Fahrtenbuch Vorlage: Wie Sie Privatfahrten mit dem Firmenwagen richtig für das Finanzamt dokumentieren
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Fahrtenbuch Vorlage | BuchhaltungsButler
Das Fahrtenbuch ist ein wichtiges Steuerdokument für Unternehmen. Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen daran, wie ein Fahrtenbuch korrekt zu führen ist. Im Internet finden sich zahlreiche kostenlose Vorlagen, die bereits alle nötigen Felder für die vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dabei kommt es aber nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf die Form an. Wie Sie ein Fahrtenbuch schreiben und worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist ein Fahrtenbuch und wer muss es führen?
Selbstständige, Geschäftsführer und Angestellte müssen private Fahrten mit einem Firmenwagen versteuern. Der Grund: Die private Nutzung von Betriebsvermögen stellt eine unternehmerische Sachzuwendung dar, durch den ein finanzieller Vorteil entsteht. Dieser unterliegt als geldwerter Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Privatentnahme (bei Unternehmern) der Einkommenssteuer.
Um den Anteil der privaten Fahrten nachzuweisen und diese korrekt zu versteuern, gibt es zwei Optionen (§ 8 EStG): Fahrer eines Firmenwagens können den privaten Nutzungsanteil entweder pauschal mit der 1-%-Regel versteuern oder ein Fahrtenbuch führen, in dem sie jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen festhalten.
Das Führen eines Fahrtenbuchs kann auch behördlich angeordnet werden. Zum Beispiel, wenn nicht klar ist, ob ein Fahrzeug ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Oder als Auflage in einem verkehrsrechtlichen Bußgeldverfahren.
Fahrzeuge, die weniger als 10% betrieblich genutzt werden, dürfen nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Geschäftliche Fahrten werden über die Kilometerpauschale gegenüber dem Unternehmen abgerechnet.
Gesetzliche Anforderungen: Wie schreibt man ein Fahrtenbuch richtig?
Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an Fahrtenbücher und prüft diese meist akribisch. Es gibt jedoch kein Muster für ein Fahrtenbuch seitens des Finanzamts. Beim Führen eines Fahrtenbuchs kommt es nicht nur auf den Inhalt der einzelnen Einträge an, auch Form und Vollständigkeit sind wichtig.
Grundsätzliche Anforderungen an ein Fahrtenbuch:
- Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.
- Es sind alle privaten und geschäftlichen Fahrten festzuhalten.
- Gibt es mehrere Fahrer, ist für jede Fahrt der Name des Fahrers zu vermerken.
- Alle Fahrten sind zeitnah (am besten direkt nach Abschluss der Fahrt) zu dokumentieren.
- Die Angaben müssen übersichtlich und leserlich sein.
- Die Aufzeichnungen sind lückenlos und fortlaufend zu führen.
- Jeder Eintrag muss vollständig (auch bei wiederkehrenden Fahrten) sein.
- Das Fahrtenbuch muss in einer geschlossenen, nicht manipulierbaren Form geführt werden.
- Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig bzw. müssen klar nachvollziehbar sein.
Diese Angaben müssen ins Fahrtenbuch: Vorlage
Wie ein Fahrtenbuch zu führen ist, hat das Bundesministerium für Finanzen in den Lohnsteuerrichtlinien ergänzend zum Einkommensteuergesetz festgelegt (LStR R 8.1 Abs. 9 Nr. 2). Demnach sind für private und dienstliche Fahrten verschiedene Mindestangaben zu erfassen:
Mindestangaben für Dienstfahrten:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise
- Reiseziel mit Adressangabe
- Reiseroute bei Umwegen
- Zweck der Reise
- ggf. Namen der aufgesuchten Geschäftspartner
Bei privaten Fahrten ist die Angabe von Anfangs- und Endkilometerstand der Fahrten ausreichend. Ziel und Zweck der Reise unterliegen in diesem Fall dem Datenschutz und müssen gegenüber dem Finanzamt nicht angegeben werden. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt eine einfache Kennzeichnung.
In der Praxis wird das Fahrtenbuch der besseren Übersicht halber oft um weitere Angaben ergänzt. So werden in der Kopfzeile beispielsweise amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs, Hauptfahrer sowie Kilometerstand und Datum zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums angegeben. Oft werden auch die zurückgelegten Kilometer pro Fahrt eingetragen.
Hier erhalten Sie ein Fahrtenbuch Muster* zum Ausdrucken.
*Die Angaben der Vorlage wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Alle Angaben ohne Gewähr. Bitte beachten Sie die Ansprüche Ihres Finanzamts an ein Fahrtenbuch: In Excel & Word geführte Fahrtenbücher werden in der Regel vom Finanzamt nicht anerkannt.
Für berufsbedingte Vielfahrer wie Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Taxifahrer und Fahrlehrer gelten Erleichterungen beim Führen des Fahrtenbuchs. Wenn sie immer die gleichen Kunden besuchen, können sie eine Kundenliste anlegen und müssen als Zielort nur die entsprechende Listennummer angeben.
Fahrtenbuch Beispiel:
Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt und welche nicht?
Egal ob Sie ein handschriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch führen: Damit es vom Finanzamt anerkannt wird, muss es lückenlos, vollständig und unveränderlich geführt sein. Eine lose Zettelsammlung erfüllt diese Ansprüche ebenso wenig wie eine auf dem Computer geführte Excel-Tabelle, auch wenn Sie Ihre Fahrten noch so gewissenhaft aufzeichnen.
Handschriftliche Fahrtenbücher: Sie werden anerkannt, wenn sie lückenlos geführt sind und Änderungen nachvollziehbar erfasst wurden. Am besten eignet sich dafür ein gebundenes Heft. Sie können auch eine Vorlage für ein Fahrtenbuch in Excel erstellen oder ein Muster im Internet herunterladen. Wichtig ist dabei, dass für eine fortlaufende Aufzeichnung Kilometerstand und Datum zu Beginn und Ende jeder Seite übereinstimmen.
Elektronische Fahrtenbücher: Spezielle Smartphone-Apps oder PC-Software für Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt, wenn damit die Eintragungen nicht nachträglich geändert werden können.
In Excel geführte Fahrtenbücher: In Word, Excel oder anderen gängigen Computerprogrammen aufgezeichnete Fahrten werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Problem: Bereits getätigte Einträge sind jederzeit im Nachhinein manipulierbar, ohne dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Fazit: Fahrtenbuch rechtssicher schreiben geht am besten handschriftlich oder mit spezieller Software
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Unternehmer diese akribisch führen und bestimmte Vorschriften zu Inhalt und Form einhalten. Mit einer Vorlage ist es nicht schwer, die Aufzeichnungen inhaltlich korrekt zu erfassen. Wichtig ist zudem, dass die Aufzeichnungen lückenlos, vollständig und manipulationssicher sind. Änderungen im Nachhinein müssen klar nachvollziehbar dokumentiert werden. Ist dies gewährleistet, können Fahrtenbücher sowohl handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Ein als Excel-Tabelle geführtes Fahrtenbuch als Vorlage ist allerdings nicht erlaubt.
FAQs
Wie schreibt man ein Fahrtenbuch richtig?
Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Das wichtigste dabei: Die Aufzeichnungen müssen lückenlos, vollständig und manipulationssicher sein. Änderungen sind nicht zulässig bzw. müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Finanzamt schreibt zudem bestimmte Mindestangaben für private und geschäftliche Fahrten vor. Neben dem Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise müssen zum Beispiel auch Ziel und Zweck angegeben werden.
Wie muss ein Fahrtenbuch für das Finanzamt aussehen?
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, kommt es nicht nur auf den Inhalt der Einträge an, sondern auch auf deren Form. Die Aufzeichnungen haben zeitnah zu erfolgen, das heißt am besten noch im Auto. Wenn alle Einträge in Schönschrift erfolgen, kann das Finanzamt misstrauisch werden. Die Leserlichkeit muss dennoch gewährleistet sein. Einträge müssen fortlaufend und lückenlos (z. B. ohne Leerzeilen) sein. Die Angaben für jeden einzelnen Eintrag müssen zudem vollständig sein, auch wenn sie sich bei Routinefahrten wiederholen.
Wie detailliert muss ein Fahrtenbuch sein?
Ein Fahrtenbuch muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die das Bundesministerium für Finanzen in den Lohnsteuerrichtlinien (LStR R 8.1 Abs. 9 Nr. 2) festgelegt hat. Für dienstliche Fahrten sind demnach Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel (bei Umwegen mit Reiseroute) sowie Zweck inkl. aufgesuchte Geschäftspartner anzugeben. Bei privaten Fahrten genügt der Kilometerstand. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht eine entsprechende Kennzeichnung.
Was muss alles in einem Fahrtenbuch stehen?
Ein Fahrtenbuch sollte für Dienstfahrten mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute sowie Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Bei privaten Fahrten reicht die Angabe des Kilometerstands aus.
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