Steuerfreie Zuschläge: Möglichkeiten zur Nettolohnoptimierung

Susanne Woda
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Steuerfreie Zuschläge für Arbeitnehmer | BuchhaltungsButler

Bei einer Gehaltserhöhung landet nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialabgaben oft nur ein geringer Teil des vereinbarten Gehaltsplus beim Arbeitnehmer. Damit vom Brutto mehr Netto übrig bleibt, können Arbeitgeber bestimmte Gehaltsbestandteile steuerfrei auszahlen. Das lohnt sich nicht nur finanziell für den Arbeitnehmer, sondern stärkt zudem die Mitarbeiterbindung. Welche Leistungen steuerfrei sind und was bei steuerfreien Zuschlägen zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Voraussetzungen für die Zahlung steuerfreier Zuschläge

Damit Arbeitgeberleistungen auch wirklich steuerfrei, abgabefrei bzw. pauschalversteuert bleiben, ist u.a. Folgendes zu beachten:

1.  Zusätzlichkeitserfordernis (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV):

Die meisten Arbeitgeberzuwendungen müssen zusätzlich zum vereinbarten und geschuldeten Arbeitnehmerlohn geleistet werden. Nur bei wenigen ist eine Umwandlung des Gehalts zugunsten der Erstattung zulässig. Zudem kann dann eine besondere (schriftliche) Vereinbarung mit dem Arbeitgeber notwendig sein.

2. Arbeitgeberpflichten:

Arbeitgeber müssen u.a. beachten, dass

  • gezahlte Leistungen der Belegpflicht unterliegen,
  • Gutscheine nicht in Bargeld umwandelbar sind,
  • bei bestimmten Leistungen (z. B. Betreuungszuschuss oder Gesundheitsförderung) Belege oder Teilnahmebescheinigungen vorgelegt werden müssen.

Nettolohnoptimierung und betriebliche Benefits im Einzelnen

Unter Zuschlägen versteht man zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers, die steuerlich begünstigt sind. Zu den steuerfreien Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum Lohn gezahlt werden, gehören:

  • Fahrtkosten
  • Gesundheitsförderung
  • Kinderbetreuung
  • Lohnzuschläge
  • Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass
  • Anlassbezogene Sachzuwendungen
  • Internetanschluss

Eine Gehaltsumwandlung kommt z. B. bei

  • Überlassung von Datenübertragungsgeräten,
  • Erstattung von Reisekosten
  • Essenszuschuss in Betracht.

Die detaillierten Regelungen zu den einzelnen Optionen haben wir in den nachfolgenden Abschnitten zusammengestellt.

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Fahrtkosten

Generell können Arbeitgeber die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort bezuschussen. Der Zuschuss beträgt 30 Cent pro Kilometer. Er darf jedoch pro Arbeitnehmer maximal 4.500€ pro Kalenderjahr betragen, sofern dieser keine höheren Kosten (zum Beispiel bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel) nachweist.

Fahrtkostenzuschüsse sind unter diesen Bedingungen vom Arbeitgeber pauschal mit 15% zu versteuern. Sozialabgaben müssen auf diese Leistung nicht abgeführt werden.

Durch eine geschickte Wahl der ersten Tätigkeitsstätte lassen sich die Fahrten zum Betrieb ggf. als Reisekosten abrechnen. Dann fällt für den Arbeitgeber keine steuerliche Zusatzbelastung an.

Gesundheitsförderung

Arbeitgeber können insgesamt Zuschüsse bis zu 500€ pro Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei für die Gesundheitsförderung an ihre Arbeitgeber leisten. Förderfähig sind Maßnahmen, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielrichtung den Anforderungen der §§ 20, 20a SGB V genügen.

Gesundheitszuschüsse sind beispielsweise für Bewegungsprogramme, Informationen zu gesunder Ernährung, Suchtprävention oder Stressbewältigung möglich. Die Übernahme der Beiträge für einen Sportverein oder für ein Fitnessstudio fallen in der Regel nicht unter die Regelung.

Überlassung von Smartphone, Laptop & Co.

Wenn ein Arbeitnehmer Datenverarbeitungsgeräte wie Smartphone, Tablet und Laptop vom Arbeitgeber bereitgestellt bekommt, darf er diese auch privat steuerfrei nutzen. Dies gilt selbst dann, wenn die Rechnung für die Nutzung über den Arbeitnehmer läuft.

Wichtig ist, dass die Geräte auch tatsächlich geschäftlich genutzt werden. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese ausschließlich zur privaten Nutzung, verbleiben die überlassenen Geräte rechtlich im Besitz des Arbeitgebers.

Beim Wert der Geräte gibt es keine Einschränkungen, es muss sich jedoch um Datenverarbeitungsgeräte handeln. Der Arbeitgeber dürfte im Rahmen dieser Regelung also keinen Fernseher zur Verfügung stellen.

zuschläge für Arbeitnehmer

Kinderbetreuung

Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer auch mit einem Kinderbetreuungszuschuss für nicht schulpflichtige Kinder finanziell unterstützen. Das stärkt die Mitarbeiterbindung und entlastet die Angestellten in vielen Fällen deutlich.

Als zusätzlicher Gehaltsbestandteil neben dem Arbeitslohn ist der Zuschuss in voller Höhe sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Eine Obergrenze gibt es nicht. Der Arbeitnehmer muss jedoch nachweisen, dass er das Geld tatsächlich für die Kinderbetreuung verwendet hat.

Steuerfreie Lohnzuschläge

Während Überstunden und Mehrarbeitszuschläge als Teil des Arbeitslohns zu versteuern sind, können Arbeitgeber Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen. Sie dürfen folgende gesetzliche Höchstwerte nicht überschreiten:

Art der Arbeit Zeitrahmen Bedingungen zur Steuerfreiheit Zuschlag des Grundlohns
Nachtarbeit 20:00 Uhr – 6:00 Uhr 25%-40%
Sonntagsarbeit 0:00 Uhr – 24:00 Uhr 50%
Gesetzliche Feiertage 0:00 Uhr – 24:00 Uhr 125%
Besondere Feiertage 01.05. 0:00 Uhr – 24:00 Uhr 24.12. 14:00 Uhr – 26.12. 24:00 Uhr 150%

Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass

Arbeitgeber können Sachzuwendungen bis zu 50€ brutto pro Monat und Arbeitnehmer ohne besonderen Anlass steuerfrei gewähren. Auch Geschenkgutscheine sind möglich. Voraussetzung: Ein Umtausch in Geld darf nicht möglich sein.

Nicht verwendete Beträge sind jedoch nicht auf die Folgemonate übertragbar. Sie dürfen Sachzuwendungen also nicht für vergangene Monate auszahlen. Für die Bewertung werden jedoch alle (einzeln zu bewertenden) Sachbezüge zusammengerechnet. Je nach vertraglicher Vereinbarung kann bei Laufzeitverträgen (bspw. Jobticket) trotz monatlicher Zahlung unterschiedlicher Werte der Gesamtwert des Vertrages entscheidend sein.

Vorsteuer dürfen Unternehmer bei nicht anlassbezogenen Sachzuwendungen nicht geltend machen.

Anlassbezogene Sachzuwendungen (zusätzlich)

Zu besonderen persönlichen Anlässen wie Jubiläum oder Geburtstag können Arbeitgeber zusätzlich zu den monatlichen Sachzuwendungen eine Zuwendung bis zu 60€ brutto steuerfrei zukommen lassen. Diese Aufmerksamkeiten sind an einen Anlass gebunden und dürfen nicht in Geld getauscht werden können. Überschreiten Sie die gesetzlichen Freigrenzen, entfällt die Steuer- und Abgabenbefreiung. 

Anlassbezogene Zuwendungen fallen unter das Pauschalierungswahlrecht nach § 37b EStG. Das heißt, der Arbeitgeber darf die Vorsteuer geltend machen.

Sonstige Sachzuwendungen

Möchten Arbeitgeber ihre Beschäftigten über die steuerfreien Sachzuwendungen hinaus unterstützen, dürfen sie die Einkommensteuer auf betrieblich veranlasste Sachzuwendungen bis zu 10.000€ brutto (pro Beschäftigten) übernehmen.

Diese werden nach § 37b EStG pauschal mit 30% besteuert, in der Sozialversicherung sind sie jedoch beitragspflichtig.

Arbeitnehmer mit einem hohen persönlichen Steuersatz (über 30%) können von solchen pauschalisierten Sachzuwendungen profitieren und ihren Nettolohn optimieren.

Internetanschluss

Verfügt der Arbeitnehmer über einen privaten Internetanschluss, kann der Arbeitgeber ihm bis zu 50€ zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt bezahlen. Übersteigt die Erstattung diesen Betrag, sind die Kosten nachzuweisen.

Der Betrag ist pauschal mit 25% zu versteuern, die Beiträge zur Sozialversicherung erhöhen sich dadurch jedoch nicht.

Voraussetzung: Es muss tatsächlich ein Internetanschluss bestehen, die Pauschale wird zusätzlich bezahlt und darf nur einmal pro Familie in Anspruch genommen werden.

Essenszuschuss

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern vergünstigte oder kostenfreie Mahlzeiten in der Kantine oder einem Restaurant, mit dem eine entsprechende Vereinbarung besteht, stellen. Dafür kann er auch Essensmarken bzw. Verpflegungscoupons ausstellen.

Steuerlich ist der amtliche Sachbezugswert je Mahlzeit in Höhe von 4,13€ für Mittag- und Abendessen bzw. 2,17€ für Frühstück (Stand 2024) zu beachten. Diesen Betrag muss der Arbeitnehmer mindestens übernehmen, damit kein geldwerter Vorteil entsteht. Zahlt er weniger, muss er die Differenz versteuern.

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Der Arbeitgeber bezuschusst das Mittagessen im Wert von 10,00€ in der Betriebskantine mit 5,50€ je Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer zahlt also 4,50€ selbst. Da dieser Wert den Sachbezugswert übersteigt, bleibt der Zuschuss steuerfrei. Würde der Arbeitgeber die 10,00€ komplett übernehmen, müssten 4,13€ als geldwerter Vorteil versteuert werden. Bei 9,00€ Zuzahlung durch den AG wären 3,13€ zu versteuern.

steuerfreie Bezüge Arbeitnehmer

Wichtig: Bei Mahlzeiten, die nicht in der betriebseigenen Kantine bezuschusst werden, darf der Arbeitgeber maximal 3,10€ zuzahlen.

Erstattung von Reisekosten

Bei der Abrechnung von Reisekosten können Arbeitgeber folgende Beträge steuerfrei an ihre Mitarbeiter erstatten:

Verpflegungsmehraufwendungen:
Abwesenheit mehr als 8 Stunden bzw. An-/Abreisetag: 14,00€
Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 32,00 €

Fahrtkosten:
Reisekostenpauschale Pkw 0,30€/km (Motorrad 0,20€/km)
bzw. die tatsächlich angefallenen und nachgewiesene Kosten

Übernachtungspauschale::
Steuerfreie Übernachtungspauschale in Höhe von 20€ (ohne Frühstück) pro Übernachtung im Inland bzw. die Pauschale für das entsprechende Land

Übernachtungspauschalen im Ausland liegen zum Teil erheblich über der Inlandspauschale. Es lohnt sich daher, bei Auslandsreisen die Kosten als Arbeitnehmer privat zu verauslagen und sich die volle Pauschale steuerfrei durch den Arbeitgeber erstatten zu lassen.

Gehaltsumwandlung Reisekosten (Umwandlung möglich)

Für Arbeitnehmer, die beruflich viel Zeit im Ausland verbringen, gibt es einen Trick, sich mit nicht erstatteten Reisekosten deutlich mehr Netto vom Brutto auszahlen zu lassen: Die Reisekosten werden vom Bruttolohn abgezogen und mindern die Lohnsteuer – eine klassische Gehaltsumwandlung. Eine solche Vereinbarung muss allerdings vor Entstehung des Vergütungsanspruchs erfolgen.

An einem Beispiel wird die Funktionsweise schnell klar: Sie sind eine Woche beruflich in Barcelona. Für An- und Abreisetag sowie 4 Übernachtungen entstehen Ihnen Reisekosten von 514€. Der Arbeitgeber erstattet die privat verauslagten Kosten in Höhe von 300€. Der Differenzbetrag von 214€ wird vom Bruttogehalt abgezogen und als sozialversicherungs- und steuerfreie Reisekosten ausbezahlt.

Fazit: Mehr Netto vom Brutto

Durch die Nettolohnoptimierung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Mehrwert bieten, ohne dass Steuer oder Sozialabgaben die zusätzlich geleisteten Zuwendungen wieder zunichtemachen. Viele der genannten Leistungen können Arbeitnehmer zusätzlich zu ihrem Gehalt steuerfrei vereinnahmen. Im Falle von Gehaltsumwandlungen ist jedoch zu beachten: Eine Umwandlung von steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bezügen reduziert die Ansprüche auf Arbeitslosen- und Krankengeld sowie die spätere Rente.

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FAQs

Welche Zuschläge sind für Arbeitnehmer steuerfrei?

Gehaltszuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und abgabenfrei. Arbeitgeber können ihre Beschäftigten zudem mit steuerfreien Zuschüssen zur Gesundheitsförderung oder Kinderbetreuung unterstützen oder ihnen Geräte zur Datenverarbeitung (Smartphone, Laptop) zur Verfügung stellen. Auch Sachzuwendungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.

Was sind steuerfreie Zuschläge?

Während die Zuschläge für Überstunden und Mehrarbeit einen steuerpflichtigen Lohnbestandteil darstellen, können Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in bestimmten Grenzen steuerfrei vergolten werden. Weitere steuerfreie Zuschussmöglichkeiten bestehen beispielsweise bei der Gesundheitsförderung und Kinderbetreuung. Auch Sachzuwendungen sind unter bestimmten Bedingungen steuerfrei.

Wann sind Zuschläge für Arbeitnehmer steuerfrei?

Damit der Arbeitgeber Zuschläge steuerfrei auszahlen kann, müssen diese zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlt werden. Gehaltsumwandlungen sind nur in Ausnahmefällen steuerfrei. Zudem können zusätzliche Formvorschriften oder Nachweispflichten zum Tragen kommen.

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