Löhne und Gehälter berechnen und buchen

Kerstin Stamer
Hier wird die Lohn- oder Gehaltsabrechnung gemacht
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Löhne und Gehälter buchen – mit Beispiel | BuchhaltungsButler

Werden Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt, sind Löhne und Gehälter zu zahlen. Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind dabei deutlich umfangreicher und beschränken sich nicht nur auf die Zahlungsabwicklung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Abzüge vom Bruttoarbeitsentgelt vorgenommen werden müssen und wie Sie das Nettoarbeitsentgelt berechnen. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, welche Buchungen für die Lohn- und Gehaltserfassung vorzunehmen sind.

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Lohn und Gehalt – Was ist der Unterschied?

Auch wenn man meinen könnte, das Wort Lohn sei lediglich ein Synonym zum Begriff Gehalt, gibt es einen inhaltlichen Unterschied. Beim Lohn handelt es sich in der Regel um einen Betrag, den ein Arbeitnehmer pro Arbeitsstunde erhält. Die Höhe des Monatslohns ist also davon abhängig, wie viele Stunden jemand in einem Monat arbeitet – hinzu kommen in diesem Fall Stunden für Feier-, Krank- und Urlaubstage, an denen nicht gearbeitet wurde. Der Begriff Gehalt wird hingegen verwendet, wenn ein monatliches Einkommen als feste Summe vorab vereinbart wird. Üblicherweise beziehen gewerbliche Mitarbeiter eher einen Lohn, während mit kaufmännischen Angestellten ein Gehalt vereinbart wird. Wie Sie Gehalt und Lohn buchen finden Sie im weiteren Verlauf des Artikels. 

Vom Brutto zum Netto – So wird das Nettoarbeitsentgelt berechnet | Grundlage um Lohn und Gehlt zu buchen

Die Grundlage für die Berechnung und Verbuchung der Lohn- und Gehaltszahlung bildet das Bruttoarbeitsentgelt. Hierbei handelt es sich um einen tariflich festgelegten Mindestbetrag oder einen individuell vereinbarten Betrag, der oberhalb der Mindesthöhe liegt. 

Lohnsteuer

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind zur Zahlung einer Einkommensteuer verpflichtet. Diese wird als Lohnsteuer vom Arbeitsentgelt einbehalten und vom Arbeitgeber (AG) an das zuständige Finanzamt abgeführt. Die Höhe der Lohnsteuer ist von verschiedenen Faktoren, wie der Steuerklasse, (Kinder-)Freibeträgen und der Religionszugehörigkeit abhängig. 

Kirchensteuer

Gehören Arbeitnehmer (AN) einer Religionsgemeinschaft an, so wird die dafür anfallende Kirchensteuer vom AG einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Von dort aus wird der Betrag an die Religionsgemeinschaft weitergeleitet. Die Höhe der Kirchensteuer beträgt in den meisten Bundesländern 9% der Lohnsteuer. Lediglich in Bayern und Baden-Württemberg sind 8% von der Lohnsteuer abzuführen.

Solidaritätszuschlag

Seit dem Jahr 2021 sind nur noch wenige Arbeitnehmer zur Zahlung des Solidaritätszuschlags verpflichtet. Folgende Personengruppen sind von der Zahlung befreit:

ab 2021 ab 2023 ab 2024
Alleinstehende mit jährlichem Steuerbetrag bis zu 16.956€ 17.543€ 18.130€
Gemeinsam veranlagte Paare mit jährlichem Steuerbetrag bis zu 33.912€ 35.086€ 36.260€

Bei Familien mit Kindern wird der Kinderfreibetrag mit in die Berechnung des Solidaritätszuschlags einbezogen. Der Kinderfreibetrag verringert die Steuerlast der Familien und damit auch die Wahrscheinlichkeit, überhaupt zur Zahlung des Solidaritätszuschlags verpflichtet zu sein.

Besserverdienende Personen zahlen einen Solidaritätszuschlag von max. 5,5% der Lohnsteuer.

So funktioniert die Berechnung und Verbuchung der Lohn- und Gehaltszahlung

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Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung

Für (fast) jeden Arbeitnehmer besteht in Deutschland eine Sozialversicherungspflicht. Die hierfür anfallenden Beiträge werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber gezahlt. Zu den Sozialversicherungen zählen:

  • Krankenversicherung (14,6 % + individueller Zusatzbeitrag)
  • Arbeitslosenversicherung (2,6 %)
  • Rentenversicherung (18,6 %)
  • Pflegeversicherung (3,05% zzgl. 0,35 % Zuschlag bei kinderlosen AN ab 23 Jahren. Der Zuschlag ist allein vom AN zu tragen)
  • Beitrag zur Pflegeversicherung ab dem 01.07.2023
Anzahl Kinder bis zum 25. Lebensjahr Beitrag Arbeitnehmer Beitrag Arbeitgeber
0 2,3% 1,7%
1 (Alter egal) 1,7% (lebenslang) 1,7%
2 1,55% 1,7%
3 1,4% 1,7%
4 1,25% 1,7%
5 und mehr 1,1% (minimum) 1,7%

Die Anteile des Arbeitnehmers werden vom Arbeitgeber einbehalten und an die Krankenkasse abgeführt. Diese übernimmt die weitere Verteilung an die übrigen Sozialversicherungsträger. 

Sonstige Abzüge

Es ist möglich, dass weitere Abzüge vom Lohn oder Gehalt erfolgen. Dies ist denkbar, wenn der Arbeitgeber sich zum Beispiel zur Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen verpflichtet, um seine Mitarbeiter bei der Vermögensbildung zu unterstützen. Die Zusatzleistung des AG wird zum Bruttolohn gezählt, jedoch nicht an diesen ausgezahlt. Stattdessen wird das Geld in einen Sparvertrag eingezahlt. Ebenso ist es denkbar, dass vermögenswirksame Leistungen lediglich vom AN getragen werden. In diesem Fall erhöht sich das Bruttoarbeitsentgelt nicht. Es erfolgt jedoch ein Abzug vom Nettoarbeitsentgelt, der einbehalten und vom AG in einen Sparvertrag eingezahlt wird. 

Personalzusatzkosten

Die vorgenannten Abzüge zeigen, auf welche Weise der Arbeitnehmer durch Abzüge belastet wird. Neben den Beiträgen zur Sozialversicherung fallen aber auch für den Arbeitgeber weitere Kosten an. Diese werden als Personalzusatzkosten bezeichnet. Hierzu zählen:

  • die Vergütung arbeitsfreier Tage (Urlaub, Feiertage, Krankheit)
  • Sonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen)
  • betriebliche Altersvorsorge
  • Beitrag zur Unfallversicherung für AN

Beispiel einer Lohn- und Gehaltsabrechnung

In einem Beispiel zeigen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters. Dieser ist männlich, 35 Jahre alt, ledig und kinderlos. Er lebt und arbeitet in Berlin und gehört der evangelischen Kirchengemeinde an. Der Mitarbeiter bezieht ein monatliches Bruttogehalt in Höhe von 3.500,00€. Seine Krankenkasse erhebt einen Zusatzbeitrag in Höhe von 1,3 %. 

Sein Nettoarbeitsentgelt für Januar 2023 wird mit diesen Angaben wie folgt ermittelt.

Bruttoarbeitsentgelt 3.500,00€
Lohnsteuer (lt. Lohnsteuertabelle) 462,83€
Kirchensteuer (9% von 462,83€) 41,65€
Solidaritätszuschlag 0,00€
AN-Anteil Krankenversicherung (7,3% von 3.500€) 255,50€
Zusatzbeitrag Krankenversicherung (1,3 % von 3.500€ – Hälfte) 22,75€
AN-Anteil Rentenversicherung (9,3% von 3.500€) 325,50€
AN-Anteil Arbeitslosenversicherung (1,3% von 3.500€) 45,50€
AN-Anteil Pflegeversicherung (1,525% von 3.500€) 53,38€
Zusatzbeitrag Pflegeversicherung (0,35% von 3.500€) 12,25€
Nettoarbeitsentgelt / Auszahlungsbetrag 2.280,64€

Der Personalaufwand des Unternehmens beträgt insgesamt 4.202,63€. Dieser setzt sich wie folgt zusammen:

3.500€ Gehalt + Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 702,63€ (255,50€ + 22,75€ + 325,50€ +45,50€ + 53,38€). Hinzu kommen noch Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Thomas Sandmann

Büro- und Diplomkaufmann und Geschäftsführer von B.L.U.E. Sandmann GmbH

Thomas Sandmann ist gelernter Bürokaufmann und Diplomkaufmann für Steuer- und Rechnungswesen. Sein eigenständig geführtes Buchhaltungsbüro B.L.U.E Sandmann GmbH, welches seit 2006 besteht, betreut kleine und mittelständische Unternehmen sowie Existenzgründer:innen und ist spezialisiert auf digitale Buchhaltung und Lohnabrechnung. Zuletzt wurde das Buchhaltungsbüro von Wolters Kluwer für seinen digitalen Buchungs- und Lohnservice ausgezeichnet.

Lohn und Gehalt richtig buchen

Es gibt zwei Methoden für die Verbuchung von Löhnen und Gehältern: die Netto- und die Bruttomethode. Bei der Nettomethode erfolgt die Verbuchung der einzelnen Aufwandsposten zum jeweiligen Zahlungszeitpunkt mit dem Gegenkonto “Bank”. Die Gehaltszahlung an den Mitarbeiter und die Abführung der Sozialabgaben werden hier zu unterschiedlichen Zeitpunkten gebucht. Daher eignet sich diese Methode lediglich für kleine Unternehmen mit einer sehr überschaubaren Lohnbuchhaltung. 

Die Bruttomethode wird zur Verbuchung der Löhne und Gehälter hingegen häufiger angewendet. Unsere Beispielbuchungen beziehen sich daher auf diese Methode. Hierbei erfolgt die Buchung zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Entstehung. Als Gegenkonten dienen hier Verbindlichkeitskonten.

so wird Lohn oder Gehalt richtig verbucht

Bei der Anwendung der Nettomethode ist zu beachten, dass für die Zahlung der Lohnsteuer zum 10.01. eines Jahres eine entsprechende Abgrenzungsbuchung vorgenommen werden muss.

Buchungssatz der Gehaltsabrechnung aus Beispiel

s 4120; Gehälter 3.500€
s 4130, gesetzl. soz. Aufwendungen 702,63€
h 1740; Verbindl. aus Lohn und Gehalt 2.280,64€
h 1741; Verbindl. aus Lohn- und Kirchensteuer 504,48€
h 1742; Verbindl. im Rahmen der sozialen Sicherheit 1.417,51€

Buchungssatz der Auszahlung aus Beispiel

s 1740; Verbindl. aus Lohn und Gehalt 2.280,64€
s 1741; Verbindl. aus Lohn- und Kirchensteuer 504,48€
h 1742; Verbindl. im Rahmen der sozialen Sicherheit 1.417,51 €
h 1200; Bank 4.202,63€

Zusammenfassung: Löhne und Gehälter buchen

Für die Mitarbeit im Unternehmen erhalten Arbeitnehmer ein Bruttoarbeitsentgelt. Da Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtig sind, behält der Arbeitnehmer jedoch Teilbeträge des Arbeitsentgelts ein und leitet diese Beträge an das Finanzamt und die Krankenkasse weiter. Nur ein Teilbetrag wird also an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Auch der Arbeitgeber wird durch Sozialabgaben belastet. Die Anteile zur Sozialversicherung werden jeweils zu 50% von AN und AG gezahlt. Ausnahme bildet hier unter Umständen der Beitrag zur Pflegeversicherung. Bei der häufig verwendeten Bruttomethode werden die Löhne und Gehälter zum Zeitpunkt ihrer wirtschaftlichen Entstehung, also im jeweiligen Abrechnungsmonat, gebucht. Die Personalaufwendungen werden gegen Verbindlichkeiten gebucht. Die Auflösung der Verbindlichkeiten erfolgt mit der Auszahlungsbuchung.

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FAQs

Wie wird das Gehalt verbucht?

Für die Buchung von Gehältern kommen die Netto- und die Bruttomethode in Betracht. Während bei der Nettomethode zum Zeitpunkt der jeweiligen Zahlungen gebucht wird, erfolgen die Buchungen bei der Bruttomethode zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Entstehung, also im Monat der Arbeitsleistung.

Was wird auf 3720 gebucht?

Verbindlichkeiten aus Löhnen und Gehältern werden im SKR04 auf dem Konto 3720 erfasst.

Was wird auf dem Konto 1740 gebucht?

Bei der Buchung im SKR03 werden Verbindlichkeiten aus Löhnen und Gehältern auf dem Konto 1740 erfasst.

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