Automatisierte Kreditorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung – was steckt dahinter?
Was ist die Kreditorenbuchhaltung? Spätestens wenn Sie sich als Unternehmen, Start-up oder Freelancer dazu entschieden haben, die Buchhaltung selbst zu machen, begegnet Ihnen der Begriff Kreditorenbuchhaltung. Zusammen mit der Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung ein wichtiger Bestandteil der doppelten Buchführung.
Was sind Kreditoren?
Kreditoren sind – in Verbindung mit der Buchhaltung – Lieferanten oder etwaige andere Dienstleister, die für Ihr Unternehmen arbeiten, also Leistungen erbringen. Dabei ist die Kreditorenbuchhaltung für alle bilanzierenden Unternehmen im Rahmen der doppelten Buchführung verpflichtend.
Im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung geht es jedoch nicht nur darum, einen Überblick über externe Leistungen zu haben, sondern auch eingehende Rechnungen zu begleichen. Zusätzlich bietet die Kreditorenbuchhaltung Vorteile bei der Nachvollziehbarkeit von Ausgaben für einzelne Lieferanten.
Der Begriff der Kreditorenbuchhaltung hat ihren Namen, da Sie als Unternehmen streng genommen einen „Kredit“ erhalten, wenn Sie Leistungen oder Waren erhalten. Erst nach Bezahlung ist die Kreditorenbuchhaltung daher abgeschlossen.
Bereiche der Kreditorenbuchhaltung
Die Pflege bestehender Kreditoren macht dabei einen wichtigen Bereich aus, denn um als Unternehmen effektiv arbeiten zu können, sollten gewisse Stammdaten der Kreditoren in der Buchhaltungssoftware erfasst werden. Hierzu werden die wichtigsten Daten hinterlegt, vor allem Kontakt- und Zahlungsdaten oder die Umsatzsteuer ID. Sofern für einen neuen Kreditor noch kein Kreditorenkonto angelegt wurde, können Sie dieses ganz einfach bei der Belegerfassung in wenigen Schritten einrichten oder gesammelt im CSV Format importieren.
Ein weiterer wichtiger Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist die Prüfung von Eingangsrechnungen. Hier sollte insbesondere geprüft werden, ob alle erforderlichen Angaben (insbesondere gesetzliche Pflichtangaben) auf der Rechnung enthalten sind und alle Positionen und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Andernfalls kann es passieren, dass Sie Rechnungen steuerlich nicht geltend machen können.
Mit BuchhaltungsButler können Sie die erhaltenen Rechnungen schnell und effizient dem richtigen Kreditor zuweisen. So erkennt unsere KI-gestützte Belegerkennung die relevanten Daten auf der Rechnung, kontiert diese bereits auf ein passendes Buchungskonto und ordnet diese dem richtigen Kreditor zu.
Wann brauchen Sie eine eigene Kreditorenbuchhaltung?
Wann muss ein Unternehmen Kreditoren und Debitoren buchen? Diese Frage ist grundsätzlich recht einfach zu beantworten – alle Unternehmen mit Bilanzierungspflicht müssen Eingangsrechnungen kreditorisch erfassen. Entweder ist Ihr Unternehmen bereits aufgrund seiner Unternehmensform (wie GmbH und UG) zur doppelten Buchführung verpflichtet oder aufgrund der Größe. So ist ein Einzelunternehmer ab einem Umsatz von 600.000€ oder einem Gewinn von 60.000€ bilanzierungspflichtig.
Der Umfang der Kreditorenbuchhaltung kann von Unternehmen zu Unternehmen insbesondere je nach Größe des Unternehmens variieren. Jedoch sollte die Buchhaltung jederzeit strukturiert und nachvollziehbar sowie GoBD-konform sein. Hierbei erleichtert BuchhaltungsButler die GoBD-konforme Buchhaltung.
Der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren? Einfach gesagt, sind Kreditoren Ihre Lieferanten, von denen Sie bis zur Zahlung Waren oder Dienstleistungen auf Kredit beziehen. Debitoren sind Ihre Kunden, denen Sie für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren eine Rechnung ausstellen.
So wird in der Buchhaltung entsprechend immer zwischen Kreditoren und Debitoren unterschieden. Bilanzierende Unternehmen müssen Eingangsrechnungen kreditorisch und Ausgangsrechnungen debitorisch erfassen. Das Gleiche gilt für die dazugehörige Zahlung.
Kreditoren mit BuchhaltungsButler anlegen
Mit BuchhaltungsButler können Sie Kreditorenkonten einfach und effizient anlegen und aktualisieren. Hierzu haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
- Import von Kreditorendaten im CSV-Format
- Bei Rechnungserhalt (Upload oder Import von Rechnungen): Mittels unserer KI-gestützten Belegerkennung können Sie Kreditoren ganz einfach anlegen, da die relevanten Daten meist automatisch erkannt und bereits als Vorschlag eingetragen werden
Sie wollen die Daten eines Kreditorenkontos aktualisieren? Aktualisierungen wie eine neue Anschrift oder eine neue Bankverbindung können Sie ganz einfach in wenigen Schritten vornehmen.
Buchungsbeispiel Kreditorenbuchhaltung
Ein Unternehmen hat Ware im Wert von 1.000,00€ (Bsp. zwei Schreibtische im Wert von 500€, Sofortabschreibung) von einem Lieferanten (Kreditoren) geliefert bekommen. Die erhaltene Rechnung (Eingangsrechnung) wird wie folgt gebucht:
1. Upload / Import der Eingangsrechnung:
Die Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung wird von dem jeweiligen Aufwandskonto an das jeweilige Kreditorenkonto gebucht. Die enthaltene Vorsteuer wird dabei automatisch erkannt und gebucht.
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S4855; Sofortabschreibung GW (Geringwertige Wirtschaftsgüter)
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H70000; bzw. individuelles Kreditorenkonto
2. Bei Bezahlung der erhaltenen Rechnung:
Hier wird das jeweilige Kreditorenkonto an Bank gebucht und das Kreditorenkonto bei vollständiger Bezahlung ausgeglichen.
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S70000; bzw. individuelles Kreditorenkonto
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H1200; Bank
Kleinere Rechnungen oder einmalige Rechnungen können ggf. auch gegen ein Kreditorensammelkonto (standardmäßig 70000) gebucht und ausgeglichen werden. Mit dem Kreditorensammelkonto werden Eingangsbelege von mehreren Lieferanten kreditorisch verbucht, ohne dass diesen jeweils ein individuelles Kreditorenkonto zugewiesen wird. Dies macht vor allem bei Kleinbeträgen oder Lieferanten Sinn, von denen Sie lediglich einmalig Leistungen beziehen.
Auch für kleinere Unternehmen kann es Sinn machen, Eingangsrechnungen kreditorisch auf einem Sammelkonto zu erfassen. Jedoch sollten Eingangsrechnungen dennoch strukturiert sowie nachvollziehbar im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) kreditorisch verbucht werden.
Gerade bei größeren Beträgen und für langfristige Kundenbeziehungen sollte bereits aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ein eigenes Kreditorenkonto erstellt und bebucht werden. Im Zweifel sollte hierzu der individuelle Umfang und die Anforderungen an die Kreditorenbuchhaltung mit einem Steuerberater abgesprochen werden.
Kreditorenbuchhaltung in wenigen Schritten
Durch die KI-gestützte Belegerkennung kann BuchhaltungsButler Ihre Eingangsrechnungen automatisch vorkontieren und dem richtigen Kreditorenkonto zuordnen sowie den Aufwand und die Vorsteuer buchen. Sie müssen dann in der Regel lediglich die Buchungsvorschläge bestätigen. Gleichzeitig kann BuchhaltungsButler Zahlungseingänge auf den Kreditorenausgleich vorkontieren, sodass Sie lediglich die Belegzuordnung bestätigen müssen. Damit können Sie die Kreditorenbuchhaltung auch mit wenig Vorkenntnissen in der Buchhaltung schnell und unkompliziert erledigen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Rechnungen eines Kreditors vollständig automatisiert zu erfassen, indem Sie hierfür Automatisierungsregeln definieren.