Buchführungspflicht: Was das bedeutet und wen sie betrifft

Susanne Woda
Büroraum einer GmbH mit Buchführungspflicht
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Buchführungspflicht nach HGB | BuchhaltungsButler

Wer sich selbstständig machen will oder ein Unternehmen gründet, wird schnell mit der Frage nach der Buchführungspflicht konfrontiert. Muss ich als Selbstständiger eine doppelte Buchführung machen, ab wann müssen Unternehmen einen Jahresabschluss aufstellen und was bedeutet das eigentlich? Die doppelte Buchführung kann mit viel Aufwand verbunden sein, doch das Führen eigener Bücher hat auch Vorteile. In diesem Beitrag erfahren Sie, wer zur Buchführung verpflichtet ist und wer nicht, was alles dazugehört und wie Handelsbücher zu führen sind.

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Warum Unternehmen überhaupt Bücher führen müssen

Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handels- und Steuerrecht. Mit ihr machen Unternehmen ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens für Dritte ersichtlich. Deswegen müssen die Bücher so geführt werden, dass ein sachkundiger Dritter sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann. Zudem müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass die Steuern auf den Gewinn anhand der Daten korrekt berechnet werden können.

Vorteile für Unternehmer

Die Pflicht zur Buchführung hat nicht nur Vorteile für Außenstehende. Sie ist ein wichtiges unternehmerisches Instrument und dient

  • der schnellen oder auch detaillierten Übersicht der eigenen Geschäftslage,
  • als Grundlage für ausführliche Auswertungen (internes Rechnungswesen & Controlling),
  • dazu, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen,
  • dem Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche und
  • dem leichteren Zugang zu Krediten oder anderen Bankdienstleistungen.

Wer Bücher führen muss

Wer buchführungspflichtig ist, ergibt sich aus §238 HGB und §§140 und 141 AO sowie weiteren begleitenden Gesetzen. Eine Kurzübersicht nach Rechtsform bzw. Berufsgruppen haben wir hier zusammengestellt.

Rechtsform / Tätigkeit Buchführungspflicht Bestimmungen
Freiberufler nein
  • gilt für jede freiberufliche Tätigkeit nach §18 EStG und
  • unabhängig von Umsatz- und Gewinngrenzen
Einzelunternehmen ohne Eintrag im Handelsregister abhängig von Unternehmensgröße, unterschiedlich nach HGB und AO nach HGB keine Buchführungspflicht, solange in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
  • Gewinn nicht größer 60.000€ und
  • Umsatz nicht größer als 600.000€
nach AO dennoch Buchführungspflicht, wenn in einem Geschäftsjahr
  • Gewinn größer als 60.000€ oder
  • Umsatz größer als 600.000€
Einzelunternehmen mit Eintrag im Handelsregister Ja
  • Buchführungspflicht, da Kaufmannseigenschaft erworben (Kannkaufmann)
Kleinunternehmer in der Regel nicht
  • je nach Rechtsform gelten die jeweiligen Regelungen für Einzelunternehmen, Personen- oder Kapitalgesellschaften
  • buchführungspflichtig bei Eintrag im Handelsregister
Land- und Forstwirte abhängig von Unternehmensgröße Buchführungspflicht, wenn
  • Gewinn größer 60.000€ oder
  • Umsatz größer als 600.000€ oder
  • Wirtschaftswert der bewirtschafteten Flächen größer als 25.000€
Personenvereinigungen (GbR, PartG) Nein
  • nur von der Buchführung befreit, wenn kein Handelsgewerbe betrieben wird
Personenhandelsgesellschaften (z. B. OhG, KG, GmbH & Co KG, GmbH & Co oHG, UG & Co KG) Ja
  • immer buchführungspflichtig kraft Rechtsform als Formkaufmann
Kapitalgesellschaften (z. B. AG, GmbH, KGaA, gGmbH, UG) Ja
  • immer buchführungspflichtig kraft Rechtsform als Formkaufmann
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Die Buchführungspflicht nach HGB

Die wichtigste Regelung zur Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handelsrecht (§238 HGB). Sie gilt grundsätzlich für alle Kaufleute. Wer Kaufmann ist und wer nicht, ergibt sich ebenfalls aus dem Handelsgesetzbuch (§1 HGB). Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen Form-, Ist- und Kannkaufleuten.

Buchführungspflichtig kraft Kaufmannseigenschaft sind:

  • Istkaufmann: Das ist jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt – also einen Gewerbebetrieb, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
  • Formkaufmann: Bezeichnet jede Handelsgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, also alle Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften (GmbH & Co.KG/oHG, OHG, KG, UG & Co KG/OHG).
  • Kannkaufmann: Das sind alle, die die Kaufmannseigenschaft durch Eintragung ins Handelsregister erwerben.

Befreiung für Einzelunternehmen

Einzelkaufleute sind bis zu bestimmten Grenzen von der Buchführungspflicht befreit (§241a HGB). Sie müssen auch keine Inventur durchführen bzw. Inventar erstellen. Einzelunternehmen sind erst buchführungspflichtig, wenn

  • ihr Jahresgewinn über 60.000€ liegt und
  • ihr Jahresumsatz 600.000€ überschreitet.

Buchführungspflicht nach Steuerrecht

Gemäß Steuerrecht sind zunächst einmal alle Unternehmer buchführungspflichtig, die kraft anderer Gesetze der Buchführungspflicht unterliegen (§140 AO). Diese kann sich nicht nur durch die oben genannten Regelungen im HGB ergeben, sondern auch aus ausländischen Gesetzen, der Gewerbeordnung oder speziellen Buchführungsverordnungen wie für Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen (“derivative Steuerpflicht”).

Zudem sind Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte steuerrechtlich buchführungspflichtig, auch wenn sich die Buchführungspflicht nicht aus dem HGB oder anderen Gesetzen ergibt. Lediglich Freiberufler sind von dieser Regelung ausgenommen (“originäre Steuerpflicht”).

Es gelten folgende Umsatz- und Gewinngrenzen (§141 AO):

  • Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 Satz 1 UStG ist größer als 600.000€ pro Jahr oder
  • Jahresgewinn ist größer als 60.000€ oder
  • Wirtschaftswert der selbst bewirtschafteten landwirtschaftlichen Flächen ist größer als 25.000€.

Ab dem Geschäftsjahr 2021 können bei der Berechnung des Gesamtumsatzes die steuerfreien Umsätze abgezogen werden. Das betreffende “Gesetz zur Modernisierung der Entlastung von Abzugsteuern und der Bescheinigung der Kapitalertragsteuer” trat am 9. Juni 2021 in Kraft.

Sind Selbstständige, Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende buchführungspflichtig?

Ob Selbstständige, Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibende der Buchführungspflicht unterliegen, hängt von ihrer Kaufmannseigenschaft, bzw. den oben genannten Handels- und Steuergesetzen ab. Konkret bedeutet das:

Als Kleingewerbetreibende bezeichnet man Unternehmen, die keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen. Sie gelten nicht als Kaufmann im Sinne des HGB, sind also auch nicht buchführungspflichtig.

Zwei Männer recherchieren derivative Buchführungspflicht

Die Einstufung als Kleinunternehmer hat theoretisch gar nichts mit der Buchführungspflicht zu tun. Die Kleinunternehmerregelung stammt aus dem Umsatzsteuerrecht, die bestimmt, dass Unternehmen mit geringen Umsätzen keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Ob ein Kleinunternehmer buchführungspflichtig ist, hängt davon ab, ob er als Kaufmann laut HGB gilt. Eine GmbH kann beispielsweise Kleinunternehmer sein, für den keine USt erhoben wird, muss aber Handelsbücher führen.

Selbstständig Tätige sind gewerblich tätig, sofern sie keine freiberufliche Tätigkeit nach §18 EStG ausüben. Sie unterliegen deswegen hinsichtlich der Buchführungspflicht den Regelungen für Einzelunternehmer. Solange sie die HGB-Grenzen nicht überschreiten, reicht die einfache Buchführung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus.

Was gehört zur Buchführung?

Um die Pflichten der Buchführung zu erfüllen, müssen Unternehmer

  • eine Inventur zur Zählung ihrer Vermögensgegenstände durchführen,
  • ein Inventar über Vermögen und Schulden aufstellen,
  • ein Anlagenverzeichnis führen,
  • eine Bilanz über das Verhältnis von Vermögen und Schulden aufstellen und
  • in einer Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres gegenüberstellen.
Tobias Wewers

Tobias Wewers

Steuerberater bei Wewers GmbH & Co KG Steuerberatungsgesellschaft

Tobias Wewers ist Steuerberater, Betriebswirt (VWA), DVCT-zertifizierter Business Coach, Business Trainer, Mediator sowie Organisationsaufsteller. Seine digitale Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberater Wewers begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer betriebswirtschaftlichen Planung, Führung und Steuerung und berät sie zu steuerlichen Themen sowie zur Lohnoptimierung und Jahresabschlüssen.

Wie sind die Aufzeichnungen zu führen?

Das HGB regelt auch, wie ein Unternehmen seine Bücher zu führen hat:

Es muss alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Dabei muss nachvollziehbar sein, wie Geschäftsvorfälle entstanden sind und abgewickelt wurden. Auch Änderungen müssen nachvollziehbar sein, und zwar so, dass der ursprüngliche Inhalt erhalten bleibt und der Zeitpunkt möglicher Änderungen erkennbar ist.

Das Unternehmen muss sich einer lebenden Sprache bedienen. Abkürzungen sind nur erlaubt, wenn sie eine feststehende Bedeutung haben.

Die Bücher können aus geordneten Belegen oder Datenträgern bestehen, solange die Informationen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und leicht abrufbar sind.

Doppelte Buchführung – ein altbewährtes System

Obwohl es so nicht explizit im HGB steht, ist mit der Buchführungspflicht die doppelte Buchführung gemeint. Indirekt ergibt sich das aus dem Einkommenssteuergesetz, welches für alle nicht Buchführungspflichtigen die Gewinnermittlung mit der einfachen Buchführung, also einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), erlaubt (§4 EStG Abs. 3).

Das ausgeklügelte System der Doppik nutzten schon die venezianischen Kaufleute im 15. Jahrhundert, um den Überblick über ihre umfangreichen Geschäfte zu behalten. Noch heute bucht man nach diesem Vorbild auf Bestands– und Erfolgskonten und stellt daraus den Jahresabschluss auf.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Unternehmer müssen beim Führen ihrer Bücher die “Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung” (kurz: GoB) einhalten. Das sind Regeln, die bei der handelsrechtlichen Bilanzierung einzuhalten sind. Einige von ihnen sind explizit im HGB genannt, andere sind von bewährten Vorgehensweisen ehrbarer Kaufleute in der Praxis übernommen oder aus wissenschaftlichen Erkenntnissen und Theorien der Buchführung abgeleitet. 

GoB haben Rechtsnormcharakter, das heißt, sie ergänzen verbindlich bestehende Gesetze und sind immer dann anzuwenden, wenn Gesetzeslücken vorhanden sind oder Auslegungsspielraum lassen. 

Zu den wichtigsten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehören

  • Klarheit und Übersichtlichkeit,
  • Vollständigkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit,
  • Nachvollziehbarkeit,
  • der Grundsatz der Stetigkeit und 
  • das Vorsichtsprinzip.

Darüber hinaus existieren noch weitere Grundsätze, die generelle Leitlinien für Wertansätze, den Ausweis von Vermögen, Schulden und Erträgen oder die Aufstellung des Jahresabschlusses bilden.

Die GoB sind nicht nur eine elementare Handlungsanweisung für die Buchführung eines Unternehmens. Sie lassen sich auch auf den Jahresabschluss (Grundsätze des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses) und die Inventur (Grundsätze der ordnungsgemäßen Inventur) anwenden.

Aufstellungsgrundsätze für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss, der aus Bilanz und GuV besteht, gelten neben den GoB spezielle Formvorschriften (§342 HGB). Er muss

  • den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen,
  • klar und übersichtlich sein und 
  • innerhalb einer angemessenen Zeit nach Geschäftsjahresende (3 Monate bzw. 6 Monate bei kleinen Unternehmen) erstellt werden.

Außerdem legt das HGB fest, dass der Jahresabschluss in deutscher Sprache und in Euro lauten muss, mit einem Datum versehen und von allen persönlich haftenden Gesellschaftern unterzeichnet werden muss.

Digitale Buchführung

Viele Unternehmer verzichten heutzutage bereits auf Papier und verarbeiten ihre Belege digital mit Unterstützung künstlicher Intelligenz. Sie sparen Zeit und Geld, denn sie können Buchhaltungs- und Unternehmensdaten übersichtlich per Knopfdruck abrufen und ihre Banken, Steuerberater und das Finanzamt sind direkt an das System angebunden.

Dabei müssen sie zusätzlich zu den GoB auch die “Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz GoBD) einhalten, um eine rechtssichere Buchhaltung und Belegarchivierung zu gewährleisten. Diese sind im BMF Schreiben vom 28.11.2019 ausführlich erklärt.

Arbeitsplatz mit Laptop

Wann beginnt und endet die Buchführungspflicht?

  • Beim Istkaufmann ab Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit inkl. der vorbereitenden Handlungen bis zum Erlöschen der Kaufmannseigenschaft
  • Beim Kannkaufmann ab Eintragung ins Handelsregister bis zur erfolgten und bekannt gemachten Löschung des Handelsregistereintrags
  • Bei Formkaufleuten je nach Gesellschaftsform ab Gründungszeitpunkt bzw. Aufnahme der Geschäftstätigkeit bis zur Löschung der Gesellschaft im Handelsregister bzw. Abschluss des Liquidationsverfahrens

Von der Buchführung befreite Einzelunternehmen sind nach §241a HGB ab dem Zeitpunkt des Überschreitens der Grenzen bei Umsatz und Gewinn buchführungspflichtig.

In der Praxis stellt das Finanzamt die originäre Buchführungspflicht nach §141 AO fest und muss diese spätestens einen Monat vor Beginn eines Wirtschaftsjahres mitteilen. Der Unternehmer ist dann ab dem auf die Bekanntgabe folgenden Wirtschaftsjahr buchführungspflichtig. Sie endet mit Ablauf des Folgejahres, in dem die Grenzen aus der AO unterschritten werden. Stellt die Finanzbehörde also 2021 fest, dass die originäre Steuerpflicht nicht mehr besteht, endet die Buchführungspflicht zum Ende des Geschäftsjahres 2022.

Fazit: Buchführung ist Pflicht und Privileg zugleich

Alle Kaufleute sind buchführungspflichtig. Ausgenommen sind Freiberufler sowie Einzelunternehmen, die nicht mehr als 60.000€ Gewinn und 600.000€ Umsatz im Jahr erwirtschaften. Viele Selbstständige dürfen deswegen auf die einfache Buchführung zurückgreifen.

Nach dem Prinzip der doppelten Buchführung halten Unternehmen ihre Handelsgeschäfte fest und erstellen einen Jahresabschluss aus Bilanz und GuV. Dieser gibt Außenstehenden einen Einblick in Lage und Gewinn des Unternehmens und dient den Finanzbehörden als einheitliche Besteuerungsgrundlage. Zudem bietet das Führen von Handelsbüchern auch den Unternehmern selbst einige Vorteile. Sie haben Bestände und aktuelle Kennzahlen stets im Blick und können auf dieser Grundlage schnell Entscheidungen treffen. Der Jahresabschluss kann zudem die Aufnahme von Fremdkapital erleichtern und das Vertrauen möglicher Investoren stärken.

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FAQ’s

Wer ist buchführungspflichtig?

Buchführungspflichtig laut Handelsrecht sind alle Kaufleute, also Kapital- und Personenhandelsgesellschaften per Rechtsform, Einzelunternehmer kraft Eintragung ins Handelsregister und alle übrigen Gewerbetreibenden mit einem kaufmännisch zu führenden Geschäftsbetrieb. Zudem sind andere Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte unter bestimmten Voraussetzungen steuerrechtlich buchführungspflichtig.

Wer hat keine Buchführungspflicht?

Nicht buchführungspflichtig sind Nicht-Kaufleute, Freiberufler und Einzelunternehmer, welche die Grenzen von 60.000€ Gewinn und 600.000€ Umsatz im Jahr nicht überschreiten.

Wann beginnt und wann endet die Buchführungspflicht?

Je nach Rechtsform beginnt die Buchführungspflicht bei Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit bzw. der Eintragung ins Handelsregister. Sie endet mit Beendigung der Kaufmannseigenschaft, Löschung aus dem Handelsregister oder Abschluss der Liquidierung eines Unternehmens.

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