Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Sie haben eine Ankündigung für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung erhalten? Ganz gleich, ob es sich um eine Erstprüfung oder eine Bedarfsprüfung handelt – die solide Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist elementar.
Grundsätzlich zählt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu den steuerlichen Außenprüfungen, die Unternehmer gemäß § 2 UStG betrifft. Zu der Kategorie „steuerliche Außenprüfungen“ zählen ebenso die Betriebsprüfungen.

Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung konkret abläuft und was Sie bei der Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung beachten müssen – BuchhaltungsButler hat die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Ablauf & Zweck

Während Sozialversicherungsprüfungen durchaus regelmäßig im Schnitt alle drei Jahre durchgeführt werden, können sich Umsatzsteuer-Sonderprüfungen auf kurze Voranmeldungszeiträume oder auch mehrere Jahre beziehen. Dabei wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei Auffälligkeiten durchgeführt. Grundsätzlich können Sie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung vermeiden, indem Sie bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung bei starken Abweichungen oder höheren Vorsteuer-Abzügen detaillierte Erklärungen abgeben. So können Sie Fragen des Finanzamts bereits im Vorfeld klären.

Der Ablauf der Umsatzsteuer-Sonderprüfung ähnelt dem Ablauf von Betriebsprüfungen:

Phase 1) Die Ankündigung

In der ersten Phase erfolgt die schriftliche Ankündigung der Umsatzsteuer-Sonderprüfung. In dem Schriftstück werden Ihnen der Termin, die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners sowie die gewünschten Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum mitgeteilt. Prüfen Sie die Ankündigung auf ihre Vollständigkeit und prüfen Sie Ihre Verfügbarkeit für den anberaumten Termin!
Ab Eingang des Schreibens hat der Empfänger 2 Wochen Zeit für die Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Nur in Ausnahmefällen erfolgt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung unangekündigt oder im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Grundsätzlich können Sie die Verschiebung des Termins beantragen, allerdings ist hierfür eine nachvollziehbare Begründung nötig! Sollte Ihr Antrag auf Verschiebung des Termins abgelehnt werden, bleibt Ihnen nur der Rechtsweg offen.

Phase 2) Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

In der zweiten Phase erfolgt die eigentliche Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Der Prüfer verlangt im Voraus einen bestimmten Satz an Daten und Dokumenten. Dabei sollten Sie nur die ausdrücklich gewünschten Daten offenlegen. Häufig verlangt der Prüfer die Daten auf einer CD oder einem anderen Datenträger. Möchten Sie den Datenträger nicht vor der eigentlichen Prüfung aushändigen, informieren Sie den Prüfer schriftlich darüber, dass der Datenträger unmittelbar am Prüfungstag verfügbar sein wird.

Phase 3) Schlussbesprechung

Im Anschluss an die Umsatzsteuer-Sonderprüfung erfolgt die Schlussbesprechung. Diese Schlussbesprechung dient zur Auswertung der Ergebnisse, gemeinsam mit dem Prüfer und seinem Vorgesetzten. In der Schlussbesprechung können weitere Schritte besprochen und Kompromisslösungen gefunden werden. Daher sollten Sie auf die Schlussbesprechung bestehen, um sich keine Chancen auf eine glimpfliche Beendigung der Prüfung entgehen zu lassen.

Erstprüfung & Bedarfsprüfung

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen betreffen Unternehmen i.S.d § 2 UStG. Dabei sind nicht nur Großunternehmen von jenen Umsatzsteuerprüfungen betroffen, sondern auch Ärzte, Versicherungsvertreter oder auch Vermieter von Wohnflächen, die steuerfreie Umsätze generieren.
Unterschieden wird im Rahmen der Umsatzsteuerprüfungen zwischen sog. Erstprüfungen und Bedarfsprüfungen.

Erstprüfungen: Die Erstprüfungen kommen in der Regel seltener vor, als die Bedarfsprüfungen. Sie dienen vor allem dazu, neu gegründete Unternehmen auf dem Weg zur fehlerfreien Umsatztätigkeit zu unterstützen und fehlerhafte Prozesse bereits zu Anfang zu unterbinden.

Bedarfsprüfungen: Bedarfsprüfungen dienen zur Überprüfung von Auffälligkeiten, derer Belege sowie die Übereinstimmung zwischen Umsätzen und Belegen. Grundsätzlich sollten Sie in folgenden Fällen mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung rechnen:

Vorbereitung der Umsatzsteuer-Sonderprüfung: der 10-Punkte-Plan

Die solide und korrekte Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist die wichtigste Grundlage für einen reibungslosen Ablauf.

1) Erster Kontakt: Ihr Steuerberater

Sobald Sie die Ankündigung der Umsatzsteuer-Sonderprüfung erhalten haben, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater kontaktieren. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater können Sie sich der Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung widmen. Womöglich finden Sie während der Vorbereitung der Prüfung die Auffälligkeiten und können während und nach der Prüfung umso besser auf die Fragen des Prüfers reagieren.

2) Prüfung der Umsätze & Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung einer Betriebsprüfung ist die Prüfung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sowie Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Führen Sie eine detaillierte Prüfung mit Ihrem Steuerberater und zuständigen Mitarbeitern durch und protokollieren Sie etwaige Ungereimtheiten.

3) Schwachstellenanalyse als zentrales Element

Während der Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist ein besonderes Augenmerk auf etwaige Schwachstellen zu legen. Je eher Sie die vom Finanzamt gefundenen Auffälligkeiten finden, desto zügiger können Sie die Prüfung voranbringen und in Einzelfällen sogar gänzlich abwenden. Sollte es Ungereimtheiten geben, die in den steuerstrafrechtlichen Bereich fallen, konsultieren Sie neben Ihrem Steuerberater umgehend einen Fachanwalt, um Sinn und Zweck einer Selbstanzeige zu eruieren.

4) Vorbesprechung mit leitenden Mitarbeitern

Unter Umständen ist es sinnvoll den Abteilungsleiter Ihres Rechnungswesens oder Mitarbeiter aus Ihrer Buchhaltung für die bevorstehende Prüfung als Ansprechpartner vorzustellen. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der Prüfung sowie die Ergebnisse der Schwachstellenanalyse.

5) Vorbereitung der Dokumente und Daten

Bereiten Sie die angeforderten Unterlagen in Kooperation mit Ihrem Steuerberater übersichtlich auf. Beschränken Sie sich dabei nur auf die tatsächlich angeforderten Daten, um keine Grundlage für weitere Sonderprüfungen zu schaffen. Häufig wird gewünscht, die Daten auf einem Datenträger bereits vor der Prüfung zur Verfügung zu stellen. Dem können Sie sich beugen oder ankündigen, den Datenträger zum Prüfungstag vorzubereiten.

6) Vorbereitung eines Prüfungsorts

Für den Prüfer sollten Sie einen abschließbaren Raum zur Verfügung stellen, der frei von Unterlagen ist, die nicht den erforderlichen Prüfungszeitraum betreffen. Sollten Sie in Ihren Räumlichkeiten schlichtweg keine Kapazitäten haben, ist eine Prüfung auch bei Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt möglich.

7) Verfügbarkeit von Belegen

Die meisten Grundlagen für Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind auffällig hohe Vorsteuerbeträge, große Investitionen oder Rechnungen mit formalen Fehlern. Achten Sie sorgsam auf eine vollständige Buchhaltung und die Verfügbarkeit jedes einzelnen Belegs sowie Begründungen für die einzelnen Verträge und Anschaffungen.

8) Ständige Verfügbarkeit während der Prüfung

Halten Sie sich während der Umsatzsteuer-Sonderprüfung in ständiger Verfügbarkeit für den Prüfer und für Fragen des Finanzamts. Verschieben Sie Termine und bieten Sie sich zwischendurch für Rückfragen an.

9) Reden ist silber, Schweigen ist gold

Ähnlich wie bei der Betriebsprüfung gilt ebenso bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen ein Redeverbot für Ihre Mitarbeiter. Prüfer haben das Recht über „Smalltalk“ erfahrene Informationen für die Prüfungszwecke zu verarbeiten. Dem können Sie vorgreifen, indem Sie dem Prüfer ausgesuchte Ansprechpartner vorab vorstellen und schriftlich mitteilen sowie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld briefen.

10) Aufbereitung der Buchhaltung

Eine übersichtliche Buchhaltung ist das A und O für die Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler kommen Sie erst gar nicht in die Situation, Belege suchen zu müssen. Sie können Ihre Dateien effizient exportieren und an Ihren Steuerberater bzw. den Betriebsprüfer weitergeben.

Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung: die Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung dient – ähnlich bei der Betriebsprüfung und bei der Sozialversicherungsprüfung – der Besprechung der Ergebnisse der Prüfung. Somit ist sie ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung.

Grundsätzlich wird die Schlussbesprechung automatisch vereinbart. Sollte vorerst keine Schlussbesprechung anberaumt sein, bestehen Sie auf die Besprechung. In dieser Zusammenkunft mit dem Prüfer und seinem Vorgesetzten haben Sie die Gelegenheit, die Auffälligkeiten zu besprechen und die Prüfung einvernehmlich zu einem Ende zu führen. Sie können Kompromisse finden sowie weitere Schritte besprechen, wie z.B. im Rahmen von nachträglichen Korrekturen oder Einreichung von zusätzlichen schriftlichen Erklärungen größerer Anschaffungen etc.