem Großhandel werden die Umsatzsteuer und Steuersätze 7% + 19% separat ausgewiesen. Der Nettowert der Lebensmittel beträgt 325,12€, der Nettowert der Verpackung 245,13€.

  • Vorsteuerbetrag 1: 325,12€ x 0,07 = 22,76€
    → Bruttobetrag 1: 325,12€ + 22,76 = 347,88€
  • Vorsteuerbetrag 2: 245,13€ x 0,19 = 46,57€
    → Bruttobetrag 2: 245,13€ + 46,57€ = 291,70€
  • Gesamtbetrag brutto: 347,88€ + 291,70€ = 639,58€

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze tätigen, haben generell die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Das gilt, solange Sie eine Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Damit die Vorsteuer rechtmäßig geltend gemacht werden kann, müssen auf der Eingangsrechnung die entsprechenden Inhalte angegeben werden. Hierbei unterscheidet man zudem, ob der Schwellenwert von 250,00€ überschritten wird. Bis zu diesem Betrag beschränken sich die Anforderungen an die Rechnung (Kleinbetragsrechnung) auf folgende Punkte:

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  • Anschrift und vollständiger Name des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Handelsübliche Bezeichnung und Umfang der Ware / Dienstleistung
  • Bruttogesamtbetrag und der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag
  • Angewandte Umsatzsteuersatz

Ab einem Betrag von 250,00€ muss eine Rechnung darüber hinaus diese zusätzlichen Angaben enthalten:

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Etwaige Minderungen des Entgelts, sofern diese nicht bereits berücksichtigt wurden

Selbstständige und Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie haben gem. §19 UStG die Wahl zur Umsatzsteuerpflicht, wenn Sie im vorangegangenen Jahr 20.000€ und im laufenden Jahr 50.000€ Umsatz nicht überschreiten. Nehmen sie die Regelung in Anspruch, dürfen sie in ausgehenden Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Vorsteuer buchen

Da die Umsatzsteuer und Vorsteuer nur indirekt anfallen, sind sie aus buchhalterischer Sicht kostenneutral. Die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer werden auf verschiedenen Konten gebucht. Die Vorsteuer wird, je nach Vorsteuerart (Bsp.: 19% oder 7%) auf einem eigenen Konto ausgewiesen. Nach jedem Monat wird das Konto abgeschlossen und der Saldo auf einem Umsatzsteuerverrechnungskonto verbucht. Dasselbe Verfahren wird für die Umsatzsteuerkonten angewandt. Je nachdem, ob die gebuchte Vorsteuer größer oder kleiner als die eingenommene Umsatzsteuer ist, entsteht entweder eine Steuerschuld oder eine Steuerforderung.

  • Zahllast (Steuerschuld): Die gebuchte Umsatzsteuer war höher als die Vorsteuer und die geleisteten Vorauszahlungen
    → wird in der Bilanz auf der Passivseite als Verbindlichkeiten aus Steuern ausgewiesen
  • Vorsteuerüberhang (Steuerforderung): Die gebuchte Vorsteuer und die geleisteten Vorauszahlungen übersteigen die ausgewiesene Umsatzsteuer
    → die Steuerforderung wird auf der Aktivseite als Umsatzsteuerforderungen an das Finanzamt ausgewiesen

Vorsteuer Buchungssatz: Abziehbare Vorsteuer

Unter dem Jahr wird die Vorsteuer als Forderung gegenüber dem Finanzamt im Soll gebucht.

Beispiel: Eine Schreinerei kauft Rohstoffe im Wert von 2.000€ zuzüglich Umsatzsteuer. Die Rechnung bezahlt sie per Banküberweisung. Der Verkäufer weist die Steuer auf der Rechnung separat aus und das Unternehmen erfüllt auch sonst alle Ansprüche für einen Vorsteuerabzug. Die in der Eingangsrechnung ausgewiesene Vorsteuer begründet für die Schreinerei zunächst eine Forderung gegenüber dem Finanzamt und wird auf dem Aktivkonto “Vorsteuer” gebucht.

Buchungsvorschlag

Eingangsrechnung

s 3000; Roh-, Hilfs- & Betriebsstoffe 19% VSt. 2.380€*
h 1200; Bank 2.380€

Vorsteuer Buchungssatz: Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung

Beispiel von oben: Der Restaurantinhaber kauft Waren für eine Veranstaltung ein. Die Rechnung über 639,58€ verfügt über zwei Steuersätze (7% und 19%). Die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug sind erfüllt. 

Buchungsvorschlag

Eingangsrechnung

s 3200; Wareneingang 7% VSt. 347,88€*
s 4710; Verpackungsmaterial 19% VSt. 291,70€*
h 1200; Bank 639,58€

Zusammenfassung: Vorsteuer buchen

Unternehmen zahlen Umsatzsteuer, die als Vorsteuer auf Ihre getätigten Einkäufe verbucht wird. Die Buchung der Vorsteuer erfolgt unterjährig auf dem Aktivkonto “Vorsteuer” im Soll. Aus der Vorsteuer ergeht im ersten Moment eine Forderung gegenüber dem Finanzamt. Am Ende des Monats wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer und vorangegangenen Umsatzsteuervorauszahlungen verrechnet. Eine positive Differenz ergibt einen Vorsteuerüberhang (Forderung), eine negative Differenz eine Umsatzsteuerzahllast (Verbindlichkeit). Der Vorsteuerüberhang wird auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen, die Umsatzsteuerzahllast findet sich auf der Passivseite wieder.

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FAQs

Wie bucht man die Vorsteuer?

Die Vorsteuer buchen Sie im Soll auf dem Aktivkonto “Vorsteuer”. Die Vorsteuer wird auf einem anderen Konto als die Umsatzsteuer erfasst. Am Ende des Monats werden die Konten abgeschlossen und miteinander verrechnet.

Wann bucht man die Vorsteuer?

Sobald Sie eine Eingangsrechnung erhalten haben, buchen Sie die Vorsteuer zu diesem Zeitpunkt. Vorausgesetzt, Sie sind dazu berechtigt und die Anforderungen an die Rechnung sind erfüllt. Am Ende des Monats werden die Vorsteuerkonten mit den Umsatzsteuerkonten verrechnet und abgeschlossen.

Wie berechnet man die Vorsteuer?

Die Vorsteuer berechnen Sie ausgehend vom Nettobetrag. Auf den Gesamtbetrag (netto) wenden Sie den entsprechenden Steuersatz (Bsp.: 19% oder 7%) an. Der Bruttobetrag ergibt sich aus dem Nettobetrag und der errechneten Vorsteuer.

Ist die Vorsteuer ein Aktivkonto?

Das Konto, auf dem die Vorsteuer gebucht wird, ist ein Aktivkonto. Die Vorsteuer wird als Forderung gegenüber dem Finanzamt auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen.

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