Digitale Buchhaltung: Vorteile und Nachteile

Ablauf der Digitalisierung

Wie läuft es ab, die Buchhaltung zu digitalisieren und was bedeutet das überhaupt?
Als ersten Schritt empfehlen wir, sich von den Gewohnheiten der vergangenen Jahre zu verabschieden. Machen Sie sich bewusst, ihre Rechnungen von nun an anders zu behandeln. Sie werden Belege und Rechnungen einfach einscannen, abfotografieren oder per Mail an Ihre Cloud weiterleiten. Zeitgleich müssen Sie sich über die Einhaltung gewisser Strukturen und Gesetze informieren. Das hört sich erstmals trocken und kompliziert an, ist es aber nicht, da viele Unternehmen diesen Anforderungen bereits nachkommen. Anforderungen sind ein langfristiges Archivierungssystem, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sowie eine Zugriffsmöglichkeit für beispielsweise eine Steuerprüfung. Zusätzlich brauchen Sie eine Software, um ihre Dokumente und Ihre Buchführung zu managen. Nutzen Sie einmal ein Dokumenten-Management-System (DMS), um Posteingänge und -ausgänge zu digitalisieren, sowie eine Buchhaltungssoftware, beispielsweise den BuchhaltungsButler, der Kernaufgaben des Dokumentenmanagements, der Fakturierung und der Buchführung für Sie (fast) automatisch übernimmt. Auch Rechnungen lassen sich durch eine Verknüpfung Ihrer Bankverbindung mit wenigen Klicks begleichen. So können Sie beispielweise Ihre Hausbank oder auch digitale Banken wie N26 mit BuchhaltungsButler verknüpfen.

Wenn Sie dann Ihre Bankverbindungen mit ihrer digitalen Buchhaltungssoftware verknüpft haben, kann direkt damit begonnen werden, Belege und Rechnungen hochzuladen. Per Scanner, Scan-App oder mittels Dropbox werden Belege einfach hochgeladen und alle wichtigen Informationen wie Belegnummer, Betrag und Datum automatisch extrahiert. Ob Rechnungen bezahlt wurden oder nicht, ist auch direkt vermerkt. Mit Hilfe eines Datev-Exports gelangen alle wichtigen Informationen direkt zum Steuerberater, ohne zeitaufwendiges Zusammensuchen und Sortieren der Dokumente. Zudem sind Voranmeldungen beim Finanzamt wesentlich leichter gestaltet.

Vorteile der Digitalisierung

Übersicht, Sicherheit, Zeitersparnis, Kostenreduktion. Wir haben die Vorteile der Digitalisierung zusammengefasst:

• Minimierung der Suchkosten durch Volltextsuche im Belegarchiv
• Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und vor allem Lagerräume und Verwaltungspersonal
• Kein Pendelordner mehr
• Datentransport ohne Porto o. Ä. Kosten
• Kein aufwendiges Sortieren von Belegen
• Umgang mit Kunden, Lieferanten und Partnern wesentlich transparenter, übersichtlicher, schneller und effizienter
• Hohes Maß an Sicherheit durch modernste Sicherungstechnologien bezüglich Aufbewahrungspflicht
• Schutz Ihrer Daten vor Einbruch, Brand und Diebstahl
• Zugriff jederzeit und überall in Echtzeit
• Keine Ortsabhängigkeit zwischen Steuerberater und Mandanten
• Transparente Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberater