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Geschenke an Mitarbeiter buchen | BuchhaltungsButler
Ganz gleich, ob als kleine Aufmerksamkeit zur Anerkennung für gute Leistungen oder zum Geburtstag – Geschenke bzw. Gutscheine an Mitarbeiter sind ein beliebtes unternehmerisches Instrument mit Vorteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Einerseits können Unternehmen die Kosten als Betriebsausgabe gewinnmindernd geltend machen. Andererseits fungiert diese kleine Anerkennung als motivationssteigerndes Element und stärkt die Beziehung zum Arbeitgeber. Damit das Geschenk steuerfrei bleibt, müssen Sie bestimmte Freigrenzen einhalten. Was Sie beim Buchen von Geschenken an Mitarbeiter sonst noch beachten sollten und wie der Buchungssatz lautet, erfahren Sie hier.
Geschenke an Kunden und Mitarbeiter richtig dokumentieren und buchen. Mit der cloudbasierten Lösung von BuchhaltungsButler sind Sie auf der sicheren Seite.
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Was fällt unter Mitarbeitergeschenke?
Unter „Mitarbeitergeschenken“ versteht man betrieblich veranlasste Sachzuwendungen. Anlässe für solche Aufmerksamkeiten gibt es viele: Geburtstage, Firmenjubiläen, Weihnachten oder der jährliche Betriebsausflug.
Als Mitarbeitergeschenke steuerlich anerkannt sind allerdings nur Sachleistungen. Geldzuwendungen sind unabhängig von ihrer Höhe immer steuerpflichtig. Außerdem ist ausschlaggebend, dass ein Mitarbeitergeschenk nicht zur Bereicherung des Arbeitnehmers dient. Wie Sie Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen und wann diese lohnsteuerfrei sind, erfahren Sie im weiteren Verlauf.
Typische Mitarbeitergeschenke sind beispielsweise:
- Präsente zum Geburtstag,
- ein Blumenstrauß zur Beförderung,
- die gesundheitsfördernde Mitgliedschaft im Fitnessstudio sowie
- Aufwendungen für firmeninterne Ausflüge oder eine Betriebsweihnachtsfeier.
Aber auch das Jobticket oder ein Arbeitgeberdarlehen zählen als Sachzuwendungen an Mitarbeiter.
Was bei Gutscheinen und Geschenkkarten zu beachten ist
Gutscheine und Prepaid-Geschenkkarten gelten ebenfalls als Sachzuwendungen, sofern sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen im Inland einlösbar sein und einem sogenannten Akzeptanzvertrag unterliegen. Das bedeutet, der Gegenwert darf nicht frei einlösbar sein, sondern muss auf bestimmte Einkaufsoptionen (wie beispielsweise Produkte oder Händler) beschränkt sein. Zudem darf ein möglicher Restbetrag nicht in Bargeld umwandelbar sein, damit der Grundsatz der Sachleistung nicht gefährdet wird.
Steuerlich begünstigt sind Closed-Loop-Karten sowie Controlled Loop-Karten, welche nur bei ausgewählten Akzeptanzstellen (entweder der Herausgeber selbst oder ein größerer Händlerkreis) eingesetzt werden können.
Gutscheine für Amazon und Ebay sind von der Lohnsteuerfreiheit ausgeschlossen, da die Unternehmen ihren Sitz im Ausland haben.
Betriebsausgabenabzug und Vorsteuer
Anders als Geschenke an Geschäftspartner können Sie Mitarbeitergeschenke in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Dies gilt allerdings nur, wenn diese betrieblich veranlasst sind. Private Geschenke sind nicht als Betriebsausgabe abziehbar.
Die Geschenke müssen zudem angemessen sein. Eine konkrete Wertgrenze gibt der Gesetzgeber nicht vor. Im Einzelfall kommt es beispielsweise auf die Stellung des Mitarbeiters im Unternehmen an. Mit angemessenen Geschenken sichern Sie nicht nur den Betriebsausgabenabzug, sondern vermeiden auch mögliche Interessenkonflikte.
In den Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens können Sie festlegen, in welcher Höhe Mitarbeiter Geschenke ohne oder mit Rücksprache annehmen dürfen. So geben Sie einen festen Rahmen vor und vermeiden Sie von Anfang an Probleme oder Unsicherheiten.
Ein Vorsteuerabzug ist bei Sachzuwendungen und Geschenken für private Zwecke in aller Regel nicht möglich. Handelt es sich jedoch um Zuwendungen, die einem betrieblichen Zweck dienen und die eine Aufmerksamkeit im steuerlichen Sinne (Einhaltung der Freigrenzen) darstellen, kann der Vorsteuerabzug möglich sein. Ob der Vorsteuerabzug im Einzelfall möglich ist, sollten Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater abklären.
Freigrenzen: So bleiben Geschenke für die Mitarbeiter lohnsteuerfrei
Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind Teil des Arbeitslohns und werden als geldwerte Vorteile grundsätzlich der Lohnsteuer unterworfen. Es gibt jedoch verschiedene lohnsteuerliche Freigrenzen, bei denen der Betrag für die Mitarbeiter steuerfrei bleibt.
Grundsätzlich steuerfrei: Streuartikel bis 10€
Geschenke bis 10€ brutto (d. h. inkl. Mehrwertsteuer) sind als sogenannte Streuartikel von der Besteuerung ausgenommen. Sie fallen unter keine der nachfolgend genannten Freigrenzen. Dazu gehören Werbegeschenke und auch kleinere Präsente wie beispielsweise Kugelschreiber, Tassen oder USB-Sticks, die unter diese Freigrenze fallen.
Allgemeine und anlassbezogene Freigrenzen
Zudem haben Sie als Arbeitgeber laut Einkommenssteuergesetz (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) eine generelle Sachzuwendungsfreigrenze von 50€ brutto pro Monat und Mitarbeiter (bis 2022: 44€). In diesem Rahmen können Sie Geschenke an Mitarbeiter vergeben, ohne einen konkreten Anlass benennen zu müssen. Maximal können Sie also bis zu 600€ pro Jahr steuerfrei an ihre Mitarbeiter vergeben. Aber Achtung: Schöpfen Sie den Betrag in einem Monat nicht aus, verfällt er. Sie können diesen also nicht in die anderen Monate “mitnehmen”.
Darüber hinaus können Arbeitgeber auch gelegentlich Sachleistungen im Wert von bis zu 60€ brutto an ihre Mitarbeiter übergeben. Voraussetzung ist, dass diese einem bestimmten Anlass unterliegen. Zu solchen Anlässen gehören beispielsweise ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit, ein Firmenjubiläum oder ein Abschied eines Mitarbeiters. Ostern und Weihnachten zählen dagegen nicht zu besonderen Anlässen.
Diese beiden Freigrenzen laufen völlig autark voneinander und werden nicht miteinander aufgerechnet. Es ist also theoretisch möglich, dass ein Mitarbeiter in einem Monat ein reguläres Geschenk wie einen Tankgutschein über 44€ und ein anlassbezogenes Geschenk bis zu 60€ erhält.
Freibetrag für Firmenveranstaltungen
Zusätzlich zu den genannten Freigrenzen für Mitarbeitergeschenke haben Unternehmen mit Firmenveranstaltungen zweimal im Jahr eine zusätzliche Option, ihre Belegschaft lohnsteuerfrei zu vergüten. Aber nur dann, wenn die Kosten (z. B. für Kost & Logis, Eintritt, Fahrten und Übernachtungen) pro Mitarbeiter 110€ nicht überschreiten. Bei Überschreiten dieses Freibetrags muss die Differenz pauschal mit 25% versteuert werden.
Sollte ein Geschenk an Mitarbeiter die Freigrenzen übersteigen, gilt es nicht als Aufmerksamkeit, sondern als lohnsteuerpflichtige Arbeitgeberleistung. Dann kommt die alternative Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz von 30% gemäß § 37b EStG in Betracht. Dies kann sich bei Mitarbeitern mit höherem Einkommen lohnen.
Geschenke Mitarbeiter buchen: Was ist sonst noch zu beachten?
Transparenz ist ein wichtiger Aspekt bei der buchhalterischen Erfassung von Geschenken. Deswegen müssen Sie diese Zuwendungen aufzeichnen und überwachen, sodass alle Geschenke an Mitarbeiter im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung nachvollziehbar sind.
Tückisch ist: Im Unternehmensalltag besteht die Gefahr, dass sich Zuwendungen schnell aufsummieren können. Der firmeninterne Ausflug, die Anschaffung des Lieblingskaffees für die Mitarbeiterin oder auch Arbeitgeberdarlehen können recht zügig die 44€-Grenze pro Monat ausschöpfen. Werden die Freigrenzen nur um einen Cent überschritten, fällt der komplette Betrag unter die Lohnsteuerpflicht.
Um den geschäftlichen Bezug zu untermauern, empfiehlt es sich außerdem, die Geschenke an die betriebliche und nicht an die private Adresse der Angestellten zu senden.
Geschenke an Mitarbeiter buchen inkl. Buchungssatz (SKR03)
Lohnsteuerfreie Geschenke an Mitarbeiter buchen Sie direkt auf das Konto 4140, Freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei (SKR 03).
Der Buchungssatz lautet:
| s | 4140; Freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei | 19% VSt. | 40€* |
| h | 1200; Bank | 40€ |
Wird das Geldgeschenk als Arbeitslohn gewertet, ist es dagegen steuerpflichtig und Sie buchen stattdessen auf das Konto 4152, Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer (SKR03). Die Pauschalversteuerung nehmen Sie über das Konto 4198, Pauschale Steuern und Abgaben für Arbeitnehmer vor.
Fazit: Geschenke an Mitarbeiter buchen
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, das gilt auch in der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Als Unternehmer können Sie Mitarbeitergeschenke steuerlich nutzen. Sofern diese betrieblich veranlasst sind, reduzieren sie als Betriebsausgaben den Unternehmensgewinn. Damit die Aufmerksamkeit dem Mitarbeiter ungetrübte Freude bringt und nicht mit Lohnsteuer belegt wird, müssen bestimmte Wertgrenzen eingehalten werden. Neben generellen und anlassbezogenen Geschenken sind auch Firmenveranstaltungen bis zu einem bestimmten Wert steuerfrei.
FAQs
Wie hoch dürfen Geschenke an Mitarbeiter sein?
Damit Geschenke an Mitarbeiter nicht der Lohnsteuerpflicht unterliegen, dürfen diese den Wert von 50€ (brutto) pro Monat nicht überschreiten. Unabhängig davon dürfen Sie zu bestimmten Anlässen wie Geburtstag oder Jubiläum Geschenke bis zu einem Bruttowert von 60€ übergeben. Firmenveranstaltungen sind zweimal jährlich mit einem Wert von 110€ pro Mitarbeiter steuerfrei möglich.
Was darf ich Mitarbeitern schenken?
Als Mitarbeitergeschenke im steuerlichen Sinn zählen Sachzuwendungen in einem angemessenen Umfang, mit denen Sie den Beschenkten nicht bereichern. Gutscheine oder Geschenkkarten müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit sie nicht als Geldwerte gelten. Damit diese Aufmerksamkeiten für den Mitarbeiter steuerfrei bleiben, dürfen sie bestimmte Freigrenzen nicht überschreiten.
Kann man Geschenke an Mitarbeiter absetzen?
Mitarbeitergeschenke können Unternehmer (anders als Geschenke an Geschäftspartner) in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Dies gilt, sofern sie betrieblich veranlasst und angemessen sind. Beim Mitarbeiter unterliegen sie jedoch als geldwerte Vorteile der Lohnsteuerpflicht, wenn sie die steuerlichen Freigrenzen überschreiten.
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