Erlöse aus Lieferungen und Leistungen bei Kunden in Drittstaaten: Rechnungen stellen und korrekt verbuchen
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Gliederung
Rechnungen an Kunden in Drittstaaten | BuchhaltungsButler
Geschäfte über Ländergrenzen hinweg sind für viele Unternehmen inzwischen alltäglich. Für deutsche Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an Kunden in Drittstaaten (Länder außerhalb der EU) liefern, gelten besondere steuerliche Regelungen für die Ausstellung von entsprechenden Rechnungen und für die Buchung solcher Erlöse. Wir erklären in diesem Artikel die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung und zeigen mit Hilfe von Beispielen, wie die Einnahmen zu buchen sind.
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So werden Ausfuhrlieferungen in Drittländer steuerlich behandelt
Zunächst ist festzuhalten, dass Lieferungen in Drittstaaten in Deutschland steuerfrei sind. Das bedeutet, dass bei der Ausfuhr von Waren keine Umsatzsteuer erhoben wird. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Entscheidend für die Steuerbefreiung ist ein Nachweis darüber, dass die Ware die EU verlassen hat. Üblicherweise wird dies durch Zolldokumente belegt.
Rechnungserstellung für Kunden in Drittstaaten
Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen muss eine Rechnung für Kunden in Drittstaaten einige zusätzliche Angaben enthalten:
Die Umsatzsteuerfreiheit muss kenntlich gemacht werden: Da keine Umsatzsteuer anfällt, ist auf der Rechnung ein Vermerk wie „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ zu notieren.
Detaillierte Angaben zur Lieferung: Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen wie Datum, Rechnungsnummer, den vollständigen Namen sowie Adresse, ist es wichtig, eine genaue Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, den Gesamtbetrag und die verwendete Währung anzugeben.
Zahlungsbedingungen: Klare Angaben zu Zahlungsbedingungen, z.B. internationale Bankinformationen wie IBAN und BIC, sorgen für eine reibungslose Zahlungsabwicklung.
Ausfuhrlieferungen in Drittländer buchhalterisch erfassen
In der Buchführung müssen Ausfuhrlieferungen sorgfältig erfasst werden. Dabei gibt es folgendes zu beachten:
- Erfassung als steuerfreie Umsätze: In der Buchhaltung sind diese Erlöse als steuerfreie Umsätze zu verbuchen.
- Dokumentation: Die Belege für den Export, wie Zollpapiere, müssen sorgfältig aufbewahrt werden, um bei einer möglichen Steuerprüfung den steuerfreien Export nachweisen zu können.
Fall 1: Lieferung von Waren an Unternehmen in Drittstaaten
Beispiel:
Unternehmen A aus Deutschland liefert Maschinen an Unternehmen B aus der Schweiz.
Für das Unternehmen A handelt es sich hier wie beim EU-Warenverkehr um eine steuerfreie Lieferung (gemäß §4 Nr. 1a UStG). A muss keine Umsatzsteuer abführen und stellt Unternehmen B folglich auch keine Umsatzsteuer in Rechnung.
Auf der Rechnung muss zwingend auf die Steuerbefreiung hingewiesen werden, etwa durch eine Formulierung wie „Umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung“.
Wichtig: Unternehmen A ist zudem verpflichtet, durch Belege eindeutig nachzuweisen, dass die gelieferte Ware auch tatsächlich zu Unternehmen B in die Schweiz gelangt (Gelangensbestätigung) ist!
Vorschlag Buchungssatz (SKR03):
| s | 1200; Bank | 10.000€ |
| h | 8120; Steuerfreie Umsätze §4 Nr. 1a UStG | 10.000€ |
Fall 2: Sonstige Leistungen an Unternehmen in Drittstaaten
Beispiel:
Das Unternehmen A aus Deutschland berät das Unternehmen B aus der Schweiz.
Der Ort der sonstigen Leistung wäre in diesem Fall die Schweiz und der Umsatz ist daher in Deutschland nicht steuerbar (vgl. §3a Abs. 2 UStG). Die steuerlichen Regelungen in der Schweiz sind allerdings zu beachten.
Auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und es muss auf die Steuerfreiheit hingewiesen werden.
Vorschlag Buchungssatz (SKR03):
| s | 1200; Bank | 10.000€ |
| h | 8338; Erlöse aus im Drittland steuerbaren Leistungen | 10.000€ |
Fall 3: Lieferung an private Kunden in Drittstaaten
Beispiel:
Unternehmen A aus Deutschland liefert eine Maschine an eine Privatperson B aus der Schweiz.
Da es sich um eine Ausfuhrlieferung handelt, ist Unternehmen A in diesem Fall von der Umsatzsteuer befreit (gemäß §4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit §6 UStG).
Es muss auf der Rechnung zwingend auf die Steuerbefreiung hingewiesen werden, etwa durch eine Formulierung wie „Umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung“. Unternehmen A sollte auch hier durch Belege eindeutig nachweisen können, dass die gelieferte Ware zu B in die Schweiz gelangt ist!
Vorschlag Buchungssatz (SKR03):
| s | 1200; Bank | 10.000€ |
| h | 8120; Steuerfreie Umsätze §4 Nr. 1a UStG | 10.000€ |
Zusammenfassung
Bei Rechnungsstellung an Unternehmen in Drittländern wirft der Umgang mit der Umsatzsteuer viele Fragen auf. Grundsätzlich sind Lieferungen in Drittstaaten in Deutschland steuerfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Für die Buchhaltung ist es besonders wichtig, dass eine ausführliche Dokumentation über die Ausfuhr erfolgt. Außerdem ist ein Vermerk auf der Rechnung über die steuerfreie Ausfuhrlieferung erforderlich.
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