Privatrechnung schreiben

Kerstin Stamer
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Eine Privatrechnung richtig schreiben | BuchhaltungsButler

Wurden Sie beim Verkauf von privaten Gegenständen schon einmal darum gebeten, dem Käufer eine Rechnung auszustellen? Schnell können hier viele Fragen entstehen. Wir klären in diesem Beitrag, was eine Privatrechnung ist und welche Angaben diese enthalten muss. Außerdem erfahren Sie, wie die Privatrechnung steuerlich zu berücksichtigen ist und welche Grenzen beim Privatverkauf zu beachten sind. 

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Was ist eine Privatrechnung?

Verkauft eine natürliche Person privates Eigentum und stellt dem Käufer hierfür eine Rechnung aus, wird dieser Beleg als Privatrechnung bezeichnet. Nur selten wird beim Privatverkauf eine Rechnung geschrieben. Verlangt der Käufer jedoch einen Beleg, so sind auch Privatpersonen als Verkäufer zur Ausstellung verpflichtet. Üblich ist dies zum Beispiel beim Verkauf von Autos und anderen hochwertigen Gegenständen. 

Eine Privatrechnung kann an andere Privatpersonen, aber auch an Unternehmen gerichtet sein.

Auch für eine erbrachte Dienstleistung kann eine Privatrechnung ausgestellt werden. Die hier genannten Regeln und Bestimmungen gelten entsprechend.

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Welche Angaben muss eine Privatrechnung enthalten?

Bei der Ausstellung einer Privatrechnung sind nur wenige Regeln zu beachten. Anders als gewerbliche Rechnungen müssen lediglich die nachstehenden Angaben auf der Rechnung enthalten sein.

  • Rechnungsdatum
  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Zeitpunkt des Privatverkaufs bzw. der Leistungserbringung
  • Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
  • Hinweis darauf, dass es sich um einen Privatverkauf handelt

Weitere nützliche Angaben auf der Privatrechnung

Für den Fall, dass eine Zahlung per Überweisung vereinbart wird, ist es außerdem empfehlenswert und hilfreich für den Käufer, wenn die Bankdaten des Verkäufers auf der Rechnung angegeben werden.

Ebenso empfiehlt es sich, das vereinbarte Zahlungsziel auf der Rechnung zu vermerken. Dies erleichtert die Vorgehensweise, wenn der Käufer in Zahlungsverzug gerät und ein Mahnverfahren erforderlich wird.

diese Angaben gehören auf eine Privatrechnung

Während Unternehmen Verbrauchern ein 14-tägiges Widerrufsrecht gem. §§ 355 ff BGB gewähren müssen, ist dies für private Verkäufer nicht vorgesehen. Ein Vermerk auf der Rechnung, dass das Widerrufsrecht entfällt, kann Unsicherheiten diesbezüglich vorbeugen. 

Wer Streitigkeiten vermeiden möchte, sollte außerdem auf der Rechnung vermerken, welche Mängel der verkaufte Gegenstand bei Übergabe aufweist. Eine Garantie, wie in § 433 BGB angegeben, muss der private Verkäufer dem Käufer zwar nicht aussprechen – sofern Mängel vorhanden sind, muss jedoch auf diese hingewiesen werden. Der schriftliche Vermerk auf der Rechnung dient dem Verkäufer zur Absicherung.

Welche Informationen gehören nicht auf die Privatrechnung?

Pflichtangaben, die man aus dem gewerblichen Bereich kennt, sind auf Privatrechnungen nicht erforderlich bzw. dürfen auf Privatrechnungen nicht getätigt werden.

So wird in der Privatrechnung keine Umsatzsteuer aufgeführt, egal, ob der Verkauf zwischen zwei Privatpersonen oder einer Privatperson und einem steuerpflichtigen Unternehmen abgewickelt wird. 

Auch die Angaben einer Rechnungs- oder Steuernummer entfallen.

Privat oder Gewerbe – Grenzen erkennen

Wer als Privatperson häufiger Rechnungen ausstellt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit überprüft. Zwar gibt es keine klare Grenze, ab wann Privatverkäufe nicht mehr als solche anerkannt werden. Dennoch können einige Anhaltspunkte darauf hinweisen, dass eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt, die entsprechend anzumelden ist.

Zu den Anhaltspunkten gehören:

  • Die regelmäßige Ausstellung von Privatrechnungen über einen längeren Zeitraum.
  • Viele Verkäufe in einem kurzen Zeitraum.
  • Eine erkennbare Gewinnerzielungsabsicht (z.B. durch Werbung).
  • Der Verkauf von mehreren gleichartigen und neuen Produkten.
was bei einer Privatrechnung zu beachten ist

Die Höhe einer einzelnen Privatrechnung ist nicht ausschlaggebend dafür, ob es sich um einen Privatverkauf oder eine unternehmerische Tätigkeit handelt. Verkäufer müssen allerdings beachten, dass sie aus privaten Veräußerungen jährlich nur weniger als 600€ Gewinn steuerfrei erzielen dürfen. Beträge ab 600€ können ebenfalls privat in Rechnung gestellt werden, sind jedoch einkommensteuerpflichtig.

Fazit zur Privatrechnung

Verlangt ein Käufer beim Privatkauf eine Rechnung, müssen Verkäufer nicht verunsichert sein. Zwar werden Privatrechnungen nur selten ausgestellt, aber insbesondere beim Verkauf von höherwertigen Gegenständen kann eine Privatrechnung dem Käufer als finanzielle Absicherung dienen. Auch für Verkäufer kann die Ausstellung einer Privatrechnung sinnvoll sein. Auf dieser können neben den Pflichtangaben weitere Vermerke zu Mängeln, dem Wegfall des Widerspruchsrechts und einem Zahlungsziel festgehalten werden. Diese Angaben wiederum dienen dem Verkäufer im Streitfall als Sicherheit. Wer als Privatperson Rechnungen ausstellt, muss darauf achten, dass wiederkehrende Verkäufe nicht als gewerbliche Tätigkeit angesehen werden. Letzteres wäre entsprechend anzumelden und für den Verkäufer gelten beim gewerblichen Verkauf andere Regeln für die Ausstellung der Rechnung sowie für die Besteuerung.

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FAQs

Wie hoch darf eine Privatrechnung sein?

Es gibt keine Grenze für die Höhe einer Privatrechnung. Verkäufer müssen lediglich darauf achten, dass Gewinne aus privaten Veräußerungen ab 600€ pro Jahr besteuert werden.

Kann man als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Auch wenn es selten vorkommt, dürfen Privatpersonen Rechnungen ausstellen. Werden höherwertige Gegenstände verkauft, kann eine Privatrechnung beiden Parteien Sicherheit bieten. 

Wie wird eine Privatrechnung versteuert?

Auf einer Privatrechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei den Vertragsparteien um zwei Privatpersonen handelt oder eine Privatperson an ein steuerpflichtiges Unternehmen verkauft.

Wie muss eine Privatrechnung aussehen?

Für die Ausstellung einer Privatrechnung gelten wenige Vorschriften. Sie muss ein Rechnungsdatum, Angaben zu den Vertragsparteien und den Zeitpunkt des Privatverkaufs enthalten. Außerdem sind Angaben zur Ware sowie der Hinweis darauf, dass es sich um einen Privatverkauf handelt, Pflicht.