Die Eintragung ins Handelsregister

Das Handelsregister ist ein für jedermann einsehbares öffentliches Verzeichnis. Es dokumentiert die wichtigsten rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen für Außenstehende. Aus dem Handelsregisterauszug gehen zum Beispiel Unternehmenssitz, Geschäftsführer und Prokuristen hervor. Auch Jahresabschlüsse und Bilanzen werden hier veröffentlicht. Künftige Geschäftspartner, Kunden und Gläubiger können sich damit ein Bild von Legitimität und Geschäftslage eines Unternehmens machen.

In Deutschland führt das örtliche Amtsgericht als zuständiges Registergericht das Handelsregister. Seit 2008 funktioniert das komplett elektronisch. Jeder kann die in Deutschland veröffentlichten Handelsregisterdaten einsehen. Die Amtsgerichte gewähren über elektronische Terminals weiterhin die Einsichtnahme vor Ort. Aktuelle Eintragungen im Handelsregister werden zudem deutschlandweit im elektronischen Bundesanzeiger und in den Registerbekanntmachungen veröffentlicht.

Das Handelsregister besteht aus zwei Teilbereichen für den Eintrag verschiedener Unternehmensformen:

Die Pflicht zum Eintrag im Handelsregister gilt grundsätzlich für jeden Kaufmann. Das ist laut Handelsrecht (§ 1 HGB) erst einmal jeder, der ein Handelsgewerbe mit einem kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb führt. Es gibt aber auch Ausnahmen. 

Ob sich ein Einzelunternehmen sich im Handelsregister eintragen muss, hängt von dessen Geschäftsumfang ab. Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht befreit. 

Für Handelsgesellschaften also Personen- und Kapitalgesellschaften, ergibt sich die Eintragungspflicht aus ihrer Rechtsform. Sie zählen zu den so genannten Formkaufleuten und müssen sich bei Gründung der Gesellschaft im Handelsregister anmelden.

Die einzige Personengesellschaft, für die keine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister besteht, ist die GbR. Auch Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind von der Eintragungspflicht befreit. Sie können sich aber freiwillig anmelden. Aus einem Einzelunternehmen wird dann ein eingetragener Kaufmann und aus der GbR eine OHG.

Mit dem Ersteintrag im Handelsregister werden die wichtigsten Daten zum Unternehmen erfasst. Dazu gehören:

Außerdem sind Veränderungen und Löschungen dieser Daten im Handelsregister anzumelden.

Nicht alle Angaben, die für den kaufmännischen Verkehr von Belang sein könnten, sind im Handelsregister vermerkt. Das HGB bestimmt, welche von ihnen eintragungspflichtig, eintragungsmöglich oder nicht eintragungsfähig sind.

Zu den nichteintragungsfähigen Tatsachen gehören beispielsweise:

Einmal im Handelsregister eingetragene Unternehmen sind dazu verpflichtet, wichtige Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Verspätete oder unterlassene Meldungen können zu hohen Bußgeldern führen.

Wichtige Änderungen können sein (abhängig von Gesellschaftsform):

Ein Eintrag im Handelsregister manifestiert den Gewerbetreibenden als Kaufmann nach HGB mit all seinen Rechten und Pflichten. Das kann einige Vorteile mit sich bringen. Jedoch muss das Unternehmen dann die strengen Regeln des Handelsgesetzbuchs befolgen. Einen freiwilligen Eintrag sollten Unternehmer deswegen sorgfältig abwägen.

Um sich ins Handelsregister einzutragen, führt der Weg zum Notar. Er ist der Ansprechpartner bei der Unternehmensgründung zum Beispiel für GmbHs oder OHGs und erledigt den Handelsregistereintrag gleich mit. Welche Angaben und Nachweise er für die Anmeldung im Handelsregister benötigt, ist je nach Rechtsform des Unternehmens unterschiedlich. So sind zum Beispiel die Gründungsunterlagen oder ein Nachweis über das eingezahlte Stammkapital vorzulegen.

Nachdem der Notar Unterschriften und Dokumente geprüft und beglaubigt hat, leitet er den Antrag elektronisch an das zuständige Registergericht weiter. Die Veröffentlichung ist abhängig von der gewählten Rechtsform und kann von einer bis zu mehreren Wochen dauern.

Die Kosten für die Eintragung ins Handelsregister sind unter anderem abhängig von der Rechtsform des Unternehmens, seinem Stammkapital und der Anzahl der Gesellschafter. Die Gebühren können von 70 Euro für eingetragene Kaufleute bis zu 700 Euro für große Kapitalgesellschaften reichen. Wie hoch sie im Einzelfall sind, können Sie in der Verordnung über Gebühren in Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregistersachen einsehen.

Zusätzlich zu den Kosten des Registergerichts fallen Kosten für den Notar an, der Unterschriften und Dokumente beglaubigt und die Registrierung beantragt.