Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung

Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung
Veröffentlicht: 17.03.2020     /     Autor: Edward S.

Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung: das müssen Sie wissen!

Ihnen wurde eine Sozialversicherungsprüfung angekündigt? Keine Sorge! Anders als bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen oder Betriebsprüfungen handelt es sich bei der Sozialversicherungsprüfung in der Regel um eine routinemäßige Prüfung. Dabei können Sie mit einer soliden Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung dem reibungslosen Ablauf der Prüfung zuarbeiten.

Im Fokus der Sozialversicherungsprüfung: Verträge mit Dienstleistern (Scheinselbstständigkeit), Lohnunterlagen, alle Beschäftigungsverhältnisse sowie insbesondere kurzzeitige Beschäftigungen, für die keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden.

Was Sie bei der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung beachten müssen


Was Sie bei der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung beachten müssen und welche Rechte und Pflichten Sie haben –BuchhaltungsButler informiert Sie in diesem Artikel.

Ablauf der Sozialversicherungsprüfung

Sie Sozialversicherungsprüfung wird von den Rentenversicherungsträgern auf Basis des § 28p Sozialgesetzbuch IV durchgeführt. Dabei unterteilt sich die Prüfung in drei Phasen:

1

Die Ankündigung

Im ersten Schritt kündigt sich der Rentenversicherungsträger für eine Sozialversicherungsprüfung an. Dies geschieht in der Regel routinemäßig alle 3-4 Jahre. In jenem Schreiben wird Ihnen ein Termin für die Prüfung vor Ort angekündigt, meist mit einem Zeitraum von 2 Wochen. Sie können beantragen, dass dieser Termin verschoben wird. Allerdings ist hierfür ein besonders wichtiger Grund erforderlich. In der Regel erhalten Sie jedoch noch bevor Sie ein Schreiben erreicht eine telefonische oder schriftliche Information durch den Prüfer, sodass Sie in der Praxis wesentlich mehr Vorbereitungszeit haben.

2

Die Sozialversicherungsprüfung

Im Vorfeld kündigt der Prüfer an, welche Daten geprüft werden sollen. Dabei kann es sich um ausgewählte Kontenblätter und unterschiedliche Zugriffsarten (Z1, Z2, Z3) handeln. Anschließend erfolgt die eigentliche Prüfung bei Ihnen vor Ort oder (nachdem die gewünschten Daten übergeben wurden) in den eigenen Büros des Prüfers Im Rahmen der Prüfung wird nachvollzogen, ob Sie Ihre gesetzlichen Meldepflichten gemäß § 28a Sozialgesetzbuch IV eingehalten haben. Des Weiteren werden die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung auf ihre korrekte Berechnung und Abführung geprüft. In diesem Zuge werden alle Beschäftigungsverhältnisse aus dem vom Prüfer gewünschten Zeitraum geprüft – sowohl die Bestehenden, als auch beendete Beschäftigungen.

3

Schlussbesprechung

Anschließend erfolgt die Schlussbesprechung mit dem Prüfer, in der die Ergebnisse besprochen werden. In dieser finalen Besprechung haben Sie die Möglichkeit, Auffälligkeiten abschließend zu klären sowie Kompromisse für Nachzahlungsansprüche zu finden.

Prüfungsfokus: Studenten, Minijobber, Künstler & Dienstleister

Neben den „normalen Beschäftigungsverhältnissen“ auf Voll- oder Teilzeitbasis, werfen die Prüfer ein genaues Auge auf Werkstudenten, geringfügige Beschäftigungen, Dienstleister und Künstler. Dabei liegt der Fokus ebenso auf einer eventuellen Scheinselbstständigkeit.
Sie als Arbeitgeber sollten für jede Kategorie auf die folgenden Punkte achten:

Werkstudenten:

Als Werkstudent gilt, wer eine gültige Immatrikulationsbescheinigung bei Ihnen einreicht und nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Dabei müssen für Werkstudenten keine Pflege-, Kranken- oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden – außer für die Rentenversicherung. Wichtig: Werkstudenten müssen ihre Arbeitszeit lückenlos über einen Stundenzettel dokumentieren. Achten Sie im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung auf die Vollständigkeit aller Stundenzettel!

Vorsicht

Legt ein Werkstudent ein Urlaubssemester ein, verliert jene/r den Studentenstatus und muss als normaler Arbeitnehmer eingestuft werden. Auch dann, wenn die 20-Stunden-Grenze nicht überschritten wird! Ausnahme: das Urlaubssemester wird unmittelbar vor der Abschlussprüfung eingelegt.

Vorsicht

Haben Sie eine tarifvertragliche Einigung über Weihnachts- und/oder Urlaubsgeld, so müssen Sie dies im Arbeitsgeld des Minijobbers berücksichtigen. Sollten die Zuzahlungen dazu führen, dass die 400-€-Grenze überschritten wird, wird dies in der Prüfung geahndet.

Kurzfristige Beschäftigungen:

Achten Sie auf eine korrekte Meldung von kurzzeitigen Beschäftigten und Beschäftigten, die bereits in der Probezeit Ihr Unternehmen wieder verlassen haben. Einer der häufigsten Fehler: der Arbeitgeber meldet einen Arbeitnehmer, der nach 4 Wochen Probezeit das Unternehmen verlässt, nachträglich bei der Minijob-Zentrale.

Für Minijobber, die von Beginn an als Minijobber eingestellt wurden, muss ebenfalls die Arbeitszeit lückenlos dokumentiert werden. Weiterhin ist die 400-€-Grenze strikt einzuhalten. Dabei gilt die Faustregel, dass diese Grenze bis zu zweimal aus wichtigem Grund überschritten werden darf.

Künstler & die Künstlersozialabgabe:

Weiterhin wird im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung geprüft, ob die Künstlersozialabgabe für selbstständige Künstler und Publizisten ordnungsgemäß abgeführt wurde.

Dienstleister:

Dienstleister rücken ebenfalls in den Fokus einer Sozialversicherungsprüfung, denn nicht selten liegen Scheinselbstständigkeiten vor. Aus diesem Grund werden ebenso die Dienstleisterverträge und die zugehörigen Kontenblätter der Buchhaltung geprüft. Achten Sie darauf, dass weder aus den Buchungen, noch aus den Verträgen eine Scheinselbstständigkeit konstruiert werden kann.

Wann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor?
Sofern ein Dienstleister (offiziell selbstständig) regelmäßig und den größten Teil seines Umsatzes langfristig über Ihr Unternehmen erzielt, Ihre Büro-Infrastruktur nutzt (firmeneigener PC, Telefondurchwahl, …) oder Firmenkleidung trägt, so kann von einer Scheinselbstständigkeit ausgegangen werden. Der Dienstleister muss nachweislich alle Merkmale eines eigenständigen Unternehmers erfüllen.


Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler Logo

BuchhaltungsButler: modern und innovativ

Der BuchhaltungsButler ist das Synonym für Buchhaltung der neuesten Generation! Mit unserer innovativen, KI-gestützten Buchhaltungssoftware stellen Sie Ihre Buchhaltung auf Auto-Pilot. Modernes Zahlungs- und Belegmanagement sowie datensicherer Export Ihrer Dokumente machen den BuchhaltungsButler zu dem, was er ist: ein Muss für jeden, der seine Buchhaltung auf das nächste Level bringen möchte.

BuchhaltungsButler ist DSGVO- und GoBD-konform sowie made & hosted in Germany.

Live-Demo vereinbaren

Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung: die wichtigsten Punkte

Im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung sind folgende goldene Regeln zu beachten.

Konsultieren Sie Ihren Steuerberater!

    • Im ersten Schritt im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren. Sobald Sie die Ankündigung der Prüfung in den Händen halten, greifen Sie zum Telefon und vereinbaren einen Termin für eine Sichtung aller Unterlagen und zur Durchführung einer Schwachstellenanalyse.

Die Schwachstellenanalyse

    • Die Schwachstellenanalyse als Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung ist ein zentrales Element. Dabei gilt sie als Kernelement für alle Betriebsprüfungen jeder Art. Sichten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater und Ihrem zuständigen Mitarbeiter für Verträge und Gehaltsabrechnungen die Dokumente und eruieren Sie mögliche Schwachstellen, die Sie sukzessive bis zum Prüfungstermin abbauen.

Vorbereitung eines „Prüfungsbüros“

    • In der Regel findet die Sozialversicherungsprüfung nicht bei Ihnen vor Ort statt. Sollte der Prüfer jedoch eine Prüfung bei Ihnen vor Ort wünschen, gehört im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung die Bereitstellung einer Räumlichkeit für den Prüfer dazu. Dieser Raum sollte abschließbar und nicht weit von Ihrem Büro entfernt sein. Sollten Sie keinen Raum in Ihrem Firmengebäude bereitstellen können, wäre eine kurzfristige „Raummiete“ bei Ihrem Steuerberater denkbar.

Die Schwachstellenanalyse

    • Stundenzettel
      Stundenzettel, insbesondere für Minijobber und Werkstudenten, müssen einheitlich und lückenlos geführt werden und von Ihnen als Arbeitgeber unterzeichnet bereit liegen.

Weihen Sie Ihre zuständigen Mitarbeiter ein!

    • Wichtig für die bevorstehende Prüfung ist die Einweihung Ihrer zuständigen Mitarbeiter aus dem Personalwesen. Bereiten Sie die Unterlagen gemeinsam auf, sodass keine Details zu offenen, folgeträchtigen Fragen werden.

Redeverbot für Ihre Mitarbeiter

    • Wie für alle anderen Betriebsprüfungen, gilt auch für die Sozialversicherungsprüfung ein absolutes Redeverbot für Ihre Mitarbeiter. Prüfer können über den Smalltalk an Informationen gelangen und diese zu Ihren Ungunsten in der Prüfung verwenden. Daher sollten Sie allen Mitarbeitern, die nicht als Ansprechpartner für den Prüfer fungieren, ein striktes Redeverbot erteilen.

Vorbereitung der Lohnunterlagen

    • Mit der Ankündigung der Prüfung erhalten Sie eine Information über den gewünschten Zeitraum. Sorgen Sie im Rahmen der Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung dafür, dass alle Verträge, Lohnunterlagen, Stundenzettel & Co. vollständig und korrekt verfügbar sind.


Aufbereitung der Unterlagen

    • Dokumentieren Sie parallel zu Ihren Standardunterlagen besondere Wechsel zwischen Arbeitsverhältnissen, Abstufung und Aufstufung der Stundenanzahl, Urlaubssemester Ihrer Werkstudenten etc. auf einem Spickzettel. Somit können Sie auf Fragen, die sich während der Prüfung stellen, sicher und gezielt reagieren.


Arbeitsverträge

    • Arbeitsverträge
      So müssen auch die Arbeitsverträge und Verträge mit Dienstleistern übersichtlich aufbereitet werden, sodass der Prüfer sich innerhalb kurzer Zeit in die Unterlagen einarbeiten kann.


Halten Sie sich verfügbar!

  • Während der Prüfung sind Sie gemäß § 28p Abs. 5 Sozialgesetzbuch IV sogenannte „Prüfhilfen“ zu leisten. Demnach müssen Sie sich für Fragen stets verfügbar halten und Unterlagen unverzüglich zur Verfügung stellen.

Tipp

Achten Sie darauf, dass in Arbeitsverträgen für spezielle Aufgabenbereiche (z.B. für die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen) Verschwiegenheitserklärungen unterzeichnet wurden.

Was passiert bei Auffälligkeiten?

Sollte es unerklärliche Auffälligkeiten nach der Prüfung geben, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. In diesem Fall müssen Sie, zum Beispiel nach Aufdeckung einer Scheinselbstständigkeit, sämtliche Sozialversicherungsbeiträge für den Dienstleister für den gesamten Tätigkeitszeitraum nachzahlen.

Auch im Falle von unvollständigen und fehlenden Dokumenten darf der Sozialversicherungsprüfer fehlende Zahlungen schätzen und diese einfordern.
In der Regel wird Ihnen nur bedingt die Möglichkeit eingeräumt, Unterlagen nachzureichen.

Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung: die Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung dient zur Rekapitulation der Prüfung. In dieser Besprechung haben Sie nochmals die Gelegenheit, die Prüfungsergebnisse zu besprechen und offene Fragen zu klären.
Sollten sich Auffälligkeiten ergeben haben, woraus Nachzahlungsforderungen entstehen, können Sie gemeinsam mit dem Prüfer das weitere Vorgehen besprechen.

Sie benötigen Unterstützung beim Export Ihrer Daten zur „Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung“? Kontaktieren Sie unser Support-Team! Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Hat Ihnen der Artikel gefallen?

Bewertung
[Stimmen: 2; Durchschnitt: 5]

Live-Demo Icon Live-Demo →

Vereinbaren Sie eine Live-Demo des BuchhaltungsButlers.
Unverbindlich. Schnell. Kostenfrei.

Newsletter Icon BuchhaltungsButler Newsletter

Mit der automatisierten Buchhaltung von BuchhaltungsButler
sparen Sie bis zu 80% Zeit.