GoBD, GOB, GdPDU – einfach erklärt

Mit dem Inkrafttreten der GoBD haben sich vor allem die Anforderungen an Kleinunternehmen und Freiberufler geändert. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel was Sie, vom Freiberufler bis zur GmbH, für eine rechtssichere Buchhaltung und Belegarchivierung beachten müssen.

Wir haben diesen Leitfaden in drei Segmente unterteilt:

1. Erklärung der einfachen und doppelten Buchführung
2. GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
3. Rechtssichere Belegarchivierung

Einfache Buchführung

Zur einfachen Buchhaltung berechtigt sind Sie, wenn Sie:

● Freiberufler
● Kleinunternehmer
● Einzelunternehmer mit weniger als 600.000€ Umsatz oder 60.000€ Gewinn

und somit nicht buchführungspflichtig, aber trotzdem zur Einhaltung der GoBD verpflichtet sind.

Die „einfache Buchführung“ bedeutet im Wesentlichen, dass Sie nicht mit Soll und Haben arbeiten müssen und ihre Erträge und Aufwendungen direkt einem Aufwands- oder Ertragskonto zuweisen können. Da aber quasi jede Buchhaltungssoftware (auch wenn sie es nicht mitbekommen) so arbeitet, ist dieser Vorteil eher zu vernachlässigen. Wenn sie nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, ist nur ein Minimum an Aufgaben zu erfüllen:

● Ein- und Ausgaben festhalten
● Kassenbuch führen
● Einfache Buchungskonten führen (Telefon, Büromaterial, etc.)
● Einhaltung der GoB

Doppelte Buchführung

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Sie als:

● Einzelunternehmen (Ausnahme: sie unterschreiten die Schwellenwerte des § 241a HGB für Umsatz und Jahresüberschuss, s.o.)
● Eingetragener Kaufmann (e.K.)
● Personengesellschaft (OHG, KG, GmbH & Co. KG)
● Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG, KGaA)

Mit der doppelten Buchführung sind Sie auch zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet.

Die doppelte Buchführung bezeichnet das System, mit welchem buchführungspflichtige Unternehmen Ihre Geschäftsfälle erfassen müssen.
Das doppelt hat seinen Ursprung darin, dass jeder Geschäftsfall doppelt, im Soll und im Haben, gebucht wird. Beispiel: Aufwand (S) an Bank (H). Da aber, wie oben erwähnt, quasi jede Software sowieso so arbeitet, sind Sie mit einer Buchhaltungssoftware (was das „doppelt“ anbelangt) normalerweise gut gerüstet.
Bei der doppelten Buchführung sollten Sie immer ihre Bankkonten durch buchen und es empfiehlt sich daher, privates und geschäftliches strikt zu trennen.

GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Als Teil der GoBD (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) betreffen die GoB das ordnungsgemäße Führen der Bücher und sind von allen, also auch von nicht buchführungspflichtigen Unternehmen, einzuhalten.

Konkret muss Ihre Buchführung immer folgenden Grundsätzen entsprechen:

● Nachvollziehbarkeit
→ Ein Fachkundlicher Dritter muss Ihre Buchhaltung in angemessener Zeit nachvollziehen können
● Vollständigkeit und Richtigkeit
→ Für jeden Geschäftsvorfall müssen Betrag, Inhalt, Vertragspartner angeben werden (Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten sind zu beachten)

● Ordnung (Basis der Nachvollziehbarkeit)
● Nachprüfbarkeit (durch Belege)
● Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
→ Sammeln von Belegen ist nicht zulässig
→ Erfassung innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich
→ Erfassung der Kasse täglich
● Unveränderbarkeit (Festschreiben von Buchungen)

Neben diesen Grundsätzen müssen auch die progressive und retrograde Prüfbarkeit gegeben sein, also die Nachprüfbarkeit entlang des Pfades:
Beleg → Buchungssatz → Buchungskonto → Bilanz → GuV (und umgekehrt).

Rechtssichere Belegarchivierung

Neben der Buchhaltung ist auch die Belegarchivierung ein kritischer Punkt, bei der es einige Regeln zu beachten gilt:

Als Grundsatz für rechtssichere Belegarchivierung gilt:
Jeder Beleg muss in seiner Ursprungsform aufbewahrt werden.

Papierrechnungen
Müssen als Papier archiviert werden.
Email-Rechnungen
Die ursprüngliche Email samt Anhang muss gespeichert bleiben.
Rechnungen zum Download
Die Rechnung muss im Download-Portal verfügbar sein.

Für die Optimierung der eigenen Prozesse empfiehlt es sich aber grundsätzlich, auf ein digitales Belegarchiv zu setzen. Aber: vernichten Sie nicht ihre Originale, außer Sie können alle Anforderungen an das „Ersetzende Scannen“, wie unten geschildert, erfüllen.

Praxistipp: Es empfiehlt sich, alle papierhaften Rechnungen einfach in einem Ordner oder Karton zu sammeln und monatlich Trennstreifen drauf zu legen. So finden Sie im Falle einer Prüfung schnell den Originalbeleg wieder, falls er verlangt wird. Ein zusätzliches Sortieren der Belege zu den einzelnen Kontotransaktionen kann unserer Auffassung nach unterbleiben, sofern Sie alle Unterlagen digital korrekt sortiert haben (jeder Beleg ist der zugehörigen Kontotransaktion zugeordnet) und das Original mit vertretbaren Aufwand schnell gefunden werden kann.

Emails mit Rechnungen verschieben Sie einfach in einen Ordner ihres Email-Postfachs und archivieren die Mail. Für online abrufbare Rechnungen speichern Sie sich die Zugangsdaten ab (z.B. Vodafone, Google, Facebook).

Wenn Sie diese einfachen Regeln befolgen, können Sie digital arbeiten, von Belegerkennung, automatischem Sortieren und Kontieren profitieren und haben dennoch ein rechtssicheres Backup für eine Betriebsprüfung.

Ersetzendes Scannen

Wenn Sie ganz auf Papier verzichten möchten, kommt das sogenannte „Ersetzende Scannen“ ins Spiel. Hier stellt der Gesetzgeber allerdings hohe Anforderungen, wobei der Aufwand für die Erfüllung der Anforderungen die Vorteile oft überwiegt. Das Ersetzende Scannen ist daher, zumindest aktuell, für die meisten kleinen Unternehmen (Einzelunternehmen, kleine GmbH) oft nicht praktikabel anwendbar.

Um Ersetzendes Scannen zu betreiben, ist die Einhaltung der Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit und das Erstellen einer Verfahrensdokumentation Voraussetzung.

Verfahrensdokumentation

Ziel der Verfahrensdokumentation ist die Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit des Prozesses und der verwendeten Systeme durch einen fachkundigen Dritten.

Folgendes ist zu behandeln:

● Allgemeine Beschreibung
→ Beschreibung des gesamten Prozesses, Entstehung der Information, über Indizierung, Verarbeitung, Speicherung und der Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und unautorisierte Änderung
● Änderungsprotokoll
● Organisationsanweisung
→ Dokumentation des Digitalisierungs Prozesse, aus der hervorgehen muss Wer beteiligt war, Was und Wo gescannt wurde
● Anwenderdokumentation
● Nutzer und deren Zugriffsstatus
● Technische Systemdokumentation
● Aufbau, Beschreibung des IT System
● Datensicherungskonzept
● Betriebsdokumentation
● Interne Kontrollsysteme

Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit

Diese Prinzipien sind durch den Softwareanbieter des Belegarchivs zu erfüllen, damit die Archivierung anerkannt wird. Vergewissern Sie sich daher, dass ihr Anbieter alle Anforderungen erfüllt.

Folgendes ist zu beachten:

● Nachvollziehbarkeit
● Vollständigkeit und Richtigkeit
● Unveränderbarkeit
→ Dokumentierung jeder Veränderung
→ Veränderung bis Unkenntlichmachung des Dokuments darf nicht möglich sein
● Verfügbarkeit
● Sicherheit
→ Durch Maßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen
● Geordnet
● Zeitgerecht

Änderungen an den digitalen Dokumenten (Konvertierung, Komprimierung) sind nur insofern möglich, als das sie die Lesbarkeit und Suchfunktion nicht einschränken. Dabei muss jedoch immer auch das unbearbeitete Original erhalten bleiben.

Co-Autor: Steuerberater Patric Böhle

Patric Böhle ist Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der BaBo Tax Steuerberatungs GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft. Patric Böhle hat einen besonderen Fokus auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen und komplexe, sozialversicherungsrelevante Sachverhalte. Er betreut als Experte bei BaBo Tax alle Sozialversicherungsprüfungen und kennt diverse Kniffe, um mehr Netto vom Brutto zu bekommen.