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So funktioniert die einfache Buchführung

Kerstin S.

18. Juli 2025

–6 Minuten Lesedauer

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Einfache Buchführung leicht erklärt | BuchhaltungsButler

Unternehmen sind dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres  vollständig und lückenlos aufzuzeichnen. Abhängig von der Rechtsform, der Gewinn- oder Umsatzhöhe gelten verschiedene Pflichten, wie die Buchführung eines Unternehmens auszusehen hat. Wir erklären in diesem Artikel, wie die einfache Buchführung funktioniert, wer sie anwenden darf und welche Vorteile sich im Vergleich zur doppelten Buchführung ergeben.

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Das lernen Sie in diesem Artikel

• Was unter der einfachen Buchführung zu verstehen ist und wie sie sich von der doppelten Buchführung unterscheidet.
  
• Welche Unternehmer und Freiberufler zur Anwendung der einfachen Buchführung berechtigt sind.
  
• Wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Kern der einfachen Buchführung funktioniert.
  
• Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Aufzeichnungspflichten für Belege bestehen.

Einfach bedeutet im Zusammenhang mit dem Begriff Buchführung tatsächlich, dass diese Form der Buchhaltung mit wenig Aufwand verbunden ist. 

Sämtliche Geschäftsvorfälle werden hier in einem Kassenbuch erfasst und die Einnahmen am Ende den Ausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust zu ermitteln.

Grundlage der einfachen Buchführung bildet ein Kassenbuch, welches eine lückenlose Aufzeichnung aller Kassenbestandsveränderungen protokolliert. In dem Kassenbuch werden, sortiert nach Einnahmen und Ausgaben, sämtliche Belege eines Wirtschaftsjahres chronologisch festgehalten. 

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Das folgende Beispiel zeigt die Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben eines Kleinunternehmens für das erste Quartal 2023. Es gibt keinen Saldovortrag, der aus dem Vorjahr übernommen wird.

Das Betriebsergebnis wird am Jahresende mit Hilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt.

Werden Vermögensgegenstände angeschafft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, finden diese keine Berücksichtigung. Diese werden separat erfasst und Abschreibungsbeträge als Betriebsausgabe im jeweiligen Jahr erfasst.

Unternehmen, die nicht von der Buchführungspflicht betroffen sind, dürfen diese Variante nutzen. Hierzu gehören laut §4 Abs. 3 EStG:

Freiberufler
Kleinunternehmen
Gewerbetreibende, die maximal 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn p.a. erzielen
eingetragene Kaufleute, die maximal 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn p.a. erzielen
Unternehmer und Personengesellschaften, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind 
Landwirtschaftliche Betriebe, die über selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert mehr als 25.000 € verfügen und einen Jahresgewinn von max. 60.000 € erwirtschaften

Insbesondere zum Start in die Selbstständigkeit bietet sie viele Vorteile für Unternehmer. Sie kann ohne große Vorkenntnisse erledigt werden und die Dokumentation der Geschäftsvorfälle ist beinahe selbsterklärend. So einfach wie sie ist, so günstig ist sie auch für das Unternehmen. Sie kann mit einem einfachen Office- oder Buchhaltungsprogramm vorgenommen werden.  

Die doppelte Buchführung ist im Vergleich mit deutlich mehr Arbeitsaufwand verbunden. Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf genau zwei Konten erfasst und zum Jahresende die Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt. Im Gegensatz zur einfachen Buchführung werden auch Transaktionen erfasst, bei denen Leistungs- und Zahlungszeitpunkt nicht identisch sind. Eine EÜR ist bei der einfachen Variante hingegen für die Ermittlung des Betriebsergebnisses ausreichend. Auch die Pflicht zur Durchführung einer Inventur entfällt für Unternehmen ohne Buchhaltungspflicht.

Die einfache Buchführung zeichnet sich dadurch aus, dass sie mit deutlich weniger Aufwand verbunden ist als die doppelte Buchführung. Ist ein Unternehmen von der Buchführungspflicht befreit, so ist lediglich ein (digitales) Kassenbuch zu führen und eine Erfolgsermittlung in Form einer Einnahmen- / Überschussrechnung erforderlich. Freiberufler, Kleinunternehmen, Personengesellschaften ohne Handelsregistereintrag und Kaufleute mit maximal 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn p.a. können von der einfachen Buchführung profitieren. 

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