Rückstellungen bilden und buchen
Was sind Rückstellungen?
Rückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten. Ungewiss deshalb, weil Höhe, Zeitpunkt oder generelles Bestehen nicht sicher sind. Gebildet werden Rückstellungen, um drohende Verbindlichkeiten abzudecken. Dem Unternehmen ist bei der Bildung der Rückstellung nicht bekannt, wann und in welcher Höhe die Verbindlichkeit eintreten wird. Die Ursache liegt meist im vergangenen Geschäftsjahr, wie zum Beispiel fehlende Rechnungen oder ein fehlender Gerichtsentscheid. Doch auch für Pensionen und bestimmte Steuern können Rückstellungen gebildet werden.
In der Bilanz tauchen Rückstellungen als Fremdkapital auf und stehen somit auf der Passivseite. Nicht zu verwechseln mit den Rücklagen, die auf der Aktivseite der Bilanz stehen und als finanzielle Reserven fungieren, also gebundenes Eigenkapital sind.
Wie werden Rückstellungen gebildet?
Für das Bilden einer Rückstellung ist es wichtig, dass die ungewisse Verbindlichkeit zum Bilanzstichtag bereits begründet war. Es ist aber unerheblich, ob Sie davon erst später erfahren haben, die Bilanz aber noch nicht erstellt war. Beispiel: Ihr Steuerberater teilt ihnen im Februar mit, dass die Kosten für den Jahresabschluss für das abgelaufene Jahr 2.000€ betragen werden. Hierfür können Sie zum 31.12. des abgelaufenen Jahres eine Rückstellung bilden. Rückstellungen dürfen allerdings nicht gebildet werden, falls lediglich ein Geschäftsrisiko besteht.
Bezüglich der Höhe hat das Unternehmen die Pflicht, die Höhe der Rückstellung nach bestem Gewissen zu schätzen (HGB § 253). Das Handelsgesetzbuch sagt auch, dass Rückstellungen, die älter als ein Jahr sind, zusätzlich verzinst werden müssen. Den Zinssatz gibt die deutsche Bundesbank bekannt.
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Welche Arten von Rückstellungen gibt es?
- Pensionsrückstellungen: Rückstellungsbildung wegen der Verpflichtung zur betrieblichen Altersvorsorge vom Unternehmen für seine Mitarbeiter. (§ 6 EStG, § 266 Abs. 3 HGB)
- Steuerrückstellungen: Steuern aus dem vergangenen Geschäftsjahr, die in der Höhe noch unbekannt sind. Zum Beispiel: Körperschaftssteuer oder Gewerbesteuer.
- Sonstige Rückstellungen: Unter den sonstigen Rückstellungen werden alle Rückstellungen verstanden, bei denen es sich nicht um Pension- oder Steuerrückstellungen handelt. Nennenswert sind hier die Drohverlustrückstellungen (Verluste aus schwebenden Geschäften), Garantierückstellungen (z.B. nicht abschätzbare Gewährleistungsansprüche von Vertragspartnern), Prozesskostenrückstellungen (Verluste aus schwebenden Gerichtsverfahren) und Aufwandsrückstellungen (unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen). In der Praxis ebenfalls sehr verbreitet sind die Rückstellungen für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten und die Rückstellungen für den Jahresabschluss.
Wie löse ich Rückstellungen auf?
Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, wenn die Höhe der Verbindlichkeit feststeht bzw. der Grund für die Rückstellung entfallen ist, die Verbindlichkeit also nicht mehr besteht. Da die Höhe der Rückstellung geschätzt worden ist, können vier mögliche Szenarien eintreten.
- Fall 1: Die Rückstellung ist höher als die tatsächliche Verbindlichkeit. Der überschüssige Restbetrag wird als betrieblicher Ertrag angesetzt und erhöht den Gewinn.
- Fall 3: Höhe der Rückstellung und des Aufwands sind identisch. Die Auflösung der Rückstellung erfolgt erfolgsneutral.
- Fall 2: Die tatsächliche Verbindlichkeit ist höher als die Rückstellung. Der notwendige Restbetrag muss vom Unternehmen aufgebracht werden und wird als betrieblicher Aufwand gewertet, weshalb ein Verlust entsteht.
- Fall 4: Es findet kein Aufwand statt. Falls überhaupt kein Aufwand stattfindet, wird der komplette Rückstellungsbetrag als betrieblicher Ertrag angesetzt.
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LIVE-DEMO ANFORDERNWie verbuche ich Rückstellungen?
Rückstellungen sind auf der Passivseite zu verbuchen, da sie Schulden sind und nicht mehr zum Firmenvermögen gehören. Bei der Bildung wird das jeweilige Aufwandskonto mit dem kalkulierten Betrag im Soll belastet. Auf dem Rückstellungskonto erfolgt der Ausgleich entsprechend im Haben.
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Praxistipp!
Oftmals werden Rückstellungen für den Jahresabschluss oder für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nicht jedes Jahr aufgelöst und neu gebildet, sondern einfach stehen gelassen. Die Rechnung des Steuerberaters wird dann einfach direkt als Aufwand verbucht. Dies setzt aber voraus, dass sich die Bewertung der Rückstellung nicht ändert, der Jahresabschluss als Beispiel also nicht günstiger oder teurer wird. Auch sollte diese Vorgehensweise unbedingt mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
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