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Rechnung: Anforderung und Pflichtangaben | BuchhaltungsButler
Egal mit welcher Unternehmensform Sie in die Selbstständigkeit starten, Rechnungen zu schreiben wird Teil Ihres Geschäftsalltags werden. Ebenso verhält es sich mit der Prüfung und Zahlung von Eingangsrechnungen. Beim Ausstellen von Rechnungen gibt es einige rechtliche Anforderungen zu beachten. Welche das sind, erklären wir in diesem Artikel.
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Pflichtangaben auf einer Rechnung
Damit eine Rechnung als ordnungsgemäß gilt, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Welche Angaben eine Ausgangsrechnung enthalten muss, ist in §14 (4) Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Demnach sind folgende Informationen Pflicht:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Datum der Lieferung bzw. Leistungserbringung
- Rechnungsbetrag mit Angaben von Steuersätzen und -beträgen oder einzelnen Steuerbefreiungen inkl. Gesamtbetrag
- Im Voraus vereinbarte Minderungen, die Zahlungsbetrag verringern
Außerdem sinnvoll, aber nicht verpflichtend ist es, Angaben zur Zahlung auf der Rechnung zu vermerken. Das Zahlungsziel sowie die Bankverbindung des Zahlungsempfängers mit allen erforderlichen Daten sollten darauf angegeben werden.
Gut zu wissen: Rechnungen, die an sogenannte Drittländer (nicht EU) gestellt werden, sind frei von Umsatzsteuer. Die Rechnungen sind entsprechend ohne Steuerausweis zu erstellen. Ein Hinweis auf die Ausfuhr ist jedoch erforderlich.
Sonderfall Kleinbetragsrechnung
Erleichterte Vorschriften für die Ausstellung von Rechnungen gelten unter anderem bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Dies sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250€ brutto nicht übersteigt.
Hier sind folgende Angaben ausreichend:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Rechnungsbetrag sowie Steuerbetrag, anzuwendender Steuersatz bzw. der Hinweis auf Steuerbefreiung
Sonderfall Kleinunternehmen
Auch Kleinunternehmer profitieren von vereinfachten Regelungen für die Ausstellung von Rechnungen. Zwar müssen auch sie ordnungsgemäße Rechnungen schreiben. Da sie keine Umsatzsteuer zahlen, entfallen die Angaben zum Steuerausweis entsprechend.
Es besteht keine Pflicht, die Kleinunternehmerregelung auf den Rechnungen zu erwähnen. Allerdings erspart es dem Rechnungsempfänger bei der Prüfung die Frage, ob der Steuerausweis womöglich vergessen wurde. Daher ist es üblich, auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen.
Elektronische Übermittlung von Rechnungen
Eine Rechnung kann sowohl in Papierform per Post, als auch elektronisch, zum Beispiel per Mail, übermittelt werden. Die elektronische Übermittlung bedarf jedoch der (formlosen) Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen beim elektronischen Versand gewährleistet werden. Der Rechnungssteller muss eindeutig identifizierbar sein und es muss sichergestellt sein, dass keine Änderung der Rechnungsdaten bei der Übermittlung erfolgt.
Wann ist eine Rechnung zu stellen?
Wurde eine Leistung erbracht, ist innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung vom Leistungserbringer auszustellen, um die Umsatzsteuer zeitnah zu ermitteln. So ist es in §14 (2) UStG geregelt. Handelt es sich um steuerfreie Rechnungen, sind diese von der Vorschrift ausgenommen.
Aufbewahrungspflicht für Rechnungen
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Pflicht betrifft sowohl den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger. Handelt es sich um eine elektronische Rechnung, ist diese ebenso 10 Jahre lang zu archivieren, wie eine Rechnung in Papierform.
Checkliste Rechnungsprüfung
| Checkliste | |
| Angaben von Rechnungssteller und Leistungsempfänger korrekt | |
| Rechnungsdatum angegeben | |
| Laufende Rechnungsnummer vorhanden | |
| Steuernummer / Steueridentifikationsnummer | |
| Lieferung / Leistung wurde tatsächlich erbracht | |
| Leistungsbeschreibung vorhanden und richtig | |
| Rechnungssumme korrekt | |
| Die angegebenen Steuersätze stimmen | |
| Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen | |
| Bankdaten des Rechnungsstellers angegeben? |
Zur Erstellung von Rechnungen können außerdem Vorlagen hilfreich sein.
Fehlerhafte Rechnung – was ist zu tun?
Fehlen Pflichtangaben auf einer Rechnung oder sind diese fehlerhaft, ist die Rechnung zu korrigieren. Wichtig ist es, dass die Rechnung vom Rechnungssteller und nicht vom Empfänger berichtigt wird. Sollte bei der Prüfung ein Fehler festgestellt werden, sollte zeitnah Kontakt mit dem Rechnungssteller aufgenommen und um Korrektur gebeten werden. Dann verursachen Korrekturen weniger Probleme und Arbeit, als nach einer erfolgten Buchung. Nachträgliche Änderungen von bereits gebuchten Rechnungen können natürlich trotzdem vorgenommen werden, jedoch nur, sofern die korrigierte Rechnung vorliegt.
Zusammenfassung zu den Anforderungen an eine Rechnung
Das Schreiben von Rechnungen ist in Unternehmen genauso alltäglich wie die Prüfung und Zahlung von eingehenden Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, die Anforderungen zu kennen, die der Gesetzgeber an eine ordnungsgemäße Rechnung stellt. Die genauen Regelungen sind in §14 (4) Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzulesen. Es ist möglich, Rechnungen per Post oder elektronisch zu versenden. Letzteres bedarf einer formlosen Zustimmung des Rechnungsempfängers. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren, egal ob Sie in Papierform oder digital vorliegen.
FAQs
Welche Merkmale muss eine Rechnung haben?
Das Umsatzsteuergesetz sieht eine Reihe von Angaben vor, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten müssen. Diese sind in §14 (4) geregelt.
Was muss laut Gesetz auf einer Rechnung stehen?
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware bzw. der erbrachten Leistung
- Datum der Lieferung bzw. Leistungerbringung
- Rechnungsbetrag inkl. Steuersätzen und -beträge bzw. Steuerbefreiungen, Gesamtrechnungsbetrag
Was ist eine ordnungsgemäße Rechnung?
Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält sämtliche Angaben gem. Umsatzsteuergesetz und wird innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt.
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