Vorsteuer einfach erklärt: Berechnung, Beispiel und Buchung

Kerstin Stamer
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Vorsteuer: Definition, Bsp. und Berechnung | BuchhaltungsButler

Von der Umsatzsteuer bzw. der Mehrwertsteuer hat jede Privatperson schon einmal etwas gehört. Unternehmer müssen zudem mit dem Begriff Vorsteuer vertraut sein. Wir erklären Ihnen, was die Vorsteuer ist und welche Bedeutung sie für einen Betrieb hat. 

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Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlen müssen. Die geleistete Steuer und die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen werden auf verschiedenen Konten im Unternehmen gebucht und monatlich miteinander verrechnet.

Bis zum 10. des Folgemonats müssen Unternehmen für den vergangenen Monat die sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung vornehmen, die Zahllast an das Finanzamt (FA) ermitteln und diese entsprechend abführen.

Es kann auch vorkommen, dass ein Unternehmen aufgrund von hohen Betriebsausgaben in einem Monat mehr Vorsteuer gezahlt hat, als es Umsatzsteuer abführen muss. In diesem Fall spricht man von einem Vorsteuerüberhang.

Die Vorsteuer wird auf Rechnungen nicht als solche ausgewiesen. Sie steht als Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen.

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Wer muss Vorsteuer und Umsatzsteuer abführen?

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen umsatzsteuerpflichtig. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind gleichzeitig vorsteuerabzugsberechtigt. Von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind zum Beispiel Kleinunternehmen. Sie können von der sogenannten Kleinunternehmerregel Gebrauch machen. Führen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, wird ihnen die Vorsteuer auch nicht erstattet.

Vorsteuerabzug und Berechnung der Umsatzsteuer-Zahllast am Beispiel

Ein Unternehmen ist umsatzsteuerpflichtig und verzeichnet im September 2023 einen Umsatz in Höhe von 5.000€ (brutto) durch den Verkauf von Kleidung. Die betrieblichen Ausgaben des Unternehmens im September 2023 betragen 2.250€ (brutto). Der Steuersatz beträgt 19 %.

Umsatzsteuer im September 2023: 798,32€
gezahlte Vorsteuer im September 2023: 359,24€ 

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die das Unternehmen bis zum 10. Oktober 2023 vornimmt, kann die Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet werden. Es ergibt sich eine Umsatzsteuer-Zahllast in Höhe von 439,08€, die an das Finanzamt zu zahlen ist.

Vorsteuer buchen

Die Umsatzsteuer und die Vorsteuer werden im Unternehmen auf verschiedenen Konten gebucht. Die Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten werden für die Umsatzsteuer-Voranmeldung dann rechnerisch saldiert. Die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer wird auf das Konto “Umsatzsteuer-Vorauszahlungen” gebucht. Bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung geht die Vorsteuer mit einer Forderung, die Umsatzsteuer mit einer Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt einher. Zusammen mit dem Saldo des Kontos “Umsatzsteuer-Vorauszahlung” ergibt die Summe aller Umsatz- und Vorsteuerkonten im Anschluss Null.

Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware werden Vor- und Umsatzsteuer übrigens automatisch abgegrenzt und auf entsprechende Konten gebucht.

Buchung von Vorsteuer

Wann entsteht keine Vorsteuer?

Auch wenn ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, muss nicht jeder Geschäftsvorfall umsatzsteuerpflichtig bzw. vorsteuerabzugsberechtigt sein. Enthält die Eingangsrechnung keine Umsatzsteuer, darf auch keine Vorsteuer gezogen werden. Hierfür kann es zwei Gründe geben.

  1. Die Eingangsrechnung wird von einem Unternehmen gestellt, das von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist.
  2. Es werden Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind.

Nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind demnach zum Beispiel:

  • Bußgelder
  • Wertpapiergeschäfte
  • Umsätze von kulturellen Einrichtungen (z.B. Theater oder Museum)
  • Versicherungen (19% Versicherungssteuer ist keine Umsatzsteuer!)

Geschenke an Geschäftspartner können unter Umständen vorsteuerabzugsberechtigt sein. Voraussetzung hierfür ist, dass der Wert im Geschäftsjahr 35€ netto nicht übersteigt und das Geschenk betrieblich veranlasst ist.

Zusammenfassung

Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die Unternehmen für Betriebsausgaben zahlen. Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist auch vorsteuerabzugsberechtigt. Sie wird im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet. Hieraus kann entweder eine Zahllast oder eine Forderung gegenüber dem Finanzamt entstehen. 

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FAQs

Was ist die Vorsteuer: leicht erklärt?

Die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen für den Betrieb aufwenden, wird als Vorsteuer bezeichnet.

Was ist die Vorsteuer anhand eines Beispiels?

Eine Schneiderin kauft Stoff für die Herstellung von Damen-Shirts. In der Gesamtrechnung in Höhe von 297,50€ sind 19% Umsatzsteuer enthalten. Die Schneiderin bucht diese 47,50€ auf dem Konto “19% Vorsteuer”.

Wie funktioniert das mit der Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer von Ausgangsrechnungen sind Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt. Vorsteuer von Eingangsrechnungen hingegen Forderungen. Beide werden monatlich verrechnet und eine Zahllast oder Forderung ermittelt.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt und die Vorsteuer eine Forderung an das Finanzamt.

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