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Registrierkassen: gesetzliche Vorgaben | BuchhaltungsButler
Buchführungspflichtige Unternehmen sind dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre täglichen Kasseneinnahmen und -ausgaben zu tätigen. Dabei können Unternehmen frei entscheiden, ob sie für die Aufzeichnung von Bargeschäften eine offene Ladenkasse, ein modernes Kassensystem oder eine Registrierkasse verwenden. Im folgenden Artikel wird die Registrierkasse als Instrument zur Kassenführung näher erläutert. Sie erfahren, welche Funktionen sie abdeckt, welche gesetzlichen Vorgaben für den Betrieb einer Registrierkasse gelten und für welche Betriebe sich der Einsatz einer Registrierkasse lohnt.
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Was ist eine Registrierkasse?
Registrierkassen sind elektronische Geräte, die Unternehmen für die Erfassung von Tagesumsätzen verwenden. Sie bestehen aus einer Ladenkasse mit Drucker, Tastatur und Display sowie entsprechender Software. Sämtliche Komponenten der Registrierkasse (Software und Hardware) kommen in der Regel von einem Hersteller und sind in einem Kompaktgerät verbaut.
Mit dem Einsatz einer Registrierkasse wird eine lückenlose Aufzeichnung aller Kassenvorgänge gewährleistet. Hierbei handelt es sich vor allem um Bareinnahmen, Kartenzahlungen und Stornos. Aber auch Betriebsausgaben und Entnahmen werden registriert.
Weitere Funktionen, die Registrierkassen leisten, sind:
- das Anlegen von Warengruppen
- das Anlegen von Benutzerprofilen mit unterschiedlichen Rechten
- die Erstellung von diversen Finanzberichten (z.B. Tagessummen, Umsätze nach Warengruppen etc.)
Für den Erwerb einer modernen Registrierkasse müssen Unternehmen mit Anschaffungskosten von 200-1.000€ rechnen. Viele Unternehmen bieten Abo-Modelle für die Vermietung ihrer Registrierkasse und Nutzung aller dazugehöriger Software an.
Für eine bargeldlose Zahlung lassen sich Registrierkassen mit einem Kartenterminal verbinden. Diese sind nicht im Leistungsumfang der Registrierkasse enthalten und müssen separat erworben oder gemietet werden.
Welche Alternativen zur Registrierkasse gibt es?
Neben der Registrierkasse gibt es zwei Alternativen zur Kassenführung für buchführungspflichtige Unternehmen.
Offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse kommt zumeist bei Kleinstbetrieben und Marktstandbetreibern zum Einsatz. Hierbei erfolgt die Kassenführung ohne elektronische Unterstützung. Da für sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben eine Einzelauflistungspflicht besteht, ist der Betrieb einer offenen Ladenkasse mit einigem Aufwand im Tagesgeschäft verbunden.
Wird die Kasse mittels offener Ladenkasse geführt, muss beachtet werden, dass sämtliche Kassenvorgänge
- einzeln,
- vollständig,
- korrekt,
- zeitnah (täglich)
- und chronologisch
aufgezeichnet werden müssen. Es ist nicht erlaubt, Belege zu sammeln und die Einzelerfassung lediglich einmal wöchentlich oder in noch längeren Zeitabständen vorzunehmen. Darüber hinaus müssen täglich Münzzähl-Protokolle erstellt und unterschrieben aufbewahrt werden. Der Tagesabschluss muss ebenfalls nach jedem Arbeitstag erfolgen.
Kassensysteme
Moderne Kassensysteme verfügen über ein weitaus größeres Leistungspaket als Registrierkassen. Sie sind deutlich flexibler, da sich die Nutzer ihre benötigten Komponenten individuell im Baukastensystem zusammenstellen können. Dabei sind sie nicht auf einen bestimmten Hersteller angewiesen. Moderne Kassensysteme sind zum Beispiel WLAN-fähig und lassen sich häufig über Touchscreen bedienen. Sie verfügen über eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche und können bei Bedarf an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen werden.
Ihre vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und umfangreichen Zusatzfunktionen haben dafür gesorgt, dass moderne Kassensysteme die Registrierkasse weitestgehend ersetzt haben.
Vor der Entscheidung für eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder ein Kassensystem sollten Sie einige Punkte hinterfragen. Dabei spielen die Branche, die Betriebsgröße, eine notwendige Flexibilität oder der Bedarf an Zusatzleistungen eine wichtige Rolle. Das Testen eines Systems vor dem Kauf kann Sie bei der Entscheidung unterstützen.
Kassensicherungsverordnung – Das Wichtigste im Überblick
Registrierkassen und Kassensysteme sind an die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung gebunden. Offene Ladenkassen sind hingegen von den nachstehenden Regelungen ausgenommen.
In der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind die technischen und steuerrechtlichen Anforderungen an Kassen und Kassensysteme festgehalten, die für alle Betreiber verpflichtend sind. Die darin enthaltenen Vorgaben sollen der Manipulation von Einnahmen und damit der Hinterziehung von Steuern vorbeugen.
Zur KassenSichV gehören unter anderem: die Belegausgabepflicht, die Ausstattung mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Kassennachschau.
Belegausgabepflicht
Seit dem 01.01.2020 besteht eine Belegausgabepflicht. Sie schreibt die Ausgabe eines Belegs (in Papierform oder elektronisch) über jeden Geschäftsvorgang für alle elektronischen Kassen vor. Ein Beleg muss dabei die nachstehenden Angaben enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers
- Datum des Umsatzes mit Vorgangsbeginn/-beendigung („Transaktionszeitraum“)
- Menge und Art der gelieferten Waren/ Umfang der Leistung
- Transaktionsnummer
- Bruttoentgelt sowie Umsatzsteuersatz
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Ausstattung mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)
Die KassenSichV schreibt vor, dass alle elektronischen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Die TSE soll Registrierkassen vor Manipulation schützen. Hierfür wird jeder einzelne Kassenvorgang protokolliert. Lücken bei den Transaktionsnummern, die durch Löschungen einzelner Vorgänge entstehen, fallen dadurch auf und können vom Finanzamt nachverfolgt werden.
Registrierkassen, bei denen eine Ausrüstung mit einer TSE technisch möglich war, mussten bis zum 31.03.2021 entsprechend ausgestattet werden. Für Kassen, die baubedingt nicht nachgerüstet werden können, ist der Einsatz einer gesetzeskonformen Kasseneinrichtung ab dem 01.01.2023 verpflichtend.
Kassennachschau
Mit Hilfe der Kassennachschau wird die ordnungsgemäße Kassenführung eines Betriebs überprüft. Bei den unangekündigten Kontrollen müssen Ladeninhaber den Mitarbeitern des Finanzamts Zugriff auf die Kasse gewähren und sämtliche Aufzeichnungen zur Kassenführung aushändigen. Seit dem 01.01.2018 wird dieses Kontrollinstrument gem. § 146b Abs. 1 Satz 1 AO genutzt, um möglichen Manipulationen vorzubeugen.
Die Kassennachschau kann jeden Betrieb treffen, egal welches Kassensystem verwendet wird. Die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung ist jedoch höher, wenn es sich um bargeldintensive Geschäfte wie z.B. eine Bäckerei handelt und wenn das Finanzamt bereits eine Betriebsprüfung ins Auge gefasst hat.
Für wen eignet sich die Anschaffung einer Registrierkasse?
Moderne Kassensysteme können mit vielen Vorteilen gegenüber der einfachen Registrierkasse punkten. Für kleine Ladenlokale wie Friseure, Buch- und Blumenläden oder Bäckereien kann die Anschaffung einer modernen Registrierkasse aber auch heute noch eine gute Entscheidung sein. Nicht jedes Unternehmen benötigt das umfangreiche Leistungsangebot, das Kassensysteme heutzutage bieten. Nicht jedes Geschäft braucht Zusatzfunktionen wie die mobile Nutzung durch WLAN-Fähigkeit. Und für manche Unternehmen sind die angebotenen All-in-One Lösungen im Tagesgeschäft völlig ausreichend. Wichtig ist es, bei der Anschaffung darauf zu achten, dass es sich bei der Registrierkasse um ein Gerät mit gesetzeskonformer Ausstattung handelt.
Fazit zu Registrierkassen in der heutigen Zeit
Mit Registrierkassen werden sämtliche Tagesumsätze eines Unternehmens erfasst. Hierbei handelt es sich um Bargeld- oder Kartenzahlungen. Registrierkassen sind kompakte Geräte, die aus einer Ladenkasse mit Drucker, Tastatur und Display sowie dazugehöriger Software bestehen. Sie werden häufig von kleinen Händlern im Einzelhandel und Dienstleistern wie Friseuren genutzt.
Registrierkassen werden zunehmend von modernen Kassensystemen abgelöst, da ihr Leistungsumfang begrenzt ist. Sie bieten den Nutzern nur wenig Flexibilität und Kompatibilität mit individuellen Hard- und Softwarekomponenten. Um Manipulationen vorzubeugen, müssen Registrierkassen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem die Aufrüstung von Registrierkassen um eine technische Sicherheitseinheit (TSE) ab dem 01.01.2023. Sofern eine Aufrüstung technisch nicht möglich ist, sind diese Registrierkassen auszutauschen.
FAQs
Welche Registrierkassen sind erlaubt?
Registrierkassen müssen für die Nutzung der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Für ihren Betrieb besteht demnach eine Meldepflicht und das Gerät muss zur Belegausgabe fähig sein. Ab dem 01.01.2023 dürfen ausschließlich Registrierkassen genutzt werden, die mit einer Technischen Sicherheitseinheit (TSE) ausgerüstet sind.
Wie viel kostet eine Registrierkasse?
Die Preise für eine Registrierkasse variieren je nach Alter, Ausstattung und technischen Fortschritt stark. Sie können zwischen 200 und 1.000€ betragen.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht ausgenommen?
Alle Buchführungspflichtigen sind zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet. Sie müssen hierfür jedoch nicht zwingend eine Registrierkasse verwenden. Auch der Einsatz einer offenen Ladenkasse oder eines modernen Kassensystems sind möglich.
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