Lohnabrechnungsprogramme: Lohnbuchhaltung einfach und schnell selber machen
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Lohnabrechnungssoftware | BuchhaltungsButler
Wer als Unternehmer auch zugleich Arbeitgeber ist, steht mit der Lohnbuchhaltung vor einer komplexen und verantwortungsvollen Aufgabe. Viele Unternehmen entscheiden sich deswegen, die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister abzugeben. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm erledigen Sie die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter, auch ohne Vorwissen, schnell und effizient und können so Kosten sparen. Wie Lohnprogramme funktionieren, was sie können und welche Vor- und Nachteile die Gehaltsabrechnung online hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Die Anforderungen bei der Lohnabrechnung sind hoch
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann zu einer herausfordernden Aufgabe für Unternehmer werden. Denn mit der Berechnung von Steuern und Sozialabgaben auf das Bruttogehalt ist es meist nicht getan. Sonderzahlungen und Provisionen, Direktversicherungen, steuerfreie Bezüge, Überstunden und Feiertagszuschläge, Auslagenerstattung oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sind nur einige Beispiele dafür, was bei der Lohnbuchhaltung zu beachten ist. Die richtige Auswahl der Lohnabrechnungssoftware ist hierbei essentiell.
Unternehmen müssen zudem eine Reihe von Meldepflichten erfüllen und die gezahlten Beiträge elektronisch an das Finanzamt und die verschiedenen Sozialversicherungsträger wie Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Berufsgenossenschaften übermitteln.
Darüber hinaus ist bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung besondere Sorgfalt gefragt. Diese ist nämlich nicht nur ein wichtiges Dokument für die Steuererklärung der Mitarbeiter, sondern dient im Unternehmen als prüfungsrelevanter Buchungsbeleg. Eine korrekte Gehaltsabrechnung ist nicht nur wichtig für die ordnungsgemäße Buchführung. Die Lohnabrechnung ist auch regelmäßig Bestandteil weiterer Betriebsprüfungen, bei denen Finanzamt und Sozialversicherungsträger
- die ordnungsgemäße Abführung der Lohnsteuer,
- den Umgang mit geldwerten Vorteilen und Sachzuwendungen,
- Beiträge und Meldungen zur Sozialversicherung sowie
- Beiträge zur Unfallversicherung prüfen.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über das nötige Fachwissen oder personelle Ressourcen verfügen, geben die Lohnbuchhaltung oft an ein Buchhaltungs- oder Steuerbüro ab, um die korrekte und pünktliche Abrechnung sicherzustellen. Die Alternative: Mithilfe einer professionellen Software können Sie die Lohnabrechnung und Folgeaufgaben schnell, effizient und rechtssicher selbst erledigen.
So funktioniert eine Lohnabrechnungssoftware
Lohn- und Gehaltssoftware können Sie als alleinstehende Softwarelösung oder als Teil eines kompletten ERP-Systems erwerben. Große Unternehmen greifen oft auf eine maßgeschneiderte Software zurück. Das können sich kleinere und mittelgroße Unternehmen nicht leisten. Es gibt jedoch eine große Auswahl standardisierter Lohnabrechnungsprogramme, die dabei helfen, die Lohnabrechnung und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren:
Über eine Stammdatenverwaltung füttern Sie das Programm mit den nötigen Informationen zum Mitarbeiter. Das sind neben persönlichen Daten z. B. die Höhe des Bruttogehalts und andere Gehaltsbestandteile, Steuerklasse, Religionszugehörigkeit (für die Kirchensteuer), Krankenkassenbeitrag oder abrechnungsrelevante Besonderheiten erfassen.
Auf dieser Basis berechnet das Programm automatisch Steuern und Sozialabgaben und erstellt die Lohnabrechnung. Über eine Schnittstelle zum Onlinebanking können Sie die Zahlungen danach automatisiert veranlassen.
Mit weiteren Schnittstellen wie DATEV oder Elster erledigt das Programm auch gleich die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt und die Pflichtmitteilungen an Sozialversicherung und Bundesagentur für Arbeit mit und erstellt die erforderlichen Beitragsnachweise.
Zusätzlich erleichtern Ihnen Statistiken und Berichtsfunktionen wie beispielsweise Gehaltslisten oder ein Lohnjournal den Überblick.
Einige Programme bieten die Verwaltung digitaler Personalakten gleich mit an. Hier können Sie beispielsweise auch Vertragsinformationen hinterlegen oder Kranken- und Urlaubstage erfassen.
Klassische Grundfunktionen einer Lohnabrechnungssoftware:
- Stammdatenverwaltung
- Erstellen von Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen
- Pflichtmitteilungen und Beitragsnachweise
- Statistiken und Berichte
Nützliche Funktionen, mit denen sich Prozesse weiter automatisieren lassen, sind beispielsweise der Datenimport aus Zeiterfassungssystemen, die elektronische Übergabe der Gehaltsabrechnungen an die Finanzbuchhaltung oder die GoBD-konforme Archivierung der Dokumente.
Lohnt sich eine Lohnabrechnungssoftware?
Die Lohnbuchhaltung mit einer Software zu erledigen, schafft vor allem Zeit- und Kostenvorteile. Zudem behalten Unternehmer die volle Kontrolle über Lohnabrechnungen und personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter.
Die Vorteile im Überblick:
Zeitersparnis: Gehaltsabrechnung ohne Fachwissen schnell selbst erledigen
Kostenvorteile: Weniger Ausgaben für externe Dienstleister und Personal
Rechtssicherheit: Fehlerfreie und gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung und Einhaltung der Pflichtmeldungen
Automatisierung: Möglichkeit, weitere interne Prozesse im Personalwesen oder in der Finanzbuchhaltung zu digitalisieren
Archivierung: Weniger Platzbedarf und Kosten bei der Ablage von Lohndokumenten
Vor- und Nachteile einer Online-Gehaltsabrechnung
Lohnabrechnungssprogramme waren lange als klassische Software, die Sie einmalig auf Firmen-PCs oder Servern installieren, erhältlich. Immer häufiger greifen Unternehmen auf die Online-Lohnabrechnung zurück. Diese Programme funktionieren webbasiert und können über den Internetbrowser jedes beliebigen Endgerätes bedient werden. Das ist vor allem für Einzelunternehmer eine praktische und kostengünstige Lösung, kann aber auch Nachteile haben:
| Vorteile | Nachteile |
| Keine eigene IT-Infrastruktur nötig | Monatlicher Beitrag kann dauerhaft teurer sein als einmalige Software-Anschaffung |
| Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien werden vom Anbieter gewährleistet | Offline-Nutzung nicht möglich |
| Keine internen Wartungsarbeiten | Updates oder neue Programmversionen sind oft kostenpflichtig |
| Keine Installation, Nutzung sofort nach Erwerb des Produkts möglich | Daten werden außerhalb des Unternehmens gespeichert |
ERP (Enterprise-Ressource-Planning)-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Ressourcen bedarfsgerecht und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Sie steuern automatisierte Prozesse in vielen Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Beschaffung oder Kommunikation und helfen dabei, das Unternehmen effizienter zu verwalten und zu steuern.
Lohnabrechnungsprogramme und Datensicherheit
Im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung spielt die Datensicherheit eine besonders große Rolle. Schließlich enthalten Lohnabrechnungen sensible personenbezogene Daten. Unternehmen müssen die gesetzlichen Bestimmungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten und sicherstellen, dass solche Daten nicht von unbefugten Dritten gelesen, kopiert, bearbeitet oder gelöscht werden.
Besondere Sorgfalt ist geboten, wenn personenbezogene Daten das Unternehmen verlassen, z. B. bei
- Pflichtmeldungen,
- der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder
- bei der Online-Lohnabrechung und Datenspeicherung in der Cloud.
Anbieter professioneller Lohnabrechnungssoftware gewährleisten ihren Nutzern in der Regel die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dies erkennen Sie an speziellen Zertifikaten. Das GKV-Zertifikat (auch ITSG- oder DEÜV-Zertifizierung) steht beispielsweise für die sichere Übertragung der Daten an die Sozialversicherungsträger. Es wird von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung vergeben.
Fazit: Prozesse automatisieren und optimieren mit Lohnabrechnungssoftware
Mit einer Lohnabrechnungssoftware können Unternehmer ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell und rechtssicher selbst erledigen. Standardisierte Programme lohnen sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Sie sparen Kosten für den Steuerberater und haben stets die volle Einsicht und Kontrolle in die Abrechnungsdaten. Ob eine klassische Software oder eine PC-unabhängige Online-Buchhaltung die richtige Lösung ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen jedes Unternehmens ab. Beide Varianten bieten die Möglichkeit, die Lohnbuchhaltung weitestgehend zu automatisieren und auch andere Prozesse im Zusammenhang mit HR-Aktivitäten oder der Finanzbuchhaltung zu optimieren.
FAQs
Welches Programm für Lohnabrechnungen?
Der Leistungsumfang von Lohnabrechnungssoftware kann sehr unterschiedlich sein. Neben den Grundfunktionen wie der Stammdatenverwaltung, dem Erstellen von Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen und dem Versenden von Pflichtmitteilungen und Beitragsnachweisen verfügen einige Programme über Zusatzfunktionen, mit denen Unternehmen weitere Prozesse im Personalwesen und Finanzbuchhaltung automatisieren können.
Welche App für Lohnabrechnung?
Mit webbasierter Lohnbuchhaltungssoftware können Sie über das Internet die Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter jederzeit vom Smartphone, Tablet oder Laptop aus erstellen. Ein gutes Tool sollte neben den Grundfunktionen auch noch weitere Automatisierungsmöglichkeiten wie die Archivierung von Gehaltsdokumenten und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung bieten. Neben Schnittstellen zu Finanzamt, Sozialversicherungen und Onlinebanking ist auch die Anbindung an andere interne Systeme (z. B. Zeiterfassung oder Finanzbuchhaltung) nützlich.
Kann man Lohnabrechnungen selber machen?
Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung nicht an externe Dienstleister abgeben wollen, können die Lohnabrechnungen für ihre Mitarbeiter mit Softwareunterstützung unkompliziert selber machen. Neben der klassischen Lohnabrechnungssoftware, die auf dem PC installiert wird, gibt es immer mehr webbasierte Lösungen, mit denen Sie die Lohnabrechnung einfach, schnell und kostengünstig erledigen.
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