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Häusliches Arbeitszimmer | BuchhaltungsButler
Unternehmer können die Kosten für ihre Betriebsräume als Betriebsausgaben geltend machen und damit ihre Gewinne und die Steuerlast senken. Doch wie sieht es bei einem Arbeitszimmer in den privaten Wohnräumen aus? Die Frage beschäftigt vor allem Selbstständige und Freiberufler, die viele Arbeiten von zu Hause aus erledigen. Um das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgabe abzusetzen, gelten bestimmte Einschränkungen. Welche Regelungen es gibt, wie Sie das häusliche Arbeitszimmer richtig buchen und welche steuerlichen Risiken es gibt, erfahren Sie hier.
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Wann Unternehmer ein häusliches Arbeitszimmer absetzen können
Grundsätzlich sind häusliche Arbeitszimmer und die Kosten für ihre Ausstattung gemäß Einkommensteuergesetz nicht abziehbar. Es gibt aber Ausnahmen von dieser Regel. Unternehmer haben zwei Möglichkeiten, die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, in dem sie eine freiberufliche oder selbständige Tätigkeit ausüben, geltend zu machen:
Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt ihrer betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit, können Unternehmer die Aufwendungen dafür in voller Höhe als Betriebsausgabe ansetzen. Dies ist oft bei Selbstständigen oder Freiberuflern der Fall, die keine eigenen Büroräume haben. Ausschlaggebend für den Tätigkeitsmittelpunkt sind vor allem inhaltliche und qualitative Aspekte der Tätigkeit und nicht unbedingt, wie viel Zeit Sie darin verbringen. Auch wenn Unternehmer vertrauliche Tätigkeiten nicht in ihrem Betrieb ausüben können, können sie die Kosten für das Arbeitszimmer absetzen.
Stellt das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der Tätigkeit dar, aber es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dürfen Unternehmer Kosten bis höchstens 1.250€ als Betriebsausgaben geltend machen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Betriebsräume keinen geeigneten Arbeitsplatz für Bürotätigkeiten bieten oder alle Arbeitsplätze zu 100% durch Mitarbeiter ausgelastet sind.
In allen anderen Fällen ist ein Betriebsausgabenabzug nicht möglich.
Die Homeoffice-Pauschale ist seit dem 1.1.2023 entfristet. Sie können nun 6€ pro Tag und für maximal 210 Tage statt bisher 120 Homeoffice-Tagen steuerlich geltend machen. Der Höchstbetrag hat sich ebenfalls von 600€ erhöht auf 1.260€ pro Jahr. (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG, eingefügt durch das “Jahressteuergesetz 2022”)
Anerkennung als häusliches Arbeitszimmer
Damit das Finanzamt den Kostenabzug für das häusliche Arbeitszimmer anerkennt, müssen zudem folgende Voraussetzungen erfüllt sein.
- Das Arbeitszimmer muss in die häusliche Umgebung eingebunden sein, also zur privaten Wohnung oder Wohnhaus des Unternehmers gehören. Auch Keller oder Dachgeschoss gehören dazu, wenn diese unmittelbar mit der Wohneinheit verbunden sind.
- Der betrieblich genutzte Raum muss von den privaten Wohnräumen abgegrenzt sein, es muss eine eigene Zugangstür besitzen. Eine Arbeitsecke reicht demnach nicht aus. Auch Durchgangszimmer werden in der Regel nicht anerkannt. Es muss zudem genügend Wohnraum zur privaten Nutzung verbleiben. Ein Arbeitszimmer in einer Einzimmerwohnung geltend zu machen, ist demzufolge nicht möglich.
- Das Arbeitszimmer muss für gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische, organisatorische Aufgaben genutzt werden. Freiberufler können beispielsweise auch schriftstellerische oder künstlerische Tätigkeiten darin ausführen.
- Ausstattung und Funktion des Arbeitszimmers müssen der Nutzungsart entsprechen. Lagerräume werden also beispielsweise nicht für die Nutzung als Büro anerkannt. Das Zimmer darf zudem höchstens 10% private Gegenstände enthalten. Finanzämter sehen beispielsweise Bett und Hometrainer als Indizien für die private Nutzung und können den steuerlichen Abzug dann ablehnen.
- Als Unternehmer oder Freiberufler dürfen Sie das Arbeitszimmer ausschließlich bzw. nahezu zu betrieblichen Zwecken nutzen. Eine untergeordnete private Nutzung ist nur erlaubt, wenn sie maximal 10% beträgt. Eine Kostenaufteilung betrieblicher und privater Kosten bei gemischt genutzten Räumen ist nicht zulässig.
Bei der erstmaligen Angabe eines häuslichen Arbeitszimmers verlangt das Finanzamt in der Regel Nachweise in Form von Grundrissen. Es empfiehlt sich zudem, Fotos von Lage und Ausstattung des Arbeitszimmers mitzuschicken.
Diese Kosten können Sie als Betriebsausgaben geltend machen
Sind die Voraussetzungen für den Abzug erfüllt und die Pauschale wird nicht in Anspruch genommen, können neben den Mietkosten auch andere Kosten anteilig oder vollständig abgezogen werden. Zu den abziehbaren Aufwendungen zählen sowohl laufende als auch einmalige Ausgaben in diesem Zusammenhang.
Laufende Kosten
- Miete bzw. Abschreibung
- Schuldzinsen für Immobilienkredit für Kauf oder Instandhaltung der Immobilie
- Grundsteuer
- Heizung
- Wasser, Abwasser, Strom
- Müllabfuhrgebühr
- Reinigungskosten
- Wohngebäude- und Hausratversicherung
- Renovierungskosten, sofern diese das gesamte Haus oder die Allgemeinflächen betreffende (z. B. Fenster, Heizung oder Treppenhaus)
Einrichtungsgegenstände und Arbeitsmittel
Aufwendungen, die direkt das Arbeitszimmer betreffen, sind voll abzugsfähig. Das heißt, dass die Ausstattung des Arbeitszimmers (Lampen, Gardinen, Teppiche oder Tapeten) sowie alle Renovierungskosten, die ausschließlich im Arbeitszimmer stattfinden, komplett als Betriebsausgabe angesetzt werden können. Ein Abzugsverbot gilt jedoch für Luxusgegenstände. Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer also mit Kunstgegenständen oder Gemälden dekorieren möchten, bleibt dies – zumindest steuerlich – ein Privatvergnügen.
Auch Arbeitsmittel wie Büromöbel, Drucker, Laptops oder Bücher können Sie komplett als Betriebsausgabe abziehen. Das gilt übrigens auch dann, wenn das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer nicht anerkennt und sich die Arbeitsmittel in Ihren Privaträumen befinden. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie diese ausschließlich für betriebliche Zwecke verwenden.
Grundsätzlich gilt: Gegenstände mit einem Wert über 800€ netto schreiben Sie über die Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle ab. Güter mit einem geringeren Anschaffungswert können Sie als GWG sofort geltend machen.
Exkurs: Homeoffice-Pauschale
Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung für die Jahre 2020 bis 2022 die Homeoffice-Pauschale eingeführt, um auch Steuerzahler zu entlasten und Mehrausgaben bei Wasser, Strom und Heizung zu kompensieren. Egal ob Arbeitnehmer oder Unternehmer: Wer von zu Hause aus arbeitet, kann 5€ pro Heimarbeitstag ansetzen, maximal jedoch 600€ pro Jahr. Aber Achtung, die Entfernungspauschale entfällt für diese Tage.
Profitieren können davon vor allem Unternehmer, die kein abzugsfähiges Arbeitszimmer nutzen oder nur eine Arbeitsecke eingerichtet haben. Unternehmer mit einem häuslichen Arbeitszimmer müssen sich zwischen Betriebsausgabenabzug und Homeoffice-Pauschale entscheiden. Da Sie dem Finanzamt keine Kosten nachweisen müssen, bietet die Homeoffice-Pauschale die einfache (aber nicht immer günstigere) Möglichkeit, ohne aufwendige Kostenermittlung die Aufwendungen für das Arbeiten von zu Hause aus geltend zu machen.
Häusliches Arbeitszimmer buchen
Als Unternehmer müssen Sie bei der Buchung zwischen abziehbaren und nicht abziehbaren Kosten für das häusliche Arbeitszimmer unterscheiden. Auch wenn die Betriebsausgaben nur bis maximal 1.250€ abzugsfähig sind, können umsatzsteuerpflichtige Unternehmer für die darüber hinausgehenden Kosten dennoch Vorsteuern geltend machen. Im SKR03 buchen Sie daher auf zwei getrennten Konten:
- 4288 – Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil)
- 4289 – Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (nicht abziehbarer Anteil)
Buchungsbeispiel für ein beschränkt abzugsfähiges Arbeitszimmer
Ein Schrotthändler erledigt seine Buchhaltung im häuslichen Arbeitszimmer, da auf seinem Betriebsgelände keine geeigneten Büroräume zur Verfügung stehen. Seine Aufwendungen für das Arbeitszimmer belaufen sich 2022 auf 2.250€ inkl. 359,24€ Vorsteuer. Davon kann er 1.250€ als Betriebsausgaben ansetzen.
| s | 4288; Aufw. f. häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) | 19% VSt. | 1.250€* |
| s | 4289; Aufw. f. häusliches Arbeitszimmer (nicht abziehbarer Anteil) | 19% VSt. | 1.000€ |
| h | 1200; Bank | 2.250€ |
Steuerliche Stolpersteine für Unternehmer
Obwohl sich das Arbeitszimmer im privaten Haus oder der Eigentumswohnung des Unternehmers befindet, kann es unter Umständen zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Die Folge: Gibt der Unternehmer den Betrieb auf, verkauft ihn oder nutzt das Arbeitszimmer nicht mehr als solches, entsteht ein steuerlicher Gewinn oder Verlust. Das häusliche Arbeitszimmer wird zum Betriebsvermögen, wenn sein Wert die Geringfügigkeitsgrenze von 20.500€ überschreitet oder mehr als 20% des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht.
Vorsicht ist auch geboten, wenn der Unternehmer seine Privatimmobilie verkauft. Zwar ist der Verkauf von selbst genutzten Immobilien kein privates Veräußerungsgeschäft im Sinne des § 23 Abs. 1 EStG, dies gilt jedoch nicht für das betrieblich genutzte Arbeitszimmer. Wird die Spekulationsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, entsteht ein steuerpflichtiger Spekulationsgewinn bzw. -verlust und es fällt Spekulationssteuer auf den anteiligen Veräußerungsgewinn an.
Fazit: Häusliches Arbeitszimmer steuerlich nutzen
Nicht jeder, der von zu Hause aus betriebliche Arbeiten erledigt, kann die Kosten für sein Arbeitszimmer absetzen. Damit die Aufwendungen als Betriebsausgabe den unternehmerischen Gewinn und damit die Steuerlast senken, muss dieses im Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit stehen. Damit das häusliche Arbeitszimmer dann auch als solches vom Finanzamt anerkannt wird, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen und beispielsweise räumlich von den privat genutzten Räumen getrennt sein. Ansetzbar sind dann nicht nur die anteiligen laufenden Kosten, sondern auch alle direkt das Arbeitszimmer betreffenden Aufwendungen sowie Ausgaben für Arbeitsmittel.
FAQs
Wie bucht man ein häusliches Arbeitszimmer?
Die Aufwendungen, die Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen können, buchen sie auf dem Konto 4288 (SKR03) als Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil). Was darüber hinausgeht, fließt auf das Konto 4289. Vorsteuer kann auf den kompletten Betrag geltend gemacht werden.
Was sind nicht abziehbare Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer?
Grundsätzlich können alle laufenden Kosten sowie alle direkt das Arbeitszimmer betreffenden Aufwendungen als Betriebskosten angesetzt werden. Ausnahme bilden jedoch Kunst- und Luxusgegenstände wie Gemälde und Skulpturen, die nicht abzugsfähig sind.
Wo wird ein häusliches Arbeitszimmer eingetragen?
Als Unternehmer tragen Sie die Betriebsausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer in der Anlage EÜR in Zeile 70 unter „Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (einschl. AfA und Schuldzinsen)“ ein. Arbeitnehmer machen ihre Ausgaben stattdessen als Werbungskosten in Anlage N der Steuererklärung geltend.
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