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XRechnung erstellen | BuchhaltungsButler
Unternehmen, die im Auftrag öffentlicher Auftraggeber tätig werden, müssen seit 2020 ihre Rechnungen ab 1.000€ in einem speziellen Format einreichen: die sogenannten XRechnungen. Für sie gelten ganz bestimmte technische und inhaltliche Spezifikationen. Das klingt kompliziert, ist es aber nicht. Mit den richtigen Tools können Sie XRechnungen ganz einfach erstellen, visualisieren und versenden. Wie das funktioniert und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist eine XRechnung und für wen ist sie wichtig?
Die XRechnung ist ein Standard zum Datenaustausch für die elektronische Übermittlung von Rechnungen. Er ist für Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gestellt werden, verpflichtend vorgeschrieben.
Mit der XRechnung hat die Bundesregierung EU-Vorgaben zu Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in nationales Recht umgesetzt. Der Vorteil liegt in der Digitalisierung von Prozessen: Der Rechnungsinhalt einer XRechnung kann automatisch weiterverarbeitet werden. Dadurch sollen Rechnungsstellung und -verarbeitung der öffentlichen Hand vereinheitlicht und Verwaltung schneller und kosteneffizienter werden.
Der Datenstandard für die XRechnung wurde am 27.11.2020 bundesweit eingeführt. Für den Rechnungsaustausch zwischen Privatpersonen und Unternehmen ist er jedoch nicht verpflichtend. Hier gelten die Vorschriften zur E-Rechnung.
Aufbau von XRechnungen
XRechnungen müssen im XML-Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dabei handelt es sich um eine strukturierte Textdatei, die elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Damit das reibungslos funktioniert, sind XRechnungen standardisiert. Ihre Struktur und Inhalte sind genau vorgegeben. Die genauen technischen Spezifikationen sind in der Europäischen Norm EN 16931 geregelt.
Pflichtbestandteile
Eine XRechnung muss wie eine normale Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestbestandteile laut §5 UStG enthalten. Dazu gehören beispielsweise Daten zu Rechnungsempfänger und -ersteller, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag oder Angaben zur Umsatzsteuer.
Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Pflichtbestandteile für die XRechnung, welche das Datenformat kennzeichnen und sie rechtssicher machen.
Pflichtfelder bei XRechnungen sind:
- Leitweg-ID
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindungsdaten
- De-Mail oder Mailadresse des Empfängers
- Lieferantennummer
- Bestellnummer
Leitweg-ID
Um überhaupt Leistungen per XRechnung abrechnen zu können, benötigen Sie eine sogenannte Leitweg-ID. Diese definiert, an wen die Rechnung gehen soll. Anhand der Leitweg-ID können alle Systeme den Rechnungsempfänger eindeutig identifizieren. Das gewährleistet die korrekte Zuordnung und Verarbeitung.
Die Leitweg-ID wird auf einer XRechnung als “Käuferreferenz” eingetragen. Sie kann bis zu 44 Stellen lang sein und setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen: der Grobadressierung, der Feinadressierung und einer Prüfziffer mit zwei Stellen.
Für die Leitweg-IDs ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) bzw. auf Länderebene das jeweilige Bundesland zuständig. Sie wird automatisch zugeteilt, wenn Sie einen öffentlichen Auftrag erhalten. Wenn Ihnen die Leitweg-ID zu Ihrem Auftrag fehlt, fragen Sie am besten direkt beim Auftraggeber nach.
XRechnungen erstellen
Es gibt verschiedene Wege, um XRechnungen nach dem gesetzlichen Standard zu erstellen. Mit den entsprechenden Tools können Sie das Rechnungsformat ganz einfach umsetzen.
Webformulare
Wer nur gelegentlich Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, kann seine XRechnungen auf speziellen Online-Plattformen anfertigen. Dafür müssen die Rechnungsdaten in ein Webformular eingegeben werden. Danach werden diese automatisch umgewandelt.
Neben zahlreichen privaten Anbietern hat auch der Bund eine Möglichkeit geschaffen, XRechnungen zu generieren: Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes können Sie Ihre Rechnungen im vorgeschriebenen Dateiformat erstellen, visualisieren und versenden.
Invoice-Services
Effektiver als die manuelle Dateneingabe ist das maschinelle Einlesen von Rechnungsdaten. Sogenannte Invoice-Portale bieten diesen Service an: Nachdem Sie Ihre Rechnung per Mail an den entsprechenden Anbieter geschickt haben, scannt dieser Ihre Rechnungsdaten ein, prüft, ob Daten fehlen und sendet sie Ihnen als XRechnung formatiert zurück.
Rechnungsdaten sind vertrauliche Daten, die Sie gemäß des Datenschutzgesetzes schützen müssen. Wenn Sie Rechnungen online verarbeiten oder an Dritte weitergeben, müssen Sie besonders auf die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO achten.
Kontrolle und Versand von XRechnungen
XRechnungen sind in ihrem ursprünglichen Format für Laien lesbar, aber nicht unbedingt verständlich. Um die Daten vor dem Versand noch einmal kontrollieren zu können, ist es sinnvoll, die XML-Datei zu visualisieren und in ein Bildformat umzuwandeln. Dafür gibt es verschiedene Online-Viewer im Internet. Auch viele Softwarelösungen können XML-Rechnungen mittlerweile in vDateiformate wie PDFs konvertieren.
Wie Sie Ihre XRechnungen versenden können, unterscheidet sich je nachdem, ob Sie diese an Bund oder Länder übermitteln wollen:
XRechnungen an den Bund können Sie
- per Mail bzw. De-Mail,
- Upload über die Einreichungsportale ZRE und OZG-RE,
- direkt über den PEPPOL-Webservice oder
- eine Schnittstelle in Ihrer Software verschicken.
Der Umsetzungsstand für XRechnungen ist auf Länderebene noch unterschiedlich. Einige Länder sind an die Rechnungsportale des Bundes angeschlossen, andere haben ihre eigenen Portale wie zum Beispiel das Land Bremen mit “zERIKA”.
Für XRechnungen gelten wie für herkömmliche Rechnungen die GoBD. Ausgangsrechnungen sind danach in dem Format aufzubewahren, in dem diese erstellt wurden. Die Speicherung als Bilddatei oder Ausdruck ist also nicht zulässig.
Fazit: XRechnungen lassen sich bequemer per Software erstellen
Die XRechnung ist der offizielle Standard für die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie sind an ein spezielles technisches Format und eine inhaltliche Struktur gebunden, um die elektronische Verarbeitung zu gewährleisten. Sie können XRechnungen über Webformulare oder Invoice-Portale erstellen und mit speziellen Viewern visualisieren. Eine Möglichkeit ist die “Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes”, wo Sie die Rechnungen in vielen Fällen auch gleich einreichen können. Bequemer als das manuelle Erstellen sind automatisierte Lösungen aus einer Hand: Viele Anbieter für Buchhaltungs-, Rechnungs- oder ERP-Software haben die Erstellung, Visualisierung und den Versand von XRechnungen bereits in ihre Systeme integriert.
FAQs
Wie funktioniert eine XRechnung?
XRechnungen sind der bundesweit verpflichtende Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand. Sie basieren auf dem XML-Format. Die Struktur von XRechnungen ist an bestimmte technische und inhaltliche Vorgaben gebunden, damit sie sich elektronisch verarbeiten lassen. XRechnungen können per Mail, die Rechnungseingangsportale des Bundes, das PEPPOL-Netzwerk oder entsprechende Schnittstellen weitergeleitet und dann bearbeitet werden.
Wer ist zur XRechnung verpflichtet?
Das Format der XRechnung gilt seit 2020 verpflichtend für alle Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber gestellt werden. Lieferanten und Dienstleister, die für Bund, Länder, Städte und Gemeinden tätig sind, müssen ihre Rechnungen also elektronisch nach dem gesetzlich vorgeschriebenen Standard einreichen. Für Privatpersonen und Unternehmen aus der Privatwirtschaft ist die XRechnung nicht vorgeschrieben.
Wie sieht eine XRechnung aus?
XRechnungen werden im XML-Format erstellt. Dies ist eine Textdatei, die den Inhalt nach einem bestimmten Schema codiert. Die Elemente sind genau definiert und in eine vorgegebene Struktur eingebettet. Für Personen ohne IT-Kenntnisse sind XRechnungen im XML-Format zwar lesbar, aber schwer verständlich. Sie können in ein Bildformat konvertiert werden, um eine leichtere Kontrolle zu ermöglichen.
Wie schreibe ich eine XRechnung?
Es gibt verschiedene Wege, eine XRechnung zu schreiben: Über Webformulare können Sie XRechnungen manuell eingeben und in das gesetzlich vorgegebene Format umwandeln lassen. Die Eingabe der Rechnungsdaten entfällt bei sogenannten Invoice-Services. Sie wandeln herkömmliche Rechnungsformate in XRechnungen um. Eine umfassendere Lösung bietet Buchhaltungs-, Rechnungs- und ERP-Software: Die meisten Anbieter haben die Erstellung, Visualisierung und den Versand von XRechnungen bereits integriert.
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