Sie möchten wissen, wie Sie Geschenke an Mitarbeiter buchen? Ganz gleich, ob als kleine Aufmerksamkeit zur Anerkennung für gute Leistung oder zum Geburtstag – Geschenke bzw. Gutscheine an Mitarbeiter sind ein beliebtes Mittel. Warum? Einerseits können Unternehmen so die Freigrenzen sinnvoll nutzen, innerhalb jener Sachbezüge und Geschenke an Mitarbeiter lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei sind. Andererseits fungiert diese kleine Anerkennung als motivationssteigerndes Element und stärkt die Beziehung zum Arbeitgeber.
Was genau Sie bei der Buchung von Geschenken an Mitarbeiter beachten sollten und wie der Buchungssatz hierzu aufzustellen ist, BuchhaltungsButler informiert.
Was genau fällt unter „Geschenke an Mitarbeiter“?
Unter „Mitarbeitergeschenke“ versteht man betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die steuerlich unter dem Begriff „Aufmerksamkeiten“ subsummiert werden. Dabei ist jedoch ausschlaggebend, dass jenes Mitarbeitergeschenk, z.B. ein Gutschein oder Blumenstrauß, nicht zur Bereicherung des Arbeitnehmers dient. Vielmehr gelten anerkannte Mitarbeitergeschenke als anlassbezogene Zuwendungen, die unter der Berücksichtigung des geringen Sachwerts keine Lohnsteuer auslösen.
Dabei liegt die Grenze bei Sachzuwendungen für Mitarbeiter bei 60 €. Weiterhin ist Voraussetzung, dass die Zuwendungen nicht häufig und nur anlassbezogen übergeben werden. Ein konkreter Anlass könnte zum Beispiel der Geburtstag oder eine besondere Arbeitsleistung sein. Auch ein „Genesungsblumenstrauß“ gilt als anerkanntes Anstandsgeschenk an Mitarbeiter.
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Buchungssatz: Geschenke an Mitarbeiter buchen
Die lohnsteuerfreien Geschenke an Mitarbeiter buchen Sie direkt auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).
Sollte das Geschenk an Mitarbeiter die 60 € übersteigen, so kommt eine alternative Pauschalversteuerung der Sachzuwendung in Betracht. Bei Mitarbeitern mit höherem Einkommen kann sich die Pauschalversteuerung der Sachzuwendung gemäß § 37b EStG mit einem Steuersatz von 30 % lohnen.
Mitarbeitergeschenke buchen: Sachzuwendungsfreigrenzen
Grundsätzlich haben Sie als Arbeitgeber eine Sachzuwendungsfreigrenze von 44 € pro Monat und Mitarbeiter gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG – ohne einen konkreten Anlass benennen zu müssen. Darüber hinaus können Sie, wie im oberen Absatz geschildert, weitere Geschenke bis zu 60 € steuerfrei verteilen, sofern sie die Mitarbeitergeschenke anlassbezogen übergeben (Geburtstag, …). Beide Sachzuwendungsfreigrenzen laufen völlig autark voneinander und werden nicht miteinander aufgerechnet. Darüber hinaus ist es theoretisch möglich, dass ein Mitarbeiter in einem Monat ein reguläres Geschenk im Wert von bis zu 44 € und ein anlassbezogenes Geschenk, wie zum Beispiel zur Einrichtung des Home Office bis zu 60 € erhält.
Bedenken Sie jedoch, dass nur kleinste Überschreitungen der Freigrenzen mit erheblichen Konsequenzen verbunden sind. Mit der Überschreitung der Freigrenzen bereits um nur wenige Centbeträge geht die Sozialversicherungsfreiheit verloren und Sie haften vollumfänglich im Hinblick auf Lohnsteuer und Sozialversicherung!
Vorsteuer bei Sachzuwendungen & Geschenken an Mitarbeiter
Bei Sachzuwendungen und Geschenken für private Zwecke ist in aller Regel kein Vorsteuerabzug möglich. Handelt es sich jedoch um Zuwendungen, die einem betrieblichen Zweck dienen, kann u.U. auch der Vorsteuerabzug möglich sein. Ob der Vorsteuerabzug im Einzelfall möglich ist, sollten Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater abklären.
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Geschenke an Mitarbeiter buchen: was gibt es noch zu beachten?
Grundsätzlich müssen Sie als Arbeitgeber die Zuwendungen aufzeichnen und überwachen, sodass alle Mitarbeitergeschenke im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung nachvollziehbar sind. Tückisch ist: im Unternehmensalltag besteht die Gefahr, dass sich Zuwendungen schnell aufsummieren können. Der firmeninterne Ausflug, die Anschaffung des Lieblingskaffees für die Mitarbeiterin oder auch Arbeitgeberdarlehen können als Zuwendungen betrachtet werden und recht zügig die 44 €-Grenze pro Monat ausschöpfen.
Weiterhin muss es sich bei den Geschenken an Mitarbeiter um Sachzuwendungen handeln, wenn sie lohnsteuerfrei bleiben sollen. Hierzu zählen auch Gutscheine, jedoch darf der Gutschein sowie etwaige Restbeträge des Gutscheins nicht in Bargeld umwandelbar sein. Andernfalls ist der Grundsatz der Sachleistung gefährdet.
Als Arbeitgeber tragen Sie die Beweislast! Folglich müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Gutscheine von der Bargeldauszahlung ausgeschlossen sind. Unser Tipp: nutzen Sie elektronische Gutscheine! So können Sie nicht nur sicherstellen, dass die Gutscheine nicht bar ausgezahlt werden, sondern auch leichter die Übergabe und Nutzung des Gutscheins dokumentieren.
Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.
Stand: 16.06.2020. Alle Angaben sind ohne Gewähr.
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