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Auftragsbestätigung (AB) schreiben | BuchhaltungsButler
Das Bestätigen eines Auftrags ist ein wichtiger Schritt im Rahmen der Kauf- und Auftragsabwicklung in einem Unternehmen. Die Auftragsbestätigung dient beiden Auftraggebern und Kunden als Nachweis über die vereinbarte Leistung und ist im Falle rechtlicher Streitigkeiten ein rechtsgültiges Beweisdokument. Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende ist eine Auftragsbestätigungsvorlage eine praktische Möglichkeit, Aufträge seriös und rechtskonform zu bestätigen. Worauf es beim Schreiben einer AB ankommt und welche Elemente ein Muster zur Auftragserteilung enthalten sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Bedeutung der Auftragsbestätigung im Geschäftsverkehr
Die Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Dokument im Geschäftsalltag. Unternehmer bestätigen damit verbindlich, dass sie einen Auftrag annehmen und verpflichten sich rechtlich dazu, diesen gemäß den Vereinbarungen auszuführen.
In der Regel geht eine Auftragsbestätigung aus einem Angebot hervor, in dem die Bedingungen für die zu erbringende Dienstleistung bereits konkret ausformuliert wurden. Nimmt der Kunde dieses Angebot an, kommen zwei übereinstimmende Willenserklärungen und damit ein rechtskräftiger Vertrag zustande. Im Laufe der Geschäftsverhandlungen kommt es jedoch oft zu Änderungen des ursprünglichen Vorschlags, die nicht selten mündlich oder telefonisch vereinbart werden. Diese werden in der AB noch einmal festgehalten. Ihr kommt deswegen eine wichtige Dokumentations- und Beweisfunktion zu.
Aber auch wenn der Kunde das Angebot unverändert bestätigt, erstellen Unternehmer oft zusätzlich eine Auftragsbestätigung, in der die Vertragsbedingungen noch einmal verbindlich in Schriftform aufgeführt sind. Eine solche Auftragsbestätigung hat im Grunde also dieselbe Wirkung wie ein schriftlicher Vertrag. Sie ist ein rechtskräftiges Beweismittel, das bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten dazu dient, die Auftragserteilung und die vereinbarten Konditionen nachzuweisen.
Wenn ein Kunde die im Angebot aufgeführten Konditionen unverändert annimmt, lässt sich dieses Dokument dazu verwenden, eine gleichlautende Auftragsbestätigung zu erstellen.
Wann eine Auftragsbestätigung ausgestellt werden muss
In einer Auftragsbestätigung beschreibt ein Unternehmen den Umfang und die Konditionen einer vereinbarten Leistung, um Missverständnisse zu vermeiden. Unternehmer sollten diese also immer dann ausstellen, wenn sie dokumentieren wollen, dass ein Vertrag durch Angebot und dessen Annahme zustande gekommen ist und was genau vereinbart wurde.
Eine Auftragsbestätigung ist sinnvoll,
- um Abweichungen vom ursprünglichen Angebot festzuhalten,
- um mündliche Vereinbarungen schriftlich festzuhalten (z. B. bei telefonischer Auftragsannahme),
- um explizit auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen oder sonstige vertragliche Vereinbarungen hinzuweisen oder
- um eine vom Grundsatz her klare und verbindliche Kommunikation mit dem Kunden zu pflegen.
Eine Auftragsbestätigung ist zwingend auszustellen, wenn der Kunde kein Angebot erhalten hat oder das Angebot freibleibend bzw. unverbindlich erstellt wurde. Ein freibleibendes Angebot hat eine begrenzte Gültigkeit und gilt nicht als Grundlage für einen angenommenen Auftrag.
Eine Auftragsbestätigung kann nur nachträglich geändert werden, wenn der Kunde den neuen Konditionen zugestimmt hat. Denn einmal zugestellt, ist die Auftragsbestätigung rechtlich bindend. Die Zustimmung zur Änderung sollte deswegen unbedingt schriftlich dokumentiert werden.
Formvorschriften
Die Bestätigung eines Auftrags bedarf nicht der Schriftform und kann grundsätzlich auch mündlich erfolgen. Je nach Umfang des Auftrags kann sie zum Beispiel telefonisch, per Mail oder per Fax übermittelt werden. Eine mündliche oder fernmündliche Auftragsbestätigung ist nicht empfehlenswert, da sie im Falle eines Rechtsstreits keine Beweiskraft hat. Sie sollte stets in schriftlicher Form erstellt werden, denn nur so stellt sie einen Beleg mit rechtlicher Beweiskraft dar. Bei größeren Geschäften empfiehlt es sich, ein unterschriebenes Dokument anzufertigen, das persönlich übergeben oder auf dem Postweg zugestellt wird.
Die Auftragsbestätigung ist in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Laut DIN 69905 gilt sie als “Mitteilung über die Annahme eines Auftrags”.
Tobias Wewers
Steuerberater bei Wewers GmbH & Co KG Steuerberatungsgesellschaft
Tobias Wewers ist Steuerberater, Betriebswirt (VWA), DVCT-zertifizierter Business Coach, Business Trainer, Mediator sowie Organisationsaufsteller. Seine digitale Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberater Wewers begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer betriebswirtschaftlichen Planung, Führung und Steuerung und berät sie zu steuerlichen Themen sowie zur Lohnoptimierung und Jahresabschlüssen.
Aufbewahrungspflichten
Eine Auftragsbestätigung gilt steuerrechtlich als Handelsbrief, für den nach § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt. Ist sie jedoch Bestandteil der Buchungsbelege, weil beispielsweise die Rechnung alleine nicht aussagekräftig genug ist, dann gilt gemäß § 257 HGB eine handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Bestandteile einer Auftragsbestätigung
Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Geschäftsdokument, mit dem Unternehmer sich nicht nur absichern, sondern auch nach außen hin repräsentieren. Auch wenn es keine Formvorschriften gibt, sollte es inhaltlich und äußerlich professionell gestaltet sein. Die AB beginnt in der Regel mit einer freundlichen Begrüßung und kann auch ein kurzes Anschreiben enthalten. Auf die formelle Auftragsbeschreibung sollten ein Dank für den Auftrag und eine angemessene Verabschiedung folgen.
Inhaltlicher Kernbestandteil einer Auftragsbestätigung sind die Beschreibung der vereinbarten Leistung und deren Preis. Optional werden aber oft auch Termine, Lieferarten, Zahlungsmodalitäten und individuelle Vereinbarungen mit aufgenommen.
Mögliche Bestandteile einer Auftragsbestätigung:
- Bezeichnung “Auftragsbestätigung”
- Namen und Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer
- Ansprechpartner mit Kontaktdaten
- Kundennummer und Auftragsnummer
- Datum der Auftragserteilung
- Genaue Beschreibung der beauftragten Produkte oder Dienstleistungen mit Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- vereinbarte Rabatte oder Skonto
- Zahlungsmodalitäten
- Lieferbedingungen mit Angaben zu Fracht, Versicherung oder Verpackung
- Individuelle Vertragsvereinbarungen
- Voraussichtlicher Leistungs- oder Liefertermin
- Hinweis auf AGB
- Gerichtsstand
Muster für eine Auftragsbestätigung
Eine Vorlage für eine Auftragsbestätigung* zu erstellen, spart Selbstständigen, Freiberuflern und Gewerbetreibenden wertvolle Zeit. Sie müssen das vorgefertigte Dokument dann nur noch entsprechend dem jeweiligen Kundenauftrag befüllen und können es bei Bedarf individualisieren. So treten Sie als Unternehmer professionell beim Kunden auf und bestätigen Ihre Aufträge rechtssicher.
*Alle Angaben ohne Gewähr.
Fehlerhafte Auftragsbestätigung erstellt? Halb so schlimm – wenn Sie es schnell genug bemerken. Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich nicht als Willenserklärung wirksam, wenn vorher oder gleichzeitig deren Widerruf zugeht. Damit das zeitlich klappt, kann der Widerruf z. B. per Botenpost oder per E-Mail (wenn keine Schriftform vereinbart wurde) versandt werden.
Fazit: Auftragsbestätigung mit Vorlage effizienter erstellen
Eine Auftragsbestätigungsvorlage ist ein praktisches Mittel für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, um bei ihren Kunden professionell aufzutreten und ihre Aufträge rechtssicher zu bestätigen. Eine AB hat dieselbe Bedeutung wie ein Vertrag: Sie dient beiden Geschäftspartnern als Nachweis über die vereinbarten Leistungen und ist im Falle eventueller Rechtsstreitigkeiten ein wichtiges Beweismittel. Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften. Mittels eines Musters können sich Unternehmer eine individuelle Auftragsbestätigung mit den wichtigsten Inhalten erstellen.
FAQs
Was versteht man unter einer Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer verbindlich bestätigt, dass er einen Auftrag annimmt. Er verpflichtet sich rechtlich dazu, diesen gemäß den Vereinbarungen auszuführen.
Ist eine Auftragsbestätigung verpflichtend?
Mit einer Auftragsbestätigung verpflichtet sich der Unternehmer rechtlich dazu, einen Auftrag vereinbarungsgemäß auszuführen. Sie kann nur widerrufen werden, wenn der Widerruf vor oder gleichzeitig mit der Auftragsbestätigung beim Kunden eingeht.
Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?
Es gibt keine Formvorschriften für eine Auftragsbestätigung. Die Schriftform ist aus Beweisgründen empfehlenswert. Inhaltlicher Kernbestandteil sind die Beschreibung der vereinbarten Leistung und deren Preis. Optional werden aber oft auch Termine, Lieferarten, Zahlungsmodalitäten oder individuelle Vereinbarungen aufgenommen.
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