Gelangensbestätigung – das müssen Sie wissen

Lea Interthal
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Gelangensbestätigung – das müssen Sie wissen

Die Gelangensbestätigung ist ein Dokument, mit dem Sie das Gelangen einer Lieferung in ein europäisches Nachbarland belegen können. Nur mit entsprechenden Nachweisen können Sie die innergemeinschaftliche Lieferung nachweisen und die damit einhergehende Umsatzsteuerbefreiung geltend machen. Was eine Gelangensbestätigung ist und welche Angaben auf dem Dokument vorhanden sein müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Was ist eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung ist üblicherweise eine freiwillige Nachweisführung des Speditionsunternehmens im Sinne seines Auftraggebers. Die Gelangenheitsbescheinigung ist ein Dokument, welches einen Nachweis darüber bringt, dass eine Lieferung in das EU-Ausland getätigt wurde. Mit dieser Gelangensbestätigung versucht der Gesetzgeber sogenannte Karussellgeschäfte zu verhindern.

Folgendes Beispiel soll den Sachverhalt erläutern: 

Sie sind Unternehmer und produzieren Schuhe, die Sie in Ihrem Online-Shop verkaufen. Ein Unternehmen aus Frankreich kauft bei Ihnen 20 Paar Schuhe für seine kleine Boutique. Diese innergemeinschaftliche Lieferung ist unter gewissen Umständen von der Umsatzsteuer befreit. Damit Sie in Deutschland diese Umsatzsteuerbefreiung geltend machen können, müssen Sie allerdings nachweisen, dass der ausländische Unternehmer die Ware erhalten hat. Dies kann mit der Gelangenheitsbescheinigung bestätigt werden.

Tätigen Sie regelmäßig Geschäfte im europäischen Ausland, sollten Sie auf jeden Fall die USt-ID Ihres Geschäftspartners prüfen. Eine gültige Umsatzsteueridentnummer ist darüber hinaus eine weitere Voraussetzung für  umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen.

Dieses Dokument kann dann beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Wird der Nachweis nicht erbracht, darf das Finanzamt eine Umsatzsteuer festsetzen.

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Sammelbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt und quartalsweise abgegeben werden.

Beispiel für die Sammelbestätigung:
Sie führen mit dem Unternehmer aus Frankreich eine ständige Geschäftsbeziehung und liefern in den Monaten April bis Juli einige Schuhe, die in insgesamt 30 Rechnungen abgerechnet werden. Der Abnehmer in Frankreich kann somit mit nur einer Gelangensbestätigung (Sammelbestätigung) den Erhalt der Ware bestätigen. Für eine lückenlose Zuordnung ist auf dem Verbringungsnachweis die entsprechende Rechnungsnummer und der Zeitpunkt des Warenerhalts angegeben.

Unterschied zwischen Versendungs- und Beförderungsfällen

Eine genaue Differenzierung der Versendungs– und Beförderungsfälle ist relevant, da sich je nach Fall die Anforderungen an die Nachweise ändern können. Die Versendung einer Lieferung liegt dann vor, wenn der Verkäufer oder Abnehmer einen Dritten (Spediteur) mit dem Transport der Ware beauftragt. In Beförderungsfällen führt der Unternehmer oder Abnehmer den Transport selbst durch und es ist kein Dritter involviert.

Mit dem BMF-Schreiben vom 29. August 2013 hat das Bundesministerium für Finanzen ergänzende und erklärende Hinweise für die Durchführung der Nachweispflicht herausgegeben. In diesem Schreiben wird darauf hingewiesen, dass die innergemeinschaftliche Lieferung nicht zwingend mit einer Gelangensbestätigung oder anderen bekannten Nachweisen belegt werden muss. Der Unternehmer kann in einem Versendungsfall frei entscheiden, welche Belege und Nachweise er erbringt, solange diese das Gelangen der Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet an einen anderen Unternehmer ausreichend belegen können. 

Gruppe bespricht, was eine Gelangensbestätigung ist

Mögliche Nachweise im Überblick

Wird die Ware durch einen Dritten versendet, können andere Alternativen gleichermaßen als Beleg anerkannt werden. Dann ist eine Gelangensbestätigung nicht unbedingt notwendig. Welche Nachweise im Allgemeinen gültig sind, sehen Sie in der nachfolgenden Tabelle.

Nachweis Erklärungen
Doppel der Rechnung Der Verkäufer muss ein Doppel der ausgestellten Rechnung für mindestens 10 Jahre aufbewahren.
Gelangensnachweis Das Ausfüllen der Gelangensbestätigung kann der beauftragte Dritte (Spediteur) übernehmen oder der Verkäufer selbst.
Beförderungsnachweis Eine Bestätigung der Abgangsstelle über die innergemeinschaftliche Lieferung, die ausgestellt wird, sobald das Versandverfahren beendet wurde.
Versendungsnachweis Ein handelsrechtlicher Frachtbrief oder Konnossement, aber auch ein handelsüblicher Nachweis (Spediteursbescheinigung o.Ä.) mit den entsprechenden Angaben kann die Versendung nachweisen. Darüber hinaus wird eine schriftliche bzw. elektronische Auftragserteilung inklusive Protokoll zur lückenlosen Nachverfolgung oder die Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters (zuzüglich Adresse des Abnehmers) in Verbindung mit dem Nachweis über die Bezahlung der Lieferung als Versendungsbestätigung angesehen.
Sonstige Belege Die Versicherungspolice für den Versand oder die Beförderung einer Lieferung, Bankunterlagen, die den Versand/ Beförderung bestätigen, ein von einer öffentlichen Stelle beglaubigtes Dokument oder die Bestätigung des Lagerinhabers im Zielland, welches die Lagerung der Lieferung bestätigt, wird auch als Nachweis zugelassen.

Gelangensbestätigung: Pflichtangaben

Mit einer Gelangenheitsbescheinigung bestätigt der Abnehmer (Käufer), dass die Lieferung in das Zielland gelangt ist. Damit diese gültig wird, müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Abnehmers (Käufer)
  • Menge des Gegenstandes und die handelsübliche Bezeichnung
  • Ort und Monat des Erhalts bzw. des Endes der Beförderung der Lieferung
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers → Bei einer elektronischen Übermittlung ist eine Unterschrift nicht erforderlich. Es reicht aus, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder eines Beauftragten begonnen hat.

Der Verbringungsnachweis muss, wie alle steuerrechtlich relevanten Dokumente und Nachweise, für bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

 Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für ein Muster der Gelangensbestätigung in unterschiedlichen Sprachen. Das dürfte die Einholung der Bescheinigung erleichtern. Diese können Sie dann entweder Ihrem Spediteur mitgeben oder vorab elektronisch an den Abnehmer senden.

Markus Schmetz

Markus Schmetz

Steuerberater bei Markus Schmetz Steuerberatung

Dipl. Kfm. (FH) Markus Schmetz ist Steuerberater, Fachberater für Finanz- und Vermögensplanung (DStV e.V.) und Inhaber einer Einzelpraxis in Düsseldorf. Er berät Privatpersonen, Existenzgründer und kleine und mittelständische Unternehmen. Im Unternehmensbereich hat er sich insbesondere auf die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen spezialisiert.

Voraussetzungen einer Steuerbefreiung

Die Lieferung einer Ware an ein europäisches Unternehmen ist für den Verkäufer umsatzsteuerfrei, sofern es sich um einen innergemeinschaftlichen Erwerb handelt und die Voraussetzungen erfüllt sind. Die Steuerfreiheit kann im Versendungs- und Beförderungsfall mit dem Doppel der Rechnung und der Gelangensbestätigung ausreichend nachgewiesen werden. 

Als Alternative zur Gelangensbestätigung im Versendungsfall kann der Nachweis auch durch das Doppel der Rechnung und eine Spediteursbescheinigung o.Ä. erfolgen. Darüber hinaus müssen Sie als Unternehmer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereitstellen. Die Pflichtangaben auf der Rechnung müssen ebenfalls eingehalten werden. Sollte das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf Unvollständigkeiten stoßen, müssen Sie mit Nachzahlungen der Umsatzsteuer und Zinsen rechnen.

Spediteursbescheinigung am Laptop erstellen

Die gesetzlichen Regelungen zur Befreiung der Umsatzsteuer sind in den §§4 Nr. 1b & 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) und §§17a bis 17c der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) definiert.

Zusammenfassung: Umsatzsteuerbefreiung und Gelangensbestätigung

Wenn Sie als Unternehmer international tätig sind, sind Sie mit Sicherheit schon auf die Begriffe der innergemeinschaftlichen Lieferung und Gelangensbestätigung im Rahmen der Umsatzsteuerbefreiung gestoßen. Denn unter gewissen Voraussetzungen haben Sie die Möglichkeit, eine umsatzsteuerfreie Lieferung oder Leistung an ein Unternehmen im europäischen Ausland zu tätigen. Damit Sie sich in Deutschland von der Umsatzsteuer befreien können, müssen Sie allerdings Nachweise dafür bringen, dass Ihre Ware bei Ihrem ausländischen Kunden angekommen ist. Ein solcher Nachweis liefert unter anderem eine Gelangensbestätigung.

Die Gelangenheitsbescheinigung ist ein Formular oder Dokument, welches der Abnehmer ausfüllt und dem Verkäufer zukommen lässt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das Dokument in Papierform oder elektronisch vorliegt. Es ist allerdings von Bedeutung, dass die notwendigen Angaben korrekt und sachgemäß ausgefüllt sind. 

Sollten Sie keine Gelangensbestätigung vorliegen haben, können Sie den Versand der Ware auch mit anderen Belegen nachweisen. Unter anderem durch einen Frachtbeleg, eine Spediteursbescheinigung oder ein notariell beglaubigtes Dokument können Sie belegen, dass Ihr Kunde die Ware im Zielland erhalten hat. Diese Dokumente müssen Sie, für mögliche zukünftige Überprüfungen vom Finanzamt, für mindestens 10 Jahre aufbewahren.

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FAQs

Wer muss die Gelangensbestätigung ausfüllen?

Der Abnehmer bzw. Käufer muss die Gelangensbestätigung ausfüllen. Dieser unterschreibt am Ende, dass er die bestellte Ware im Zielland erhalten hat. Erst dann sind die umsatzsteuerbefreienden Aspekte einer innergemeinschaftlichen Lieferung vorhanden.

Wann brauche ich eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung können Sie immer dann verwenden, wenn Sie Waren an einen Unternehmer im europäischen Ausland versenden. Vorausgesetzt, Sie möchten die Lieferung umsatzsteuerfrei durchführen. Erst durch die entsprechenden Nachweise wird die Lieferung von der Umsatzsteuer befreit.

Was passiert, wenn man keine Gelangensbestätigung vorliegt?

Sollten Sie keine Gelangensbestätigung nachweisen können, haben Sie die Möglichkeit andere Nachweise vorbringen zu können. Allerdings ist dies nur im Versendungsfall möglich. Weitere gültige Nachweise wären unter anderem Versendungsbelege wie Frachtbriefe oder eine Spediteursbescheinigung.

Wie lange müssen Gelangensbestätigungen aufbewahrt werden?

Die generelle Aufbewahrungspflicht von Dokumenten und Nachweisen liegt bei 10 Jahren. Somit müssen die Gelangensbestätigungen auch 10 Jahre aufbewahrt werden.

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