Geleistete Anzahlungen richtig buchen

Susanne Woda
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Geleistete Anzahlungen | BuchhaltungsButler

Anzahlungen in Form einer Vorauszahlung auf eine vereinbarte Leistung sind im Geschäftsleben nicht unüblich. Gerade bei großen Aufträgen, individuellen Maßanfertigungen oder Projekten mit hohem Vorfinanzierungsbedarf kann es sein, dass der Auftragnehmer eine Vorabzahlung verlangt. Wie Sie geleistete Anzahlungen in der Bilanz erfassen, welche Konten es gibt und wann Sie die Vorsteuer abziehen können, erklären wir in diesem Beitrag.

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Anzahlung als Vorauszahlung auf eine Leistung

Mit einer Anzahlung gehen Käufer in Vorleistung für den Kauf von Waren oder einer Dienstleistung. Die Leistungserbringung steht zu diesem Zeitpunkt jedoch noch aus. Indem der Auftraggeber einen Teil des Kaufpreises vorab zahlt, stellt er dem Leistungserbringer eine Art Darlehen zur Verfügung. Sogenannte Vorauszahlungen sind vor allem bei

  • Großaufträgen,
  • Aufträgen mit einem hohen individuellen Planungsbedarf und
  • Projekten mit einem hohen Vorfinanzierungsbedarf

üblich. Sie dienen dem Auftragnehmer als Sicherheit und zur Vorfinanzierung seiner Leistungen. Je nach Branche können Vorauszahlungen bis zu 30% des Gesamtpreises betragen.

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Bilanzierung und Umsatzsteuer

Laut Handelsrecht werden schwebende Geschäfte grundsätzlich nicht bilanziert, da man davon ausgeht, dass geschuldete Leistungen und Gegenleistungen der Vertragspartner sich wertmäßig ausgleichen und sich damit neutral auf die Bilanz auswirken.  Wird jedoch eine Anzahlung geleistet, beendet diese den Schwebezustand. Das heißt: Als Auftraggeber aktivieren Sie eine geleistete Anzahlung, obwohl Sie noch gar keine Gegenleistung dafür erhalten haben. 

Mit der Anzahlung wird auch die Umsatzsteuer auf den entrichteten Teilbetrag fällig. Als Auftragnehmer können Sie diese unter folgenden Voraussetzungen als Vorsteuer geltend machen:

  • Alle Bestandteile der Leistung sind bekannt und zum Zeitpunkt der Zahlung genau bestimmt.
  • Es liegt eine Rechnung über die Anzahlung mit dem gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag vor.
  • Die Zahlung ist tatsächlich erfolgt.
so werden geleistete Anzahlungen bilanziert

Unternehmer, die eine EÜR aufstellen, können geleistete Anzahlungen inklusive der gezahlten Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend machen.

Das richtige Konto für geleistete Anzahlungen

Das Wesen einer Vorauszahlung besteht darin, dass der Zahlung noch keine Leistung gegenübersteht. Zum Zeitpunkt der Anzahlung kann also theoretisch noch kein Vermögensgegenstand aktiviert werden. Um die Zahlung in die Aktiva der Bilanz aufzunehmen, wird diese als Forderung gegenüber Lieferanten gebucht.

Je nach Art des aktivierungspflichtigen Vermögensgegenstands können geleistete Anzahlungen verschiedene Bilanzpositionen im Anlage- oder Umlaufvermögen betreffen. Es gibt unterschiedliche Anzahlungskonten, die im Umlauf- oder Anlagevermögen eines Unternehmens geführt werden. Zu den gebräuchlichsten Konten gehören:

Buchungskonto (SKR03) Kontobezeichnung
0039 Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögenswerte
0079 Geleistete Anzahlungen auf Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte
0299 Geleistete Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen
0499 Geleistete Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
1510 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte

Abhängig vom geltenden Umsatzsteuersatz wird ggf. auf weiteren Unterkonten gebucht. So gibt es beispielsweise bei Vorräten ein Konto für Leistungen mit 7% (1511, SKR03) und ein weiteres für Leistungen, die mit 19% besteuert werden (1518, SKR03).

Besonderheiten bei der Bilanzierung

Führt die Anzahlung nicht zu einem aktivierungspflichtigen Gegenstand, sondern zu Aufwand oder Ertrag für das Unternehmen (z. B. Anzahlungen für Mieten), dann wird diese als sonstiger Vermögensgegenstand verbucht. Die Auflösung nehmen Sie dann mit der Endabrechnung erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung der Zahlung vor.

So buchen Sie geleistete Anzahlungen

Beim Buchen geleisteter Anzahlungen sind mehrere Schritte notwendig, um die Anzahlung, Auslieferung (bzw. Leistungserbringung) und Restzahlung korrekt zu erfassen:

  1. Anzahlung buchen
  2. Endabrechnung buchen
  3. geleistete Anzahlung auflösen
  4. Restzahlung buchen

Geleistete Anzahlung an den Lieferanten buchen

Mit Erhalt der Anzahlungsrechnung überweist das Unternehmen die vereinbarte Anzahlung in Höhe von 20.000€ zzgl. 3.800€ Umsatzsteuer. Diese bucht es mit seinem Nennbetrag wie folgt:

Geleistete Anzahlung buchen

s 0299; Geleistete Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen 19% VSt. 23.800€*
h 1200; Bank 23.800€

Endabrechnung buchen

Nach Lieferung der Ware erhält das Unternehmen die endgültige Rechnung über den Gesamtbetrag. Jetzt kann die Maschine im Anlagevermögen bilanziert werden. Hierbei wird auch die Vorsteuer in voller Höhe gebucht. Das Vorsteuerkonto weist dadurch einen zu hohen Betrag aus, dieser wird im nächsten Schritt bereinigt.

Endabrechnung bei geleisteter Anzahlung

s 0210; Maschinen 19% VSt. 119.000€*
h 1625; Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119.000€

Anzahlung auflösen

Mit Auslieferung der Maschine besteht keine Forderung mehr gegenüber dem Lieferanten. Die geleistete Anzahlung muss also neutralisiert werden. Dabei wird auch das Vorsteuerkonto bereinigt. Auf der Gegenseite reduzieren sich die auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten eingebuchten Verbindlichkeiten um die Höhe der Anzahlung.

Geleistete Anzahlung neutralisieren

s 1625; Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 23.800€
h 0299; Geleistete Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen 19% VSt. 23.800€*

Restbetragszahlung buchen

Nun ist nur noch der offene Restbetrag inklusive der anteiligen Umsatzsteuer zu überweisen. Diese Restzahlung errechnet sich wie folgt:

Gesamtbetrag 100.000€
– geleistete Anzahlung 20.000€
= 80.000€
+ Umsatzsteuer 19% 15.200€
zu zahlender Restbetrag 95.200€

Die Restzahlung kann nun wie folgt gebucht werden:

Restbetrag auf geleistete Anzahlung buchen

s 1625; Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 19% USt. 95.200€*
h 1200; Bank 95.200€

Fazit: Mit Anzahlungen Vorsteuer früher abziehen

Unternehmen bilanzieren geleistete Anzahlungen, obwohl diesen noch keine Leistung gegenübersteht. Auftraggeber aktivieren die Anzahlung zum Zeitpunkt ihrer Zahlung und machen auch die ausgewiesene Vorsteuer geltend. Geleistete Anzahlungen werden auf speziellen Anzahlungskonten als Forderung gegenüber Lieferanten erfasst. Je nach Art des erworbenen Vermögensgegenstands können geleistete Anzahlungen Bestandteil des Umlauf- oder des Anlagevermögens sein. Die Buchung erfolgt in mehreren Schritten zum Zeitpunkt der Anzahlung, der Auslieferung und der Restzahlung.

geleistete Anzahlungen buchen
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FAQs

Wie bucht man eine geleistete Anzahlung?

Geleistete Anzahlungen werden zum Zeitpunkt ihrer Zahlung als Forderungen gegenüber Lieferanten auf speziellen Anzahlungskonten aktiviert. Sobald die Gesamtrechnung vorliegt, kann der Vermögensgegenstand voll aktiviert und die Anzahlung inkl. Vorsteuer neutralisiert werden. Bei Gesamtfälligkeit der Verbindlichkeit erfolgt dann nur noch die offene Restzahlung.

Wann werden geleistete Anzahlungen gebucht?

Schwebende Geschäfte sind grundsätzlich nicht in der Bilanz auszuweisen. Sobald jedoch Anzahlungen geleistet wurden, endet der Schwebezustand und die Vorauszahlung ist in der Bilanz zu aktivieren. Andersherum passivieren Lieferanten erhaltene Zahlungseingänge. Zum Zeitpunkt der Zahlung ist auch die Umsatzsteuer fällig bzw. die Vorsteuer abzugsfähig.

Sind geleistete Anzahlungen Umlaufvermögen?

Geleistete Anzahlungen gehören auf die Aktivseite der Bilanz. Je nachdem, welche Vermögenswerte erworben werden, können diese Teil des Anlagevermögens oder des Umlaufvermögens sein. Zum Umlaufvermögen zählen beispielsweise geleistete Anzahlungen auf Vorräte.

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