Doppelte Buchführung nach HGB

Man unterscheidet zwischen zwei grundsätzlichen Arten der Buchhaltung, der einfachen und der doppelten Buchführung. Für manche Gewerbetreibende reicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, größere Unternehmen können nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet sein. Diese ist eine komplexere, aber auch effektivere Methode, Veränderungen bei Vermögen und Schulden eines Unternehmens zu dokumentieren und aufzubereiten.

Durch das doppelte Zuordnen von Geschäftsvorgängen auf den Konten der Aktiv- und Passivseite einer Bilanz ist immer nachvollziehbar, woher das Geld dafür stammt und wofür es verwendet wurde. Dadurch gewinnt der Unternehmer tiefere Einblicke in die Unternehmenslage als bei der einfachen Buchführung. Informationen zum Unternehmen wie die Höhe der Warenbestände, Personalkosten oder die Zusammensetzung des Fremdkapitals lassen sich zu jeder Zeit übersichtlich einsehen. Die doppelte Buchführung ist außerdem die Grundlage für das Controlling und Preiskalkulationen sowie die Besteuerung durch das Finanzamt.

Die Pflicht zur doppelten Buchführung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Nach §238 HGB ist jeder Kaufmann zur doppelten Buchführung verpflichtet und muss einen Abschluss aufstellen, der das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellt (§242 HGB).

Die Aufzeichnungen in den Handelsbüchern sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Sie können als Belegablage oder auf Datenträgern geführt werden (§239 HGB).

Darüber hinaus regelt §141 AO die steuerrechtliche Buchführungspflicht für bestimmte Steuerpflichtige mit konkreten Umsatz- und Gewinngrenzen.

Zu den Kaufleuten im Sinne des HGB, die ihren Gewinn mit der doppelten Buchführung ermitteln müssen, gehören alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute und Handelsgesellschaften:

Nicht eingetragene Einzelunternehmer und Personengesellschaften (GbRs) sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 600.000€ oder einen Gewinn von über 60.000€ erzielt haben.

Freiberufler sind unabhängig von Umsatz- und Gewinngrenzen nicht verpflichtet, ihren Gewinn nach der doppelten Buchführung zu ermitteln. Für sie reicht eine einfache EÜR aus.

Laut Definition erfasst man bei der doppelten Buchführung Geschäftsvorgänge zweifach. Dazu dienen aktive und passive Bestands– sowie Erfolgskonten. Typisch für sie ist der spiegelbildliche Aufbau aus Soll- und Habenseite (T-Konten). Man bucht immer “Soll an Haben” und dokumentiert damit, wo das Geld für eine Ausgabe herkommt (z. B. vom Bankkonto oder aus Krediten) und wofür es verwendet wird (z. B. für Werkzeuge oder Personalkosten). In einem Buchungssatz wird immer zuerst das Soll-Konto und dann das Haben-Konto angesprochen – deswegen heißt es “Soll an Haben”.

Beispiel für doppelte Buchführung:
Ein HGB-Unternehmen kauft einen Organizer fürs Assistenzbüro. Statt wie in der EÜR einfach nur die Ausgabe zuzuordnen, lautet der zweiteilige Buchungssatz (ohne Berücksichtigung von Steuern):

Alle Bestandskonten sind in der Bilanz zusammengefasst. Sie gliedert sich in Aktiv- und Passivseite, auf denen Vermögen und Schulden des Unternehmens geführt werden. Die Bestandskonten spiegeln dabei die einzelnen Posten der Bilanz wider. Die Bilanzsumme kann sich mit jeder Buchung ändern, wenn Buchungen Vermögen und Schulden eines Unternehmens erhöhen oder vermindern. Beide Seiten der Bilanzsumme müssen jedoch immer im Gleichgewicht sein.

Um die Bilanz zum Jahresende abzuschließen, stellt der Unternehmer die Gewinn- und Verlustrechnung auf. Sie setzt sich aus den Erträgen und Aufwendungen des Unternehmens zusammen und wird über das Eigenkapital abgeschlossen. Dazu gehören z. B. Löhne & Gehälter, Miet- & Pachtaufwendungen oder Zinserlöse. Sie werden auf Erfolgskonten, den sogenannten Aufwands- und Erlöskonten, verbucht. Das Ergebnis der GuV bildet den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens ab und ist die Basis für die Berechnung der Unternehmenssteuern durch das Finanzamt.

Bei der Buchführung greift man auf verschiedene Bücher zurück. Am wichtigsten sind dabei Grund- und Hauptbuch.
Grundlage für die Bilanzierung von Geschäftsvorgängen ist das Journal. Es wird auch als Grundbuch eines Unternehmens bezeichnet.

Daneben können Unternehmen auch Nebenbücher führen, in denen einzelne Konten des Hauptbuchs ausgegliedert sind. Unternehmen können zum Beispiel ein Nebenbuch für jeden Kunden oder Lieferanten, ein Lohn- und Gehaltsbuch oder ein Kassenbuch führen.

In der einfachen Buchführung erfassen Unternehmer ihre Einnahmen und Ausgaben chronologisch. Dieses System ist als EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) bekannt. Nimmt die Zahl der Geschäftsvorgänge mit dem Unternehmenswachstum zu, werden diese meist auch komplexer. Dann kann die EÜR schnell unübersichtlich werden. 

Mit der doppelten Buchführung erfolgt die Gewinnermittlung in einem zweiteiligen Jahresabschluss durch Aufstellen von Bilanz und GuV. Die Geschäftsvorgänge werden dabei auf Konten sachbezogen gebucht und auf diese Weise thematisch sortiert. Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle, die transparente Dokumentation vielschichtiger Transaktionen und die Daten lassen sich im Anschluss besser aufbereiten.

Nicht jeder ist zur doppischen Buchführung verpflichtet. Einige Unternehmen entscheiden sich dennoch freiwillig dafür. Das kann sinnvoll sein, wenn sie ungewisse Verbindlichkeiten aus Geschäftsrisiken steuerwirksam verbuchen wollen (Rückstellungen). Mit einer aussagekräftigen betriebswirtschaftlichen Aufstellung lässt sich zudem die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens besser nachweisen. Die detaillierten Daten aus Rechnungswesen und Controlling helfen auch dabei, bessere unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Vor einem Wechsel sollten Unternehmer neben den Vorteilen aber auch die Nachteile in Betracht ziehen.