Grundlegendes zu Abschreibungen (AfA): Wie Sie Wertminderungen bei Vermögensgegenständen berechnen und verbuchen

Susanne Woda
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Abschreibungen (AfA) buchen | BuchhaltungsButler

Abschreibungen gehören zur Buchhaltung wie Salz in die Suppe. Denn: Fast alle Vermögensgegenstände unterliegen natürlichen Wertminderungen, und diese müssen bei der Gewinnermittlung und in der Bilanz korrekt erfasst werden. Das Thema ist komplex und Unternehmer müssen viele handels- und steuerrechtliche Vorschriften beachten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Funktionsweise von Abschreibungen und wie Sie diese für unterschiedliche Vermögenswerte erfassen.

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Was sind Abschreibungen und warum sind sie wichtig?

Abschreibungen sind ein wichtiger Bestandteil der doppelten Buchführung. Mit ihnen können Unternehmen den systematischen Wertverlust von Vermögensgegenständen betriebswirtschaftlich erfassen und auf mehrere Jahre verteilen. Abschreibungen senken regelmäßig den Buchwert von Vermögensgegenständen und mindern als Aufwand den Gewinn eines Unternehmens. Sie tragen dazu bei, den tatsächlichen Wert von Vermögenswerten eines Unternehmens genauer zu erfassen und finanzielle Belastungen besser zu verteilen.

Der Gesetzgeber hat die Notwendigkeit von Abschreibungen in § 7 EStG Abs. 1 und § 253 Abs. 3 HGB gesetzlich geregelt. Buchführungspflichtige Unternehmen sind dazu verpflichtet, Abschreibungen nach bestimmten Vorgaben vorzunehmen. Die verschiedenen Abschreibungsmöglichkeiten bieten aber auch Entscheidungsspielräume. Die Wahl der Abschreibungsmethode ist eine strategische Entscheidung und spielt eine wichtige Rolle in der finanziellen Berichterstattung eines Unternehmens.

Nicht alle Vermögensgegenstände dürfen abgeschrieben werden

Unternehmen müssen alle Vermögensgegenstände des Anlage- und Umlaufvermögens, die eine begrenzte Nutzungsdauer haben, abschreiben. Das können zum Beispiel materielle Vermögensgegenstände wie Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Computer, Notebook & Tablet, Software oder andere Ausrüstungsgegenstände sein. Auch immaterielle Vermögensgegenstände wie Patente und Lizenzen können abgeschrieben werden, wenn ihre Nutzungsdauer begrenzt ist.

Nicht abschreibungsfähig sind dagegen Wirtschaftsgüter, die keinem Werteverzehr unterliegen. Dazu gehören unbebaute Grundstücke, Beteiligungen, Wertpapiere oder Kunstwerke anerkannter Meister.

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Formen der Abschreibung

Es gibt verschiedene Methoden, wie Unternehmen Abschreibungen durchführen können. Die Wahl der Abschreibungsmethode hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel der Art des Vermögenswerts, seiner Nutzungsdauer und den steuerlichen Vorschriften.

Lineare Abschreibung: Bei dieser Abschreibungsmethode wird der Wertverlust eines Vermögenswerts gleichmäßig über seine geschätzte Nutzungsdauer verteilt.

Degressive Abschreibung: Im Gegensatz zur linearen Abschreibung wird der Wertverlust bei der degressiven Abschreibung jedes Jahr als Prozentsatz des verbleibenden Buchwerts berechnet. Die Abschreibungsbeträge nehmen dadurch im Laufe der Zeit ab.

Leistungsabhängige Abschreibung: Die Höhe der Abschreibung basiert bei der leistungsabhängigen Abschreibung auf der tatsächlichen Nutzung des Vermögenswerts. Sie kommt oft bei Fahrzeugen oder Maschinen zur Anwendung.

form abschreibung

Sonderabschreibung: Unter bestimmten Umständen erlauben Steuergesetze oder bilanzielle Bestimmungen außerplanmäßige Abschreibungen. Diese werden zusätzlich zu den normalen Abschreibungen durchgeführt und können beispielsweise als Anreiz für Investitionen dienen.

So schreiben Sie unterschiedliche Wirtschaftsgüter ab

Über welchen Zeitraum Sie ein Wirtschaftsgut abschreiben dürfen, richtet sich nach seinem Wert und wie lange es im Unternehmen betriebswirtschaftlich genutzt werden soll. Grundsätzlich gilt: Anlagegüter sind erst ab einem Wert von 250€ abzuschreiben. Ausschlaggebend für die Berechnung sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten.

Wirtschaftsgüter mit einem niedrigen Wert dürfen Sie als geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) oder Sammelposten abschreiben. Ab 2024 sollen die Grenzen angehoben werden: Auf 1.000€ (zuvor 800€) für GwG und 5.000€ (zuvor 1.000€) für Sammelposten. Typische Beispiele sind Smartphones oder Büroausstattung.

Vermögensgegenstände über 1.000€ sind über mehrere Jahre gemäß ihrer Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle abzuschreiben. Die tatsächliche Lebensdauer kann von der betriebswirtschaftlichen Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes abweichen.

Anlagegegenstände mit einem Anschaffungswert bis einschließlich 250€ sind sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig. Oft ist dabei von einer “Sofortabschreibung” die Rede, diese stellt genau genommen keine Abschreibung i.S. des §253 Abs. 3 HGB dar.

Buchung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GwG) und Sammelposten

Bei Vermögenswerten bis 1.000€ müssen sich Unternehmer jedes Jahr entscheiden, ob sie diese als geringwertige Vermögensgegenstände (GwG) oder im Sammelposten abschreiben möchten. Die gewählte Methode müssen Sie für das entsprechende Wirtschaftsjahr auf alle entsprechenden Vermögensgegenstände anwenden.

  • Bei der Sammelpostenmethode werden alle innerhalb eines Jahres angeschafften Anlagegüter von 250,01 bis 1.000€ als Sammelposten erfasst. Der Sammelposten eines Jahres wird dann jeweils zum Jahresende mit jährlich 20% abgeschrieben. Der Zeitpunkt der Anschaffung ist irrelevant.
  • Nach der GwG-Methode werden Anlagegüter von 250,01 bis 800€ im Anschaffungsjahr komplett abgeschrieben. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden oft bevorzugt, wenn Unternehmen noch im laufenden Jahr ihr Betriebsergebnis schmälern möchten.

Buchungsbeispiel: Sammelposten

Ein Unternehmen sammelt seine Anlagegüter mit einem Wert bis 1.000€ und schreibt diese als Sammelposten über 5 Jahre zu 20% der Anschaffungskosten ab.

1. Buchung: Das Unternehmen kauft ein Mobiltelefon für 799€ brutto.

Anschaffung Sammelposten

s 485; Wirtschaftsgüter bis 1.000€ (Sammelposten) 19% VSt. 799€*
h 1200; Bank 799€

2. Buchung: Zum Jahresende schreibt das Unternehmen 20% des Wertes der in diesem Jahr erworbenen Anlagegüter (in diesem Beispiel lediglich eine Anschaffung) mittels Sammelposten ab.

Abschreibung Sammelposten

s 4862; Abschreibung Sammelposten 134,27€
h 485; Wirtschaftsgüter bis 1.000€ (Sammelposten) 134,27€

Buchungsbeispiel: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)

Ein Unternehmen erfasst seine Wirtschaftsgüter bis 800€ als GwG und schreibt diese bereits im Jahr der Anschaffung vollständig ab.

1. Buchung: Das Unternehmen kauft einen Computer für 300€ brutto.

Anschaffung GWG

s 480; GWG 19% VSt. 300€
h 1200; Bank 300€

2. Buchung: Der PC wird zum Jahresende abgeschrieben, um den Aufwand geltend zu machen.

Anschaffung GWG

s 4860; Abschreibung GwG 243€
h 480; GwG 243€

Buchung linearer Abschreibungen nach AfA-Tabelle

Ab 800 bzw. 1.000€ (je nach Wahl der Abschreibungsmethode GwG/Sammelposten) müssen Unternehmen Anlagegüter zwingend gemäß ihrer Nutzungsdauer abschreiben. Die zugrunde liegende Nutzungsdauer ist in der AfA-Tabelle festgelegt.

Excel AfA-Tabelle und AfA-Rechner downloaden

Mit unserem Abschreibungsrechner für Excel berechnen Sie Abschreibungsbeträge sekundenschnell. Sie geben einfach den Anschaffungspreis und -zeitpunkt ein und erhalten sofort die korrekten Werte. Falls Sie sich unsicher sind, was Sie als Nutzungsdauer eintragen müssen, schauen Sie in unserer AfA-Tabelle nach, die im Abschreibungsrechner eingebunden ist. Dort können Sie genaue Angaben zur Nutzungsdauer einsehen.

lineare abschreibung

In der Regel schaffen Unternehmen Güter nicht zu Beginn eines Geschäftsjahres an. Bei unterjährigen Anschaffungen setzen sie im Anschaffungsjahr nicht den vollen Abschreibungsbetrag an. Die Berechnung erfolgt anteilig, abhängig davon, in welchem Monat die Anschaffung erfolgt ist. Der Tag ist dabei nicht entscheidend. Dementsprechend erfolgt die Abschreibung auch im letzten Abschreibungsjahr anteilig.

In Ausnahmefällen darf bei der Abschreibung von den AfA-Werten abgewichen werden. Halten Sie in diesem Fall unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, er kennt die aktuellen Steuergesetzgebungen und Rechtssprechung.

Buchungsbeispiel: Abschreibung Laptop lt. AfA

Ein Unternehmen erwirbt im September einen Laptop für netto 1.800€. Die Nutzungsdauer beträgt laut AfA-Tabelle 3 Jahre.

Berechnung:

Monatlicher Abschreibungsbetrag = 50€ (1.800€ / 3 Jahre / 12 Monate)

Abschreibung 1. Jahr = 200€ ( 4 Monate * 50€)

Abschreibung 2. und 3. Jahr = 600€ (12 Monate * 50€)

Abschreibung letztes Jahr = 400€ (8 Monate * 50€)

1. Buchung: Das Unternehmen bucht den Laptop bei Kauf auf das Anlagekonto.

Anschaffung Laptop

s 420; Büroeinrichtung 19% VSt. 2.142€
h 1200; Bank 2.142€

2. Buchung: Das Unternehmen schreibt am Jahresende den entsprechenden Betrag auf den Vermögensgegenstand ab.

AfA-Abschreibung Laptop

s 4830; Abschreibungen auf Sachanlagen 200€
h 420; Büroeinrichtung 200€

In den Folgejahren erfassen Sie die Abschreibung analog mit den oben berechneten Beträgen.

Buchungsbeispiel 2: Abschreibung Pkw lt. AfA

Ein Unternehmen erwirbt im Oktober einen Pkw für netto 3.000€. Die AfA-Dauer beträgt laut Tabelle 6 Jahre.

Berechnung:

Monatlicher Abschreibungsbetrag = 41,66€ (3.000€ / 6 Jahre / 12 Monate)

Abschreibung Jahr 1 = 125€ (3 Monate * 41,66€)

Abschreibung 2. bis 6. Jahr = 500€ (12 Monate * 41,66€)

Abschreibung letztes Jahr = 275€ (9 Monate * 41,66€

1. Buchung: Bei Anschaffung verbucht das Unternehmen den Kauf des Pkw als Anlagevermögen.

Anschaffung Firmenwagen

s 320; Pkw 19% VSt. 3.570€
h 1200; Bank 3.570€

2. Buchung: Der Pkw wird am Jahresende gemäß der AfA-Nutzungsdauer abgeschrieben.

AfA-Abschreibung Pkw

s 4832; Abschreibungen auf Kfz 125€
h 320; Pkw 125€

Die Abschreibung in den Folgejahren buchen Sie analog mit den Beträgen aus obiger Rechnung.

Für die Abschreibung von Gebrauchtwagen gelten andere Vorschriften als bei Neuwagen, zum Beispiel bei den Anschaffungskosten und der Nutzungsdauer.

Abschreibungen mit BuchhaltungsButler erfassen

In unserer Online-Buchhaltungssoftware verbuchen Sie Abschreibungen im Frei-Buchen-Modus. Dort können Sie die entsprechenden Buchungen mit Soll und Haben vornehmen: Zum Jahresende buchen Sie das AfA-Konto im Soll und das entsprechende Bestandskonto im Haben ein.

Fazit: Abschreibungen buchen, Steuern sparen

Abschreibungen sind ein wichtiges, aber auch komplexes buchhalterisches Thema. Das Erfassen von Wertminderungen erlaubt es, Vermögen und Gewinn eines Unternehmens realistischer abzubilden. Je nach Vermögensgegenstand erfolgen Berechnung und Buchung von Abschreibung unterschiedlich. Deswegen sind Abschreibungen auch ein steuerliches Gestaltungselement. Um diese optimal für Ihr Unternehmen zu nutzen, ziehen Sie am besten einen Steuerberater zurate.

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FAQs

Was ist eine Abschreibung?

Mit Abschreibungen erfassen Unternehmen in der Buchhaltung Wertminderungen bei ihren Vermögensgegenständen. Sie sind nur für Anlagegüter, deren wirtschaftliche Nutzung zeitlich begrenzt ist, zulässig. Die Dauer der Abschreibung und der Abschreibungsbetrag richten sich nach Art des Wirtschaftsgutes und seinem Anschaffungswert. 

Warum werden Anlagegüter abgeschrieben?

Die meisten Vermögensgegenstände unterliegen einer natürlichen Abnutzung. Abschreibungen dienen dazu, diesen Wertverlust in der Buchhaltung eines Unternehmens zu dokumentieren. Sie mindern systematisch den Buchwert von Anlagegütern. Die Wertminderung kann das Unternehmen als Aufwand geltend machen. Sie mindert den Gewinn und damit die Steuerlast.

Was bedeutet AfA?

Die Abkürzung AfA steht “Absetzung für Abnutzung”. Sie beschreibt die betriebswirtschaftliche Nutzungsdauer von Vermögensgegenständen, die in der Buchhaltung für die Berechnung der Abschreibung zugrunde gelegt wird. Das Bundesministerium für Finanzen stellt die gültigen AfA-Tabellen für unterschiedliche Vermögenswerte bereit.

Wie bucht man Abschreibungen?

Vermögensgegenstände mit einem Wert bis 800 bzw. 1.000€ können entweder als geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) sofort oder als Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden. Bei einem Anschaffungswert über 1.000€ ist grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (laut AfA) abzuschreiben. Die Buchung erfolgt zum Jahresende über das entsprechende Abschreibungskonto.

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