USt-ID prüfen – darauf müssen Sie achten

Lea Interthal
Umsatzsteuer ID am Arbeitsplatz prüfen
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USt-ID prüfen – So geht’s! | BuchhaltungsButler

Die USt-ID zu prüfen ist ein wichtiger Vorgang für Unternehmen, die im europäischen Binnenmarkt Waren verkaufen oder einführen möchten. Für viele Unternehmen ist es verpflichtend, diese Nummer zu besitzen und entsprechend auszuweisen. Worauf Sie dabei achten müssen und wie Sie eine USt-ID abfragen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Was ist eine USt-ID?

USt-ID ist die Abkürzung für Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine USt-ID erhält jedes Unternehmen, welches Lieferungen und Leistungen innerhalb des europäischen Binnenmarktes erbringt oder erhält. Der Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Voraussetzung dafür, dass diese Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei erbracht oder eingeführt werden können. Die USt-ID wird somit nur benötigt, wenn Sie Produkte an Unternehmen aus dem EU-Ausland verkaufen oder beziehen möchten.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Sie entweder bei der Gründung Ihres Unternehmens oder nach der Gründung mittels eines Antrags beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

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Unterschied zwischen USt-ID und Steuernummer

Eine Steuernummer erhält jeder Steuerpflichtige vom Finanzamt zugewiesen. Somit bekommen nicht nur Selbstständige eine Steuernummer, sondern auch Arbeitnehmer. Diese Nummer ermöglicht dem Finanzamt eine lückenlose Steuererfassung und bildet die Grundlage für alle Verwaltungsvorgänge.

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) dagegen erhalten nur Unternehmen bzw. Selbstständige. Hierbei ist es nicht relevant, ob die Selbstständigkeit auf einer Freiberuflichkeit oder einer gewerblichen Tätigkeit basiert.

Sollten Sie als Unternehmer nur in Deutschland tätig sein, reicht die deutsche Steuernummer völlig aus. Tätigen Sie hingegen Geschäfte im europäischen Ausland, benötigen Sie eine USt-ID. Diese erhalten Sie dann zu der bereits vorhandenen Steuernummer.

USt-ID: einzigartige Kennzeichnung

Mithilfe dieser Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann jedes Unternehmen der Europäischen Union eindeutig identifiziert werden. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollten Sie auf jeder Rechnung eines Unternehmens oder in dessen Impressum finden können. Die Kennzeichnung erfolgt nach einem bestimmten Schema:

  • Das Länderkürzel (Bsp. DE)
  • 8-12 Zahlen

In Deutschland besteht die USt-ID Nummer aus dem Länderkürzel DE und einer 9-stelligen Nummer. Somit ergibt sich folgendes Beispiel als deutsche USt-ID: DE123456789.

USt-ID prüfen

Jede Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Durch die Prüfung erhalten Sie Informationen darüber, ob das Unternehmen tatsächlich existiert oder wie seriös dieses Unternehmen ist.

Grundsätzlich wird jedem Unternehmen und auch jeder Privatperson empfohlen, die USt-ID des Geschäftspartners im Vorfeld zu überprüfen. Besonders beim Kauf im Internet ist eine Prüfung empfehlenswert, damit man keinem “Fake Shop” bzw. Betrüger zum Opfer fällt und sein Geld verliert.

Wie Sie eine USt-ID prüfen können

Eine USt-ID Abfrage ist bei vielen verschiedenen Anbietern möglich. Offizielle Seiten sind das MwSt.-Informationsaustauschsystem (MIAS) oder das Bundeszentralamt für Steuern. Die darin enthaltenen Daten und Informationen sind für jedermann frei zugänglich und kostenlos. Um die Umsatzsteuernummer prüfen zu können, müssen Sie nur das entsprechende Länderkürzel auswählen und die Nummer eingeben. Die Prüfung der USt-ID ergibt dann entweder eine gültige oder ungültige Nummer.

Drei Personen haben eine Besprechung

Einfache und qualifizierte Bestätigung

Durch die einfache Bestätigung erhalten Sie lediglich Informationen darüber, ob die angegebene Nummer gültig oder ungültig ist.

  • Gültig: die Nummer ist einem echten Unternehmen zugeordnet
  • Ungültig: das Unternehmen existiert nicht mit dieser Nummer, ist erfunden oder noch nicht im System hinterlegt

Mit der qualifizierten Bestätigung erfahren Sie darüber hinaus, ob der Name, die Geschäftsform und die Anschrift des Unternehmens mit Ihren Informationen übereinstimmen.

Sollten Sie bei einer Überprüfung feststellen, dass die angegebene Nummer ungültig ist, ist definitiv Vorsicht geboten. Sollten Sie dennoch ein Geschäft mit diesem Unternehmen abschließen, kann es bei einer Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen und Strafzahlungen kommen. Darüber hinaus kann es sich bei dem Unternehmen um Betrüger handeln.

Marcus Kemper

Marcus Kemper

Steuerberater bei Steuerkemper

Marcus Kemper arbeitete bereits in verschiedenen renommierten Steuerberaterkanzleien. Nachdem er 2006 erfolgreich sein Steuerberaterexamen absolvierte, folgte 2007 dann die eigene Existenzgründung. Seine Kanzlei bietet unter anderem Bescheidprüfung, Betriebsprüfung sowie betriebswirtschaftliche und gestalterische Beratung an. Zu einer der jüngsten Auszeichnungen von Steuerkemper zählt das Datev-Label “Digitale Kanzlei”, welches der Kanzlei im Jahr 2019 verliehen wurde.

Reverse-Charge-Verfahren

Bei innerdeutschen Geschäftstransaktionen fällt, sofern keine Steuerbefreiung besteht, Umsatzsteuer an. Das leistende Unternehmen ist dazu verpflichtet, die gezahlte Umsatzsteuer mittels einer Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Der Verkäufer kümmert sich somit um die Abführung der Umsatzsteuer.

Für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen in der Europäischen Union gilt eine Sonderregelung: das Reverse-Charge-Verfahren. Mit dem Reverse-Charge-Verfahren verlagert das leistende Unternehmen die Steuerschuld der Umsatzsteuer auf den Kunden. Das bedeutet, der Leistungsempfänger muss die geschuldete Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt in seinem Land abführen. Die Umkehr der Steuerlast soll den Verwaltungsaufwand im Unternehmen und den Finanzämtern verringern. Dem leistenden Unternehmer (Verkäufer) wird hierdurch die Deklarierung der Umsatzsteuer im fremden Land erspart. 

Entscheiden Sie sich für die Inanspruchnahme des Verfahrens, benötigen Sie und Ihr Geschäftspartner eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Person prüft Umsatzsteuer Identnummer am Computer

Damit alles ordnungsgemäß abgewickelt werden kann, müssen auf der Nettorechnung die notwendigen Informationen festgehalten werden:

  • USt-Id Nr. vom Leistungserbringer und Empfänger
  • Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens

Ist der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt, kann er den geschuldeten Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.

Buchung Reverse-Charge-Rechnungen SKR03: Beispiele

Beispiel 1:

Sie erhalten eine Rechnung über 1.000€ netto von Ihrem Geschäftspartner aus Frankreich. Auf der Rechnung sind alle erforderlichen Angaben zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens enthalten. In diesem Fall müssen Sie sich um die Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt kümmern.

Buchungsvorschlag der Eingangsrechnung

Rechnung

s 3123; Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19% VSt & USt 1.000€*
h 1200; Bank 1.000€

Buchung Umsatzsteuer

Umsatzsteuer

s 1577; Abziehbare Vorsteuer nach §13b UStG 19% 190€
h 1787; Umsatzsteuer nach §13b UStG 19% 190€

Beispiel 2: 

Sie errichten eine umsatzsteuerfreie Leistung an Ihren Geschäftspartner in Frankreich. Der Wert der Leistung beträgt 1.000€ netto. Das Reverse-Charge-Verfahren kann angewendet werden und so geht die Umsatzsteuerlast auf den Leistungsempfänger über.

Buchungsvorschlag der Ausgangsrechnung

Rechnung

s 1200; Bank 1.000€
h 8336; Erlöse aus Leistungen, für die der Empfänger die USt gem. §13b UStG schuldet 1.000€

Fazit: Deshalb ist der USt-ID Check wichtig

Sollten Sie als Unternehmer oder Privatperson Käufe tätigen, ist die vorherige Prüfung der USt-ID die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftstransaktion. Dank dieser Abfrage können Sie Informationen über die Gültigkeit und Seriosität des Unternehmens einholen. Somit können Sie sicherstellen, dass Sie keinen Betrügern aus dem europäischen Ausland zum Opfer fallen.

Der Besitz einer Umsatzsteuer-Identnummer ist, bis auf wenige Ausnahmen, gesetzlich vorgeschrieben. Jedes Unternehmen, welches Lieferungen oder Leistungen ins EU-Ausland erbringt, muss eine solche Nummer besitzen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Steuerlast bei einem Verkauf ins Ausland auf den Leistungsempfänger abzuwälzen. Durch dieses Reverse-Charge-Verfahren dürfen Sie die Umsatzsteuer auf der ausgestellten Rechnung weglassen und müssen sich nicht mehr um die Abführung der Umsatzsteuer kümmern.

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FAQs

Wo kann man USt-Id Nr. prüfen?

Die Umsatzsteuernummer können Sie auf mehreren Plattformen prüfen. Zu empfehlen ist die Seite des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) oder das MwSt.-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission.

Wer muss USt-ID prüfen?

Es ist empfehlenswert, vor jedem Kauf bzw. vor jeder Geschäftstransaktion die USt-ID des Geschäftspartners zu überprüfen. Sollten Sie das im Vorfeld versäumt haben, kann es bei einer Betriebsprüfung zu Strafzahlungen kommen – sofern der Geschäftspartner keine gültige USt-ID besitzt.

Wie sieht eine USt-Id Nr. aus?

Die USt-ID besteht immer aus dem jeweiligen Präfix bzw. Länderkürzel und einer 8- bis 12-stelligen Nummer. Je nach Land kann die Länge der Nummer variieren. Ein Beispiel für eine deutsche USt-IdNr: DE123456789.

Wie kann ich eine deutsche Steuernummer überprüfen?

Die Steuernummer eines deutschen Unternehmens können Sie nicht überprüfen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dagegen können Sie auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) überprüfen. Die Überprüfung ist online, schriftlich oder telefonisch möglich.

Wo finde ich die USt-ID eines Unternehmens?

Im Normalfall ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung des Unternehmens oder im Impressum auf der Internetseite zu finden. Das Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, entweder die Steuernummer oder die USt-ID für jedermann sichtbar auszuweisen.

Wie kann ich über die Umsatzsteuer ID herausfinden, um welche Firma es sich handelt?

Mittels der qualifizierten Bestätigung der USt-ID erhalten Sie nähere Informationen über die angefragte Firma. Unter anderem erfahren Sie den Namen, die Geschäftsform und die aktuelle Adresse des Unternehmens. Über die wirtschaftliche Situation oder die Geschäftspersonen erfahren Sie allerdings nichts.

Was ist der Unterschied zwischen USt-IdNr und Steuernummer?

Eine Steuernummer erhält jeder Steuerpflichtige vom jeweils zuständigen Finanzamt zugewiesen. Die zusätzliche USt-IdNr bekommen alle Unternehmern und Selbstständige, die Lieferungen oder Leistungen ins europäische Ausland erbringen. Sollten Sie nur in Deutschland agieren, reicht die bereits vom Finanzamt erhaltene Steuernummer aus.

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