Flexibel bleiben und Kosten sparen mit der permanenten Inventur

Susanne Woda
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Permanente Inventur | BuchhaltungsButler

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen müssen jährlich eine Inventur vornehmen und ihre Bestände erfassen und bewerten. Die permanente Inventur ist dabei ein besonders attraktives Verfahren, da sie mit weniger organisatorischem Aufwand und geringeren Kosten verbunden ist als die Stichtagsinventur. Aber nicht jedes Unternehmen kann sie durchführen. Wir erklären, welche Voraussetzungen für eine permanente Inventur nötig sind, wie sie abläuft und welche Vor- und Nachteile sie hat.

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Was ist eine permanente Inventur?

Bei einer Inventur nehmen Unternehmer den Bestand ihrer Vermögensgegenstände und Schulden in einem Inventar auf und übernehmen diese dann in die Bilanz. Dazu sind sie laut Handelsrecht verpflichtet. Eine der Möglichkeiten, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, ist die permanente Inventur.

Bei der permanenten Inventur werden die Vermögensgegenstände sowohl buchmäßig als auch körperlich erfasst. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur erfolgt die Bestandsaufnahme aber nicht an einem bestimmten Termin, sondern über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Dafür werden die Bestände anhand der Zu- und Abgänge laufend fortgeschrieben. Einmal im Jahr muss der Buchbestand mit den tatsächlichen Beständen abgeglichen werden. Der große Vorteil dabei: Der Unternehmer kann den Zeitpunkt dafür frei wählen und sogar verschiedene Warengruppen an verschiedenen Terminen erfassen. Ein Elektrofachmarkt könnte also alle seine Produkte an einem selbst gewählten Zeitpunkt im Jahr inventarisieren. Er kann aber auch die Bestände der Computerabteilung an einem Tag im Februar, die Foto- und Kameraausrüstung im Mai und seine Audio- und TV-Produkte im Oktober desselben Geschäftsjahres erfassen.

Gesetzliche Grundlagen

Der Begriff der permanenten Inventur kommt im HGB nicht als solcher vor. Das Verfahren ist in § 241 Abs. 2 HGB als eine Möglichkeit zur Vereinfachung der Inventur beschrieben. Demnach ist eine körperliche Inventur, also die physische Bestandsaufnahme, zum Bilanzstichtag nicht nötig, wenn die Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Bestandsaufnahme feststellbar sind. Dies ist zum Beispiel durch eine Lagerbuchhaltung gewährleistet. Die körperliche Bestandsaufnahme ist zwar nicht zwingend zum Bilanzstichtag erforderlich, muss aber dennoch zwingend einmal im Jahr durchgeführt werden.

Weitere Vorgaben bestehen im HGB nicht. Das BMF hat daher in den Einkommensteuerrichtlinien R 5.3 und R 5.4 konkretisiert, wie Vorratsvermögen und bewegliches Anlagevermögen erfasst werden können. Daraus gehen zum Beispiel die Anforderungen an das Fortschreiben von Beständen hervor.

Team bespricht vor- und Nachteile der permanenten Inventur

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Voraussetzungen für die permanente Inventur

Nicht jedes Unternehmen kann eine permanente Inventur durchführen. Sie ist an strenge Voraussetzungen gebunden. Die fortlaufende Bestandsführung ist Pflicht und mit hohen Anforderungen an die Lagerbuchführung verbunden. Unternehmen sind dabei zumindest auf EDV-Unterstützung angewiesen und nutzen oft Warenwirtschaftssysteme oder automatische Lagersysteme.

Diese Voraussetzungen müssen für eine permanente Inventur erfüllt sein:

  1. Laufend aktuelle Lagerbuchführung: Unternehmen müssen ein Lagerbuch führen und die Unterlagen ständig aktuell halten. Alle Zu- und Abgänge müssen einzeln mit Datum, Art, Menge erfasst werden.
  2. Jährlicher Bestandsabgleich: Die Buchbestände müssen einmal im Jahr in einer körperlichen Inventur durch Zählen, Messen, Wiegen und ggf. Schätzen mit den tatsächlichen Beständen abgeglichen werden. Dabei gelten allerdings keine zeitlichen Beschränkungen. Die Bestandsaufnahme ist wie jede reguläre Inventur zu protokollieren und 10 Jahre aufzubewahren.
  3. Buchbestände anpassen: Bei Abweichungen müssen die Buchbestände an die erfassten Bestände angepasst werden. Der Vorgang ist genau zu dokumentieren.
  4. Nicht für alle Bestände: Die permanente Inventur ist nicht für Vorräte mit unkontrolliertem Schwund, also Gegenstände, die verdunsten, verderben oder leicht zerbrechen können, und auch nicht für besonders wertvolle Gegenstände zulässig. Das trifft allerdings nicht zu, wenn die Abgänge aufgrund von Erfahrungssätzen schätzungsweise annähernd berücksichtigt werden können. Für diese muss das Unternehmen auf andere Inventurverfahren zurückgreifen.

Unternehmen mit einer automatischen Lagersteuerung können die körperliche Bestandsaufnahme mit der sog. “Einlagerungsinventur” weiter vereinfachen. Dabei nimmt man die Bestände nur bei Einlagerung auf. Die Sonderform ist jedoch an besonders strenge Voraussetzungen gebunden, der menschliche Zugriff auf das Lager muss zum Beispiel ausgeschlossen sein.

Wie funktioniert die permanente Inventur?

Ausgangspunkt, um das Verfahren der permanenten Inventur nutzen zu können, ist die erstmalige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden, in Form einer körperlichen Inventur und einer Buchinventur.  Die dabei erfassten Bestände werden danach buchmäßig weitergeführt. Dafür ist jede Bestandsveränderung exakt in einem Lagerbuch oder einer Lagerkartei festzuhalten. Zum Bilanzstichtag können diese Buchbestände dann ohne eine erneute Bestandsaufnahme in das Inventar bzw. die Bilanz übernommen werden.

so erledigen Sie eine permanente Inventur

Die Lagerbuchhaltung entbindet das Unternehmen jedoch nicht komplett von der Pflicht zur Inventur. Es muss im Jahresverlauf die tatsächlichen Bestände körperlich aufnehmen. Kommt es dabei zu Inventurdifferenzen, sind die Buchbestände anzugleichen.

Wann die Bestandsaufnahme erfolgt, entscheidet das Unternehmen dabei selbst. Wichtig ist, dass dies in unregelmäßigen und nicht absehbaren Zeitabständen geschieht. Idealerweise so, dass nur die Inventurbeauftragten selbst Einsicht in die Termine haben. Auf diese Weise ist die Kontrollfunktion am besten gegeben. Wie bei der normalen Inventur auch, sind die Aufzeichnungen darüber zu unterschreiben und aufzubewahren.

Vor- und Nachteile der permanenten Inventur

Der größte Pluspunkt der permanenten Inventur ist die unternehmerische Freiheit, die durch das freie Planen der körperlichen Bestandsaufnahme entsteht. Sie ermöglicht die Inventur ohne Zeitdruck und zu geringen Kosten.

Alle Vor- und Nachteile der permanenten Inventur im Überblick

  • Geringe Kosten
  • Freie Wahl des Inventurzeitpunkts ermöglicht Anpassung an die individuellen Unternehmensbedürfnisse
  • Weniger Zeitdruck
  • Höhere Zählgenauigkeit
  • Inventurdifferenzen sind leichter erkennbar
  • Weniger Störungen im Betriebsablauf
  • Reduzierung von Betriebsstillständen und -unterbrechungen
  • Bessere Planung des Personaleinsatzes möglich
  • Meist keine externen Mitarbeiter notwendig
  • Geringerer Schulungsaufwand
  • Bestände und Auswertungen aus der Buchhaltung in Echtzeit abrufbar

Nachteile:

  • Nicht in allen Unternehmen möglich
  • Nicht für alle Vermögensgegenstände zulässig (Kombination mit anderen Inventurverfahren nötig)
  • Hoher buchhalterischer Aufwand für die belegmäßige Erfassung von Zu- und Abgängen
  • EDV-Unterstützung, ggf. Warenwirtschaftssysteme oder automatische Lagersysteme notwendig

Führen Sie die körperliche Bestandsaufnahme am besten dann durch, wenn Sie nur geringe Bestände auf Lager halten, also zum Beispiel nach einem Abverkauf. Mit einer geschickten Planung können Sie die Inventur auch auf weniger stressige Zeiten legen – weg vom Bilanzstichtag in der Weihnachts- und Neujahrszeit – oder diesen auf die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter abstimmen.

Fazit: Viele Freiheiten, aber auch strenge Vorschriften

Die permanente Inventur bietet großen unternehmerischen Spielraum. Sie ist aber auch an strenge Vorschriften gebunden und eignet sich nicht für jedes Unternehmen. So ist eine Lagerbuchführung, ggf. mit speziellen EDV-Systemen, unvermeidlich und darf nicht für Güter erfolgen, die unkontrollierbarem Schwund unterliegen. Betriebe sollten die Vor- und Nachteile mit ihrem Steuerberater abwägen, bevor sie sich für dieses Inventurverfahren entscheiden.

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FAQs

Wie läuft eine permanente Inventur ab?

Bei der permanenten Inventur schreibt man die Bestände für Vermögensgegenstände buchmäßig fort und übernimmt diese in die Bilanz. Einmal jährlich, zu einem oder verschiedenen frei gewählten Zeitpunkten, sind die Buchbestände über eine körperliche Inventur zu überprüfen und anzupassen.

Wer macht eine permanente Inventur?

Wenn Unternehmen die Bestände ihrer Vermögenswerte zum Bilanzstichtag auch ohne eine körperliche Bestandsaufnahme erfassen können, dürfen sie die permanente Inventur durchführen. Dies können sie zum Beispiel durch eine laufende Lagerbuchführung gewährleisten. Klassische Anwendungsbereiche sind lagerintensive Betriebe, die mit nicht verderblichen Gütern arbeiten. 

Was sind die Vorteile einer permanenten Inventur?

Der größte Pluspunkt der permanenten Inventur sind die frei wählbaren Zeitpunkte für die körperliche Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände. Dadurch lassen sich Kosten einsparen, Zeitdruck vermeiden und Betriebsstörungen wie Stillstände und Schließungen reduzieren.

Was sind die Voraussetzungen für eine permanente Inventur?

Pflicht ist die Lagerbuchhaltung, bei der Zu- und Abgänge von Vermögensgegenständen laufend und exakt erfasst werden. Zudem müssen Unternehmen einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme durchführen und ihre Buchbestände anpassen. Das Verfahren darf nicht für Vorräte mit unkontrolliertem Schwund angewendet werden.

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