Vorbereitung einer Betriebsprüfung: Ablauf & Tipps im Überblick

„Betriebsprüfung“ ist das erste Wort, das in die Augen fällt, wenn sich der Brief öffnet. Der Betriebsprüfer vom Finanzamt kündigt sich für eine Betriebsprüfung an und bei den meisten Unternehmern breitet sich ein ungutes Gefühl aus.
Dabei kommt es auf drei wesentliche Kernelemente an: Vollständigkeit der Unterlagen, Selbstorganisation der bevorstehenden Betriebsprüfung und Briefing Ihrer Mitarbeiter.

Sie sehen, mit einer strukturierten Vorbereitung der Betriebsprüfung können Sie dem Besuch des Betriebsprüfers gelassen entgegensehen.

BuchhaltungsButler informiert Sie über alle wichtigen Tipps zum Thema „Vorbereitung einer Betriebsprüfung“ und stellt Ihnen eine übersichtliche Checkliste zur Verfügung.

Ablauf der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung unterteilt sich in drei verschiedene Phasen.

Phase 1) Die Ankündigung

In der ersten Phase erfolgt die schriftliche Ankündigung der Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Es wird ein Termin anberaumt, den Sie nach Eingang des Schreibens umgehend auf Ihre Verfügbarkeit hin überprüfen sollten. Ab dem Eingang der Ankündigung haben Sie 2 Wochen Zeit für die Vorbereitung der Betriebsprüfung (Großunternehmen haben 4 Wochen Zeit). Sie haben die Möglichkeit eine Verschiebung des anberaumten Termins zu beantragen, allerdings müssen Sie dies gut begründen! Sollte dieser Antrag abgelehnt werden, bleibt Ihnen der Rechtsweg offen. Dennoch sollten Sie bedenken, dass dies bereits erste Vorbehalte beim Betriebsprüfer wecken kann.

Phase 2) Die Betriebsprüfung

In der zweiten Phase erfolgt die eigentliche Betriebsprüfung durch den bestellten Betriebsprüfer. Der Betriebsprüfer verlangt im Vorfelde einen bestimmten Satz an Daten und Dokumenten. Welche Daten der Betriebsprüfer sehen möchte (meistens für einen Zeitraum von 3 Jahren) wird Ihnen genau mitgeteilt. Zusätzliche Offenlegungen sind nicht notwendig und ebenso nicht ratsam. Der Betriebsprüfer korrespondiert mit zuvor von Ihnen ausgewählten Kontaktpersonen.

Phase 3) Schlussbesprechung

Im Anschluss an die Betriebsprüfung erfolgt die Schlussbesprechung. Bei dieser Besprechung ist in der Regel nicht nur der Betriebsprüfer selbst anwesend, sondern auch sein Vorgesetzter, der meist eher an einer einvernehmlichen Beendigung der Prüfung interessiert ist. In der Schlussbesprechung werden mögliche Auffälligkeiten besprochen. Es ist möglich in diesem Gespräch Kompromisse zu finden und die offenen Fragen aus dem Weg zu räumen. Aus diesem Grund sollten Sie auf diese Schlussbesprechung bestehen, sofern diese nicht von allein anberaumt wird.

Vorbereitung der Betriebsprüfung: der 10-Punkte-Plan

Die beste Basis für eine erfolgreiche Betriebsprüfung ist eine solide Vorbereitung.

1) Informieren Sie Ihren Steuerberater!
Ihr Steuerberater ist eine zentrale Anlaufstelle, die sofort nach Eingang der Ankündigung der Betriebsprüfung verständigt werden muss. Ihr Steuerberater unterstützt Sie in allen Fragen der Vorbereitung und sollte auch im Rahmen der Schwachstellenanalyse und Selbstanzeige zu Rate gezogen werden.

2) Die Schwachstellenanalyse
Eine der wichtigsten Fragen im Rahmen der Vorbereitung einer Betriebsprüfung ist die Frage nach möglichen Schwachstellen, die der Betriebsprüfer finden könnte. In Kleinunternehmen erfolgen Betriebsprüfungen vorrangig auf Grundlage von Unstimmigkeiten in Steuererklärungen. Je zügiger Sie die unklaren Fälle ausfindig machen und aufklären, desto zügiger können Sie dem reibungslosen Abschluss der Betriebsprüfung entgegensehen. Sollten jedoch belastende Sachverhalte vorliegen, kann eine Selbstanzeige das Schlimmste abwenden. In diesem Fall sollten Sie sich von ihrem Steuerberater und einem erfahrenen Fachanwalt umgehend beraten lassen.

3) Reden ist silber, Schweigen ist gold
Im Rahmen der Betriebsprüfung benennen Sie konkrete Ansprechpartner für den Betriebsprüfer. Diese sind in der Regel Sie und Ihr Steuerberater, allenfalls noch Ihr Abteilungsleiter für das Rechnungswesen. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie striktes Redeverbot erteilen! Denn gerne nutzen Betriebsprüfer den Smalltalk „nebenbei“, um Informationen über die Sachverhalte zu erlangen. Dies ist keineswegs illegal, sondern vielmehr gängige Praxis. Um zu vermeiden, dass mögliche belastenden Informationen unwissentlich an den Prüfer herangetragen werden, erteilen Sie ein Redeverbot.

4) Vorbereitung der Betriebsunterlagen
Sie erhalten ein konkretes Profil der geforderten Unterlagen, die Sie griffbereit und aufbereitet vorbereiten müssen. Hierzu gehören Jahresabschlüsse, Sach- und Personenkonten, Lohnkonten, Kassenbücher, Nachweise für steuermindernde Sachverhalte, Verträge und Inventuren. Dabei sollten Sie darauf achten, nur die tatsächlich geforderten Unterlagen bereitzustellen. Andernfalls könnten Sie den Betriebsprüfer auf andere Sachverhalte aufmerksam machen, wodurch Sonderprüfungen entstehen können. Achten Sie auf eine GoBD-konforme Buchhaltung und eine saubere Strukturierung, sodass sich der Prüfer innerhalb eines angemessenen Zeitraums in die Unterlagen einarbeiten kann. Unterlagen und Daten, die Sie in Ihrer EDV abgelegt haben, sollten Sie vorab auf eine externe Festplatte ziehen.

5) Vorbereitung der Büro-Infrastruktur
Für die Betriebsprüfung ist dem Prüfer ein abschließbarer, separater Raum zur Verfügung zu stellen. Achten Sie darauf, dass eine Räumlichkeit vorbereitet wird, die den Zugang zu Ihnen als Ansprechpartner jederzeit und auf kurzem Wege erleichtert. Entfernen Sie möglichst alle ungeschützten Daten, Unterlagen und Computer, die nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind – einerseits aus Datenschutzgründen, andererseits um weitere Sonderprüfungen zu vermeiden.

6) Stichwort: größere Investitionen
Häufig bilden größere Investitionen, wie z.B. Maschinen oder EDV-Anlagen, eine Auffälligkeit. Daher sollten Sie vorab dafür sorgen, dass möglichst alle größeren Anschaffungen im Büro sichtbar sind und Sie die Anschaffung nachvollziehbar begründen und erklären können.

7) Prüfung der letzten Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung einer Betriebsprüfung ist die Prüfung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Führen Sie eine detaillierte Prüfung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater durch und dokumentieren Sie alle Auffälligkeiten.

8) Ständige Verfügbarkeit während der Betriebsprüfung
Während der Betriebsprüfer sich innerhalb Ihrer Mauern befindet, sollten Sie sich als Ansprechpartner ständig für Fragen und Antworten zur Verfügung halten.

9) Aufbereitung der Unterlagen
Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler haben Sie Ordnung in Ihren Belegen und Buchungen. Sie können Ihre Dateien ganz simpel exportieren und sie an Ihren Steuerberater bzw. den Betriebsprüfer weitergeben.

10) Behalten Sie einen kühlen Kopf!
Leichter gesagt als getan, jedoch tragen Sie als Unternehmer die Verantwortung für Ihren Betrieb. Nach einer soliden Vorbereitung einer Betriebsprüfung, einer sorgfältigen Schwachstellenanalyse und einer anschließenden Vorbereitung auf die Schlussbesprechung, müssen Sie nichts befürchten.