Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung

Ihnen wurde eine Sozialversicherungsprüfung angekündigt? Keine Sorge! Anders als bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen oder Betriebsprüfungen handelt es sich bei der Sozialversicherungsprüfung in der Regel um eine routinemäßige Prüfung. Dabei können Sie mit einer soliden Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung dem reibungslosen Ablauf der Prüfung zuarbeiten.

Im Fokus der Sozialversicherungsprüfung: Verträge mit Dienstleistern (Scheinselbstständigkeit), Lohnunterlagen, alle Beschäftigungsverhältnisse sowie insbesondere kurzzeitige Beschäftigungen, für die keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden.

Ablauf der Sozialversicherungsprüfung

Sie Sozialversicherungsprüfung wird von den Rentenversicherungsträgern auf Basis des § 28p Sozialgesetzbuch IV durchgeführt. Dabei unterteilt sich die Prüfung in drei Phasen:

Phase 1) Die Ankündigung

Im ersten Schritt kündigt sich der Rentenversicherungsträger für eine Sozialversicherungsprüfung an. Dies geschieht in der Regel routinemäßig alle 3-4 Jahre. In jenem Schreiben wird Ihnen ein Termin für die Prüfung vor Ort angekündigt, meist mit einem Zeitraum von 2 Wochen. Sie können beantragen, dass dieser Termin verschoben wird. Allerdings ist hierfür ein besonders wichtiger Grund erforderlich. In der Regel erhalten Sie jedoch noch bevor Sie ein Schreiben erreicht eine telefonische oder schriftliche Information durch den Prüfer, sodass Sie in der Praxis wesentlich mehr Vorbereitungszeit haben.

Phase 2) Die Sozialversicherungsprüfung

Im Vorfeld kündigt der Prüfer an, welche Daten geprüft werden sollen. Dabei kann es sich um ausgewählte Kontenblätter und unterschiedliche Zugriffsarten (Z1, Z2, Z3) handeln. Anschließend erfolgt die eigentliche Prüfung bei Ihnen vor Ort oder (nachdem die gewünschten Daten übergeben wurden) in den eigenen Büros des Prüfers: Im Rahmen der Prüfung wird nachvollzogen, ob Sie Ihre gesetzlichen Meldepflichten gemäß § 28a Sozialgesetzbuch IV eingehalten haben. Des Weiteren werden die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung auf ihre korrekte Berechnung und Abführung geprüft. In diesem Zuge werden alle Beschäftigungsverhältnisse aus dem vom Prüfer gewünschten Zeitraum geprüft – sowohl die Bestehenden, als auch beendete Beschäftigungen.

Phase 3) Schlussbesprechung

Anschließend erfolgt die Schlussbesprechung mit dem Prüfer, in der die Ergebnisse besprochen werden. In dieser finalen Besprechung haben Sie die Möglichkeit, Auffälligkeiten abschließend zu klären sowie Kompromisse für Nachzahlungsansprüche zu finden.

Werkstudenten:

Als Werkstudent gilt, wer eine gültige Immatrikulationsbescheinigung bei Ihnen einreicht und nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Dabei müssen für Werkstudenten keine Pflege-, Kranken- oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden – außer für die Rentenversicherung. Wichtig: Werkstudenten müssen ihre Arbeitszeit lückenlos über einen Stundenzettel dokumentieren. Achten Sie im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung auf die Vollständigkeit aller Stundenzettel!

Kurzfristige Beschäftigungen:

Achten Sie auf eine korrekte Meldung von kurzzeitigen Beschäftigten und Beschäftigten, die bereits in der Probezeit Ihr Unternehmen wieder verlassen haben. Einer der häufigsten Fehler: der Arbeitgeber meldet einen Arbeitnehmer, der nach 4 Wochen Probezeit das Unternehmen verlässt, nachträglich bei der Minijob-Zentrale.

Für Minijobber, die von Beginn an als Minijobber eingestellt wurden, muss ebenfalls die Arbeitszeit lückenlos dokumentiert werden. Weiterhin ist die 400-€-Grenze strikt einzuhalten. Dabei gilt die Faustregel, dass diese Grenze bis zu zweimal aus wichtigem Grund überschritten werden darf.

Künstler & die Künstlersozialabgabe:

Weiterhin wird im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung geprüft, ob die Künstlersozialabgabe für selbstständige Künstler und Publizisten ordnungsgemäß abgeführt wurde.

Dienstleister:

Dienstleister rücken ebenfalls in den Fokus einer Sozialversicherungsprüfung, denn nicht selten liegen Scheinselbstständigkeiten vor. Aus diesem Grund werden ebenso die Dienstleisterverträge und die zugehörigen Kontenblätter der Buchhaltung geprüft. Achten Sie darauf, dass weder aus den Buchungen, noch aus den Verträgen eine Scheinselbstständigkeit konstruiert werden kann.

Wann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor?
Sofern ein Dienstleister (offiziell selbstständig) regelmäßig und den größten Teil seines Umsatzes langfristig über Ihr Unternehmen erzielt, Ihre Büro-Infrastruktur nutzt (firmeneigener PC, Telefondurchwahl, …) oder Firmenkleidung trägt, so kann von einer Scheinselbstständigkeit ausgegangen werden. Der Dienstleister muss nachweislich alle Merkmale eines eigenständigen Unternehmers erfüllen.

Vorbereitung eines „Prüfungsbüros“

In der Regel findet die Sozialversicherungsprüfung nicht bei Ihnen vor Ort statt. Sollte der Prüfer jedoch eine Prüfung bei Ihnen vor Ort wünschen, gehört im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung die Bereitstellung einer Räumlichkeit für den Prüfer dazu. Dieser Raum sollte abschließbar und nicht weit von Ihrem Büro entfernt sein. Sollten Sie keinen Raum in Ihrem Firmengebäude bereitstellen können, wäre eine kurzfristige „Raummiete“ bei Ihrem Steuerberater denkbar.

Was passiert bei Auffälligkeiten?

Sollte es unerklärliche Auffälligkeiten nach der Prüfung geben, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. In diesem Fall müssen Sie, zum Beispiel nach Aufdeckung einer Scheinselbstständigkeit, sämtliche Sozialversicherungsbeiträge für den Dienstleister für den gesamten Tätigkeitszeitraum nachzahlen.

Auch im Falle von unvollständigen und fehlenden Dokumenten darf der Sozialversicherungsprüfer fehlende Zahlungen schätzen und diese einfordern.
In der Regel wird Ihnen nur bedingt die Möglichkeit eingeräumt, Unterlagen nachzureichen.

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