Mietaufwendungen richtig buchen

Susanne Woda
Das sind Mietaufwendungen
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Mietaufwendungen in Bilanz buchen | BuchhaltungsButler

Mietaufwendungen entstehen, wenn Unternehmen bewegliche oder unbewegliche Güter mieten. Gewöhnlich mieten Unternehmen ihre Geschäftsräume, wenn sie keine eigene Immobilie besitzen. Aber auch Maschinen oder andere mobile Einrichtungen können angemietet werden. Da Mietaufwendungen erfolgswirksam sind, ist es wichtig, sie periodengerecht zu buchen. Wie das geht, auf welche Konten man Miete und Nebenkosten bucht und warum nicht auf alle Mietaufwendungen Umsatzsteuer berechnet wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was sind Mietaufwendungen?

Mietaufwendungen sind die Kosten, die für den vertragsgemäßen, zeitlich befristeten Gebrauch oder die Nutzung von Sachen oder Räumen entstehen (Miete). Diese sind direkt als Betriebsausgabe abzuziehen und mindern Gewinn und Eigenkapital eines Unternehmens. Wie Sie Mietaufwendungen buchen finden Sie weiter unten im Artikel. 

Unternehmen ohne Immobilieneigentum müssen die Geschäftsräume zur Ausübung ihrer Tätigkeit anmieten. Dazu gehören z. B.

  • Büros,
  • Läden,
  • Lagerräume,
  • Praxisräume,
  • Kioske,
  • Gaststätten,
  • Werkstätten oder
  • Garagen.

Auch beim Anmieten von Außenflächen an Wand und Dach, die man zum Beispiel zum Anbringen von Werbung oder Installation von Photovoltaik-Anlagen nutzt, entstehen Mietaufwendungen. Aber nicht nur das: Natürlich lassen sich auch bewegliche Dinge wie Maschinen, Transportfahrzeuge oder Dienstwagen anmieten.

Unterformen der Miete sind übrigens Leasing und Mietkauf (Kaufleasing), für die buchungstechnisch einige Besonderheiten gelten.

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Mietaufwendungen – umsatzsteuerpflichtig oder nicht?

Ob auf Mieteinnahmen Umsatzsteuer berechnet wird oder nicht, hängt zuerst einmal von der Art des Mietobjekts ab. Umsätze aus der Vermietung von Immobilien sind nach §4 Nr. 12a UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Ausgenommen von dieser Regelung sind jedoch

  • die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält (speziell das Hotelgewerbe)
  • die Vermietung von Plätzen für das Abstellen von Fahrzeugen
  • die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und
  • die Vermietung und die Verpachtung von Maschinen und sonstigen Betriebsvorrichtungen, auch wenn sie wesentliche Bestandteile eines Grundstücks sind.

Option zur Umsatzsteuerpflicht

Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Vermieter freiwillig zur Umsatzsteuer optieren (§9 Abs. 1 UStG). Das kann dem Vermieter finanzielle Vorteile bieten, denn dieser darf im Gegenzug dann auch die Vorsteuer für objektbezogene Ausgaben wie zum Beispiel Renovierungsarbeiten abziehen. Voraussetzung dafür ist, dass die Option im Mietvertrag vereinbart wird. 

Die Option zur Umsatzsteuer ist möglich, wenn

  • das Mietobjekt einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen überlassen wird und
  • das Mietobjekt ausschließlich für Umsätze verwendet wird, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

Die Vermietung an Privatpersonen schließt die Umsatzsteuer also aus. Auch wenn Wohnraum an ein Unternehmen vermietet wird, darf keine Umsatzsteuer berechnet werden. Auch beim Vermieten an Ärzte, Heilpraktiker, Hebammen, Versicherungsagenturen oder Banken kann der Vermieter nicht zur Umsatzsteuer optieren, da deren Umsätze nach UStG von der Umsatzsteuer befreit und damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Person bucht Mietaufwendungen am Computer=

Auf welches Konto werden Mietaufwendungen gebucht (SKR03)?

Je nach Art der gemieteten Objekte bucht man Mietaufwendungen über unterschiedliche Erfolgskonten:

Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) → Konto 4210 oder
Miete für Einrichtungen (bewegliche Wirtschaftsgüter) → Konto 4960

Falls die Mieten gewerbesteuerlich hinzuzurechnen sind, spricht man die Konten 4211 bzw. 4963 an.

Mieten können unter bestimmten Voraussetzungen gewerbesteuermindernd wirken. Die anrechenbaren Sätze (20 bzw. 50%) müssen allerdings einen Freibetrag von 100.000€ überschreiten. Darüber hinausgehende Beträge können zu 25% angesetzt werden. Das ist vor allem für Mittelständler interessant, kleinere Betriebe profitieren kaum von der Regelung.

Mietnebenkosten buchen

Miete und Mietnebenkosten für Gas, Strom und Wasser erfasst man auf separaten Konten. Im Industriekontenrahmen SKR03 kommen die Mietnebenkosten auf das Konto 4240 (Gas, Strom, Wasser). Unternehmen, die lediglich eine Vorauszahlung auf die Nebenkosten zahlen und am Jahresende eine Endabrechnung erhalten, buchen auch die entstehende Rück- oder Nachzahlung über dieses Konto.

Tobias Wewers

Tobias Wewers

Steuerberater bei Wewers GmbH & Co KG Steuerberatungsgesellschaft

Tobias Wewers ist Steuerberater, Betriebswirt (VWA), DVCT-zertifizierter Business Coach, Business Trainer, Mediator sowie Organisationsaufsteller. Seine digitale Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberater Wewers begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer betriebswirtschaftlichen Planung, Führung und Steuerung und berät sie zu steuerlichen Themen sowie zur Lohnoptimierung und Jahresabschlüssen.

Wann sind Mietaufwendungen zu buchen?

Mietaufwendungen werden grundsätzlich gebucht, wenn sie entstehen. Also zu dem Zeitpunkt, an dem die Mietzahlung fällig ist. Laut Handelsgesetz müssen sie in der Bilanz jedoch der Periode erscheinen, der sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Liegt also zwischen Fälligkeit und Zahlung der Miete der Bilanzstichtag, ist eine Periodenabgrenzung vorzunehmen. Dafür kommen zwei Möglichkeiten in Betracht:

  1. Die Miete wird im Voraus für einen Zeitraum in der kommenden Bilanzperiode gezahlt.
  2. Die Miete wird nach dem Bilanzstichtag für einen Zeitraum in der zurückliegenden Bilanzperiode gezahlt.

Mietzahlung buchen (SKR03)

Beispiel: Ein Unternehmen zahlt die Miete für Geschäftsräume für das dritte Quartal 2021 in Höhe von 5.000€ am 15.10.2021. Es fallen 19% Umsatzsteuer an.

In diesem Fall ist keine Periodenabgrenzung vorzunehmen.

Miete für Geschäftsräume buchen

s 4210; Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) 19% VSt. 5.000€*
h 1200; Bank 5.000€

Mietvorauszahlung periodengerecht buchen (SKR03)

Beispiel: Ein Unternehmen zahlt bereits am 23.12.2021 die Januar-Miete in Höhe von 2.000€, die erst am 1.1.2022 fällig wäre. Die Vermietung erfolgt von privat, es wird keine USt berechnet.

Nachdem die Mietzahlung ganz normal als Aufwand gebucht wurde, bilden Sie einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP), um den Aufwand wieder zu reduzieren und in das Folgejahr zu transferieren. Im folgenden Jahr lösen Sie den aRAP dann wieder gegen Aufwand auf.

Wie Mietnebenkosten gebucht werden

Vorausgezahlte Miete periodengerecht abgrenzen

s 980; aRAP 2.000€
h 4210; Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) 2.000€

aRAP auflösen

s 4210; Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) 2.000€
h 980; aRAP 2.000€

Mietnachzahlung periodengerecht buchen (SKR03)

Beispiel: Ein Unternehmen zahlt erst am 5.1.2022 die im Vorjahr fällige Miete in Höhe von 1.000€ zzgl. Ust für den Dezember. 

Auch, wenn das Unternehmen die Miete noch nicht gezahlt hat, muss es die fällige Mietzahlung am Bilanzstichtag als sonstige Verbindlichkeit buchen. Damit ist sie in der Periode als Aufwand erfasst, in die sie rechnerisch gehört. Der Posten wird bei Bezahlung im neuen Jahr über das Bankkonto aufgelöst.

Noch nicht bezahlte, fällige Miete periodengerecht buchen

s 4210; Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) 19% VSt. 1.000€
h 1701; Sonstige Verbindlichkeiten 1.000€

Fazit: Mietaufwendungen periodengerecht buchen

Mietaufwendungen sind Kosten, die für die zeitweise Überlassung von beweglichen oder unbeweglichen Gütern entstehen. In einem Unternehmen können also nicht nur Mietaufwendungen für Geschäftsräume, sondern auch für Maschinen oder Fahrzeuge entstehen. Diese fließen als Betriebsausgabe direkt in die GuV und mindern so den Unternehmensgewinn. Für einen periodengerechten Gewinnausweis ist es wichtig, Mietaufwendungen im Jahresabschluss zeitlich abzugrenzen.

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FAQ’s

Was sind Mietaufwendungen?

Mietaufwendungen entstehen, wenn Unternehmen bewegliche oder unbewegliche Güter mieten. Es sind die Kosten für die vertragliche, zeitlich begrenzte Überlassung von Vermögensgegenständen, zu denen Geschäftsräume, Maschinen und Einrichtungen oder auch Fahrzeuge gehören können.

In welchem Zeitraum sind Mietaufwendungen zu buchen?

Da Mietaufwendungen erfolgswirksam sind, müssen sie periodengerecht für den Bilanzierungszeitraum gebucht werden, dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Liegt zwischen Fälligkeit und Zahlung der Bilanzstichtag, sind sie als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (Vorauszahlung) oder sonstige Verbindlichkeiten (Nachzahlung) abzugrenzen.

Auf welches Konto werden Mietaufwendungen gebucht?

Grundsätzlich bucht man Mietaufwendungen für bewegliche und unbewegliche Sachen auf verschiedenen Konten (4210 und 4906 im SKR03). Darüber hinaus gibt es abweichende Konten für die Anrechnung auf die Gewerbesteuer. Unterformen der Miete sind Leasing und Mietkauf, die ebenfalls auf speziellen Konten erfasst werden.

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