Doppelte Buchführung nach HGB

Susanne Woda
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Doppelte Buchführung nach HGB | BuchhaltungsButler


Rechnungswesen und Buchhaltung sind wichtige Instrumente bei der Dokumentation, Planung und Kontrolle eines Unternehmens. Das Führen von Geschäftsbüchern anhand von Belegen sichert die lückenlose Aufzeichnung aller Wertveränderungen in einem Unternehmen. Wir erklären, was doppelte Buchführung heißt, wer doppelte Bücher führen muss und wann ein Wechsel von der einfachen Buchführung sinnvoll oder vorgeschrieben ist.

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Was bedeutet doppelte Buchführung?

Man unterscheidet zwischen zwei grundsätzlichen Arten der Buchhaltung, der einfachen und der doppelten Buchführung. Für manche Gewerbetreibende reicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, größere Unternehmen können nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet sein. Diese ist eine komplexere, aber auch effektivere Methode, Veränderungen bei Vermögen und Schulden eines Unternehmens zu dokumentieren und aufzubereiten.

Die doppelte Buchführung ist eine Buchhaltungssystematik für Kaufleute, um Transaktionen sachbezogen zu dokumentieren, zu ordnen und daraus das Geschäftsergebnis zu berechnen. Das Besondere: Man erfasst Geschäftsvorgänge stets zweimal. Jede Buchung auf einem Konto erfordert die Buchung auf einem Gegenkonto. Daher stammt auch der Name. Die doppelte Buchhaltung ist auch als Doppik oder doppische Buchführung bekannt.

zwei Personen machen ihre Nebenbuchhaltung

Durch das doppelte Zuordnen von Geschäftsvorgängen auf den Konten der Aktiv- und Passivseite einer Bilanz ist immer nachvollziehbar, woher das Geld dafür stammt und wofür es verwendet wurde. Dadurch gewinnt der Unternehmer tiefere Einblicke in die Unternehmenslage als bei der einfachen Buchführung. Informationen zum Unternehmen wie die Höhe der Warenbestände, Personalkosten oder die Zusammensetzung des Fremdkapitals lassen sich zu jeder Zeit übersichtlich einsehen. Die doppelte Buchführung ist außerdem die Grundlage für das Controlling und Preiskalkulationen sowie die Besteuerung durch das Finanzamt.

Rechtliche Grundlagen der doppelten Buchführung

Die Pflicht zur doppelten Buchführung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Nach §238 HGB ist jeder Kaufmann zur doppelten Buchführung verpflichtet und muss einen Abschluss aufstellen, der das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellt (§242 HGB).

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (§238 HGB)

Die Aufzeichnungen in den Handelsbüchern sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Sie können als Belegablage oder auf Datenträgern geführt werden (§239 HGB).

Darüber hinaus regelt §141 AO die steuerrechtliche Buchführungspflicht für bestimmte Steuerpflichtige mit konkreten Umsatz- und Gewinngrenzen.

Wer ist zur doppelten Buchhaltung verpflichtet und wer nicht?

Zu den Kaufleuten im Sinne des HGB, die ihren Gewinn mit der doppelten Buchführung ermitteln müssen, gehören alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute und Handelsgesellschaften:

  • Eingetragener Kaufmann (e. K.)
  • Offene Handelsgesellschaft (oHG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Unternehmergesellschaft (UG)

Nicht eingetragene Einzelunternehmer und Personengesellschaften (GbRs) sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 600.000€ oder einen Gewinn von über 60.000€ erzielt haben.

Freiberufler sind unabhängig von Umsatz- und Gewinngrenzen nicht verpflichtet, ihren Gewinn nach der doppelten Buchführung zu ermitteln. Für sie reicht eine einfache EÜR aus.

Eingetragene Kaufleute können sich von der doppelten Buchführung befreien lassen, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsätze unter 600.000€ und Überschüsse unter 60.000€ erzielt haben. Wenn sie die Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten, sind sie wieder zur Doppik verpflichtet.

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So funktioniert die doppelte Buchhaltung

Auf Konten buchen

Laut Definition erfasst man bei der doppelten Buchführung Geschäftsvorgänge zweifach. Dazu dienen aktive und passive Bestands– sowie Erfolgskonten. Typisch für sie ist der spiegelbildliche Aufbau aus Soll- und Habenseite (T-Konten). Man bucht immer “Soll an Haben” und dokumentiert damit, wo das Geld für eine Ausgabe herkommt (z. B. vom Bankkonto oder aus Krediten) und wofür es verwendet wird (z. B. für Werkzeuge oder Personalkosten). In einem Buchungssatz wird immer zuerst das Soll-Konto und dann das Haben-Konto angesprochen – deswegen heißt es “Soll an Haben”.

Beispiel für doppelte Buchführung:
Ein HGB-Unternehmen kauft einen Organizer fürs Assistenzbüro. Statt wie in der EÜR einfach nur die Ausgabe zuzuordnen, lautet der zweiteilige Buchungssatz (ohne Berücksichtigung von Steuern):

Kauf Büromaterial

s 4930; Bürobedarf 19% VSt. 25€*
h 1200; Bank 25€

Die Bilanz

Alle Bestandskonten sind in der Bilanz zusammengefasst. Sie gliedert sich in Aktiv- und Passivseite, auf denen Vermögen und Schulden des Unternehmens geführt werden. Die Bestandskonten spiegeln dabei die einzelnen Posten der Bilanz wider. Die Bilanzsumme kann sich mit jeder Buchung ändern, wenn Buchungen Vermögen und Schulden eines Unternehmens erhöhen oder vermindern. Beide Seiten der Bilanzsumme müssen jedoch immer im Gleichgewicht sein.

Gewinn- und Verlustrechnung

Um die Bilanz zum Jahresende abzuschließen, stellt der Unternehmer die Gewinn- und Verlustrechnung auf. Sie setzt sich aus den Erträgen und Aufwendungen des Unternehmens zusammen und wird über das Eigenkapital abgeschlossen. Dazu gehören z. B. Löhne & Gehälter, Miet- & Pachtaufwendungen oder Zinserlöse. Sie werden auf Erfolgskonten, den sogenannten Aufwands- und Erlöskonten, verbucht. Das Ergebnis der GuV bildet den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens ab und ist die Basis für die Berechnung der Unternehmenssteuern durch das Finanzamt.

Um die korrekte Buchung aller Geschäftsvorgänge zu gewährleisten, müssen Unternehmer die Konten ihrer Buchhaltung mit den Konten außerhalb des Rechnungswesens abgleichen. Klassisch ist die Abstimmung mit Bankkonten. Eine Buchhaltungssoftware ermöglicht über einen automatischen Abgleich die schnelle Kontrolle von Buchungen.

Bücher in der doppelten Buchhaltung

Bei der Buchführung greift man auf verschiedene Bücher zurück. Am wichtigsten sind dabei Grund- und Hauptbuch.
Grundlage für die Bilanzierung von Geschäftsvorgängen ist das Journal. Es wird auch als Grundbuch eines Unternehmens bezeichnet.

Hier werden alle Geschäftsvorfälle eines Jahres chronologisch aufgelistet. Diese überträgt man ins Hauptbuch, wo sie auf Bestandskonten dem sachlichen Grunde nach geordnet werden. Dabei spielt der Zeitpunkt keine Rolle mehr, solange er ins entsprechende Geschäftsjahr fällt. Die Konten im Hauptbuch sind nach einem bestimmten System geordnet und bezeichnet. Die meisten Unternehmen nutzen den standardisierten Kontenrahmen (SKR).

Internetrecherche Was ist doppelte Buchführung

Daneben können Unternehmen auch Nebenbücher führen, in denen einzelne Konten des Hauptbuchs ausgegliedert sind. Unternehmen können zum Beispiel ein Nebenbuch für jeden Kunden oder Lieferanten, ein Lohn- und Gehaltsbuch oder ein Kassenbuch führen.

Markus Schmetz

Markus Schmetz

Steuerberater bei Markus Schmetz Steuerberatung

Dipl. Kfm. (FH) Markus Schmetz ist Steuerberater, Fachberater für Finanz- und Vermögensplanung (DStV e.V.) und Inhaber einer Einzelpraxis in Düsseldorf. Er berät Privatpersonen, Existenzgründer und kleine und mittelständische Unternehmen. Im Unternehmensbereich hat er sich insbesondere auf die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen spezialisiert.

Einfache und doppelte Buchführung im Vergleich

In der einfachen Buchführung erfassen Unternehmer ihre Einnahmen und Ausgaben chronologisch. Dieses System ist als EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) bekannt. Nimmt die Zahl der Geschäftsvorgänge mit dem Unternehmenswachstum zu, werden diese meist auch komplexer. Dann kann die EÜR schnell unübersichtlich werden. 

Mit der doppelten Buchführung erfolgt die Gewinnermittlung in einem zweiteiligen Jahresabschluss durch Aufstellen von Bilanz und GuV. Die Geschäftsvorgänge werden dabei auf Konten sachbezogen gebucht und auf diese Weise thematisch sortiert. Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle, die transparente Dokumentation vielschichtiger Transaktionen und die Daten lassen sich im Anschluss besser aufbereiten.

Die amerikanische Journalbuchführung ist eine zeitsparende und übersichtliche Form der doppelten Buchführung. Sie stellt Geschäftsvorgänge und Konten in einer einzigen Tabelle dar. Einzelunternehmer, Kleinbetriebe oder auch Vereine, die nur wenige Konten benötigen, können auf diese Weise unkompliziert ihren Jahresabschluss erstellen

Unterschiede im Überblick

Doppelte Buchführung Einfache Buchführung
Sachbezogene Buchung der Geschäftsvorfälle auf zwei Konten (Soll und Haben) Chronologische Erfassung auf nur einem Konto
Gewinnermittlung über Bilanz und GuV möglich (direkte und indirekte Erfolgsermittlung) Gewinnermittlung aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben
Periodengerechtes Erfassen beim Entstehen von Erträgen und Aufwendungen Zu- und Abflussprinzip beim Buchen von Geschäftsvorfällen
Pflicht zur Durchführung einer jährlichen Inventur und Aufstellung des Inventars Keine Inventur und Inventar
Nebenbuchhaltung für mehr Details zu einzelnen Konten Keine Nebenbücher
Rückstellungen zulässig, Rechnungsabgrenzung erforderlich Keine Rückstellungen und Rechnungsabgrenzung

Freiwillig zur Doppik wechseln?

Nicht jeder ist zur doppischen Buchführung verpflichtet. Einige Unternehmen entscheiden sich dennoch freiwillig dafür. Das kann sinnvoll sein, wenn sie ungewisse Verbindlichkeiten aus Geschäftsrisiken steuerwirksam verbuchen wollen (Rückstellungen). Mit einer aussagekräftigen betriebswirtschaftlichen Aufstellung lässt sich zudem die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens besser nachweisen. Die detaillierten Daten aus Rechnungswesen und Controlling helfen auch dabei, bessere unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Vor einem Wechsel sollten Unternehmer neben den Vorteilen aber auch die Nachteile in Betracht ziehen.

Vorteile der doppelten Buchführung

  • Übersicht über alle Vermögenswerte durch sachbezogene Ordnung
  • Ein detaillierter Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens ist jederzeit möglich
  • Basis für komplexere Auswertungen in Controlling sowie Preiskalkulationen
  • Einfachere Kontrolle der Richtigkeit von Buchungen, da Unstimmigkeiten auf den Konten schnell auffallen
  • Das Geschäftsjahr ist nicht an das Kalenderjahr gebunden
  • Bessere Vergleichbarkeit zwischen Unternehmen

Nachteile der doppelten Buchführung

  • Aufwendiger und zeitintensiver durch zweifache Buchung und Erstellung des Jahresabschlusses
  • Buchhalterische Vorkenntnisse sind notwendig

Fazit: Zweifache Erfassung für mehr Transparenz und Kontrolle

Die doppelte Buchführung ist für fast alle Kaufleute im Sinne des HGB vorgeschrieben. Statt chronologisch wie bei der EÜR ordnet man Geschäftsvorfälle sachbezogen verschiedenen Bestands- und Erfolgskonten zu. Auf diese Weise lässt sich die Herkunft des Unternehmensvermögens transparent nachvollziehen und die wirtschaftliche und finanzielle Lage eines Unternehmens systematisch aufbereiten.

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FAQs

Wer macht doppelte Buchführung?

Zur doppelten Buchführung sind alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute und Handelsgesellschaften verpflichtet. Nicht eingetragene Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen doppelte Buchhaltung führen, wenn sie im vergangenen Geschäftsjahr mehr als 600.000€ Umsatz oder 60.000€ Gewinn erzielt haben.

Wann muss man eine doppelte Buchführung führen?

Als im Handelsregister eingetragenes Unternehmen bzw. bei mehr als 600.000€ Jahresumsatz oder 60.000€ Jahresgewinn.

Woher kommt die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung stammt aus Italien. Als Erster beschrieb Franziskanermönch und Mathematiker Luca Pacioli in seiner Enzyklopädie “Summa de Arithmetica Geometria Proportioni et Proportionalita” das System der doppelten Buchführung, wie sie unter venezianischen Kaufleuten üblich war.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Im Gegensatz zur einfachen EÜR erfasst die doppelte Buchhaltung jeden Geschäftsvorgang auf zwei Konten. Diese werden sachbezogen verschiedenen Bestands- und Erfolgskonten zugeordnet. Ergebnis ist ein zweifacher Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz, welche Vermögen und Schulden eines Unternehmens gegenüber stellt.

Was versteht man unter der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchhaltung oder Doppik ist die Methode zur kaufmännischen Buchführung nach HGB. Sie ermöglicht den zweiteiligen Jahresabschluss für die Ermittlung des Unternehmenserfolges über Bilanz und GuV.

Ist eine KG zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Ja. Eine KG ist ab Eintrag im Handelsregister Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs und muss aufgrund ihrer Rechtsform doppelte Buchhaltung führen.

Wie ermitteln Unternehmen, die keine doppelte Buchhaltung führen müssen, ihren Gewinn?

In der einfachen Buchführung ermittelt man den Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres aus der Differenz aller Einnahmen und Ausgaben.

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