Rückstellungen für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente

Lea Interthal
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Rückstellung für Aufbewahrung bilden | BuchhaltungsButler

Die Bildung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist gesetzlich geregelt. Die Kosten, die Ihnen dabei entstehen können, werden im Vorfeld durch entsprechende Rückstellungen abgesichert. Welche Kosten rückstellungsfähig sind und wie Sie Aufbewahrungsrückstellungen berechnen, erfahren Sie in diesem Artikel. 

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Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen

Als Steuerpflichtiger bzw. Gewerbetreibender müssen Sie geschäftliche Unterlagen für einen gewissen Zeitraum aufbewahren. Bei den  Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen unterscheidet man zwischen sechs und zehn Jahren. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt unter anderem für empfangene Geschäftsbriefe und Kopien entsandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt neben Rechnungen auch für Handelsbücher und Jahresabschlüsse. Die gesetzlichen Grundlagen bilden die Abgabenordnung (Steuerrecht) und das Handelsgesetzbuch (Handelsrecht).

Privatpersonen haben keine generelle Aufbewahrungspflicht – bei Handwerkerrechnungen besteht allerdings eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht. Die Pflicht bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege und andere Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an ihrem Grundstück erhalten haben. Der leistende Unternehmer ist dazu verpflichtet, in der Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.

Welche Unterlagen sind aufzubewahren?

Je nach Rechtsform können sich die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unterscheiden. Die Abgabenordnung (AO) bildet die Basis für alle Steuerpflichtigen (Privatpersonen, Einzelunternehmer, Freiberufler, Kapitalgesellschaften, etc.). Das Handelsgesetzbuch definiert darüber hinaus die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für alle Kauf- bzw. Handelsleute. Demnach gibt es einige Überschneidungen (Bsp.: Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege), aber auch Unterschiede (Bsp.: Handelsbücher und Handelsbriefe).

Gemäß der Abgabenordnung (§147 AO) ist jeder Steuerpflichtige dazu verpflichtet, sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, sofern diese für die Besteuerung wichtig sind. Beispiele hierfür sind:

  • Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
  • Lageberichte
  • Inventare
  • Buchungsbelege

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für Unternehmer überschneiden sich weitestgehend mit den Unterlagen, die in der Abgabenordnung festgeschrieben sind. In §257 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs ist definiert, welche Unterlagen für Unternehmen geordnet aufzubewahren sind. Die relevantesten Unterlagen sind:

  • Handelsbücher
  • Konzern- und Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Handelsbriefe
  • Buchungsbelege

Betriebsinterne Unterlagen wie Kalender oder Arbeitsberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig und können nach Gebrauch vernichtet werden.

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Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Die gesetzlich festgelegten Fristen betragen sechs und zehn Jahre. Sind einige Unterlagen von steuerlicher Bedeutung, kann sich die Aufbewahrungsfrist unter Umständen auch verlängern. Dies gilt dann, wenn diese für die Berechnung der Steuer benötigt werden und die Festsetzungsfrist für Steuern noch nicht abgelaufen ist. Diese Festsetzungsfrist beträgt zehn Jahre, wenn Steuern hinterzogen wurden, und fünf Jahre, wenn Steuern leichtfertig verkürzt worden sind.

das sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
10-jährige Aufbewahrungspflicht 6-jährige Aufbewahrungspflicht
Bücher und Aufzeichnungen Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Inventare, Lageberichte Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen Sonstige Unterlagen, die zur Besteuerung von Bedeutung sind
Buchungsbelege und Rechnungen

Exkurs: Was sind Rückstellungen?

Gemäß §249 des Handelsgesetzbuches werden Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften gebildet. Die Höhe bzw. der Zeitpunkt ungewisser Verbindlichkeiten sind unbekannt und können bspw. für Steuernachzahlungen oder Prozessrisiken gebildet werden. Drohverlustrückstellungen werden für antizipierte Verluste gebildet. Ein Beispiel für Drohverlustrückstellungen ist die Fortzahlung des Geschäftsführergehalts, obwohl der Geschäftsführer von seiner Arbeit freigestellt wurde. 

Rückstellungen werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. In der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden Rückstellungen wie Aufwendungen behandelt.

Aufbewahrungsrückstellung berechnen

Aufbewahrungsrückstellungen werden für zukünftige Kosten zur Archivierung von Geschäftsunterlagen gebildet. Hierbei werden nur die Kosten berücksichtigt, die bei der Aufbewahrung von Unterlagen entstehen, zu denen Sie gesetzlich verpflichtet sind. Für andere Dokumente, die freiwillig aufbewahrt werden, können keine Rückstellungen gebildet werden.

Meldet ein Unternehmen Insolvenz an, müssen die bestehenden Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen aufgelöst werden. Diese Auflösung kann unter Umständen den Liquidationserlös erhöhen.

Rückstellungsfähige Kosten

Welche Kosten in die Berechnung der Aufbewahrungsrückstellungen mit einfließen dürfen, wurde durch verschiedene BFH-Urteile definiert. Beispiele für rückstellungsfähige Kosten sind demnach folgende:

  • Raumkosten des Archivs – hierzu zählen Gebäudeabschreibungen, Miete, Nebenkosten wie Strom, Grundsteuer, Instandhaltung und die Gebäudeversicherung. Die Ansetzung erfolgt entweder durch direkte, anteilige Zuordnung oder entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche.
    → gilt für Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden
  • Alle Kosten, die bei der Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung von Dokumenten und Daten entstehen – Beispiel: Beauftragung von einem externen Büro, das die Dokumente digitalisiert
  • Sonderkosten zum Einscannen und Einlagern von Dokumenten, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert wurden – Beispiel: Rechnungen, die noch nicht ins System eingepflegt wurden, wobei auch der Personalaufwand zur Archivierung berücksichtigt werden muss
    → Rückstellung erfolgt einmalig
  • Kosten für Einrichtungsgegenstände + deren Abschreibungen – Beispiele: Schränke und Regale
    → Einrichtungsgegenstände, die bereits abgeschrieben wurden, dürfen nicht berücksichtigt werden
  • Personalkosten – Beispiele: Reinigung und Hausmeister
    → Kosten werden anteilig berechnet

Kosten für die Entsorgung von Unterlagen nach der Aufbewahrungspflicht oder die Aufbewahrung von Dokumenten, die nach Fristablauf weiter archiviert bleiben, werden nicht berücksichtigt.

Methoden der Aufbewahrungsrückstellung

Die Berechnung der Rückstellungen kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Entweder werden die Kosten für jedes Jahr einzeln berechnet und dann mit der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist multipliziert. Oder die rückstellungsfähigen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 für die gesamte Frist ermittelt. Üblicherweise wird die zweite Variante zur Berechnung gewählt, da diese nicht zwischen den Fristen von sechs bzw. 10 Jahren unterscheidet und die Berechnung erleichtert. Die erste Variante zur Berechnung hingegen ist etwas genauer. Einmalig anfallende Kosten müssen separat hinzugerechnet werden (siehe Beispiel).

Beispiel: Aufbewahrung in Papierform

Die aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen werden in einem Raum des Betriebsgebäudes aufbewahrt. Die Größe des Raumes beträgt 20m². Zur Berechnung verwenden Sie die zweite Variante. Die anfallenden Kosten setzen sich zusammen aus:

diese Methoden der Aufbewahrungsrückstellungen gibt es
Bezeichnung Anfallende Kosten
Raumkosten + anteilige AfA für Archiv (20m²) 1.000€
Einrichtungsgegenstände: jährliche AfA 350€
Personalkosten – Reinigung und Wartung durch Hausmeister 300€
Kosten für Datensicherung und Einlagerung
einmalig
150€

Die Kosten werden zusammengefasst und mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Die einmaligen Kosten für die Datensicherung und Einlagerung (150€) werden erstmal außen vor gelassen, nach der Multiplikation jedoch addiert.

  • Jährlich anfallende Kosten Jahr 01: 1.000€ + 350€ + 300€ = 1.650€
  • Rückstellung Jahr 01: 1.650€ x 5,5 + 150€ = 9.225€

Der zu bildende Rückstellungsbetrag für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen beträgt 9.225€.

Bewertung der Aufbewahrungsrückstellung

Die steuerrechtlichen bzw. handelsrechtlichen Richtlinien bezüglich der Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ähneln sich. Allerdings gibt es auch Unterschiede, die berücksichtigt werden müssen. Die steuerlichen Angaben für die infrage kommenden Aufwendungen können grundsätzlich ohne weiteres für die Handelsbilanz übernommen werden. Hinsichtlich der Bewertung ergeben sich allerdings Unterschiede.

In der Steuerbilanz ist eine Abzinsung der Aufbewahrungsrückstellungen nicht erlaubt. Der Grund dafür liegt darin, dass die Aufbewahrungspflicht mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt. Der Rückstellungsbetrag kann somit direkt in die Steuerbilanz übernommen werden. Der Buchungssatz sieht dann wie folgt aus:

Rückstellung für Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

s 4210; Raumkosten 5.500€
s 4110; Löhne 1.925€
s 4830; Abschreibung auf Sachanlage 1.650€
s 4900; sonstige betriebliche Aufwendungen (einmalige Kosten) 150€
h 0966; Rückstellungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 9.225€

Im darauffolgenden Jahr müssen ggf. Anpassungen der Bewertungsparameter vorgenommen werden. Bei grundlegenden Veränderungen muss die Berechnung des Rückstellungsbetrages neu erfolgen. 

In der Handelsbilanz ist die Abzinsung der Aufbewahrungsrückstellung erlaubt und gefordert. Gemäß §253 Abs. 1 S. 2 HGB muss die Bewertung im Umfang des Erfüllungsbetrages erfolgen. Der Zinssatz für die Abzinsung entspricht grundsätzlich dem durchschnittlichen Marktzins der vergangenen sieben Jahre. Im Allgemeinen gilt, dass die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz den zulässigen Ansatz der Handelsbilanz nicht überschreiten darf.

Fazit: Bildung Rückstellungen für Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Aufbewahrungsrückstellungen werden für bevorstehende Kosten zur Archivierung von Geschäftsunterlagen gebildet. Die Berechnung der Rückstellungen kann auf zwei Arten erfolgen. In der Praxis werden die rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert, jedoch kann das Unternehmen die Berechnung auch für jedes Jahr einzeln durchführen. Rückstellungsfähige Kosten sind unter anderem anteilige Raumkosten, Personalkosten zur Reinigung, anteilige Finanzierungskosten oder Kosten für die Archivierung und Lesbarmachung von Dateien. Einmalige Kosten, wie die Kosten für das Einscannen und Einlagern von Dokumenten dürfen dem Rückstellungsbetrag erst nach der Multiplikation mit dem Faktor 5,5 hinzugerechnet werden.

Die gesetzlichen Grundlagen von Rückstellungen und deren Bewertungen sind im Einkommensteuergesetz, im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geregelt.

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FAQs

Wie berechne ich die Rückstellung für Aufbewahrung?

Die Berechnung der Rückstellung kann auf zwei Arten erfolgen. Entweder werden die Kosten jährlich berechnet und mit der Aufbewahrungsfrist multipliziert, oder es erfolgt die Anwendung des Faktors 5,5 auf die gesamte Frist. Einmalige Kosten werden dem Rückstellungsbetrag extra hinzugerechnet.

Wie bucht man die Rückstellung für Aufbewahrung?

Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Die Aufbewahrungsrückstellungen können auf dem Konto 0966 “Rückstellungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten” gebucht werden.

Welche Kosten können für die Aufbewahrung von Unterlagen anfallen?

Typische Kosten für die Aufbewahrung von Unterlagen sind: Raumkosten (inkl. Heizung, Gebäude-AfA, Instandhaltung, etc.), Personalkosten (Reinigung und Hausmeister), Datensicherung und Archivierung oder Kosten für die Einrichtungsgegenstände inklusive derer Abschreibungen.

Was passiert mit der Aufbewahrungsrückstellung bei einer Liquidation?

Bestehende Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen im Falle einer Liquidation aufgelöst werden. Diese Auflösung kann unter Umständen den Liquidationserlös erhöhen.

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