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Proformarechnung einfach erklärt | BuchhaltungsButler
Normalerweise stellen Unternehmen Rechnungen als Zahlungsgrundlage aus und sorgen damit dafür, dass Kunden die von ihnen erbrachten Leistungen vergüten. Manchmal müssen sie Rechnungen aber auch aus rein formalen Gründen ausstellen – nicht als Zahlungsaufforderung, sondern um damit Nachweispflichten oder steuerliche Vorschriften zu erfüllen. Wir erklären, was es mit Proformarechnungen auf sich hat, wann Sie diese verwenden und was Sie beim Ausstellen beachten müssen.
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Das lernen Sie in diesem Artikel
- Was eine Proformarechnung ist und welchen Zweck sie erfüllt.
- Wie sich eine Proformarechnung rechtlich von einer regulären Handelsrechnung unterscheidet.
- In welchen Anwendungsfällen, insbesondere im Außenhandel, eine Proformarechnung zum Einsatz kommt.
- Welche Pflichtangaben für die korrekte Erstellung einer Proformarechnung notwendig sind.
- Warum eine Proformarechnung keine Zahlungspflicht auslöst und nicht zur Buchung verwendet wird.
Was ist eine Proformarechnung?
Eine Proformarechnung ist eine spezielle Rechnungsart, die “pro forma”, also der Form wegen, ausgestellt wird. Sie sieht zwar aus wie eine normale Handelsrechnung, enthält jedoch keine Zahlungsaufforderung. Eine Proformarechnung dient lediglich dazu, den Wert einer Ware auszuweisen. Sie hat also eher die Funktion einer Auftragsbestätigung oder eines Lieferscheins.
Typische Verwendungsgebiete einer Proformarechnung
Doch wozu braucht man eine Rechnung, wenn sie nicht die Bezahlung einer erbrachten Leistung zum Ziel hat? Die Proformarechnung wird vor allem beim Versand kostenloser Waren und bei grenzüberschreitenden Lieferungen in Nicht-EU-Länder eingesetzt.
Weitere typische Einsatzgebiete für sie sind:
- Geschenksendungen
- Kostenlose Musterlieferungen
- Kostenlose Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit
- Warenaustausch in Garantie- und Kulanzfällen
- Waren, die nur vorübergehend im Ausland genutzt werden
- Lieferung von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind
- Vorabkopie der Originalrechnung, (z. B. bei Vorkasse)
- Lieferung gegen Vorkasse
- Eröffnung eines Akkreditivs
- Spenden
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Bei Handelsgeschäften mit Drittländern
Wenn Unternehmen Waren an Drittländer versenden, müssen sie diese beim Zoll anmelden. Auch wenn die Lieferung unentgeltlich erfolgt, müssen sie den Gegenwert der Ware ausweisen. Dieser Deklarationspflicht für den Export kommen Unternehmen mit einer Proformarechnung nach, auf der sie Art und Wert der Waren exakt ausführen.
Typische Beispiele für solche grenzüberschreitenden Geschäfte sind kostenlose Ersatzteillieferungen, die im Rahmen der Garantie für eine bereits bezahlte Ware versendet werden, oder das Versenden kostenloser Muster. Auch wenn auf diese kostenlosen Leistungen kein Zoll erhoben wird, ermöglicht die Proformarechnung eine reibungslose Abwicklung am Zoll.
Damit die Zollabwicklung reibungslos und schnell funktioniert, benötigen die Beamten ausreichend Kopien der Proformarechnung. Der Lieferung müssen das Original und drei Kopien der Rechnung beiliegen.
In der Finanzbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung dient die Proformarechnung zur aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzung. Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig vor dem Jahresabschluss eingegangen ist, benötigt der Buchhalter einen Eigenbeleg für die periodengerechte Buchung. Dafür stellt er eine Proformarechnung aus. Diese gilt in einer Betriebsprüfung nicht als vollwertiges Dokument und ist nach Eingang der tatsächlichen Rechnung zu ersetzen.
Bei Zahlung per Vorkasse
Wenn die Bezahlung einer Leistung per Vorkasse vereinbart wird, erhält der Kunde eine Vorabrechnung als Proformarechnung. Diese dient ihm als Auftragsbestätigung und Vorabkopie der Rechnung.
Ähnlich funktioniert eine Proformarechnung bei Geschäften, die über ein Akkreditiv abgewickelt werden. Dabei handelt es sich um eine Zahlungsform, bei dem sich die Bank des Leistungsempfängers zur Zahlung verpflichtet, sobald das leistende Unternehmen bestimmte Dokumente vorlegt. Eines dieser benötigten Dokumente ist die Proformarechnung, die hier als Angebot oder Auftragsbestätigung dient.
Eine Proformarechnung kann eine Handelsrechnung nicht ersetzen. Als Proformarechnung erstellte Vorabkopien dürfen nicht in eine normale Rechnung abgewandelt werden. Die korrekte Handelsrechnung ist immer separat auszustellen.
Als Spendenquittung
Wenn Institutionen wie Vereine oder Stiftungen als gemeinnützig anerkannt sind, dürfen sie Zuwendungsbestätigungen für empfangene Spenden ausstellen. Dafür nutzen sie eine Proformarechnung.
Ausstellen einer Proformarechnung
Es gibt keine Vorschriften, wie eine Proformarechnung aufgebaut sein, und welche Bestandteile sie enthalten muss. Grundsätzlich orientiert sie sich an den Vorgaben für eine Handelsrechnung. Eine Proformarechnung für den Export muss außerdem die Mindestangaben für den Außenhandel des Herkunfts- und des Ziellandes enthalten. Oft ist es sinnvoll, solche Rechnungen in Englisch zu verfassen. Die spezifischen Vorschriften einzelner Länder können sehr unterschiedlich sein und einige Länder verlangen die Ausstellung der Einfuhrdokumente in anderen Sprachen.
Wichtig ist, dass die Rechnung eindeutig als “Proformarechnung” oder mit der englischen Bezeichnung “proforma invoice” gekennzeichnet ist. Zudem ist unbedingt anzugeben, warum die Proformarechnung ausgestellt wurde.
Bestandteile einer Proformarechnung
Mindestangaben
- Name und Anschrift des Versenders
- Name und Anschrift des Empfängers
- ggf. abweichende Lieferanschrift
- Rechnungsnummer und Vermerk
- Lieferdatum
- genaue Warenbezeichnung mit Mengenangabe
- Einzelpreis und Gesamtpreis der Ware
- Umsatzsteuer-ID
Mögliche Zusatzangaben
- EORI-Nummer
- Brutto- und Nettogewicht
- Herkunftsland
- Ursprungserklärung
- Angabe der Kosten für Verpackung und Transport
- Unterschrift und Stempel
Ein Muster* für die Proformarechnung können Sie hier
*Die Angaben auf der Vorlage wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Alle Angaben ohne Gewähr.
Ausweis des korrekten Warenwertes
Auch wenn eine Leistung kostenlos erfolgt und ihr keine Zahlung gegenübersteht, müssen Waren auf der Proformarechnung mit ihrem korrekten Handelswert angegeben werden. Dieser ist meist gar nicht so einfach zu bestimmen.
Grundlage für die Bewertung ist ein realistischer Marktpreis. Der Zoll gibt die Methoden der Zollwertermittlung genau vor. Wenn kein Preis vorliegt, der tatsächlich gezahlt wurde, können Preise gleicher oder ähnlicher Waren herangezogen werden oder der Preis wird errechnet.
Die Bestimmung eines Warenwertes ist gerade bei individuellen Mustersendungen nicht so einfach. Grundsätzlich gilt: Warenmuster oder -proben müssen als solche gekennzeichnet sein. Ist das nicht möglich, darf die Sendung höchstens fünf Proben enthalten, die einen Wert von 50€ nicht überschreiten.
Der Warenwert darf auf keinen Fall zu niedrig ausfallen, da dies als Steuerhinterziehung geahndet werden kann. Dies kann hohe Bußgelder nach sich ziehen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen haben.
Als Empfänger einer Lieferung sollten Sie die Angaben sorgfältig prüfen. Verantwortlich für die korrekte Angabe des Warenwertes ist nämlich der Empfänger und nicht der Rechnungsaussteller. Dieser kann eine fehlerhafte Angabe nachträglich berichtigen.
Fazit: Proformarechnungen sind ein wichtiges Instrument in der Finanzbuchhaltung
Eine Proformarechnung kann zu verschiedenen Anlässen ausgestellt werden. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn beim Leistungsempfänger keine Zahlung ausgelöst werden soll, wie zum Beispiel beim Versand kostenloser Waren. Am häufigsten werden Proformarechnungen im Außenhandelsverkehr eingesetzt, um die steuerliche und zollrechtliche Abwicklung und den benötigten Warenwert auszuweisen. Darüber hinaus können Proformarechnungen auch als Auftragsbestätigung bei Zahlung per Vorkasse, Eigenbeleg in der Buchhaltung oder Spendenquittung eingesetzt werden.
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