Automatisierte Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung. Von wie großer Wichtigkeit die Debitorenbuchhaltung ist, hängt dabei in der Regel von der Größe des Unternehmens ab.
Neben der Debitorenbuchhaltung gibt es das Gegenstück, die Kreditorenbuchhaltung. Bei der Debitorenbuchhaltung ist immer von sogenannten Debitoren die Rede, auf der anderen Seite gibt es die Kreditoren für das Unternehmen.

Debitoren sind grundsätzlich alle Kunden eines Unternehmens. Sobald bei Ihnen eine Ware oder Dienstleistung eingekauft wird, haben Sie einen Debitor. Aus buchhalterischer Sicht entsteht im Moment der Geschäftsabwicklung eine Forderung für Ihr Unternehmen gegenüber dem Kunden, womit er zum Debitor wird. Anders gesagt: Es handelt sich um einen Schuldner, der die bestehende Forderung noch begleichen muss.
Jedes bilanzierende Unternehmen hat Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten). Gegenüber Ihren Debitoren haben Sie in der Regel Forderungen aus Lieferung und Leistung von Waren oder Dienstleistungen. Auf der anderen Seite haben Sie gegenüber Kreditoren Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung von Waren oder Dienstleistungen. In der Praxis heißt dies, dass Sie von Debitoren für erbrachte Leistungen Geld erhalten und an Kreditoren Geld für bezogene Leistungen zahlen müssen.
Die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung ist insbesondere für bilanzierende Unternehmen im Rahmen der doppelten Buchführung unerlässlich. So können nur mithilfe der genauen Zuordnung von Forderungen und Zahlungseingängen zu einem Debitorenkonto die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung (GoBD) erfüllt werden.

Zusätzlich können im Rahmen der Debitorenbuchhaltung Fälligkeiten von offenen Forderungen überwacht werden. Dies ist insbesondere für die Liquiditätsplanung im Rahmen des Controllings wichtig. Zahlt ein Kunde nicht pünktlich innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist, so zählt zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung auch das Mahnwesen. Um überfällige Forderungen einzutreiben wird auch häufig mit Inkassounternehmen zusammengearbeitet.
Gerade bei größeren Unternehmen findet zudem eine Einstufung der Bonität statt, also wie zahlungswürdig ein Kunde in der Vergangenheit gewesen ist. Das gibt Rückschluss für weitere Geschäfte und kann bei Nichtzahlung beispielsweise die Einschränkung von Zahlungsarten zur Folge haben. Hiermit beugen Unternehmen möglichen Zahlungsausfällen vor. Einige Unternehmen führen hierzu auch Scoring-Verfahren anhand des bisherigen Zahlungsverhaltens durch oder nutzen hierfür Auskunfteien.

Sobald eine Rechnung an den Kunden erstellt wurde, entsteht daraus eine Forderung aus Lieferung und Leistung, die spätestens zum Fälligkeitstermin beglichen werden muss. Wann dies der Fall ist, hängt oft mit der gewählten Zahlungsmethode bzw. des vereinbarten Zahlungsziels zusammen.
Beim sogenannten Forderungsmanagement werden alle Forderungen verwaltet, die gegenüber Debitoren bestehen. Das erfordert eine ständige Aktualisierung der Buchhaltung, damit die Forderungen auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Nicht nur die Begleichung von Forderungen, sondern auch eine mögliche Überzahlung und Unterzahlung wird mit der Debitorenbuchhaltung überprüft, damit überhöhte Beträge wieder zurückgezahlt werden können. Das Forderungsmanagement achtet demnach darauf, ob Forderungen beglichen werden. Wird eine Forderung nicht rechtzeitig beglichen, so geht diese weiter zum Mahnwesen.
Zusätzlich können debitorische Forderungen auch auf Sammelkonnten (Standardsammelkonto 10000) gebucht werden. Dies macht vor allem bei Kleinbeträgen oder Kunden, die lediglich einmal Leistungen beziehen oder ggf. für kleinere Unternehmen Sinn. Gerade bei größeren Beträgen und für langfristige Kundenbeziehungen sollte bereits aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ein eigenes Debitorenkonto erstellt und bebucht werden.

Ist kein Debitorenkonto vorhanden, wird der Beleg nicht automatisch debitorisch gebucht. Dieser wird dann lediglich der Zahlung zugeordnet. Jedoch kann die Rechnung manuell einem neu erstellten Debitorenkonto zugewiesen werden.

Ein Unternehmen hat eine Ware im Wert von 1.000,00€ an einen Kunden (Debitoren) geliefert. Hierbei wird wie folgt gebucht:

Die Forderung aus Lieferung und Leistung wird von dem Sachkonto bzw. Debitorenkonto an das jeweilige Erlöskonto (standardmäßig 8400) gebucht. Die Umsatzsteuer wird dabei automatisch erkannt und gebucht. Erlöse mit ermäßigter Umsatzsteuer (7%) können an das Erlöskonto 8300 gebucht werden.

Hier wird der Zahlungseingang von Bank an das jeweilige Debitorenkonto gebucht und das Debitorenkonto bei vollständiger Zahlung ausgeglichen.

Mit BuchhaltungsButler können Sie Debitoren einfach und effizient anlegen und aktualisieren. Hierzu haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Sollten Sich Debitorendaten, wie die Anschrift eines Kunden, ändern, dann können Sie das Debitorenkonto in wenigen Schritten aktualisieren.

Mithilfe der KI-gestützten Belegerkennung kann BuchhaltungsButler Ihre Ausgangsrechnungen automatisch vorkontieren und dem richtigen Debitorenkonto zuordnen sowie die Steuern buchen. Sie müssen dann in der Regel lediglich die Buchungsvorschläge bestätigen. Gleichzeitig kann BuchhaltungsButler Zahlungseingänge vorkontieren, sodass Sie lediglich die Belegzuordnung bestätigen müssen. Damit können Sie die Debitorenbuchhaltung auch mit wenig Vorkenntnissen in der Buchhaltung erledigen – einfach und effizient!