Die Datenbank mit Steuer- und Buchhaltungswissen
für Freiberufler und kleine Unternehmen.

Alle Themen

Digitale Buchhaltung: Vorteile und Nachteile

Digital statt Papier!

Papier: Noch vor einigen Jahren war es undenkbar darauf zu verzichten, besonders in der Buchhaltung. Rechnungen sortieren, Kontoauszüge sammeln, dem Kunden Formulare per Post schicken, dem Steuerberater alles mit Hilfe des Pendelordners zukommen lassen... Doch die digitale Revolution hat hier einiges verändert. Regal-Labyrinthe oder verstaubte Archive gehören der Vergangenheit an. Viele Unternehmen setzen bereits auf den papierlosen Schriftverkehr und auch bei Finanzbehörden sind Unterlagen in digitaler Form bereits Alltag. Die sich stetig weiterentwickelnde Digitalisierung gewinnt immer mehr an Bedeutung und lässt den Handlungsdruck auf Unternehmen wachsen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Laut eines Berichts der IHK Koblenz können mit digitaler Buchhaltung bis zu 11,60€ pro Rechnung eingespart werden!

Zur Online Buchhaltung


Mit dem BuchhaltungsButler zu digitalen Buchführung


Digitale Buchhaltung im Erklärvideo:

Vorteile von Software zur digitalen Buchhaltung:

Häkchen

Onlinebanking-Anbindung an 3.100+ Banken & PSPs

Häkchen

Digitale Belegerkennung (OCR)

Häkchen

Zahlungsabgleich Eingangs-/Ausgangsrechnungen

Häkchen

Auto-Sortierung: Beleg zu Transaktion

Häkchen

Automatische Vorkontierung

Häkchen

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Häkchen

Digitales Belegarchiv mit Volltextsuche

Häkchen

Rechnungen, Angebote & Gutschriften

Häkchen

Auswertungen und UmSt.-Voranmeldung

Häkchen

Datenexport für Steuerberater (DATEV)

BuchhaltungsButler - ihr Tool für digitale Buchhaltung

Pendelordner adé! Verabschieden Sie sich vom Papierkram und digitalisieren Sie ihre Buchführung.
Greifen Sie ganz bequem von unterwegs und überall auf ihre online Buchhaltung zu.
Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden über aktuelle Themen.

Ablauf der Digitalisierung

Wie läuft es ab, die Buchhaltung zu digitalisieren und was bedeutet das überhaupt?
Als ersten Schritt empfehlen wir, sich von den Gewohnheiten der vergangenen Jahre zu verabschieden. Machen Sie sich bewusst, ihre Rechnungen von nun an anders zu behandeln. Sie werden Belege und Rechnungen einfach einscannen, abfotografieren oder per Mail an Ihre Cloud weiterleiten. Zeitgleich müssen Sie sich über die Einhaltung gewisser Strukturen und Gesetze informieren. Das hört sich erstmals trocken und kompliziert an, ist es aber nicht, da viele Unternehmen diesen Anforderungen bereits nachkommen. Anforderungen sind ein langfristiges Archivierungssystem, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sowie eine Zugriffsmöglichkeit für beispielsweise eine Steuerprüfung. Zusätzlich brauchen Sie eine Software, um ihre Dokumente und Ihre Buchführung zu managen. Nutzen Sie einmal ein Dokumenten-Management-System (DMS), um Posteingänge und -ausgänge zu digitalisieren, sowie eine Buchhaltungssoftware, beispielsweise den BuchhaltungsButler, der Kernaufgaben des Dokumentenmanagements, der Fakturierung und der Buchführung für Sie (fast) automatisch übernimmt. Auch Rechnungen lassen sich durch eine Verknüpfung Ihrer Bankverbindung mit wenigen Klicks begleichen.

Digitaler Wandel - Buchführung 4.0

Wenn Sie dann Ihre Bankverbindungen mit ihrer digitalen Buchhaltungssoftware verknüpft haben, kann direkt damit begonnen werden, Belege und Rechnungen hochzuladen. Per Scanner, Scan-App oder mittels Dropbox werden Belege einfach hochgeladen und alle wichtigen Informationen wie Belegnummer, Betrag und Datum automatisch extrahiert. Ob Rechnungen bezahlt wurden oder nicht, ist auch direkt vermerkt. Mit Hilfe eines Datev-Exports gelangen alle wichtigen Informationen direkt zum Steuerberater, ohne zeitaufwendiges Zusammensuchen und Sortieren der Dokumente. Zudem sind Voranmeldungen beim Finanzamt wesentlich leichter gestaltet.

Vorteile der Digitalisierung

Übersicht, Sicherheit, Zeitersparnis, Kostenreduktion. Wir haben die Vorteile der Digitalisierung zusammengefasst:

  • Minimierung der Suchkosten durch Volltextsuche im Belegarchiv
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und vor allem Lagerräume und Verwaltungspersonal
  • Kein Pendelordner mehr
  • Datentransport ohne Porto o. Ä. Kosten
  • Kein aufwendiges Sortieren von Belegen
  • Umgang mit Kunden, Lieferanten und Partnern wesentlich transparenter, übersichtlicher, schneller und effizienter
  • Hohes Maß an Sicherheit durch modernste Sicherungstechnologien bezüglich Aufbewahrungspflicht
  • Schutz Ihrer Daten vor Einbruch, Brand und Diebstahl
  • Zugriff jederzeit und überall in Echtzeit
  • Keine Ortsabhängigkeit zwischen Steuerberater und Mandanten
  • Transparente Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberater

Nachteile und wichtige Punkte der Digitalisierung

Wichtig: Ihr Steuerberater muss dem papierlosen Austausch zustimmen! Weitere wichtige Punkte:

  • Formulare und Dokumente müssen in digitaler Form jederzeit vorliegen
  • Pflichten, bspw. für die papierlose Rechnungslegung müssen eingehalten werden
  • Kosten und Zeitaufwand für die Umstellung
  • Prozesse müssen neu definiert und den Mitarbeitern nahegelegt werden

Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegeben Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Stand: 03.11.2016. Alle Angaben ohne Gewähr. 


Kontierungs- und Steuer-Blog

Besuchen Sie unseren Steuer-Blog für eine Übersicht vieler Themen rund um Buchhaltungs- und Steuerwissen.

Hat Ihnen der Artikel geholfen?

BuchhaltungsButler Newsletter

Mit der automatisierten Buchhaltung von BuchhaltungsButler sparen Sie bis zu 80% Zeit.
Bleiben Sie mit dem Newsletter auf dem Laufenden:
Eine Mail alle 4-8 Wochen.

Bewertung
[Stimmen: 18; Durchschnitt: 3.8]


Digitalisieren und Automatisieren

Der BuchhaltungsButler digitalisiert nicht nur ihre Finanzbuchhaltung, er automatisiert sie auch! Die selbstlernende Software optimiert ihre Buchhführung. Sie haben Intresse?

Vereinbaren Sie eine Live-Demo des BuchhaltungsButlers.
Unverbindlich. Schnell. Kostenfrei.

Live-Demo anfordern