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Rückstellungen bilden und verbuchen

Was sind Rückstellungen?

Rückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten. Ungewiss deshalb, weil Höhe, Zeitpunkt oder generelles Bestehen nicht sicher sind. Gebildet werden Rückstellungen, um drohende Verbindlichkeiten abzudecken. Dem Unternehmen ist bei der Bildung der Rückstellung nicht bekannt, wann und in welcher Höhe die Verbindlichkeit eintreten wird. Die Ursache liegt meist im vergangenen Geschäftsjahr, wie zum Beispiel fehlende Rechnungen oder ein fehlender Gerichtsentscheid. Doch auch für Pensionen und bestimmte Steuern können Rückstellungen gebildet werden.
In der Bilanz tauchen Rückstellungen als Fremdkapital auf und stehen somit auf der Passivseite. Nicht zu verwechseln mit den Rücklagen, die auf der Aktivseite der Bilanz stehen und als finanzielle Reserven fungieren, also gebundenes Eigenkapital sind.

Rückstellungen buchen und berechnen

Wie werden Rückstellungen gebildet?

Für das Bilden einer Rückstellung ist es wichtig, dass die ungewisse Verbindlichkeit zum Bilanzstichtag bereits begründet war. Es ist aber unerheblich, ob Sie davon erst später erfahren haben, die Bilanz aber noch nicht erstellt war. Beispiel: Ihr Steuerberater teilt ihnen im Februar mit, dass die Kosten für den Jahresabschluss für das abgelaufene Jahr 2.000€ betragen werden. Hierfür können Sie zum 31.12. des abgelaufenen Jahres eine Rückstellung bilden. Rückstellungen dürfen allerdings nicht gebildet werden, falls lediglich ein Geschäftsrisiko besteht.
Bezüglich der Höhe hat das Unternehmen die Pflicht, die Höhe der Rückstellung nach bestem Gewissen zu schätzen (HGB § 253). Das Handelsgesetzbuch sagt auch, dass Rückstellungen, die älter als ein Jahr sind, zusätzlichen verzinst werden müssen. Den Zinssatz gibt die deutsche Bundesbank bekannt.

Rückstellungsarten

Pensionsrückstellungen: Rückstellungsbildung wegen der Verpflichtung zur betrieblichen Altersvorsorge vom Unternehmen für seine Mitarbeiter. (§ 6 EStG, § 266 Abs. 3 HGB)
Steuerrückstellungen: Steuern aus dem vergangenen Geschäftsjahr, die in der Höhe noch unbekannt sind. Zum Beispiel: Körperschaftssteuer oder Gewerbesteuer.
Sonstige Rückstellungen: Unter den sonstigen Rückstellungen werden alle Rückstellungen verstanden, bei denen es sich nicht um Pension- oder Steuerrückstellungen handelt. Nennenswert sind hier die Drohverlustrückstellungen (Verluste aus schwebenden Geschäften), Garantierückstellungen (z.B. nicht abschätzbare Gewährleistungsansprüche von Vertragspartnern), Prozesskostenrückstellungen (Verluste aus schwebenden Gerichtsverfahren) und Aufwandsrückstellungen (unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen). In der Praxis ebenfalls sehr verbreitet sind die Rückstellungen für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten und die Rückstellungen für den Jahresabschluss.

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Wie löse ich Rückstellungen auf?

Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, wenn die Höhe der Verbindlichkeit feststeht bzw. der Grund für die Rückstellung entfallen ist, die Verbindlichkeit also nicht mehr besteht. Da die Höhe der Rückstellung geschätzt worden ist, können vier mögliche Szenarien eintreten.

Fall 1: Die Rückstellung ist höher als die tatsächliche Verbindlichkeit. Der überschüssige Restbetrag wird als betrieblicher Ertrag angesetzt und erhöht den Gewinn.

Fall 2: Die tatsächliche Verbindlichkeit ist höher als die Rückstellung. Der notwendige Restbetrag muss vom Unternehmen aufgebracht werden und wird als betrieblicher Aufwand gewertet, weshalb ein Verlust entsteht.

Fall 3: Höhe der Rückstellung und des Aufwands sind identisch. Die Auflösung der Rückstellung erfolgt erfolgsneutral.

Fall 4: Es findet kein Aufwand statt. Falls überhaupt kein Aufwand stattfindet, wird der komplette Rückstellungsbetrag als betrieblicher Ertrag angesetzt.

Wie verbuche ich Rückstellungen?

Rückstellungen sind auf der Passivseite zu verbuchen, da sie Schulden sind und nicht mehr zum Firmenvermögen gehören. Bei der Bildung wird das jeweilige Aufwandskonto mit dem kalkulierten Betrag im Soll belastet. Auf dem Rückstellungskonto erfolgt der Ausgleich entsprechend im Haben.

Buchungsvorschläge (SKR03): Rückstellung buchen und auflösen

Buchen einer Rückstellung: Sie buchen eine Rückstellung für den Jahresabschluss zum 31.12.2016
2000,00 EUR
von 4957; Abschluss und Prüfungskosten
an 0977; Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten

Auflösen der Rückstellung: Im Juli 2017 erhalten Sie die Rechnung Ihres Steuerberaters

Fall 1: Die Rechnung beträgt 1.500€ (niedriger als die Rückstellung)
2.000,00 EUR
von 0977; Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
an 1200; Bank (1.500,00 EUR)
an 2735; Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen (500,00 EUR)

Fall 2: Die Rechnung beträgt 2.500€ (höher als die Rückstellung)
2.000,00 EUR
von 0977; Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
von 2020; Periodenfremde Aufwendungen (500,00 EUR)
an 1200; Bank (2.500,00 EUR)

Fall 3: Die Rechnung beträgt 2.000€ (identisch zur Rückstellung)
2.000,00 EUR
von 0977; Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
an 1200; Bank

Fall 4:Ihr Steuerberater schenkt Ihnen den Jahresabschluss. (Es findet kein Aufwand statt)
2.000,00 EUR
von 0977; Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
an 2735; Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen

Rückstellungen richtig berechnen und buchen

Praxistipp:

Oftmals werden Rückstellungen für den Jahresabschluss oder für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nicht jedes Jahr aufgelöst und neu gebildet, sondern einfach stehen gelassen. Die Rechnung des Steuerberaters wird dann einfach direkt als Aufwand verbucht. Dies setzt aber voraus, dass sich die Bewertung der Rückstellung nicht ändert, der Jahresabschluss als Beispiel also nicht günstiger oder teurer wird. Auch sollte diese Vorgehensweise unbedingt mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Stand: 26.01.2016. Alle Angaben ohne Gewähr. 


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