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Porto buchen | BuchhaltungsButler
In der Buchhaltung kommt man mit dem Thema Porto an mehreren Stellen in Berührung. Ein Unternehmen muss gezahltes Porto verbuchen, wenn es Geschäftsbriefe verschickt oder Pakete bei der Post aufgegeben hat. Möglicherweise stellt es das Porto dann dem Kunden in Form von Versandkosten in Rechnung. Und wenn Unternehmen Waren bestellen, müssen sie das in Rechnung gestellte Porto buchhalterisch erfassen. Wie man Porto und Versandkosten richtig bucht und ob Porto umsatzsteuerpflichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist Porto?
Porto ist das Entgelt für Post- oder Paketsendungen durch einen Postdienstleister. Dazu gehören neben Briefporto und Paketgebühren auch Entgelte für Einschreiben, Nachnahme oder Eilsendungen.
Porto – umsatzsteuerpflichtig oder nicht?
Wenn Unternehmen Briefmarken bei der Post kaufen, bezahlen Sie darauf keine Umsatzsteuer. Wenn sie dieses Porto jedoch an ihren Kunden weiterreichen, gilt es als umsatzsteuerpflichtige Leistung. Grund dafür sind die Umsatzsteuerbefreiungen nach §4 UStG, nach denen Porto unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer befreit ist.
Bestimmte Postdienstleistungen sind umsatzsteuerfrei
Grundsätzlich gilt, dass die Deutsche Post beim Verkauf von Briefmarken (nach §4 Satz 1 Nr. 8i sind das “amtliche Wertzeichen mit aufgedrucktem Wert”) keine Umsatzsteuer erheben muss. Wer also in einer Postfiliale Brief- oder Paketmarken erwirbt, zahlt genau den aufgedruckten Wert – und zwar ohne dafür Mehrwertsteuer zu entrichten.
Außerdem sind Universaldienstleistungen von Postdienstleistern, die flächendeckend in ganz Deutschland angeboten werden (§4 Satz 1 Nr. 11b UStG), von der Umsatzsteuer befreit. Dies gilt auch, wenn sie nicht von der Deutschen Post, sondern von zugelassenen, nicht staatlichen Postunternehmen ausgeführt werden. Diese Befreiung gilt jedoch nicht für alle Dienstleistungen.
Mehrwertsteuerfrei sind
- Briefe, Bücher, Kataloge, Zeitungen und Zeitschriften mit einem Gewicht bis 2 kg.
- Päckchen und Pakete bis 10 kg und
- Einschreiben und Wertsendungen.
Mehrwertsteuerpflichtig sind dagegen
- Schwerere Sendungen,
- Nachnahmesendungen,
- Infopost,
- Pressesendungen oder
- Postvertriebsstücke.
Auch wenn Unternehmen individuelle Vereinbarungen mit ihrem Postdienstleister treffen, gilt die Umsatzsteuerbefreiung nicht. Wenn also ein Unternehmen einen Vertrag abschließt, nach dem der Postdienstleister statt der regulären Gebühr für einen Standardbrief von 0,85€ nur 0,80€ berechnet, wird auf den vereinbarten Betrag Mehrwertsteuer fällig.
Von Unternehmen berechnetes Porto ist umsatzsteuerpflichtig
Wenn Unternehmen Waren online bestellen, erscheinen auf der Rechnung neben dem Warenwert meist auch Porto- oder Versandkosten. Auf diese muss das Unternehmen Umsatzsteuer berechnen. Viele Online-Händler reichen das von ihnen gezahlte Porto auf diese Weise an ihre Kunden weiter. Da die Auslieferung Bestandteil der erbrachten Leistung des Unternehmens ist, muss es auch das Porto mit Mehrwertsteuer belegen.
Steuerliche Auswirkungen auf Unternehmen
Privatleute sind von der Umsatzsteuer auf bestimmte Postdienstleistungen am stärksten betroffen. Als Endverbraucher tragen sie die Steuerlast in voller Höhe. Unternehmen können die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen und damit ihre Umsatzsteuerzahllast mindern. Wenn Postunternehmen also Umsatzsteuer in Rechnung stellen, stellt dies für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen keinen zusätzlichen Kostenfaktor dar.
Anders ist dies jedoch bei Kleinunternehmern. Da sie ihren Kunden grundsätzlich keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen, können sie die gezahlte Umsatzsteuer auch nicht als Vorsteuer in Abzug bringen. Für sie entsteht in diesem Fall eine zusätzliche Kostenbelastung.
Geschäftspost versenden: Portokosten buchen
Auslagen, die in Unternehmen für betrieblich veranlasste Korrespondenz oder aufgegebene Warensendungen entstehen, können sie als Betriebsausgaben abziehen. Wenn Unternehmer den Gang zur Post machen und dort Briefmarken erwerben, Geschäftsbriefe versenden oder ein Paket aufgeben, buchen sie diese Ausgaben als Betriebsausgabe über das Konto 4910 – Porto (SKR03). Je nach Dienstleistung (s.o.) kann dabei Umsatzsteuer anfallen.
Beispiel: Ein Unternehmer kauft Briefmarken im Wert von 20 Euro bei der Post (umsatzsteuerfrei).
| s | 4910; Porto | 20,00€ |
| h | 1000; Kasse | 20,00€ |
Für größere Unternehmen kann es sich lohnen, individuelle Konditionen mit einem Postdienstleister ihrer Wahl zu vereinbaren. In diesem Fall berechnet dieser die Umsatzsteuer und die Portokosten sind dementsprechend mit Umsatzsteuer zu verbuchen.
Waren versenden: Porto- und Versandkosten in Rechnung stellen und buchen
Wenn Unternehmen Waren an ihre Kunden versenden, ist das Porto ein Teil der Versandkosten. Zu diesen gehören auch Verpackungsmaterial, Gemeinkosten für Personal und Betriebsstoffe oder auch eine mögliche Transportversicherung sowie Ein- und Ausfuhrzölle. Die Versandkosten, und damit auch das Porto, sind dann buchhalterisch ein Teil des versendeten Wirtschaftsguts. Das bedeutet, dass sowohl der Artikelwert also auch die Versandkosten inkl. Porto der Mehrwertsteuer unterliegen. Oft stellen Unternehmen eine Versandkostenpauschale in Rechnung, statt die einzelnen Kostenbestandteile auszuweisen.
Welchem Mehrwertsteuersatz die Versandkosten unterliegen, hängt von der Art des verschickten Artikels und der für ihn gültigen Mehrwertsteuer ab.
Beispiel: Ein Unternehmen versendet ein Warenpaket im Wert von 150€ (Gewicht 3kg) und berechnet eine Versandkostenpauschale von 4€. Die Sendung ist umsatzsteuerfrei.
| s | 1410; Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 154,00€ |
| h | 8100; Umsatzerlöse | 150,00€ |
| h | 4730; Ausgangsfrachten | 4,00€ |
Oftmals enthalten Warensendungen verschiedenartige Waren, für die unterschiedliche Steuersätze gelten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Paket mit einem Gesamtwarenwert von 200€ mit Büromaterial und Büchern im Wert von jeweils 100€ versendet, gilt für die Hälfte der Versandkosten ein Umsatzsteuersatz von 19% und für die andere Hälfte von 7%.
Zur Vereinfachung ist es auch erlaubt, einen einheitlichen Steuersatz nach dem Produkt zu wählen, welches den höchsten Wert an der Warensendung ausmacht.
Waren erhalten: Porto- und Versandkosten bezahlen und buchen
Auch wenn Unternehmen Waren bestellen, stellt sich die Frage, wie die auf der Eingangsrechnung ausgewiesenen Versandkosten zu buchen sind.
Handelt es sich bei den bestellten Waren um Güter des Umlaufvermögens, können in Rechnung gestelltes Porto und Versandkosten sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Da die Versandkosten buchhalterisch zur Ware gehören, könnte man diese theoretisch direkt auf dem Wareneingangskonto erfassen. Für eine bessere Übersicht und um die Höhe von Kosten und Einkäufen besser nachvollziehen zu können, erfasst man sie aber getrennt auf dem Konto “3800 – Bezugsnebenkosten” (SKR03).
Beispiel: Eine Schreinerei benötigt eine kleine Anzahl Spezialschrauben, die sie im Internet bestellt. Auf der Rechnung ist der Warenwert netto mit 80€ zzgl. Porto und Versand von 3,90€ angegeben.
| s | 3000; Materialeinkauf | 19% VSt. | 95,20€* |
| s | 3800; Bezugsnebenkosten | 19% VSt. | 4,64€* |
| h | 1200; Bank | 99,84€ |
Bei Gütern des Anlagevermögens gehören die Transportkosten und damit auch das Porto dagegen zu den Anschaffungsnebenkosten. Diese sind mit dem Wirtschaftsgut zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben.
Beispiel: Ein Unternehmen bestellt ein Tablet. Auf der Rechnung werden neben dem Nettowarenwert von 1.000€ auch Versandkosten von 3€ angegeben.
| s | 0410; Betriebs- und Geschäftsausstattung | 19% VSt. | 1.193,57€* |
| h | 1200; Bank | 1.193,57€ |
Achtung bei geringwertigen Wirtschaftsgütern: Durch das Porto erhöht sich ihr Anschaffungswert. Das kann dazu führen, dass die Wertgrenzen für GWG überschritten werden und der Vermögensgegenstand nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig, sondern in der Bilanz zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben ist.
Fazit: Porto richtig buchen
Porto, das Unternehmen für den Versand von Geschäftsbriefen oder Waren bezahlen, ist in der Regel bei allen Postdienstleistern umsatzsteuerfrei. Das gilt beispielsweise für den Kauf von Briefmarken oder der Versand von Briefen und Päckchen bis 2 kg. Für bestimmte Leistungen und bei individuell vereinbarten Konditionen muss die Post allerdings Umsatzsteuer berechnen.
Wenn Unternehmen Porto-Auslagen dann ihren Kunden in Rechnung stellen, müssen Sie darauf Umsatzsteuer berechnen. Porto für ihre Geschäftskorrespondenz können Unternehmen sofort als Betriebsausgabe abziehen. Porto, das sie beim Kauf von Vermögensgegenständen in Rechnung gestellt bekommen, gehört buchhalterisch zur Ware. Bei Anlagevermögen ist es also zu aktivieren und abzuschreiben.
FAQs
Wie buche ich Porto?
Portokosten, beispielsweise für Geschäftskorrespondenz, können Unternehmer sofort als Betriebsausgabe geltend machen. Sie werden im Kontenrahmen SKR03 auf dem Konto “4910 – Porto” verbucht.
Ist Porto umsatzsteuerpflichtig?
Porto für Briefe, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften mit einem Gewicht bis 2 kg sowie Päckchen und Pakete bis 10 kg, Einschreiben und Wertsendungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Porto und Versandkosten, welche Unternehmen ihren Kunden in Rechnung stellen, sind umsatzsteuerpflichtig.
Was fällt alles unter Porto?
Porto ist das Entgelt für Post- oder Paketsendungen durch einen Postdienstleister. Dazu gehören also nicht nur das Brief- und Paketporto, sondern auch Gebühren für Einschreiben, Nachnahmesendungen oder Eilsendungen.
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