Leasingverträge in der Buchhaltung richtig erfassen

Susanne Woda
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Leasing im Unternehmen | BuchhaltungsButler

Vermögensgegenstände kaufen oder mieten, das war früher die klassische Entscheidung eines Unternehmers. Heute kommen noch andere Möglichkeiten dazu. Mit Leasing können Unternehmen eine große Bandbreite von Gütern nutzen und bezahlen dafür eine überschaubare Rate. Am Ende können sie diese sogar auf Wunsch übernehmen. Der Vorteil: Beim klassischen Leasing tragen sie während der Laufzeit nicht das Risiko von Schäden oder Verlusten und müssen das Gut auch weder bilanzieren noch abschreiben. Die genauen Regelungen hängen jedoch von der Art des Vertrages und den getroffenen Vereinbarungen ab. Was Unternehmen alles leasen können, welche Arten von Leasing-Verträgen es gibt und wie sie buchhalterisch erfasst werden, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was ist Leasing überhaupt?

Leasing ist eine Finanzierungsmethode für Investitions- und Konsumgüter. Anstatt ein Wirtschaftsgut wie zum Beispiel den Firmenwagen oder Produktionsanlagen zu erwerben und per Kredit zu finanzieren, vereinbaren sie mit einem Leasingvertrag dessen entgeltliche Nutzungsüberlassung über einen bestimmten Zeitraum.

Der Leasinggeber stellt das Objekt zur Verfügung und der Leasingnehmer zahlt für die Nutzung eine feste Rate. Er kann das Leasingobjekt über einen vereinbarten Zeitraum nutzen und hat nach Ablauf meist die Möglichkeit, dieses zu übernehmen.

Vielfältige Ausgestaltung von Leasingverträgen möglich

Da Leasingverträge anders als Mietverträge keinen gesetzlichen Einschränkungen unterworfen sind, können diese ganz unterschiedlich ausgestaltet und auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. “Das” Leasing gibt es also nicht.

Charakteristisch für alle Verträge ist, dass der Leasinggeber während der Laufzeit immer der juristische Eigentümer des Wirtschaftsguts bleibt. Ob das wirtschaftliche Eigentum an den Leasingnehmer übergeht, wer die Risiken trägt und bei wem die Bilanzierung erfolgt, hängt dagegen von der Art des Leasings ab. Für die Einordnung sowie die steuerliche Behandlung von Leasingverträgen hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) verschiedene Leasing-Erlässe veröffentlicht. Die wichtigste Grundlage für Leasingverträge in Deutschland sind der Teilamortisations-Erlass und der Leasing-Erlass für Vollamortisationen.

Ganz ähnlich wie das Leasing funktioniert auch der Mietkauf, bei dem ein Objekt nach der regulären Mietzeit erworben wird. Dieser unterliegt jedoch nicht den Leasing-Erlässen und ist rechtlich anders zu behandeln.

Übrigens: Wenn im allgemeinen Sprachgebrauch von Leasing die Rede ist, bedeutet das meist, dass der Leasinggeber juristischer und wirtschaftlicher Eigentümer bleibt und das Wirtschaftsgut bilanziert. Das hat viele Vorteile beim Leasingnehmer, denn er muss nur die Raten verbuchen und kann diese vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Da das Leasinggut und auch die Leasingverbindlichkeit nicht in der Bilanz auftauchen, bleiben Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad und Rating von dem Vorgang unberührt.

Bei der bilanziellen und steuerlichen Behandlung von Leasingverträgen kommen extrem viele Bestimmungen zum Tragen. Gerade die Beurteilung, wem das Wirtschaftsgut zuzuordnen ist, hängt von zahlreichen Bedingungen ab. Die Absicht, einen Leasingvertrag abzuschließen, sollte also in jedem Fall zuerst mit dem Steuerberater besprochen werden.

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Was kann man alles leasen?

Heutzutage lässt sich fast alles leasen. Ein klassisches Beispiel für Leasing ist das Auto-Leasing. Für viele Unternehmen ist es vorteilhafter, einen Firmenwagen zu leasen, statt ihn zu kaufen. Je nach Laufzeit fahren Unternehmer so immer ein aktuelles Modell und tauschen den Wagen aus, bevor teure Reparaturen entstehen. Aber auch Maschinen, Immobilien und sogar immaterielle Güter, wie Software, lassen sich auf diese Weise leasen.

Es eignen sich aber nicht alle Wirtschaftsgüter gleichermaßen als Leasingobjekte. Damit der Leasinggeber nach Ablauf der Laufzeit einen neuen Nutzer oder Käufer für das Objekt finden kann, muss dieses einem marktüblichen Standard entsprechen. Das ist besonders bei Verträgen mit einer kurzen Nutzungsdauer wichtig, sonst bleibt der Leasinggeber auf seinen Leasingobjekten sitzen. Bei langen Laufzeiten können hingegen auch maßgefertigte Vermögensgegenstände verleast werden. Dann spricht man von “Spezialleasing”.

Wirtschaftsgüter, die man leasen kann

  • Produktionsanlagen
  • Werkzeugmaschinen
  • Landwirtschaftliche Maschinen
  • Lagerausrüstung
  • Medizintechnik
  • Fahrzeuge
  • IT-Anlagen
  • Hard- und Software
  • Büromöbel oder
  • Immobilien

Leasing statt Finanzieren – was bringt das?

Vermögensgegenstände zu leasen, statt sie zu finanzieren, kann für Unternehmen vorteilhaft sein. Vor allem, wenn sie lediglich die Leasingraten verbuchen. Sie schonen ihr Eigenkapital und bewahren den finanziellen Spielraum bei der Hausbank. Die Leasingraten gehen zudem vollständig als Aufwand in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein.

Da weder Leasingobjekt noch eine Verbindlichkeit in der Bilanz auftauchen, ändern sich auch die Eigenkapitalquote und das Rating des Unternehmens nicht. Das ist bei einer Finanzierung anders: Hier erhöhen Aktivierung des Anlagegutes und Passivierung der Verbindlichkeit die Bilanzsumme. Obwohl das Eigenkapital an sich unverändert bleibt, sinkt die Eigenkapitalquote, da sie in Prozent der Bilanzsumme angegeben wird.

Besonders das Modell “Sale & Leaseback” ist bei Unternehmen beliebt. Indem Unternehmen eine Maschine oder Immobilie an eine Leasinggesellschaft veräußern und dann wieder zurückleasen, können sie ihre Bilanz straffen. Denn der Prozess setzt Liquidität frei: Löst ein Unternehmen mit dem Verkaufserlös einen Kredit ab, steigt die Eigenkapitalquote und der Verschuldungsgrad sinkt. Auch eine Verbesserung der Eigenkapitalrendite ist möglich, wenn das Kapital für andere ertragreiche Investitionen eingesetzt wird. Dafür muss das Unternehmen jedoch vergleichsweise hohe Kosten in Kauf nehmen und sich langfristig binden. Wenn es finanziell mal eng wird, entstehen zusätzliche Risiken, denn die Leasinggesellschaft kann Verträge bei Zahlungsverzug vorzeitig kündigen, was je nach Leasinggut zu schwerwiegenden Problemen wie Produktionsausfällen führen kann.

Arten des Leasings

Leasingverträge können die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien ganz individuell regeln. Es haben sich zwei Grundformen des Leasings etabliert, das operative Leasing und das Finanzierungsleasing.

Operatives Leasing

Beim operativen Leasing überlässt der Leasinggeber das Wirtschaftsgut für einen eher kurzen Zeitraum. Das können wenige Wochen oder Monate bis hin zu drei Jahren sein. Verträge können unterschiedlich, zum Beispiel mit oder ohne Grundmietzeit oder flexiblen Kündigungsmöglichkeiten ausgestaltet sein. Nach der Rückgabe nutzen in der Regel noch andere Leasingnehmer das Leasingobjekt, ein Erwerb ist von Beginn an nicht vorgesehen.

Anders als bei der klassischen Miete sind oft noch zusätzliche Dienstleistungen in einem solchen Operate-Leasing-Vertrag enthalten. Zum Beispiel übernimmt der Leasinggeber oftmals Versicherung und Instandhaltung, denn er bleibt wirtschaftlicher Eigentümer und muss für Schäden geradestehen. Während der kurzen Nutzungsdauer hat er zudem ein grundlegendes Interesse daran, seine Leasingobjekte gut in Schuss zu halten, um sie möglichst oft zu vermieten.

so berechnen Sie Leasing-Raten

Die Leasingform eignet sich für vor allem für Vermögensgegenstände, die einer schnellen technischen Alterung unterliegen, also zum Beispiel Pkws und IT-Ausrüstung. Ein anderes klassisches Beispiel sind die teuren Maschinen auf Baustellen, die nur für einen absehbaren Zeitraum benötigt und dann wieder zurückgegeben werden.

Finanzierungsleasing

Das Finanzierungsleasing (auch Finance-Leasing) ist mittel- bis langfristig ausgerichtet und oft können Leasingnehmer am Ende das Leasingobjekt erwerben. Üblicherweise sind die Verträge mit einer Kauf- und Verlängerungsoption ausgestattet.

Ein Finance-Leasing-Vertrag kann während der vereinbarten Grundmietzeit nicht gekündigt werden. Daraus ergibt sich auch der wichtigste Unterschied zum operativen Leasing: Da der Leasingnehmer das Wirtschaftsgut über einen längeren Zeitraum nicht einfach zurückgeben oder den Vertrag kündigen kann, geht das wirtschaftliche Risiko auf ihn über. Das Unternehmen, das den Vermögensgegenstand nutzt, muss also für Schäden und Verluste aufkommen und ist normalerweise auch für Versicherung, Wartung und Instandhaltung verantwortlich.

Unterschiede zwischen operativem und Finanzierungsleasing

Operatives Leasing Finanzierungsleasing
Überlassung marktüblicher, standardisierter Güter Überlassung nicht standardisierter Güter möglich
Kurze Laufzeit Mittel- bis langfristige Laufzeit
Keine feste Grundmietzeit Grundmietzeit vereinbart
Vertraglich vereinbarte, flexible Kündigungsmöglichkeiten Keine Kündigung während der Grundmietzeit möglich
Kein Eigentumserwerb vorgesehen Ziel: Eigentumserwerb nach Leasingzeit
Rückgabe nach Ende Rückgabe, Übernahme oder Vertragsverlängerung
Wirtschaftliche Risiken verbleiben beim Leasinggeber Wirtschaftliche Risiken gehen an Leasingnehmer über
Instandhaltung i.d.R. durch Leasinggeber Instandhaltung i.d.R. durch Leasingnehmer
Tobias Wewers

Tobias Wewers

Steuerberater bei Wewers GmbH & Co KG Steuerberatungsgesellschaft

Tobias Wewers ist Steuerberater, Betriebswirt (VWA), DVCT-zertifizierter Business Coach, Business Trainer, Mediator sowie Organisationsaufsteller. Seine digitale Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberater Wewers begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer betriebswirtschaftlichen Planung, Führung und Steuerung und berät sie zu steuerlichen Themen sowie zur Lohnoptimierung und Jahresabschlüssen.

Wer bilanziert das geleaste Wirtschaftsgut?

Ob das Leasingobjekt in der Bilanz des Leasingnehmers oder Leasinggebers aktiviert wird, hängt davon ab, wer (zumindest überwiegend) das wirtschaftliche Eigentum daran erwirbt und damit das Risiko von Wertverlusten trägt. Dies ist abhängig von der Art des Leasings und den Bestimmungen im Leasingvertrag. Dazu hat das Bundesfinanzministerium im Laufe der Zeit verschiedene Leasing-Erlässe veröffentlicht.

Klare Eigentumsverhältnisse beim operativen und Spezialleasing

Beim operativen Leasing aktiviert der Leasinggeber das Wirtschaftsgut in seiner Bilanz und schreibt die Wertminderungen ab, denn er bleibt nicht nur juristisch der Eigentümer, sondern trägt auch die wirtschaftlichen Risiken. Der Leasingnehmer bucht die Leasingraten lediglich als Aufwand in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

Beim Spezialleasing bilanziert in der Regel der Leasingnehmer das Wirtschaftsgut, da dieses speziell auf ihn zugeschnitten und die Nutzung für andere nicht möglich ist.

das sollten Sie beim Leasing beachten

Wirtschaftliches Eigentum beim Finanzierungsleasing nicht eindeutig

Beim Finanzierungsleasing ist die Einschätzung nicht ganz so einfach, hier kann die Bilanzierung sowohl auf den Leasinggeber als auch den Leasingnehmer entfallen. Die genauen Bestimmungen ergeben sich aus den Leasing-Erlässen des BMF.

Ob Leasingnehmer oder Leasinggeber bilanzieren, hängt vor allem vom Verhältnis der Grundmietzeit zur voraussichtlichen Nutzungsdauer (AfA) und den vereinbarten Optionsrechten für Kauf oder Mietverlängerung ab. Es gibt viele verschiedene Bestimmungen, bei denen zum Beispiel zwischen Voll- und Teilamortisationsverträgen unterschieden wird. Sie sind ausführlich in den Leasing-Erlässen des BMF geregelt.

Bei Vollamortisationsverträgen muss der Leasingnehmer das überlassene Wirtschaftsgut zum Beispiel in folgenden Fällen bilanzieren:

  1. Grundmietzeit unter 40% oder über 90% der gewöhnlichen Nutzungsdauer, ohne Optionsrecht
  2. Grundmietzeit zwischen 40 und 90% der betriebsüblichen Nutzungsdauer + Kaufoption (Kaufpreis muss kleiner sein als Restbuchwert bei linearer Abschreibung)
  3. Grundmietzeit zwischen 40 und 90% der betriebsüblichen Nutzungsdauer + Verlängerungsoption (Anschlussmiete kleiner als Restbuchwert bei linearer Abschreibung)
  4. Maßanfertigung speziell für den Leasingnehmer

Exkurs: Leasing von Firmenwagen

Das Leasing eines Firmenwagens ist in der Regel so gestaltet, dass der Leasinggeber die Bilanzierung übernimmt und das leasende Unternehmen lediglich die Leasingraten verbucht. Für die Berechnung der Rate bestehen zwei Möglichkeiten: das Kilometer- und das Restwertleasing.

Beim Kilometerleasing berechnet sich die Rate anhand der gefahrenen Kilometer. Sie ist umso höher, je größer die erwartete Fahrleistung ist. Wer am Ende allerdings mehr als vereinbart fährt, muss die Mehrkilometer bezahlen. Beim Restwertleasing berechnet sich die Rate am geschätzten Wert bei Rückgabe des Autos. Je höher dieser Wert, desto geringer fällt die Rate aus. Doch Vorsicht: Ist das Auto am Ende weniger Wert als kalkuliert, muss der Leasingnehmer für die Differenz aufkommen.

Leasingkosten für Firmenwagen absetzen

Leasingnehmer können die Kosten für ein Leasingfahrzeug in vollem Umfang steuerlich geltend machen, wenn sie dieses betrieblich nutzen. Dazu gehören nicht nur die Leasingraten, sondern auch Tank-, Park- oder Wartungs- und Versicherungskosten sowie Sonderzahlungen. Den privaten Nutzungsanteil müssen die Fahrzeugnutzer jedoch als geldwerten Vorteil in der Einkommenssteuer versteuern. Er kann entweder ganz exakt anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen oder pauschal mit 1% des Bruttolistenpreises versteuert werden. Eine rein berufliche Nutzung ist in der Praxis fast nie gegeben, deswegen schaut das Finanzamt hier ganz genau hin.

Liegt die betriebliche Nutzung unter 10% ist ein Betriebsausgabenabzug nicht möglich.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern das geleaste Firmenfahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen, müssen diese den geldwerten Vorteil versteuern. Das geschieht entweder über die pauschale 1%-Regel oder den Nachweis des privaten Nutzungsanteils über ein Fahrtenbuch.

Bilanzierung beim Leasinggeber

Die meisten Leasingverträge sind so ausgestaltet, dass der Leasinggeber das Leasingobjekt bilanziert und abschreibt. Er muss dann zusätzlich die Forderungen gegenüber dem Leasingnehmer und die Umsatzerlöse in seiner Bilanz ausweisen. Manchmal hört man dafür auch den Begriff Mietleasing.

Das Unternehmen, welches das Wirtschaftsgut least, verbucht dann lediglich die Leasingraten als Aufwand und zieht die Vorsteuer ab.

Leasingraten buchen

Beispiel: Ein Unternehmen least einen Firmenwagen für monatlich 399€ zzgl. Umsatzsteuer. Der Wagen ist wirtschaftlich dem Leasinggeber zuzuordnen.

Leasingraten für Firmenwagen verbuchen

s 4570; Mietleasing Kfz 19% VSt. 474,81€*
h 1200; Bank 474,81€

Leasingsonderzahlung buchen

Zu Beginn des Leasings müssen Leasingnehmer oft eine Leasingsonderzahlung leisten. Sie funktioniert wie eine Anzahlung und reduziert die Leasingraten. Bilanzierende Unternehmen dürfen diese Sonderzahlung aber nicht auf einen Schlag als Aufwand erfassen, sondern müssen sie auf die Monate des Leasingvertrags verteilen. Um eine periodengerechte Buchung zu gewährleisten, bilden sie einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP). Dafür stellen sie den Betrag, der auf die kommenden Jahre entfällt, bei Zahlung in die aRAP ein und reduzieren diesen dann jährlich um den entsprechenden Aufwand.

Beispiel: Ein Unternehmen least im Dezember einen Firmenwagen über 36 Monate und muss zu Beginn eine Leasingsonderzahlung von 9.000€ netto leisten.

Das Unternehmen kann monatlich 250€ bzw. jährlich 3.000€ für die Leasingsonderzahlung ansetzen. Im ersten Jahr zieht das Unternehmen 250€ für den Monat Dezember als Aufwand ab. Die verbleibenden 8.750€ fließen in den Rechnungsabgrenzungsposten. Dieser reduziert sich in den Folgejahren durch die periodengerechte Aufwandsbuchung.

Leasingsonderzahlung Jahr 1

s 4570; Mietleasing Kfz 19% VSt. 297,50€
s 980, aRAP 19% VSt. 10.412,50€
h 1200; Bank 10.719,00€

Leasingsonderzahlung Jahr 2

s 4570; Mietleasing Kfz 3.000€
h 980, aRAP 3.000€

Eine Sondervorauszahlung ist besonders für Freiberufler und Kleingewerbetreibende interessant. Wer eine EÜR aufstellt, kann den Betrag nämlich vollständig im Jahr des Abschlusses als Betriebsausgabe abziehen. Wer bilanziert, verzichtet besser auf die Sondervorauszahlung, da die Anzahlung aus bereits versteuertem Geld finanziert wird.

Rückgabe oder Kauf des Leasingfahrzeugs nach Ablauf der Leasingzeit

Wenn Unternehmen nach Ablauf der Vertragslaufzeit das Leasingobjekt übernehmen wollen, müssen sie in der Regel einen Restwert bezahlen. Dieser Vorgang wird buchhalterisch losgelöst vom Leasing wie die Anschaffung eines gebrauchten Wirtschaftsguts behandelt. Das Unternehmen muss das Wirtschaftsgut mit seinen Anschaffungskosten, also dem vereinbarten Restkaufpreis, aktivieren und es über die verbleibende Nutzungsdauer abschreiben.

Eine Rückgabe kann verschiedene Zahlungsvorgänge auslösen. Wird das Fahrzeug ohne weitere Zahlungen zurückgegeben, entstehen keine weiteren Buchungen. Wenn jedoch der Restwert über oder unter dem vertraglich vereinbarten Betrag liegt, muss der Leasingnehmer entweder nachzahlen oder er erhält Zahlungen. Ob diese als

  • steuerbarer Schadenersatz
  • gemindertes Nutzungsentgelt oder
  • zusätzliches Nutzungsentgelt

eingestuft werden, sollten Unternehmen im Einzelfall mit einem Steuerberater abstimmen. Dieser kann die Auswirkungen auf die Buchung und umsatzsteuerliche Handhabung konkret einordnen.

Bilanzierung beim Leasingnehmer (Kaufleasing)

Es kommt eher selten vor, dass Leasingnehmer ein geleastes Wirtschaftsgut aktivieren müssen. Man spricht dann auch von Kaufleasing. Das Leasing wird dann prinzipiell wie eine Finanzierung behandelt. Es erhöht also das Anlagevermögen auf der Aktivseite und die Verbindlichkeiten auf der Passivseite. Durch diese Aktiv-Passiv-Mehrung bzw. Bilanzverlängerung sinkt die Eigenkapitalquote und die Finanzierungsquote steigt.

Fazit: Leasing bringt Vorteile, aber es kommt darauf an

Beim Leasing nutzt ein Unternehmen Vermögensgegenstände wie Autos, Maschinen oder Immobilien und zahlt dafür eine regelmäßige Rate. Im Gegensatz zur Miete sind meist noch andere Dienstleistungen wie Wartung oder die regelmäßige Erneuerung vertraglich vereinbart. Güter zu leasen, statt sie zu finanzieren, bringt einige Vorteile für Unternehmen: Sie schonen ihre Liquidität und können eine höhere Eigenkapitalquote sowie einen niedrigeren Verschuldungsgrad ausweisen. Das ist gut für das Unternehmen und gefällt Investoren sowie Kreditgebern. Wer den Leasinggegenstand aktiviert, hängt von der Art des Leasings ab und wem das Gut wirtschaftlich zuzuordnen ist. In den meisten Fällen buchen Unternehmen beim Leasing jedoch einfach die Rate als Aufwand in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

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FAQs

Wie wird Leasing bilanziert?

Das Leasingobjekt wird bei dem Vertragspartner bilanziert und abgeschrieben, der das wirtschaftliche Eigentum daran hält. Meist ist das der Leasinggeber. Beim Spezial- und Finanzierungsleasing aktiviert der Leasingnehmer das Wirtschaftsgut und muss zusätzlich einen Passivposten in gleicher Höhe über die Verbindlichkeit bilden.

Wie muss man Leasing verbuchen?

Verbleibt das wirtschaftliche Eigentum beim Leasinggeber, verbucht das leasende Unternehmen lediglich die Leasingrate als Aufwand in ihrer GuV. Bei Bilanzierung und Abschreibung durch den Leasingnehmer kann dieser nur den Zinsanteil als Aufwand erfassen. Zins- und Kostenanteil senken die Verbindlichkeit auf der Passivseite.

Wie werden Leasingsonderzahlungen gebucht?

Bilanzierende Unternehmen müssen die Leasingsonderzahlung auf die Monate der Leasinglaufzeit aufteilen und diese periodengerecht buchen. Dafür bilden sie bei Zahlung einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Dieser reduziert sich, indem die jährlichen Beträge der Sonderzahlung in den Folgejahren als Aufwand verbucht werden.

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