Firmenwagen für Unternehmer: Wie Sie Fahrtenbuch und 1%-Regelung richtig buchen

Susanne Woda
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Fahrtenbuch für Unternehmer führen und buchen | BuchhaltungsButler

Urlaub, Arztbesuch oder Einkauf: Unternehmer nutzen ihren Firmenwagen in der Regel nicht nur geschäftlich, sondern auch für private Erledigungen. Das weiß auch das Finanzamt. Buchhalterisch erfassen dürfen sie deswegen nur den betrieblichen Nutzungsanteil. Welche Möglichkeiten Sie dafür haben, ob ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung die bessere Wahl ist und wie Sie Aufwendungen und Steuern richtig buchen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Fahrtenbuch versus 1%-Regelung

Unternehmer müssen für jeden Pkw, der sich im Betriebsvermögen befindet und privat genutzt werden kann, zum Jahresabschluss den privaten Nutzungsanteil ermitteln und verbuchen. Dies ist besonders aus steuerlichen Gründen relevant, denn nur der betriebliche Nutzungsanteil darf das Betriebsergebnis mindern. Der private Nutzungsanteil ist als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Zur Ermittlung der Nutzungsanteile gibt es drei zulässige Varianten:

  • Pauschale 1%-Methode (nur zulässig, wenn das Fahrzeug zu über 50% betrieblich genutzt wird)
  • Ermitteln der privaten Nutzung mittels Fahrtenbuch
  • Berechnen der betrieblichen Nutzung laut sonstiger Aufzeichnungen, wie z. B. Terminkalender (nur zulässig, wenn das Fahrzeug weniger als 50% betrieblich genutzt wurde)

Fahrzeuge, die weniger als 10% betrieblich genutzt werden, dürfen nicht im Betriebsvermögen gehalten werden. Das heißt, sie können nicht als Firmenwagen steuerlich angerechnet werden. Solche Fahrten in privaten Pkws gelten als Privatfahrten. Unternehmer und Mitarbeiter können diese mittels der Kilometerpauschale gegenüber dem Unternehmen abrechnen.

Die Fahrtenbuchmethode

In einem Fahrtenbuch halten Sie alle Fahrten in einem Firmenwagen detailliert fest, um den betrieblichen Nutzungsanteil zu bestimmen und nachzuweisen. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es ganz bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Zu jeder Fahrt sind folgende Angaben festzuhalten:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand (Beginn und Ende der Fahrt)
  • Ziel der Reise
  • Zweck der Reise und geschäftlicher Kontakt
  • Vermerk etwaig gefahrener Umwege
  • Kennzeichnen der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen, achten Sie außerdem darauf, dass dieses den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) entspricht. Einträge dürfen beispielsweise nachträglich nicht änderbar sein bzw. Änderungen müssen klar nachzuverfolgen sein.

Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt es, das Datum, die Kilometer und den Zusatz “Privat” bzw. “Whg-Arbeit” im Fahrtenbuch zu vermerken.

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Vorgehen beim Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss ist zunächst der prozentuale Anteil der privat veranlassten Kilometer zu ermitteln. Die laufenden Kfz-Kosten fließen dann entsprechend dem betrieblichen Anteil als Aufwendungen ins Unternehmensergebnis ein.

Bei der Buchung ist zu beachten, dass nicht alle Kfz-Kosten umsatzsteuerpflichtig sind: Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug sind umsatzsteuerfrei, die Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug sind steuerpflichtig. Für alle Kosten, für die Sie die Vorsteuer geltend gemacht haben, müssen Sie den Privatanteil aus der Umsatzsteuer herausrechnen. Die entsprechenden Aufwendungen werden auf separaten Konten verbucht.

Umsatzsteuerpflichtige Kfz-Kosten Umsatzsteuerfreie Kfz-Kosten
Tankrechnungen Steuern
Reparatur- & Reinigungskosten Versicherungsbeiträge
Abschreibungen

Berechnungsbeispiel (Fahrtenbuch)

Anteil privat gefahrener Kilometer laut Fahrtenbuch: 30%

Anteil privat gefahrener Kilometer laut Fahrtenbuch: 30%
Konto Abschreibungen auf Kfz 3.000€
Konto lfd. Kfz-Betriebskosten 5.000€
Konto Kfz Reparaturen 2.000€
Konto Kfz Steuern 350€
Konto Kfz Versicherung 1.000€
Umsatzsteuerfreie Gesamtkosten (Steuern + Versicherung) 1.350€
davon umsatzsteuerfreie Kfz-Aufwendungen (30%) 405€
Umsatzsteuerpflichtige Gesamtkosten 10.000€ x 19% = 11.900€
davon umsatzsteuerpflichtige Kfz-Aufwendungen (30%) 3.570€

Buchungsbeispiel SKR03 (Fahrtenbuch)

Steuerfreie Aufw. Firmenwagen mit Fahrtenbuch buchen

s 1880; Unentgeltliche Wertabgabe 405€
h 8924; Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer 405€

Steuerpflichtige Aufw. Firmenwagen mit Fahrtenbuch buchen

s 1880; Unentgeltliche Wertabgabe 3.570€
h 8921; Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19% USt. 3.570€*

Durch die Buchungen entstehen in der Regel zum Jahresabschluss noch Umsatzsteuerverbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt, die in den monatlichen Umsatzsteuer–Voranmeldungen nicht berücksichtigt wurden. Fragt das Finanzamt nach einer Begründung für etwaige Abweichungen zwischen angemeldeter und erklärter Umsatzsteuer, können Sie auf die Herausrechnung der privaten Kfz-Nutzung zum Jahresabschluss verweisen.

Die 1%-Methode

Bei der 1%-Methode betragen die abzugsfähigen Betriebsausgaben pauschal 1% des inländischen Bruttolistenpreises. Unternehmer müssen keinen Nachweis darüber führen, in welchem Umfang sie den Firmenwagen geschäftlich nutzen.

Zulässig ist die 1%-Methode allerdings nur, wenn Unternehmer das Firmenfahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzen. Arbeiten Sie überwiegend im Büro, müssen Sie die betriebliche Nutzung daher ggf. anhand sonstiger Aufzeichnungen nachweisen können.

Vorgehen beim Jahresabschluss

Um die abzugsfähigen Betriebsausgaben zu berechnen, müssen Sie zuerst den privaten Nutzungsanteil ermitteln. Dieser richtet sich nach dem inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Den Listenpreis können Sie übrigens auch bei gebraucht erworbenen Fahrzeugen ansetzen.

Anrechenbare Betriebsausgaben = Bruttolistenpreis  x 1% x 12 Monate 

Darüber hinaus können Sie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03% des Listenpreises berücksichtigen, damit sind alle privaten Fahrten abgegolten.

Fahrten Whg.-Arbeitsstätte = Bruttolistenpreis x Entfernungskilometer x 0,03% x 12 Monate

Die so berechneten Aufwendungen dürfen die tatsächlichen Kfz-Kosten nicht überschreiten (Kostendeckelung). Ist die Summe der laufenden Kosten niedriger, stellen diese die Obergrenze für die Aufwendungen dar. 

Auch bei der 1%-Regelung ist zwischen umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Aufwendungen zu unterscheiden. Von den anrechenbaren Anwendungen sind 80% umsatzsteuerpflichtig und 20% umsatzsteuerfrei zu buchen. Im Falle der Kostendeckelung können Sie für die Umsatzsteuer eine adäquate Schätzung des privaten Nutzungsanteils vornehmen. Zu diesem Prozentsatz muss dann für die tatsächlich angefallenen umsatzsteuerpflichtigen Kfz-Kosten die Umsatzsteuer abgeführt werden. Alternativ kann auch einfach von 50% Privatnutzung ausgegangen werden.

Fahrtenbuch in Buchhaltung angeben

Berechnungsbeispiel (1%-Methode)

1. Ohne Kostendeckelung:

Brutto-Listen-Neupreis (inkl. Sonderausstattung etc.) 50.000€
tatsächliche Kfz-Kosten (lt. Buchhaltung) 10.000€
keine Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte
Anrechenbare Aufwendungen 6.000€ (50.000€ x 1% x 12 Monate)
davon umsatzsteuerpflichtig (80%) 4.800€
davon umsatzsteuerfrei (20%) 1.200€

2. Mit Kostendeckelung:

Brutto-Listen-Neupreis (inkl. Sonderausstattung etc.) 50.000€
tatsächliche Kfz-Kosten (lt. Buchhaltung) 4.000€ brutto
davon umsatzsteuerpflichtig 2.500€
Entfernung Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte 15 km
geschätzter Privatanteil 40%
Anrechenbare Aufwendungen 6.000€ (50.000€ x 1% x 12 Monate)
Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte 2.700€ (50.000€ x 15 km x 0,03% x 12 Monate)
Anrechenbare Aufwendungen gem. Kostendeckelung 4.000€
davon umsatzsteuerpflichtig (40%) 1.000€ (40% x 2.500€)
davon umsatzsteuerfrei (60%) 1.500€ (2.500€-1.000€)

Buchungsbeispiel SKR03 (1%-Methode)

Steuerfreie Aufw. Firmenwagen 1%-Regelung buchen

s 1880; Unentgeltliche Wertabgabe 1.200€
h 8924; Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer 1.200€

Steuerpflichtige Aufw. Firmenwagen buchen

s 1880; Unentgeltliche Wertabgabe 4.800€
h 8921; Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19% USt. 4.800€*

Was ist günstiger – Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?

Ein Fahrtenbuch ist relativ aufwendig zu führen, deswegen entscheiden sich Unternehmer gerne für die unkomplizierte 1%-Regelung. Ob sich diese auch finanziell lohnt, lässt sich nicht pauschal beantworten.

Grundsätzlich gilt: Je geringer die private Nutzung des Fahrzeugs, desto eher lohnt sich zumeist die Fahrtenbuch-Methode. Warum? Mit der Fahrtenbuchmethode setzen Sie pauschal alle Kosten von der Steuer ab und müssen nur die private Nutzung herausrechnen. Ist diese gering, bleibt der abzusetzende Anteil hoch.

Bei einem hohen Listenpreis ist die 1%-Regelung meist günstiger, denn die absetzbaren Kosten sind abhängig vom Kaufpreis. Aber Achtung: Mit der Kostenbremse hat das Finanzamt ein wirksames Mittel in der Hand, um unangemessene Steuergestaltung zu verhindern.

Fahrtenbuch oder 1 % Regelung

Exkurs: Privatfahrzeug betrieblich nutzen

Gerade bei gebraucht und günstig erworbenen Pkw ist es oftmals günstiger, das Fahrzeug im Privatvermögen zu halten und hier eine Einzelabrechnung der Kilometer mit dem pauschalen Kilometersatz zu machen. Die Versteuerung nach dem 1%-Wert reduziert die Kosten oftmals so weit, dass kaum noch eine Gewinnminderung verbleibt.

Die Finanzämter haben dieses Schlupfloch jedoch erkannt und prüfen daher in letzter Zeit verstärkt, ob diese Art der Abrechnung im Einzelfall zulässig ist. Sie sollten es daher mit den betrieblichen Kilometern mit dem Privatwagen nicht übertreiben und darauf achten, dass über das Jahr ausreichend private Strecken (mindestens 50% der Gesamtfahrleistung) zurückgelegt werden – und dies auch glaubhaft gemacht werden kann.

Fazit: Firmenwagen besser mit Unterstützung vom Experten buchen

Egal, ob Sie sich für die pauschale 1%-Regelung oder der Nachweis der tatsächlichen Nutzungsanteile mit einem Fahrtenbuch entscheiden: Wenn Sie als Unternehmer Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, dürfen sie lediglich den geschäftlichen Nutzungsanteil ergebniswirksam als Aufwand geltend machen. Der private Anteil ist als geldwerter Vorteil bei der Einkommensteuer zu berücksichtigen. Beim Buchen der Umsatzsteuer ist besonders darauf zu achten, dass nur der geschäftliche Anteil anrechenbar ist. Lassen Sie sich in Sachen Firmenwagen am besten von Ihrem Steuerberater unterstützen.

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FAQs

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dient der Aufzeichnung und dem Nachweis der privaten und geschäftlichen Nutzung bei Firmenwagen. Dafür halten Sie alle mit dem Fahrzeug zurückgelegten Strecken detailliert fest. Die entsprechenden Nutzungsanteile können dann umsatz- bzw. einkommensteuerlich berücksichtigt werden.

Wie muss ein Fahrtenbuch für Unternehmer aussehen?

Ein Fahrtenbuch muss bestimmte Angaben enthalten, damit das Finanzamt dieses anerkennt. Unternehmer müssen alle Fahrten mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Ziel und Zweck der Reise inkl. geschäftlicher Kontakt sowie etwaig gefahrene Umwege enthalten. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht eine entsprechende Kennzeichnung aus. Bei elektronischen Fahrtenbüchern sind zudem die Bestimmungen des GoBD einzuhalten.

Wie buche ich ein Fahrtenbuch?

Mit einem Fahrtenbuch dokumentieren Sie die privaten und geschäftlichen Nutzungsanteile eines Firmenwagens und können so die Kfz-Kosten entsprechend aufteilen und steuerlich berücksichtigen. Nur der geschäftliche Anteil darf als abzugsfähige Aufwendung gebucht werden, die private Nutzung ist als geldwerter Vorteil in der Einkommensteuer zu berücksichtigen. Bei der Berechnung der Umsatzsteuer sind die privaten Anteile ebenfalls herauszurechnen.

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