Geschenke an Geschäftspartner richtig buchen und versteuern

Susanne Woda
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Geschenke an Geschäftspartner buchen | BuchhaltungsButler

Eine Flasche Wein oder eine Schachtel Pralinen zum Weihnachtsfest: Kleine Aufmerksamkeiten als Zeichen der Wertschätzung sind unter Geschäftspartnern üblich. Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmer ihre Ausgaben für Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Damit die Freude am Geschenk für beide Seiten ungetrübt bleibt, ist dieses jedoch sorgfältig zu dokumentieren und die geltenden Steuergesetze einzuhalten. Wie Sie den Wert eines Geschenks richtig berechnen, welche Freigrenzen es gibt und wie Sie richtig buchen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Geschenke an Geschäftspartner bis 35€ sind als Betriebsausgaben abzugsfähig

Ein Geschenk ist eine unentgeltliche Zuwendung, mit der keine Gegenleistung verbunden ist. Dazu gehören nicht nur Präsente in materieller Form wie Spirituosen oder feines Konfekt, sondern auch die Einladung zum Fußballspiel in der eigenen VIP-Loge oder Incentive-Reisen. Zuwendungen, die im Rahmen eines Preisausschreibens vergeben werden, gelten nicht als Geschenke im steuerlichen Sinne.

Wenn Unternehmen ihre Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Geschäftsfreunde beschenken, sind die Ausgaben dafür unter Umständen als Betriebsausgaben abzugsfähig und können dementsprechend den Unternehmensgewinn mindern. Dafür gelten jedoch etwas andere Vorschriften als bei Geschenken an Mitarbeiter.

Damit Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgaben gelten, müssen sie

  • betrieblich veranlasst sein und
  • dürfen einen Wert von 35€ pro Person und Jahr nicht überschreiten.

Betrieblich veranlasst bedeutet, dass das Geschenk in wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Betrieb stehen muss. Privat veranlasste Zuwendungen sind nicht abzugsfähig. Zudem darf das Geschenk die Wertgrenze von 35€ nicht überschreiten. Diese Grenze gilt pro Person und Geschäftsjahr. Liegt der Wert eines einzelnen Geschenks darüber, ist dieses nicht abzugsfähig, auch nicht mit einem Teilbetrag. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn ein Beschenkter in einem Jahr mehrere Geschenke erhält, zum Beispiel ein Präsent zu seinem Firmenjubiläum und die übliche Aufmerksamkeit zu Weihnachten. Wird die Freigrenze mit dem zweiten Geschenk überschritten, ist auch das erste Geschenk nicht abzugsfähig und die vorherigen Ausgaben sind dem Gewinn wieder zuzurechnen. 

Geschenke, die in Massen unter die Leute gebracht werden, gelten als Streuartikel. Dazu zählen zum Beispiel geringwertige Warenproben oder Werbegeschenke. Diese können vollständig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie einen Einzelwert von 10€ nicht überschreiten und müssen auch beim Empfänger nicht versteuert werden.

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Den Wert von Geschenken richtig berechnen

Geschenke werden zu ihren Anschaffungs–  oder Herstellungskosten bewertet. Nicht einzurechnen sind dabei die Kosten für Verpackung (solange sie im üblichen Rahmen liegen) sowie Transport zum Empfänger. Rabatte und auch nachträglich gewährte Skonti reduzieren den Preis eines Geschenks und müssen bei der Berechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Unter Umständen zählt auch die Umsatzsteuer zum Geschenkwert. Nämlich dann, wenn das schenkende Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. In diesem Fall kann es nur Geschenke als Betriebsausgaben ansetzen, deren Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer unter 35€ liegt. Anders sieht es bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen aus: Hier kann der Nettowarenwert unter der Freigrenze liegen. Bei einem Steuersatz von 19% kann ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer also Zuwendungen mit einem Bruttowert von 41,65€ verschenken.

Wie Sie Geschenke an Kunden buchen

Geschenke, die nur betrieblich und nicht privat genutzt werden können, dürfen auch mehr als 35€ kosten. So kann zum Beispiel eine Unternehmens-Software oder Spezialwerkzeug für Handwerker auch steuermindernd abgezogen werden, wenn ihr Wert diese Freigrenze überschreitet.

Besondere Aufzeichnungspflichten für Zuwendungen

Damit das Finanzamt Zuwendungen an Geschäftspartner als Betriebsausgabe anerkennt, müssen nicht nur die oben genannten steuerlichen Voraussetzungen erfüllt sein. Unternehmer müssen Geschenke besonders sorgfältig dokumentieren und zeitnah verbuchen.

Unternehmer müssen die Höhe der Ausgaben, den Begünstigten und den Anlass aufzeichnen, und zwar für jedes Geschenk einzeln und getrennt von anderen Ausgaben. Der Name des Begünstigten muss direkt aus der Buchung oder auf dem Buchungsbeleg ersichtlich sein. Nur dann ist ein Betriebsausgabenabzug zulässig.

In der Praxis werden Zuwendungen auf separaten Konten gebucht, um sie nicht mit anderen Betriebsausgaben zu vermischen. Der Standardkontenrahmen sieht eine Trennung zwischen abzugsfähigen Geschenken (unter 35€) und nicht abzugsfähigen Geschenken (größer 35€) vor.

Anlass und Empfänger müssen aus dem Buchungszweck ersichtlich sein. Das gilt auch, wenn Geschenke der gleichen Art in einer Sammelbuchung zusammengefasst werden. Alternativ können Sie die Namen auch auf dem Buchungsbeleg vermerken oder diesem eine Namensliste anheften.

Versteuerung beim Beschenkten vermeiden

Unabhängig davon, ob der Schenkende seine Aufwendungen als Betriebsausgabe geltend machen kann, gilt dieses beim Empfänger grundsätzlich als Einnahme nach §8 EStG. Das heißt, dieser muss den Gegenwert als einkommensteuerpflichtige Einnahme versteuern. Es gibt jedoch einen Weg, dies zu umgehen. Damit die Zuwendung für den Empfänger nicht zu einer steuerlichen Belastung führt, kann das schenkende Unternehmen gemäß §37 EStG vorab eine Pauschalsteuer abführen. Dafür ist die Zuwendung mit einem Steuersatz von 30% zzgl. 5,5% Soli und 7% pauschaler Kirchensteuer zu versteuern. Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten der Zuwendung, einschließlich der gezahlten Umsatzsteuer.

Das schenkende Unternehmen ist verpflichtet, den Empfänger über die pauschale Versteuerung zu unterrichten. Einzig diese dient dem Beschenkten im Zweifelsfall als Nachweis der gezahlten Lohnsteuer gegenüber dem Finanzamt. Eine Mitteilung zum Geschenk könnte so aussehen:

Versteuerung von Geschenken an Geschäftspartnern

Wir haben für Ihr Geschenk bereits die Pauschalsteuer nach §37b EStG übernommen. Den Steuerbetrag haben wir beim Finanzamt xxx unter der Steuernummer xxx angemeldet und abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren Steuerunterlagen.

Auch diese Pauschalsteuer gilt als Betriebsausgabe, sofern der Wert des Geschenks 35€ nicht übersteigt. Zwar können Sie auch nicht abzugsfähige Geschenke mit einem Wert über 35€ pauschal versteuern, dürfen den Steuerbetrag dann jedoch nicht gewinnmindernd ansetzen. Es gibt eine Höchstgrenze für die Pauschalierung: Sie ist ausgeschlossen, wenn Zuwendungen pro Person und Jahr 10.000€ übersteigen.

Die Entscheidung zur pauschalierten Besteuerung sollten Unternehmer besonders sorgfältig abwägen. Sie ist für alle Zuwendungen im Betrieb gleichermaßen anzuwenden und ist zudem unwiderruflich. Möchten Sie also dafür sorgen, dass ein besonderer Kunde keine steuerlichen Probleme mit Ihrem Geschenk bekommt, müssen Sie nicht nur diese eine Zuwendung pauschal versteuern, sondern auch alle anderen Geschenke an Geschäftspartner.

Die Pauschalsteuer erhöht theoretisch den Wert des Geschenkes. Damit dieses abzugsfähig bleibt, dürfte dieses also inkl. Pauschalsteuern nicht mehr als 35€ kosten. In der Praxis ist die Finanzverwaltung hier aus Vereinfachungsgründen großzügig. Sie lässt den Betriebsausgabenabzug zu, wenn der Geschenkwert selbst unter der Freigrenze liegt, auch wenn diese durch die Pauschalierung überschritten würde. Unternehmer können sich im Zweifelsfall jedoch nicht darauf berufen.

Geschenke buchen: Buchungsbeispiel und Erklärung (SKR03)

Unternehmer müssen Geschenke an Geschäftspartner einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben buchen. Welches Konto dabei angesprochen wird, richtet sich nach dem Wert des Geschenks und ob Sie die Pauschalversteuerung vornehmen.

Geschenke unter 35 Euro buchen Sie auf den Konten:

  • 4630, Geschenke abziehbar ohne Pauschalversteuerung
  • 4631, Geschenke abziehbar mit Pauschalversteuerung

Geschenke über 35 Euro buchen Sie auf den Konten:

  • 4635, nicht abziehbar ohne Pauschalversteuerung
  • 4636, nicht abziehbar mit Pauschalversteuerung

Das Abführen der pauschalen Steuer wird getrennt vom eigentlichen Geschenk erfasst, und zwar über die Konten:

  • 4632, pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben abzugsfähig 
  • 4637, pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben nicht abzugsfähig

Zuwendung buchen – Buchungssatz

Beispiel: Sie schenken Ihren guten Kunden zu Weihnachten traditionell eine Flasche Wein. In diesem Jahr erhalten insgesamt 50 Kunden eine Flasche im Wert von jeweils 30 Euro.

Da Sie die Vorsteuer abziehen können, ist der Nettopreis ausschlaggebend für den Abzug als Betriebsausgabe. Da er unter 35 Euro liegt, sind die Geschenke abzugsfähig. Sie verbuchen die Geschenke als Sammelbuchung und vermerken die Namen der Beschenkten sowie den Anlass auf dem Buchungsbeleg. Der Buchungssatz lautet:

Geschenke an Kunden buchen (Kauf)

s 4631; Geschenke abziehbar mit Pauschalversteuerung 19% VSt. 1.500€*
h 1200; Bank 1.500€

Pauschalsteuer nach §37 EStG buchen – Buchungssatz

Beispiel: Sie haben sich für die pauschale Versteuerung nach §37 EStG entschieden und führen die entsprechenden Steuern ab.

Die pauschale Steuer berechnet sich auf Basis des Geschenkwerts inkl. Umsatzsteuer. Dieser beträgt im Beispiel 1.500€.

450€ pauschale Lohnsteuer (30%)
+ 31,50€ pauschale Kirchensteuer (7%)
+ 29,45€ Soli (5,5%)
= 510,95€

Geschenk an Kunden buchen (pauschale Steuern)

s 4632; Pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben abzugsfähig 510,95€
h 1700; sonstige Verbindlichkeiten 510,95€

Die Berechnung, Buchung und Meldung der pauschalen Steuern für Geschenke wird klassischerweise durch den Steuerberater im Rahmen des Jahresabschlusses erledigt.

Fazit: Geschenke an Kunden buchen

Damit Geschenke an Geschäftspartner steuerlich abzugsfähig sind, müssen Unternehmen nicht nur die steuerlichen Voraussetzungen berücksichtigen, sondern diese zeitnah buchen und sorgfältig dokumentieren. Damit der Empfänger ein erhaltenes Geschenk nicht als einkommensteuerpflichtige Einnahme versteuern muss, empfiehlt sich, die Zuwendung als Schenkender vorab pauschal zu versteuern.

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FAQs

Wie bucht man Geschenke an Geschäftspartner?

Geschenke an Geschäftspartner müssen zeitnah und getrennt von anderen Betriebsausgaben gebucht werden. Dafür gibt es verschiedene Konten, je nachdem, ob ihr Wert die Freigrenze für den Betriebsausgabenabzug von 35€ erreicht und ob das Unternehmen die Pauschalversteuerung anwendet. Anlass und Begünstigter müssen zudem klar dokumentiert sein und aus der Buchung bzw. dem Buchungsbeleg ersichtlich sein.

Auf welches Konto bucht man Geschenke an Geschäftspartner?

Auf welchem Konto man Geschenke verbucht, richtet sich nach ihrem Wert und danach, ob das Unternehmen die Pauschalversteuerung anwendet. Geschenke unterhalb der Freigrenze von 35€ werden im SKR03 auf den Konten 4630 (Geschenke abziehbar ohne Pauschalversteuerung) und 4631 (Geschenke abziehbar mit Pauschalversteuerung) gebucht. Mit Pauschalversteuerung werden die Konten 4635 und 4636 angesprochen.

Wie buche ich Geschenke über 35€?

Geschenke an Geschäftspartner mit einem Wert über 35€ sind nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Im SKR03 werden sie auf den Konten 4635 (Geschenke nicht abziehbar ohne Pauschalversteuerung) und 4636 (Geschenke nicht abziehbar mit Pauschalversteuerung) gebucht. Übernimmt das schenkende Unternehmen die Pauschalversteuerung, damit der Begünstigte selbst keine Steuern abführen muss, wird diese getrennt davon auf die Konten 4632 (pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben abzugsfähig) und 4637 (pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben nicht abzugsfähig) erfasst.

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