Firmenwagen für Arbeitnehmer: Was Sie über 1%-Regelung und Fahrtenbuch wissen sollten

Susanne Woda
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Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer | BuchhaltungsButler

Wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen auch für private Fahrten zur Verfügung stellen, können diese den geldwerten Vorteil entweder nach der 1%-Methode versteuern oder die tatsächlichen Kosten für die private Nutzung mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Wie beide Methoden funktionieren und wie Sie den geldwerten Vorteil reduzieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Geldwerter Vorteil beim Firmenwagen

Unter einem geldwerten Vorteil versteht man eine Form der Vergütung, die über den Lohn hinausgeht und nicht in Geld ausgezahlt wird. Dieser kann zum Beispiel durch die Zuwendung von Sachleistungen wie Firmenwagen, Laptop, Handy, Gutscheinen, Personalrabatten oder gesundheitsfördernden Maßnahmen entstehen.

Solche Sachwertbezüge unterliegen grundsätzlich der Einkommensteuer. Es gibt allerdings Erleichterungen: Bei einigen Sachwerten (wie beispielsweise Personalrabatten) gibt es Freigrenzen, bis zu deren Höhe der geldwerte Vorteil steuerfrei bleibt.

Wenn Unternehmer oder Arbeitnehmer einen Firmenwagen privat nutzen, können sie den geldwerten Vorteil auf zwei verschiedene Arten berechnen, und zwar mit der Fahrtenbuchmethode oder der 1%-Regelung.

So funktioniert die Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode zeichnen Arbeitnehmer alle mit dem Firmenwagen gefahrenen Kilometer auf, um daraus den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln. Dieser ist als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils werden aus den gesamten Nettoaufwendungen für das Fahrzeug zuerst die Gesamtkosten pro Kilometer ermittelt. Daraus lassen sich dann die anteiligen Kosten für den privaten Nutzungsanteil berechnen.

Zu den Gesamtkosten gehören:

  • Aufwendungen für Treibstoff
  • Wartungs- und Reparaturkosten
  • Steuern,
  • Haftpflicht- und Fahrzeugversicherung
  • Leasing- und Leasingsonderzahlungen
  • Garagen- und Stellplatzmiete
  • Abschreibungen

Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren, Unfallkosten, Kosten für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder zählen nicht zu den Gesamtkosten und erhöhen den geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer nicht.

Bei Elektrofahrzeugen greift eine Entlastung für Arbeitnehmer: Sie dürfen Aufwendungen für das Batteriesystem seit 2013 aus den Gesamtkosten herausrechnen.

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Voraussetzungen für das Fahrtenbuch

Das Finanzamt erkennt nur ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher an. Dafür ist es wichtig, alle Fahrten zeitnah, vollständig und unveränderbar aufzuzeichnen. Arbeitnehmer müssen sowohl ihre privaten als auch ihre geschäftlichen Fahrten im Fahrtenbuch festhalten. 

Für jede Fahrt sind folgende Daten im Fahrtenbuch zu vermerken:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand (zu Beginn sowie am Ende der Fahrt)
  • Ziel und Zweck der Reise (Zielort als Parkadresse mit genauer Anschrift, Namen aufgesuchter Geschäftspartner, Zweck des Besuchs)
  • Kennzeichnung privat/geschäftlich
  • Vermerk etwaiger Umwege

Elektronische Fahrtenbücher sind nur zulässig, wenn sie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form) erfüllen. Solche elektronischen Datensätze dürfen beispielsweise nicht nachträglich veränderbar sein, bzw. die Änderungen sind nachvollziehbar zu erfassen.

Da die Angaben für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte immer gleich sind, gibt es hier eine Erleichterung: Es reicht eine entsprechende Kennzeichnung.

Berechnung nach der 1%-Regelung

Statt ein Fahrtenbuch zu führen, können Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung des Firmenwagens pauschal versteuern. Sie setzen dafür monatlich 1% des inländischen Bruttolistenneupreises des Dienstwagens an. Hinzu kommen die Fahrten zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte, die monatlich noch einmal 0,03% des Listenpreises je Entfernungskilometer zu Buche schlagen.

Dazu ein Beispiel:

Mit einem Listenpreis von 20.000€ und einer Entfernung von 20 km zwischen Wohnung und Betrieb ergibt sich für den Firmenwagen ein monatlicher geldwerter Vorteil von

(20.000€ x 1%) + (20 km x 0,03%) = 206€

Bei Anwendung der 1%-Regelung mindern Kosten, die der Arbeitnehmer selbst zu tragen hat, wie z. B. Treibstoff- oder Garagenkosten, nicht den pauschal ermittelten geldwerten Vorteil. Alternativ kann Ihnen Ihr Arbeitgeber die laufenden Betriebskosten erstatten und diese von der Steuer absetzen. Für ihn erhöht sich dadurch der geldwerte Vorteil nicht.

Was ist günstiger – Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?

Die Fahrtenbuchmethode ist für Arbeitnehmer grundsätzlich günstiger, wenn der Anteil an Privatfahrten gering und der Listenpreis hoch ist. Vorteilhaft sind zudem eine große Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie eine niedrige jährliche Fahrleistung.

Viceversa versteuern Arbeitnehmer den Firmenwagen besser mit der  1%-Regelung, wenn sie das Fahrzeug viel privat nutzen, die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gering ist und die Jahresfahrleistung sowie Bruttolistenpreis hoch ausfallen.

Geldwerten Vorteil mit Arbeitnehmerleistungen reduzieren

Wenn Arbeitnehmer Zahlungen für ihren Firmenwagen leisten, können diese den geldwerten Vorteil verringern. Dadurch sinkt entsprechend die Steuerlast. Zahlen Sie beispielsweise eine monatliche Pauschale von 50€ an Ihren Arbeitgeber, so verringert sich der monatliche geldwerte Vorteil des obigen Beispiels von 206€ auf 156€.

Diese Zuzahlungen verringern den geldwerten Vorteil:

Pauschale Zuzahlung: Vereinbaren Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine „pauschale Zuzahlung“ für die private Nutzung (z. B. für private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder zu Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung), verringern diese Zahlungen in vollem Umfang den geldwerten Vorteil. Hierbei ist egal, ob eine monatlich gleichbleibende Pauschale oder eine Zahlung entsprechend der tatsächlichen Nutzung vereinbart ist.

Nutzungsentgelt: Ein sogenanntes „Nutzungsentgelt“ kann als nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. als Monatspauschale), als kilometerabhängiger Betrag (z. B. Kilometerpauschale) oder auch als vom Arbeitnehmer übernommene Leasingrate berechnet werden.

Anschaffungskosten: Auch eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten z. B. für Sonderausstattung ist möglich.

Benzinkosten: Der Senat des Bundesfinanzhofes befasste sich kürzlich mit der Frage, ob selbst bezahlte Benzinkosten im Fall der Ermittlung des Sachbezugs nach der 1%-Regelung für den Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähig sind. Dies ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofes zwar nicht der Fall (VI R 2/15), allerdings sind die übernommenen Kosten als Zuzahlungen zu werten, die mit dem geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung verrechnet werden können. Das heißt: selbst gezahlte Benzinkosten können den geldwerten Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung bis zu einem Betrag von 0 EUR mindern. Sofern der Arbeitgeber dies im Rahmen der Lohnabrechnung nicht berücksichtigt, sollten betroffene Arbeitnehmer sich den versteuerten Nutzungsvorteil bescheinigen lassen und die entsprechenden Quittungen sammeln, um die Minderung im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend zu machen.

Firmenwagen Arbeitnehmer

Nach bisheriger Auffassung können Sonder- oder Zuzahlungen bis maximal zur Höhe des geldwerten Vorteils aus der Dienstwagengestellung verrechnet werden. Darüber hinausgehende Zuzahlungen werden steuerlich nicht berücksichtigt.

Werbungskostenabzug beim Dienstwagen

Arbeitnehmer müssen im Rahmen des geldwerten Vorteils auch die privaten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuern. Im Gegenzug dürfen sie jedoch die Entfernungspauschale als Werbungskosten bei den steuerlichen Lohneinkünften abziehen. Dadurch lässt sich die zusätzliche Steuerlast oft neutralisieren.

Arbeitnehmer sollten bei den Entfernungskilometern aufs Detail achten und im Rahmen der Werbungskosten die gleiche Entfernung angeben wie der Arbeitgeber bei der Berechnung des geldwerten Vorteils. Stellen Steuerprüfer bei der Außenprüfung Unterschiede fest, kann dies zu Problemen führen.

Alternativ kann der Arbeitgeber die Dienstwagennutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch pauschal mit 15% versteuern. Dann erhöhen diese Fahrten nicht den geldwerten Vorteil. Der Werbungskostenabzug ist dann allerdings nicht zulässig und der Arbeitgeber muss auf die Pauschalversteuerung in der Lohnsteuerbescheinigung hinweisen.

Fazit: Firmenwagen mit Fahrtenbuch oder 1%-Regelung versteuern

Wenn Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommen, müssen sie die private Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Ob sich die Fahrtenbuchmethode oder die pauschale 1%-Regelung besser für die Berechnung eignet, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der geldwerte Vorteil erhöht in der Regel das steuerpflichtige Einkommen. Im Gegenzug können Arbeitnehmer bestimmte Zuzahlungen zum Firmenwagen und die Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in der Lohnsteuererklärung abziehen.

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FAQs

Was muss bei der Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer beachtet werden?

Arbeitnehmer müssen im Fahrtenbuch alle privaten und dienstlichen Fahrten mit dem Dienstwagen zeitnah, leserlich und fortlaufend festhalten. Damit dieses vom Finanzamt anerkannt wird, muss es weitere Formvorschriften erfüllen, die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Einträge sicherstellen. Ein Muster kann helfen, alle Daten korrekt zu notieren. Auch elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sie die GoBD erfüllen.

Wie funktioniert die Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer?

Mit einem Fahrtenbuch weisen Arbeitnehmer den Anteil ihrer privaten Fahrten mit einem Dienstfahrzeug nach. Am Ende eines Jahres können die Gesamtkosten des Fahrzeugs dann auf die gesamten gefahrenen Kilometer umgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise Benzinkosten, Wartung und Reparatur, Garage und Stellplatz und auch die Abschreibung. Der Anteil für die privat gefahrenen Kilometer fließt dann als geldwerter Vorteil in die Einkommensteuer ein.

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