Gliederung
Vorlage Arbeitszeugnis | BuchhaltungsButler
Wenn Unternehmer Arbeitnehmer anstellen, müssen sie sich zusätzlich zu allgemeinen wirtschaftlichen und rechtlichen Fragestellungen auch mit Personalthemen auseinandersetzen. Das Schreiben von Arbeitszeugnissen ist besonders für kleinere Unternehmen eine knifflige Aufgabe. Bei falscher Formulierung kann es schnell zum Streitpunkt werden. Wir haben verschiedene Vorlagen für Sie zusammengestellt und erklären in diesem Beitrag, wie Sie ein Arbeitszeugnis schreiben und was Sie bei eventuellen Unstimmigkeiten beachten müssen.
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Arbeitszeugnisse sind entscheidende Dokumente für Arbeitnehmer
Ein Arbeitszeugnis ist ein schriftlicher Nachweis des Arbeitgebers über die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in seinem Unternehmen. Für Arbeitnehmer stellen sie das Kernstück ihrer Bewerbungen dar, mit denen sie ihre bisherigen Beschäftigungen nachweisen.
Arbeitszeugnisse können aber nicht nur Aufschluss über Art und Dauer einzelner Arbeitsverhältnisse geben, sondern auch zusätzliche Informationen zu Leistungen und Verhalten des Arbeitnehmers enthalten. Was Sie als Arbeitgeber in ein Arbeitszeugnis schreiben, kann über die Zukunft Ihres Arbeitnehmers entscheiden.
Wer erhält ein Arbeitszeugnis und wann?
Alle Arbeitnehmer haben nach § 630 BGB und § 109 GewO einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn sie ein Unternehmen verlassen. Wie das Arbeitsverhältnis endet, spielt dabei keine Rolle. Arbeitnehmer können ein Arbeitszeugnis beispielsweise bei
- Kündigung,
- Ablauf der Befristung,
- Ablauf der Probezeit ohne Übernahme oder
- zum Ende einer Ausbildung, Hilfstätigkeit, Volontariat oder Praktikum verlangen.
Dies gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, bei denen ein Abhängigkeitsverhältnis vom Arbeitgeber besteht. Nicht nur Vollzeitangestellte, sondern auch Leiharbeiter, geringfügig Beschäftigte (z. B. Mini-Jobber), arbeitnehmerähnliche Beschäftigungsformen und Angestellte im öffentlichen Dienst können ein Arbeitszeugnis verlangen. Freelancer, freie Mitarbeiter und Beamte haben dagegen keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
Ein Arbeitszeugnis ist unabhängig von der Dauer der Anstellung auszustellen. Auch wenn Arbeitnehmer nur eine kurze Zeit angestellt sind, können sie ein Arbeitszeugnis verlangen. Das Arbeitsverhältnis muss allerdings so lange bestanden haben, dass Sie als Arbeitgeber die Arbeitsleistung einschätzen können.
Arten von Arbeitszeugnissen
Es gibt je nach Inhalt und Anlass verschiedene Arbeitszeugnisse. Sie haben unterschiedliche Funktionen und müssen unterschiedliche formale Bedingungen erfüllen.
Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis:
Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur die wichtigsten Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung und ist vollkommen wertungsfrei. Es stellt eine formale Bestätigung der Anstellung dar. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält zusätzliche Angaben, mit denen Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers beurteilt werden. Der Arbeitnehmer muss dieses ausdrücklich verlangen.
Zwischenzeugnis und Endzeugnis:
Ein Zwischenzeugnis kann während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Einen Rechtsanspruch haben Arbeitnehmer nur, wenn sie ein berechtigtes Interesse (z. B. Umstrukturierung oder betriebliche Veränderungen, Stellen- oder Abteilungswechsel, Vorgesetztenwechsel, längere Unterbrechungen, Bewerbung um eine neue Stelle) vorweisen können. Es umfasst Dauer und Art der Beschäftigung sowie den aktuellen Leistungsstand. Ein Endzeugnis wird zum Ende der Beschäftigung entweder als einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt.
Ausbildungs- und Praktikumszeugnis:
Auszubildende erhalten zum Ende ihrer Ausbildung ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis, das zusätzlich die Inhalte der Ausbildung und Leistungsnachweise enthält. Üblicherweise wird nach der Zwischenprüfung ein qualifiziertes Arbeitszeugnis als Zwischenzeugnis ausgestellt. Auch Praktikanten haben zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis und können dabei zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis wählen.
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Generelle Form und Mindestanforderungen
Ein Arbeitszeugnis muss bestimmten formellen Anforderungen entsprechen:
- Es darf nicht elektronisch erstellt werden,
- muss maschinell erstellt und auf Geschäftspapier des Unternehmens ausgedruckt sein,
- muss optisch einwandfrei und unbeschädigt ein (z. B. keine Kniffe und Flecken ausweisen),
- darf keine Durchstreichungen oder Änderungen enthalten,
- muss eine passende Bezeichnung als Zeugnis oder ggf. Sonderform haben,
- hat kein Adressfeld und keine Anrede,
- muss Ort und Datum enthalten (Ausstellungstag ist in der Regel das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses),
- muss handschriftlich vom Vorgesetzten unterschrieben sein.
Was steht in einem Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (einfaches Arbeitszeugnis). Es kann auf Wunsch auch Angaben zu den Leistungen und dem Verhalten des Arbeitnehmers im Unternehmen enthalten (qualifiziertes Arbeitszeugnis).
Grundsätzlich gilt: Ein Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und die geleistete Arbeit wohlwollend, wahrheitsgemäß und fehlerfrei darstellen. Verboten sind negative Formulierungen, offene Kritik sowie herabwürdigende oder diskreditierende Aussagen.
Die Tätigkeit von Arbeitnehmern in Betriebsrat und Gewerkschaft sowie Aussagen über Gesundheitszustand, Behinderungen oder längere Fehlzeiten dürfen nicht im Arbeitszeugnis erscheinen.
Besonderheiten beim qualifizierten Arbeitszeugnis
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält zusätzliche Angaben wie eine detaillierte Auflistung der Einzeltätigkeiten des Beschäftigten und eine Bewertung von Leistung und Verhalten im Unternehmen. Beurteilt werden in der Regel folgende Kriterien:
Arbeitsbereitschaft: Motivation, Fleiß, Arbeitswillen, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
Arbeitsbefähigung: Fachkenntnisse, Auffassungsgabe, Weiterbildung, Ausdrucksvermögen, Belastbarkeit
Arbeitsweise: Qualität, Tempo, Zuverlässigkeit, Verhandlungsgeschick
Arbeitserfolg: Arbeitsmenge, -ergebnisse, Beitrag zum Betriebserfolg
Führung: Soft Skills wie allgemeines Sozialverhalten oder die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
Eine besondere Stellung nehmen in diesem Zusammenhang die berufsspezifischen Kompetenzen ein. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss die charakteristischen Merkmale des entsprechenden Berufsbildes enthalten. Fehlen diese, weist dies auf entsprechende Verhaltensmängel hin. Loyalität wäre also bei vertrauensvollen Aufgaben wie Verkäufern oder Bankkaufleuten eine wichtige Eigenschaft, Einfühlungsvermögen und Autorität bei Erziehern oder Durchsetzungsvermögen bei Führungspersönlichkeiten.
Das einfache Arbeitszeugnis (inkl. Vorlage)
Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur die wichtigsten Daten zur Art und Dauer der Beschäftigung. Es darf keine Angaben zu Persönlichkeit, Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers im Unternehmen enthalten. Es ist also völlig wertungsfrei.
Aufbau & Inhalte:
- Bezeichnung als einfaches Arbeitszeugnis
- Vollständiger Name & Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Art und Dauer der Beschäftigung
- Berufsbezeichnung bzw. Beschreibung der beruflichen Tätigkeit
- Einsatzbereich und Position
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen
- Datum und Unterschrift des Vorgesetzten
Eine Vorlage für ein einfaches Arbeitszeugnis mit den wichtigsten Mindestangaben können Sie hier als Word-Dokument oder als PDF-Dokument herunterladen.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis (inkl. Vorlage)
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist umfangreicher. Es enthält zusätzliche Angaben zu den einzelnen Tätigkeiten des Arbeitnehmers und eine Bewertung seiner Leistungen und seines Verhaltens im Unternehmen. Es umfasst in der Regel ein bis zwei Seiten. Je länger das Arbeitsverhältnis andauerte, desto ausführlicher ist das Arbeitszeugnis.
Aufbau und Inhalte
- Überschrift: Bezeichnung der Zeugnisart, z. B. “Qualifiziertes Arbeitszeugnis” oder “Zwischenzeugnis”
- Einleitung: Sachlicher, wertungsfreier Abschnitt mit Name, Geburtsdatum und ggf. Anschrift des Arbeitnehmers, Art und Bezeichnung der Tätigkeit im Unternehmen sowie Beginn und Ende der Anstellung
- Angaben zum Arbeitgeber: Kurze Unternehmensbeschreibung mit Branche, angebotenen Produkten und Dienstleistungen, ggf. Größe des Unternehmens mit Mitarbeiterzahl und Standorten
- Tätigkeitsbeschreibung: Auflistung aller Aufgaben als Fließtext oder ausformulierte Stichpunkte; die wichtigsten Tätigkeiten stehen oben; die Details sind abhängig von Dauer und Spezialisierungsgrad
- Leistungsbeurteilung: Bewertung von Fachkenntnissen, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung und Arbeitserfolg; die Beurteilungskriterien können je nach Position unterschiedlich sein, leitende Angestellte werden zusätzlich nach Führungsleistung und -fähigkeit beurteilt
- Verhaltensbeurteilung: Bewertung des zwischenmenschlichen Verhaltens gegenüber dem Team, Vorgesetzten und Kunden
- Schlussformel: Hier nennen Arbeitgeber Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Zeitpunkt und Grund) und drücken ihren Dank für die geleistete Arbeit und Bedauern über das Ausscheiden aus und wünschen dem Arbeitnehmer Erfolg für die berufliche Zukunft.
- Datum und Unterschrift: Ein Arbeitszeugnis muss ein Ausstellungsdatum enthalten. Es ist in der Regel auf den letzten Arbeitstag datiert. Es muss zudem die Unterschrift des Vorgesetzten mit Name und ggf. Position enthalten.
Der Schlussformel kommt eine besondere Aussagekraft im Arbeitszeugnis zu. Diese können Sie im Rahmen der Wohlwollenspflicht frei formulieren. Fehlen Danksagung, Bedauern oder Zukunftswünsche, haben Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch auf Änderungen.
Vorlage
Es gibt kein universelles Muster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Je nach Berufsbild gibt es unterschiedliche Anforderungen und die Bandbreite der Tätigkeitsfelder in einem Unternehmen hoch. Natürlich ist auch jeder Arbeitnehmer anders. Hier können Sie eine Vorlage als Orientierungshilfe für die Gliederung und für generelle Formulierungen herunterladen.
Vorlage als Word herunterladen
Für die Formulierung der Bewertung haben sich neben spezieller Fachliteratur auch Online-Generatoren etabliert. Sie bieten Formulierungshilfen für die genaue Abstufung von Leistungen. Es ist ratsam, sich bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen von einem Experten unterstützen zu lassen, um ungewollte Auseinandersetzungen mit dem Arbeitnehmer zu vermeiden.
Die “geheime” Zeugnissprache
Arbeitszeugnisse sind oft nüchtern und direkt formuliert. Sie dürfen keine negativen Formulierungen enthalten. Das macht es für Arbeitgeber schwer, Leistungen zu bewerten. In der Praxis haben sich daher besondere Formulierungen etabliert, die Abstufungen schaffen und die Kritik verstecken.
Dem Wort “stets” kommt in Arbeitszeugnissen eine besondere Bedeutung zu. Durch die Kombination mit positiven Verstärkungen und Steigerungsformen lassen sich verschiedene Bewertungsstufen schaffen: Eine dreifach positive Betonung steht für die Bestnote ein (sehr gut), eine zweifache fürdie Schulnote zwei (gut), die einfache Betonung für die Schulnote drei (befriedigend). Wird die Leistung gar nicht hervorgehoben, ist von einer mangelhaften Leistung auszugehen.
Beispiele:
Schulnote 4: “zu unserer Zufriedenheit” (keine Steigerungsform)
Schulnote 3: “zu unserer vollen Zufriedenheit” (eine Steuerung “voll”)
Schulnote 2 “zu unserer vollsten Zufriedenheit (Zusatz “voll” + Steigerungsform “vollste”)
Schulnote 2: “stets zu unserer vollen Zufriedenheit (Zusatz “stets” + Zusatz “voll”)
Schulnote 1: “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit (Zusatz stets + Zusatz “voll” + Steigerung “vollste”)
Weitere Abstufungsmöglichkeiten sind “immer absolut vorbildlich” (Schulnote 1) oder “einwandfrei” (Schulnote 2). “Stets bestrebt” steht für eine mangelhafte Leistung: Der Mitarbeiter hat sich zwar bemüht, konnte den Anforderungen aber nur selten gerecht werden. Auch Formulierungen wie “im Großen und Ganzen”, “im Wesentlichen” oder “im Allgemeinen” stehen für mangelhafte Leistungen.
Wann und wie das Arbeitszeugnis zu übergeben ist
Rechtlich schuldet der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Es muss demnach spätestens bis zum Ablauf der Kündigungsfrist übergeben werden (abweichende Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag beachten). In der Praxis erfolgt die Übergabe allerdings oft davor, da Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis für ihre Bewerbung nutzen. Als Arbeitgeber können Sie das Arbeitszeugnis in diesem Fall als vorläufig kennzeichnen und sich Änderungen vorbehalten.
Die Übergabe kann persönlich oder per Post erfolgen. Wichtig ist, dass Sie das Dokument gut geschützt und ohne es zu falten übergeben oder in einem DIN A4 Umschlag versenden.
Falls der Arbeitnehmer bei Verlassen des Unternehmens kein Arbeitszeugnis erhalten hat, kann er die Ausstellung auch noch nachträglich verlangen. Bei qualifizierten Arbeitszeugnissen erlischt die Verpflichtung für Arbeitgeber nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Ein einfaches Arbeitszeugnis muss ausgestellt werden, solange dem Arbeitgeber die Daten zum Arbeitsverhältnis vorliegen. Für Personalunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen, eine einheitliche Verjährungsfrist gibt es daher nicht.
Anspruch auf Nachbesserungen
Das Formulieren eines angemessenen Arbeitszeugnisses kann für Arbeitgeber zur Gratwanderung werden. Sie unterliegen der Wohlwollenspflicht, müssen deswegen aber die erbrachten Leistungen nicht beschönigen. Fällt das Arbeitszeugnis jedoch zu schlecht aus, können Arbeitnehmer Nachbesserungen verlangen.
Laut Arbeitsgericht muss ein Arbeitszeugnis mindestens die Gesamtnote “befriedigend” ausweisen. Das bedeutet konkret für Sie als Arbeitgeber: Ist das Zeugnis schlechter, müssen Sie dies begründen und beweisen können. Wollen Arbeitnehmer eine bessere Bewertung, stehen sie selbst in der Beweispflicht und müssen nachweisen, dass ihre erbrachten Leistungen eine bessere Bewertung rechtfertigen.
Normalerweise werden Differenzen nach einem schriftlichen Widerspruch in einem klärenden Gespräch beigelegt. Arbeitnehmer können aber auch den Rechtsweg wählen, um Änderungen durchzusetzen. Eine gesetzliche Frist zum Anfechten des Arbeitszeugnisses gibt es nicht. Das Arbeitsgericht akzeptiert Klagen üblicherweise bis zu sechs Monate nach Beendigung der Beschäftigung. Danach ist kaum noch eine korrekte Bewertung der Arbeit möglich (Grundsatz der Verwirkung). Spätestens nach neun Monaten haben Arbeitnehmer in der Regel keine Chance mehr auf eine erfolgreiche Klage.
Als Arbeitgeber ist es besonders wichtig, genau auf die Formulierungen zu achten. Hier liegt der Teufel im Detail. Halten Sie sich nicht an den Zeugniscode, kann es passieren, dass Sie ungewollt ein zu gutes oder zu schlechtes Zeugnis ausstellen.
Wie Sie typische Fehler vermeiden
Fehler im Arbeitszeugnis können unnötige Zusatzarbeit nach sich ziehen. Achten Sie beim Erstellen von Arbeitszeugnissen auf diese Eckpunkte, um typische Fehler zu vermeiden und diese einwandfrei zu übergeben.
Äußere Form:
- auf offiziellem Geschäftspapier des Unternehmens gedruckt
- optisch makellos ohne Flecken und Knicke
- Unterschrift per Hand
Inhalt:
- fehlerfreie Namens- und Positionsbezeichnung
- korrekte Datierung (letzter Arbeitstag)
- vollständige und ausreichend detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen
- keine Rechtschreibfehler
- Überschrift (Bezeichnung als Zeugnis)
- zusätzliche Angaben bei Führungskräften
Formulierungen:
- keine offene Kritik
- keine negative Formulierungen
- keine herabwürdigenden, zweideutigen oder widersprüchlichen Aussagen
Übergabe:
- in gedruckter Form (nicht elektronisch)
- persönliche oder per Post im DIN A4 Briefumschlag
Fazit: Für Arbeitszeugnisse fachliche Expertise einholen
Ein Arbeitszeugnis so zu schreiben, dass es wahrheitsgemäß, wohlwollend und vor allem rechtssicher ist, kann besonders für Einzelunternehmer und kleinere Unternehmen ohne Personalabteilung eine Herausforderung sein. Anhand von Musterbeispielen können Sie sich hinsichtlich Aufbau, Form und Mindestangaben absichern. Hinsichtlich der richtigen Formulierung liegt der Teufel dagegen im Detail. Der versteckte Geheimcode ist komplex und auch fehlende Angaben enthalten versteckte Botschaften. Um ungewollte Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten sich Unternehmer beim Erstellen von Arbeitszeugnissen deswegen von einem Fachanwalt oder einem Personalexperten unterstützen lassen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Wie schreibe ich ein gutes Arbeitszeugnis?
Formulierungen im Arbeitszeugnis müssen grundsätzlich wohlwollend sein. Für ein gutes Arbeitszeugnis sind die Leistungen der Mitarbeiter also besonders hervorzuheben. Eine dreifache Betonung steht für sehr gute Leistungen. Abstufungen schaffen Sie mit Schlüsselwörtern und Steigerungen wie “stets”, “voll” oder “äußerst”. Achten Sie auch auf die Nennung beruflicher Schlüsselkompetenzen und eine vollständige Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Zukunftswünschen.
Wie soll ein gutes Arbeitszeugnis aussehen?
Ein Arbeitszeugnis drückt die Leistungen von Arbeitnehmern zwischen den Zeilen aus. Gute Leistungen werden dabei mit bestimmten Schlüsselwörtern besonders betont. Auch die Angabe beruflicher Schlüsselkompetenzen und der Ausdruck von Dank, Bedauern über das Ausscheiden und guten Zukunftswünschen dürfen in einem guten Zeugnis nicht fehlen. Eine sorgfältige Ausgestaltung ohne Rechtschreibfehler und Durchstreichungen, eine gute Papierqualität sowie die Freiheit von Flecken und Eselsohren drücken die Wertschätzung des Arbeitgebers für seinen Angestellten aus.
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