Zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen: So buchen Sie richtig
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Zweifelhafte & uneinbringliche Forderungen buchen | BuchhaltungsButler
Wenn Mahnungen unbeantwortet bleiben, Forderungen verjähren oder Kunden Insolvenz beantragen, müssen sich Unternehmer unweigerlich mit dem Buchen zweifelhafter oder uneinbringlicher Forderungen befassen. Das Buchen kann selbst für erfahrene Buchhalter eine Herausforderung sein. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick, was zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen von den einwandfreien Forderungen unterscheidet, wann Sie Wertberichtigungen vornehmen und abschreiben und wie Sie diese korrekt buchen.
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Was genau sind zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen?
In der Buchhaltung müssen Unternehmer zwischen einwandfreien, zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen unterscheiden. Einwandfreie Forderungen sind Forderungen, bei denen kein Zweifel über den Zahlungseingang besteht. Diese sind mit dem jeweiligen Nennbetrag in der Buchhaltung zu erfassen und fließen damit vollständig in die Bilanz ein. Forderungen, die mit einem ungewissen Risiko oder dem sicheren Zahlungsausfall behaftet sind, sind entsprechend dem Vorsichtsprinzip mit einem niedrigeren Betrag anzusetzen.
Zweifelhafte Forderungen
Zweifelhafte Forderungen sind Forderungen, die einem gewissen Zahlungsausfallrisiko seitens des Schuldners ausgesetzt sind. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn
- ein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt,
- ein Kunde das Insolvenzverfahren beantragt hat oder
- Schecks eines Kunden nicht eingelöst werden.
Bei der Buchung von Forderungen gilt das strenge Niederstwertprinzip. Das heißt, sie sind in ihrem Wert zu berichtigen. Zweifelhafte Forderungen werden in der Bilanz mit ihrem wahrscheinlichen Restwert angesetzt.
Uneinbringliche Forderungen
Im Unterschied zu den zweifelhaften Forderungen zeichnen sich uneinbringliche Forderungen dadurch aus, dass ihr Ausfall bereits feststeht. Sie müssen davon ausgehen, dass Ihr Kunde die Forderung nicht begleicht, wenn
- ein Kunde seine Zahlungsunfähigkeit bestätigt,
- das Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt wird,
- ein Kunde verstorben ist oder
- die Forderung bereits verjährt ist.
Sobald Sie eine Forderung als uneinbringlich feststellen, können Sie diese in voller Höhe als direkte Forderungsabschreibung ausbuchen.
Wertberichtigungen auf zweifelhafte Forderungen
Wird eine Forderung uneinbringlich, ist sie abzuschreiben und wird zum Bilanzstichtag ausgebucht. Bei der Bewertung von zweifelhaften Forderungen können Sie auf die Einzelwertberichtigung oder die Pauschalwertberichtigung zurückgreifen. Mit diesen Verfahren können Sie konkrete Ausfallrisiken erfassen, die nach dem unternehmerischen Vorsichtsprinzip in der Bilanz berücksichtigt werden müssen. Sie stellen sozusagen eine Vorstufe zur Abschreibung dar.
Einzelwertberichtigung (EWB)
Sofern Sie den Verlust bei einer einzelnen Forderung erwarten, müssen Sie eine Einzelwertberichtigung vornehmen. Dafür führen Sie am Bilanzstichtag eine indirekte Buchung auf das Konto Einzelwertberichtigungen mit der zu erwartenden Ausfallsumme durch. Da diese Wertberichtigung erfolgswirksam ist, antizipieren Sie mit der Buchung mögliche Verluste bereits vor dem tatsächlichen Forderungsausfall.
Pauschalwertberichtigung (PWB)
Mithilfe der Pauschalwertberichtigung führen Sie eine pauschale Korrektur aller Forderungen durch. Auf diese Weise können Sie latente Kreditrisiken für den Gesamtbestand Ihrer Forderungen berücksichtigen. Die Höhe muss das allgemeine Ausfallrisiko von Forderungen in Ihrem Unternehmen wiedergeben und richtet sich nach den Erfahrungen aus vergangenen Zahlungsabwicklungen (ca. die letzten 3-5 Jahre) mit Ihren Kunden. Anders als die Einzelwertberichtigung ist die Pauschalwertberichtigung keine Schätzung, sondern muss konkret nachzurechnen und zu belegen sein.
Die Buchung der Pauschalwertberichtigung erfolgt ähnlich wie die Einzelwertberichtigung. Sie schreiben alle Forderungsausfälle aus einem Geschäftsjahr erfolgswirksam über das PWB-Konto auf Ihre Forderungen ab. Wichtig ist, dass Sie die Wertberichtigung von den Nettoforderungen errechnen und etwaige Einzelwertberichtigungen vorher aus dem Gesamtbetrag der Forderungen herausrechnen.
Bedenken Sie, dass Sie zu jedem Bilanzstichtag die Pauschalwertberichtigung an den neuen Forderungsbestand anpassen müssen.
Zweifelhafte Forderungen buchen
Eine zweifelhafte Forderung buchen Sie in einem ersten Schritt vom Konto “Forderungen aus Lieferung und Leistung” (1400, SKR03) auf das Konto zweifelhafte Forderungen (1460, SKR03) um. Beides sind Bestandskonten auf der Aktivseite der Bilanz. Mit dem Vorgang grenzen Sie die zweifelhafte Forderung inkl. Umsatzsteuer von den einwandfreien Forderungen ab.
In einem zweiten Schritt berechnen Sie den voraussichtlichen Zahlungsausfall und passen den Forderungsbestand über eine Wertberichtigung an. Abschreiben dürfen Sie die Forderung erst, wenn diese tatsächlich uneinbringlich geworden ist. Die Wertberichtigung der ausfallgefährdeten Forderungen buchen Sie netto (ohne Umsatzsteuer). Die Umsatzsteuer wird ebenfalls erst bei einem tatsächlichen Forderungsausfall korrigiert.
Buchungsbeispiel (SKR03)
Die A-GmbH liefert und berechnet am 13.11.2023 Ware an die B-GmbH im Wert von 11.900€ (brutto). Die B-GmbH zahlt wochenlang nicht und reagiert nicht auf Mahnungen. Die A-GmbH schätzt am Jahresende den Forderungsverlust der Forderung auf 80%.
1. Forderung umbuchen
| s | 1460; Zweifelhafte Forderungen | 11.900€* |
| h | 1400; Forderungen aus LuL | 11.900€ |
2. Berechnen des voraussichtlichen Zahlungsausfalls:
| Bruttoforderung | 11.900€ |
| davon Umsatzsteuer | 1.900€ |
| Nettoforderung | 10.000€ |
| davon 80% Forderungsausfall | 8.000€ |
3. Erfassen der Wertberichtigung
| s | 2451; Einstellung EWB auf Forderungen | 8.000€ |
| h | 0998; EWB auf Forderungen | 8.000€ |
Uneinbringliche Forderungen buchen
Stellt sich eine Forderung als uneinbringlich heraus, ist diese vollständig abzuschreiben. Sie buchen auf das Konto “Forderungsverluste” (1499, SKR03).
Im nächsten Schritt müssen Sie die Umsatzsteuer korrigieren. Denn diese haben Sie bei einer vorangegangenen Umsatzsteuer-Voranmeldung bereits abgeführt, werden sie aber nun doch nicht erhalten. Sie müssen den entsprechenden Umsatzsteuerbetrag also über eines der Umsatzsteuerkonten
- Umsatzsteuer 7% (1571, SKR03)
- Umsatzsteuer 19% (1576, SKR03)
zurückbuchen.
Sobald ein Unternehmen ein Insolvenzverfahren eröffnet, gelten sämtliche Forderungen in diesem Moment in voller Höhe als uneinbringlich. In diesem Fall ist die Umsatzsteuer bereits bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu korrigieren.
Buchungsbeispiel
Die A-GmbH stellt am 13.11.2023 eine an die B-GmbH gelieferte Ware im Wert von 11.900€ (brutto) in Rechnung. Nach einigen Wochen (nach Bilanzstichtag der A-GmbH) stellt sich heraus, dass die B-GmbH zahlungsunfähig ist. Das Insolvenzverfahren wurde mangels Masse nicht eröffnet und die Forderung muss als uneinbringlich abgeschrieben werden.
1. Ausbuchen der uneinbringlichen Forderung
| s | 2400; Forderungsverluste | 11.900€ |
| h | 1400; Forderungen aus LuL | 11.900€ |
2. Korrektur der Umsatzsteuer
| s | 1400, Forderungen an LuL | 1.900€ |
| h | 1776; Umsatzsteuer 19% | 1.900€ |
Buchhaltungsprogramme übernehmen die Umsatzsteuerkorrektur beim Ausbuchen der Forderung meist automatisch für Sie.
Fazit: Forderungen objektiv bewerten und buchen
Unternehmer müssen ihre Forderungsbestände gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung objektiv bewerten und mit dem niedrigsten angenommenen Wert bilanzieren. Wenn Forderungen vom Ausfall bedroht sind oder ihr Ausfall feststeht, ist dies entsprechend in Bilanz und GuV zu berücksichtigen. Uneinbringliche Forderungen müssen zum Bilanzstichtag als Verlust abgeschrieben werden. Bei zweifelhaften Forderungen ist das Ausfallrisiko in Form einer Wertberichtigung erfolgswirksam zu buchen.
FAQs
Was sind zweifelhafte Forderungen?
Bei zweifelhaften Forderungen besteht das Risiko eines Zahlungsausfalls eines Schuldners. Der Ausfall ist jedoch noch nicht gewiss. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt, ein Kunde das Insolvenzverfahren beantragt (nicht eröffnet) hat oder Schecks eines Kunden nicht eingelöst werden.
Was ist der Unterschied zwischen zweifelhaften & uneinbringlichen Forderungen?
Im Gegensatz zu zweifelhaften Forderungen steht bei uneinbringlichen Forderungen fest, dass die Zahlung ausfallen wird. Der voraussichtliche Zahlungsausfall bei zweifelhaften Forderungen ist in der Buchhaltung mit einer Wertberichtigung zu berücksichtigen. Ist eine Forderung uneinbringlich geworden, muss sie abgeschrieben werden.
Wann ist eine Forderung zweifelhaft?
Eine Forderung gilt als zweifelhaft, wenn der Zahlungseingang unsicher ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Kunde auf Mahnungen nicht reagiert oder Insolvenz anmelden muss. Mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens gelten Forderungen als uneinbringlich.
Wie bucht man eine zweifelhafte Forderung?
Zweifelhafte Forderungen werden mit ihrem vollen Betrag inkl. Umsatzsteuer von einwandfreien Forderungen in der Bilanz abgegrenzt. Danach nehmen Sie eine Wertberichtigung in Höhe des voraussichtlichen Zahlungsausfalls vor. Die Abschreibung inklusive Umsatzsteuerkorrektur darf erst erfolgen, wenn die Forderung uneinbringlich geworden ist.
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