Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung

Kerstin Stamer
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Sozialversicherungsprüfung vorbereiten | BuchhaltungsButler

Ihnen wurde eine Sozialversicherungsprüfung angekündigt? Keine Sorge! Anders als bei Umsatzsteuersonderprüfungen oder Betriebsprüfungen handelt es sich bei der Sozialversicherungsprüfung in der Regel um eine routinemäßige Prüfung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich effektiv auf eine Sozialversicherungsprüfung vorbereiten können.

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Was wird bei der Sozialversicherungsprüfung geprüft?

Zu Beginn ist es wichtig, zu verstehen, welche Aspekte bei einer Sozialversicherungsprüfung im Fokus stehen. Dazu gehören in der Regel die Überprüfung der ordnungsgemäßen Anmeldung von Arbeitnehmern, die Richtigkeit der gemeldeten Entgelte und Beiträge sowie die Einhaltung der gesetzlichen Meldefristen. Auch die korrekte Anwendung von Sozialversicherungsbeiträgen auf Sonderzahlungen wie Boni oder Urlaubsgeld kann geprüft werden.

Im Fokus der Sozialversicherungsprüfung stehen daher:

  • Verträge mit Dienstleistern (Scheinselbstständigkeit)
  • Lohnunterlagen zu alle Beschäftigungsverhältnissen 
  • kurzzeitige Beschäftigungen, für die keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden.

Ablauf der Sozialversicherungsprüfung

Die Sozialversicherungsprüfung wird von den Rentenversicherungsträgern auf Basis des § 28p Sozialgesetzbuch IV durchgeführt. Dabei unterteilt sich die Prüfung in drei Phasen:

Phase 1) Die Ankündigung
Im ersten Schritt kündigt sich der Rentenversicherungsträger für eine Sozialversicherungsprüfung an. Dies geschieht in der Regel routinemäßig alle 3-4 Jahre. In diesem Schreiben wird Ihnen ein Termin für die Prüfung vor Ort angekündigt, meist mit einem Zeitraum von 2 Wochen.

Phase 2) Die Sozialversicherungsprüfung
Im Vorfeld kündigt der Prüfer an, welche Daten geprüft werden sollen. Dabei kann es sich um ausgewählte Kontenblätter und unterschiedliche Zugriffsarten handeln. Anschließend erfolgt die eigentliche Prüfung bei Ihnen vor Ort oder (nachdem die gewünschten Daten übergeben wurden) in den Büros des Prüfenden: Im Rahmen der Prüfung wird nachvollzogen, ob Sie Ihre gesetzlichen Meldepflichten gemäß § 28a Sozialgesetzbuch IV eingehalten haben. Des Weiteren werden die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung auf ihre korrekte Berechnung und Abführung geprüft. In diesem Zuge werden alle Beschäftigungsverhältnisse aus dem vom Prüfer gewünschten Zeitraum geprüft – sowohl die bestehenden, als auch die beendeten Beschäftigungen.

Sollte es Auffälligkeiten geben, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. Dann müssen Sie, zum Beispiel nach Aufdeckung einer Scheinselbstständigkeit, sämtliche Sozialversicherungsbeiträge für den Dienstleister für den gesamten Tätigkeitszeitraum nachzahlen.

Phasen der Sozialversicherungsprüfung

Phase 3) Schlussbesprechung
Anschließend erfolgt die Schlussbesprechung mit dem Prüfer, in der die Ergebnisse besprochen werden. In dieser finalen Besprechung haben Sie die Möglichkeit, Auffälligkeiten abschließend zu klären sowie Kompromisse für Nachzahlungsansprüche zu finden.

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Prüfungsfokus: Studenten, Minijobber, Künstler & Dienstleister

Neben den „normalen Beschäftigungsverhältnissen“ auf Voll- oder Teilzeitbasis, werfen die Prüfer ein genaues Auge auf: 

  • Werkstudenten (Sind alle Voraussetzungen erfüllt, damit ein Mitarbeitender gem. SGB die Voraussetzungen eines Werkstudenten erfüllt? Wurden Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert?)
  • Kurzfristige Beschäftigungen (Sind die Meldungen korrekt erfolgt, Wurden Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert?)
  • Künstler & die Künstlersozialabgabe (Wurde die Künstlersozialabgabe für selbständige Künstler und Publizisten ordnungsgemäß abgeführt?)
  • Dienstleister (Ausschluss einer Scheinselbstständigkeit)

Wann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor?

Sofern ein Dienstleister (offiziell selbstständig) regelmäßig und den größten Teil seines Umsatzes langfristig über Ihr Unternehmen erzielt, Ihre Büro-Infrastruktur nutzt (firmeneigener PC, Telefondurchwahl usw.) oder Firmenkleidung trägt, so kann von einer Scheinselbstständigkeit ausgegangen werden. Der Dienstleister muss nachweislich alle Merkmale eines eigenständigen Unternehmers erfüllen.

Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung: die wichtigsten Punkte

Im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung sind folgende goldene Regeln zu beachten.

Konsultieren Sie Ihren Steuerberater!
Im ersten Schritt im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren. Sobald Sie die Ankündigung der Prüfung in den Händen halten, greifen Sie zum Telefon und vereinbaren einen Termin für eine Sichtung aller Unterlagen und zur Durchführung einer Schwachstellenanalyse.

Die Schwachstellenanalyse
Die Schwachstellenanalyse als Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung ist ein zentrales Element. Dabei gilt sie als Kernelement für alle Betriebsprüfungen jeder Art. Sichten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater und Ihrem zuständigen Mitarbeiter für Verträge und Gehaltsabrechnungen die Dokumente und eruieren Sie mögliche Schwachstellen, die Sie sukzessive bis zum Prüfungstermin abbauen.

Vorbereitung eines „Prüfungsbüros“
In der Regel findet die Sozialversicherungsprüfung nicht bei Ihnen vor Ort statt. Sollte der Prüfer jedoch eine Prüfung bei Ihnen vor Ort wünschen, gehört im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung die Bereitstellung einer Räumlichkeit für den Prüfer dazu. Dieser Raum sollte abschließbar und nicht weit von Ihrem Büro entfernt sein. Sollten Sie keinen Raum in Ihrem Firmengebäude bereitstellen können, wäre eine kurzfristige „Raummiete“ bei Ihrem Steuerberater denkbar.

Vorbereitung auf Sozialversicherungsprüfung

Die Schwachstellenanalyse 
Stundenzettel, insbesondere für Minijobber und Werkstudenten, müssen einheitlich und lückenlos geführt werden und von Ihnen als Arbeitgeber unterzeichnet bereit liegen. 

Weihen Sie Ihre zuständigen Mitarbeiter ein!
Wichtig für die bevorstehende Prüfung ist die Einweihung Ihrer zuständigen Mitarbeiter aus dem Personalwesen. Bereiten Sie die Unterlagen gemeinsam auf, sodass keine Details zu offenen, folgeträchtigen Fragen werden.

Redeverbot für Ihre Mitarbeiter
Wie für alle anderen Betriebsprüfungen gilt auch für die Sozialversicherungsprüfung ein absolutes Redeverbot für Ihre Mitarbeiter. Prüfer können über den Smalltalk an Informationen gelangen und diese zu Ihren Ungunsten in der Prüfung verwenden. Daher sollten Sie allen Mitarbeitern, die nicht als Ansprechpartner für den Prüfer fungieren, ein striktes Redeverbot erteilen.

Vorbereitung der Lohnunterlagen
Mit der Ankündigung der Prüfung erhalten Sie eine Information über den gewünschten Zeitraum. Sorgen Sie im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung dafür, dass alle Verträge, Lohnunterlagen, Stundenzettel & Co. vollständig und korrekt verfügbar sind.

Aufbereitung der Unterlagen
Dokumentieren Sie parallel zu Ihren Standardunterlagen besondere Wechsel zwischen Arbeitsverhältnissen, Abstufung und Aufstufung der Stundenanzahl, Urlaubssemester Ihrer Werkstudenten etc. auf einem Spickzettel. Somit können Sie auf Fragen, die sich während der Prüfung stellen, sicher und gezielt reagieren.

Arbeitsverträge
Auch die Arbeitsverträge und Verträge mit Dienstleistern müssen übersichtlich aufbereitet werden, sodass der Prüfer sich innerhalb kurzer Zeit in die Unterlagen einarbeiten kann.

Halten Sie sich verfügbar!
Während der Prüfung sind Sie gemäß § 28p Abs. 5 Sozialgesetzbuch IV dazu verpflichtet, sogenannte „Prüfhilfen“ zu leisten. Demnach müssen Sie sich für Fragen stets verfügbar halten und Unterlagen unverzüglich zur Verfügung stellen.

Achten Sie darauf, dass in Arbeitsverträgen für spezielle Aufgabenbereiche (z.B. für die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen) Verschwiegenheitserklärungen unterzeichnet wurden.

Fazit

Eine sorgfältige Planung, die Organisation relevanter Dokumente und eine proaktive Kommunikation mit den Prüfenden sind Schlüsselelemente für einen erfolgreichen Ablauf. Eine gut vorbereitete Sozialversicherungsprüfung ist ein Zeichen für die Integrität und Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern und der Gesellschaft.

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FAQs

Was ist eine Sozialversicherungsprüfung?

Eine Sozialversicherungsprüfung ist ein von Sozialversicherungsträgern durchgeführtes Verfahren, das überprüft, ob Unternehmen mit Arbeitnehmenden ihre sozialversicherungsrechtlichen Melde-, Beitrags- und Dokumentationspflichten korrekt erfüllen.

Was wird bei einer Sozialversicherungsprüfung geprüft?

Bei einer Sozialversicherungsprüfung wird geprüft, ob Arbeitgeber die Anmeldung von Arbeitnehmern, die korrekte Beitragszahlung und die Einhaltung der Meldefristen ordnungsgemäß umsetzen.

Wie kann ich mich auf eine Sozialversicherungsprüfung vorbereiten?

Zur Vorbereitung auf eine Sozialversicherungsprüfung sollten Sie geforderte Unterlagen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise und Anmeldungen bei der Sozialversicherung aufbereiten.

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