Zweifelhafte Forderungen & uneinbringliche Forderungen buchen

Zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen buchen zu müssen, kann die ein oder andere Buchhaltung schnell auf den Kopf stellen. Ein Kunde hat Insolvenz beantragt, Mahnungen bleiben unbeantwortet oder die Forderung ist verjährt und Sie müssen sich in der Konsequenz mit der Buchung der zweifelhaften Forderung oder der Buchung der uneinbringlichen Forderung befassen.

Wie genau Sie zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen buchen und was sie von den einwandfreien Forderungen unterscheidet, BuchhaltungsButler verschafft Ihnen einen Überblick.

Was genau sind zweifelhafte & uneinbringliche Forderungen?

Um den Unterschied zwischen den zweifelhaften, uneinbringlichen und einwandfreien Forderungen zu verstehen, sollten wir zunächst den Blick auf die einwandfreien Forderungen lenken.
Einwandfreie Forderungen sind Forderungen „ohne Zweifel über den Zahlungseingang“, den Sie mit dem jeweiligen Nennbetrag in z.B. Ihrer Bilanz ansetzen müssen.

Zweifelhafte Forderungen:

Zweifelhafte Forderungen sind Forderungen, die einem gewissen Zahlungsausfallrisiko seitens des Schuldners unterstehen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn:

• Ihr Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt
• Ihr Kunde das Insolvenzverfahren beantragt hat
• Schecks nicht einlösbar sind

Uneinbringliche Forderungen:

In Abgrenzung zu den zweifelhaften Forderungen kennzeichnen sich die uneinbringlichen Forderungen dadurch, dass nicht mehr von einem Ausfallrisiko, sondern vielmehr davon auszugehen ist, dass Ihr Kunde die Forderung nicht begleicht. Zu diesen Merkmalen zählen:

• Ihr Kunde bestätigt die Zahlungsunfähigkeit
• Das Insolvenzverfahren wird mangels Masse eingestellt
• Ihr Kunde ist verstorben
• Die Forderung ist verjährt

Einzelwertberichtigung & Pauschalwertberichtigung

Sie möchten zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen buchen? Gilt eine Forderung als zweifelhaft oder besteht der Verdacht auf Uneinbringlichkeit, kommt die Einzelwertberichtigung oder die Pauschalwertberichtigung als Verfahren zur Neubewertung der Forderungen zum Einsatz. Diese Verfahren sind bei Forderungen mit einem konkreten Ausfallrisiko anzuwenden, da diese Risiken in der Bilanz berücksichtigt werden müssen.

Einzelwertberichtigung (EWB):

Sofern Sie einen Forderungsverlust erwarten, so führen Sie am Bilanzstichtag eine indirekte Buchung auf das Konto Einzelwertberichtigungen mit der zu erwartenden Ausfallsumme durch.
Wichtig: es kann durchaus passieren, dass die Ausfallsumme am Bilanzstichtag zu niedrig, zu hoch oder genau mit der geschätzten Summe übereinstimmt. Sofern Sie eine unerwartete Einzahlung auf eine abgeschriebene Forderung erhalten, so müssen Sie dies als periodenfremden Ertrag mit entsprechender Umsatzsteuer buchen!

Pauschalwertberichtigung (PWB):

Wenn Sie zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen buchen möchten, so können Sie die Pauschalwertberichtigung anwenden. Mithilfe der Pauschalwertberichtigung ermitteln Sie eine Pauschale auf Forderungen, die auf Grundlage Ihrer Erfahrungen aus vergangenen Zahlungsabwicklungen (ca. die letzten 3-5 Jahre) mit Ihren Kunden das allgemeine Ausfallrisiko von Forderungen wiedergibt. Anders als die Einzelwertberichtigung ist die Pauschalwertberichtigung keine Schätzung, sondern muss nachrechenbar sein.
Wie erfolgt die Buchung der PWB? Die Buchung der Pauschalwertberichtigung erfolgt ähnlich wie die Einzelwertberichtigung. Wichtig ist dabei, dass Sie die Summe für die Einbuchung auf die Pauschalwertberichtigung von den Nettoforderungen errechnen. Schreiben Sie alle Forderungsausfälle aus einem Geschäftsjahr direkt auf Forderungen ab und verbuchen Sie sie dort mit den zugehörigen Nettobeträgen.

Zweifelhafte Forderungen buchen – so geht's

Zweifelhafte Forderungen buchen Sie an Forderungen aus Lieferung und Leistung.
Dabei wird der Forderungsausfall zum Aufwand hinzugerechnet, wenn ein Teil der zweifelhaften Forderungen abgeschrieben werden.
Beachten Sie, dass die Abschreibung der (womöglich) ausfallenden Forderungen nur von den Nettoforderungen erfolgen darf und die Umsatzsteuer erst bei einem tatsächlichen Forderungsausfall korrigiert wird.

Beispiel:
Die A-GmbH liefert und berechnet am 13.11.2019 Ware an die B-GmbH im Wert von 3.700 € (brutto). Die B-GmbH zahlt Wochenlang nicht und reagiert nicht auf Mahnungen. Die A-GmbH schätzt am Jahresende den Forderungsverlust und vermutet, dass 80 % der zweifelhaften Forderung ausbleiben wird.

Zweifelhafte Forderungen buchen – Buchungssatz:

Die Müller GmbH verzeichnet eine zweifelhafte Forderung in Höhe von 11.900 € brutto, da der Kunde nun auf die letzte Mahnung nicht reagierte. Folglich rechnet die Müller GmbH mit einem Zahlungsausfall und schätzt, dass von der zweifelhaften Forderung zum Jahresende noch 80 % des Werts bleiben wird.

Schritt 1) Umbuchung der Forderung:

Schritt 2) Berechnung des voraussichtlichen Zahlungsausfalls:

Schritt 3) Abschreibung der Teilforderung buchen:

Der Zahlungseingang über 20 % der ursprünglichen Forderung wird über das Konto Bank gebucht. Der Zahlungsausfall (Forderungsausfall) wird zusammen mit einer Umsatzsteuer-Korrektur abgeschrieben.

Uneinbringliche Forderungen buchen – so geht's

Sie möchten uneinbringliche Forderungen buchen? Sehen wir uns ein Beispiel an, in dem die Insolvenz mangels Masse nicht eröffnet wurde und der Forderungsverlust nach Bilanzstichtag bekannt wurde. Nun muss die Forderung ausgebucht werden, da sie uneinbringlich ist:

Im nächsten Schritt müssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer korrigieren., Mit der vorangegangenen Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie nun jene 1.900 € aus unserem Beispiel als negativen Umsatz ansetzen. Anschließend saldieren Sie den Betrag von 10.000 € von Ihren Nettoerlösen und den Betrag von 1.900 € von der Umsatzsteuer.