Umsatzsteuererklärung 2023: Wissenswertes für Unternehmer

Susanne Woda
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Alles zur Umsatzsteuererklärung | BuchhaltungsButler

Unternehmen müssen jährlich ihre Gewinne für das abgelaufene Geschäftsjahr deklarieren und darauf Steuern zahlen. Anders als bei Privatpersonen fallen aber auch noch weitere Steuern an, Unternehmer müssen zum Beispiel auch eine Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung abgeben. Wegen der hohen rechtlichen Komplexität ist die Ermittlung der Umsatzsteuer in vielen Unternehmen eine verantwortungsvolle und sensible Aufgabe. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Abgabe beachten müssen.

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Kurz und knapp: Die Umsatzsteuer in Deutschland

Die Umsatzsteuer wird auf den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen in Deutschland erhoben. Die Rahmenbedingungen dafür regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG). Laut §1 UStG müssen Unternehmer Umsatzsteuer auf bestimmte steuerbare Umsätze erheben und an das Finanzamt abführen. Diese teilen sie dem Finanzamt in der Umsatzsteuerjahreserklärung einmal jährlich für das abgelaufene Kalenderjahr mit.

Die Zahlung der Umsatzsteuer erfolgt jedoch nicht mit der Umsatzsteuererklärung, sondern schon während des laufenden Geschäftsjahres im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Überschreiten Unternehmer bestimmte Steuergrenzen, sind sie verpflichtet, monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erstellen. Hier verrechnen sie die im Rahmen ihrer Geschäfte vereinnahmte Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer und führen die Differenz ans Finanzamt ab. Dadurch verteilt sich die Steuerlast für Unternehmen und sammelt sich nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt an.

Unternehmen können sich von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung befreien lassen, wenn die Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro betrug. Dies entbindet sie jedoch nicht von der Umsatzsteuererklärung.

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Welche Unternehmen sind zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet?

Grundsätzlich müssen alle in Deutschland umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Laut Gesetz sind das selbständig tätige Unternehmer, die im Inland steuerbare Lieferungen und Leistungen erbringen.

Die Pflicht zur Erklärung der Umsatzsteuer betrifft dementsprechend nicht nur deutsche Geschäftsleute, sondern auch ausländische Unternehmen, die in Deutschland tätig sind. Außerdem ist zu beachten: Im Hinblick auf den Ort der Leistung gibt es im Umsatzsteuerrecht viele Sonderregeln. Unter Umständen können auch Lieferungen und Leistungen, die im Ausland erbracht werden, in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sein, und das entsprechende Unternehmen muss eine Umsatzsteuererklärung machen.

Wer muss Umsatzsteuererklärung abgeben?

Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer und Freiberufler

Auch Kleinunternehmer sind zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet, selbst wenn sie gar keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und abführen. Sie sind zwar, solange sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit, fallen jedoch grundsätzlich unter die Umsatzsteuerpflicht. Die Abgabe der Umsatzsteuererklärung dient dem Finanzamt in diesem Fall als Nachweis, dass die erteilte Umsatzsteuerbefreiung noch gilt.

Die Umsatzsteuererklärung ist für Kleinunternehmer recht einfach. Sie muss alle zwei Jahre eingereicht werden und enthält in der Regel nur allgemeine Angaben zum Unternehmen und die Umsatzhöhe in den letzten zwei Jahren. Es können jedoch weitergehende Erklärungspflichten bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen entstehen.

Auch Freiberufler gelten als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und müssen eine Umsatzsteuererklärung machen. Das gilt auch, wenn sie umsatzsteuerbefreite Umsätze nach §4 UStG erzielen (z. B. medizinische Leistungen oder Maklertätigkeit).

So erstellen Sie die Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung ist im Grunde genommen die Zusammenfassung aller Umsatzsteuer-Voranmeldungen eines Jahres. Hier geben Sie alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens im Kalenderjahr (dem sogenannten Veranlagungszeitraum) an. Aus der erhobenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer ergibt sich die Umsatzsteuerzahllast des Unternehmens, sprich der Steuerbetrag, der für das Gesamtjahr ans Finanzamt abzuführen ist. Dieser Betrag wird dann mit den Steuerzahlungen im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen verglichen. Nur wenn sich ein Restbetrag ergibt, müssen Sie diesen ans Finanzamt nachzahlen.

In der Regel sollte das Ergebnis der Umsatzsteuererklärung identisch mit den geleisteten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen sein. Manchmal kann es jedoch zu Abweichungen kommen, zum Beispiel bei Fehlern in den Voranmeldungen oder nachträglichen Korrekturen. Das kann eine Steuernachzahlung oder -erstattung zur Folge haben. Den entsprechenden Umsatzsteuerbescheid erhalten Sie schriftlich vom Finanzamt. Mögliche Nachzahlungen sind innerhalb eines Monats ab Zustellung zu begleichen.

Das Formular zur Umsatzsteuererklärung können Sie direkt über das ELSTER-Portal des Finanzamts ausfüllen. Dort finden Sie ausführliche Erläuterungen zu jedem Punkt der Erklärung. 

Abgabefrist für die elektronische Umsatzsteuererklärung

Seit 2011 muss die Abgabe der Umsatzsteuererklärung elektronisch erfolgen. Abgabetermin dafür ist jeweils der 31. Juli des auf den Veranlagungszeitraum folgenden Jahres. Die Abgabefrist für die Umsatzsteuer im Jahr 2023 ist dementsprechend der 31. Juli 2024.

Die papierhafte Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig, wenn die elektronische Form aus persönlichen oder wirtschaftlichen Gründen nicht zumutbar ist. Zuvor ist die Genehmigung vom Finanzamt einzuholen. Der 31. Mai als Termin für die papierhafte Abgabe hat daher in der Praxis kaum noch eine Bedeutung.

Beauftragen Sie einen Steuerberater mit der Umsatzsteuererklärung, haben Sie mit der Umsatzsteuer ein weiteres Jahr Zeit. Er kann die Umsatzsteuer 2023 bis zum 31.07.2025 abgeben. Für die Jahre 2023 und 2024 gelten zudem coronabedingt verlängerte Abgabefristen: bis zum 02.10.2023 im Steuerjahr 2022 und bis zum 02.09.2024 im Steuerjahr 2023.

Abgabefristen für die Umsatzsteuererklärung

Bei der Abgabe der Umsatzsteuererklärung gibt es keinen Aufschub. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist nur bei Voranmeldung zur Umsatzsteuer in Form von Dauerfristverlängerung möglich.

Umsatzsteuererklärung vergessen – und nun?

Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung nicht fristgerecht abgeben, besteht noch kein Grund zur Panik. Das Finanzamt schickt Ihnen eine Mahnung und gibt Ihnen Zeit, das Versäumnis nachzuholen. Lassen Sie den Abgabetermin jedoch erneut verstreichen, droht eine Säumnisgebühr, und wenn Sie die Erklärung länger nicht abgeben, weitere Geldstrafen bis zu 25.000 Euro.

Weniger gnädig ist das Finanzamt übrigens bei versäumten Zahlungsterminen. Versäumen Sie es, die um Bescheid geforderte Umsatzsteuer binnen Monatsfrist zu zahlen, werden pro Monat Zinsen von 1% der Steuerschulden fällig. Bleibt die Zahlung trotz Mahnung weiter aus, kann das Finanzamt die Steuerschulden mit Konto- und Sachpfändungen sofort vollstrecken.

Fazit: Abgabe der Erklärung ist für alle Unternehmer Pflicht

Die Umsatzsteuererklärung ist ein wichtiges Kontrollinstrument der Finanzbehörden, in dem sie die korrekte Berechnung und Zahlung der Umsatz- und Vorsteuer im Rahmen der Vorsteueranmeldungen prüfen und die endgültige Umsatzsteuerlast eines Unternehmens festsetzen. Alle Unternehmen, die im Inland steuerbare Lieferungen oder Leistungen erbringen, müssen einmal im Jahr eine solche Erklärung ihrer Umsätze machen und jeweils bis zum 31. Juli abgeben. Die Abgabe muss elektronisch erfolgen und kann entweder direkt über das ELSTER-Portal des Finanzamts vorgenommen oder mit einer Buchhaltungssoftware erstellt und übermittelt werden.

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FAQs

Wann muss ich eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Alle selbständigen Unternehmer, die in Deutschland Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, müssen einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung machen und darin ihre umsatzsteuerpflichtigen Umsätze deklarieren. Regulärer Abgabetermin ist der 31. Juli. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen alle zwei Jahre eine einfache Umsatzsteuererklärung mit ein paar Mindestangaben einreichen.

Wie mache ich die Umsatzsteuererklärung?

Seit 2011 muss die Umsatzsteuererklärung elektronisch erfolgen. Unternehmer können das Formular direkt über das ELSTER-Portal des Finanzamts ausfüllen. Dort finden Sie ausführliche Erläuterungen zu jedem Punkt der Erklärung. 

Kann man die Umsatzsteuererklärung selber machen?

Die Umsatzsteuererklärung können Sie auch selbst machen. Entweder händisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts oder mit einem Buchhaltungsprogramm, das die Erklärung anhand der gebuchten Umsätze automatisiert erstellt und über eine Schnittstelle an das Finanzamt übermittelt. In diesem Fall gilt jedoch die normale Abgabefrist bis zum 31. Juli des folgenden Jahres. Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung an ein Steuerbüro abgeben, haben Sie ein Jahr länger Zeit.

Was muss man alles in die Umsatzsteuererklärung?

In der Umsatzsteuererklärung geben Sie alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens im vergangenen Jahr (dem sogenannten Veranlagungszeitraum) an. Unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze berechnen Sie daraus die zu zahlende Umsatzsteuer und verrechnen diese mit der gezahlten Vorsteuer. Übrig bleibt die Umsatzsteuerzahllast – also der Steuerbetrag, den sie ans Finanzamt abführen müssen.

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