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Inventurdifferenzen | BuchhaltungsButler
Die jährliche Inventur zum Bilanzstichtag ist für Unternehmen mit doppelter Buchführung zwingend vorgeschrieben. Denn die Bilanz ist auf Grundlage des Inventars aufzustellen. Doch was ist zu tun, wenn es dabei zu Abweichungen vom Buchbestand kommt? Wir zeigen die Gründe für Inventurdifferenzen auf und erklären, was Unternehmer tun können, damit es gar nicht erst dazu kommt. Ganz vermeiden lassen sich Inventurdifferenzen aber meist nicht. Wie Sie diese berichtigen und buchen, erfahren Sie ebenfalls in diesem Beitrag.
Inventurdifferenzen sind über die passenden Bestands- und Aufwandskonten zu berichtigen. Mit der automatisierten Buchhaltungssoftware von BuchhaltungsButler haben Sie immer die richtigen Konten parat.
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Was ist eine Inventurdifferenz?
Die Abweichung zwischen dem in der Buchhaltung erfassten Bestand (Soll-Bestand) und dem tatsächlichen bei der Inventur ermittelten Bestand (Ist-Bestand) von Vermögen und Schulden eines Unternehmens nennt man Inventurdifferenz.
Im engeren Sinne spricht man von Inventurdifferenzen, wenn sie auf Mengenabweichungen zurückzuführen sind. Im weiteren Sinne zählen auch Wertabweichungen aus der Buchinventur dazu. Diese kommen meist durch die Anwendung des Niederstwertprinzips zustande, beispielsweise bei
- außerplanmäßigen Abschreibungen auf das Anlagevermögen,
- Abschreibungen auf das Umlaufvermögen, bei denen Güter unter ihrem Buchwert angesetzt werden und
- der Bewertung kurzfristiger Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten nach § 256 a HGB.
Wie Inventurdifferenzen entstehen und wie man sie vermeiden kann
Bei ordentlicher Buchführung müssten die Buchwerte stets mit den Ist-Beständen übereinstimmen. Das ist in der Praxis jedoch selten der Fall, Fehler sind menschlich. Die Ursachen für Inventurdifferenzen können sowohl in der Buchführung liegen als auch in den tatsächlichen Beständen.
Laut einer EHI-Studie entstanden im deutschen Einzelhandel 2021 80% der Inventurdifferenzen durch Diebstähle von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Der Rest ging auf organisatorische Mängel zurück.
Auch die Inventur an sich kann eine mögliche Fehlerquelle sein. Die erste Maßnahme bei einer Inventurdifferenz ist daher immer, eine erneute Zählung zu veranlassen.
Mögliche Ursachen für Inventurdifferenzen
Die konkreten Ursachen für Inventurdifferenzen in einem Unternehmen zu finden, ist die Grundlage, um diese effektiv zu bekämpfen. Eine häufige und leicht zu vermeidende Fehlerquelle ist es, wenn Entnahmen nicht dokumentiert werden. Zum Beispiel bei Beschädigungen, Entnahmen von Werbegeschenken oder privaten Entnahmen.
Weitere verbreitete Gründe für Inventurdifferenzen sind:
- Schwund (Diebstahl)
- Lagerschäden
- Warenbruch
- Verderben (Lebensmittel)
- Fehler bei der Bestandserfassung (Wareneingang)
- Fehletikettierung
- Falsch entnommenes Material
- Unordnung im Lager (Material befindet sich an anderer Stelle)
- Kassenfehler
- Inventurfehler
Maßnahmen gegen Inventurdifferenzen
Vorbeugen ist besser als heilen, besagt ein Sprichwort. Unternehmen können verschiedene Maßnahmen ergreifen, damit Inventurdifferenzen gar nicht erst entstehen. Je nachdem, ob es sich um einen Handelsbetrieb, ein produzierendes Gewerbe oder ein Dienstleistungsunternehmen handelt, können die Probleme an verschiedenen Stellen liegen, die mit individuellen Maßnahmen bekämpft werden können:
- Diebstahlschutz (Warensicherung, elektronische Überwachung)
- Ordnung im Lager
- Eindeutige Produktkennzeichnung (Verwechslungen vermeiden)
- Bessere Preisauszeichnung der Waren
- Dokumentation des Wareneingangs (Zwei-Augen-Prinzip)
- Bestandsmanagement mit Dokumentation der Entnahmen
Inventurdifferenz – und nun?
Inventurdifferenzen müssen vor dem Erstellen der Bilanz berichtigt werden, denn nicht der Buchbestand, sondern das Inventar ist die verbindliche Grundlage für den Jahresabschluss. Sie werden als Aufwand oder Gewinn verbucht und beeinflussen damit den Gewinn und die Steuerlast des Unternehmens. Das Finanzamt geht deswegen bei der Betriebsprüfung sensibel mit Inventurdifferenzen um.
Branchentypische Abweichungen werden normalerweise nicht weiter verfolgt. Kommt der Betriebsprüfer jedoch zu dem Schluss, dass der Unternehmensgewinn wegen zu hoher Inventurdifferenzen zu gering besteuert wurde, kann das Konsequenzen haben. Das Finanzamt kann beispielsweise Lagerbestände schätzen. Unternehmen laufen dabei Gefahr, zu hohe Gewinne zu versteuern.
Inventurdifferenzen buchen
Inventurdifferenzen sind am Bilanzstichtag vor dem eigentlichen Kontoabschluss zu korrigieren. Dafür nimmt man eine Abstimmungsbuchung vor, in welcher man den Buchbestand anpasst.
Je nach Fehlerquelle können Inventurdifferenzen unterschiedlich gebucht werden. Oft sind falsch oder versehentlich nicht gebuchte Belege der Grund für Abweichungen. Diese erfasst man einfach nach bzw. erfasst die falsche Buchung nach einem Storno neu.
Es gibt aber auch Inventurdifferenzen, bei denen die Ursache ungeklärt bleibt. Diese können nicht anhand eines Belegs korrigiert werden und man muss den Bestand berichtigen. Die Korrektur erfolgt direkt im Bestandskonto. Sie ist erfolgswirksam, als Gegenkonto verwendet man das entsprechende Aufwands- oder Ertragskonto. Minderbestände fließen als Verlust und Mehrbestände als Gewinn in die GuV ein.
Marcus Kemper
Steuerberater bei Steuerkemper
Marcus Kemper arbeitete bereits in verschiedenen renommierten Steuerberaterkanzleien. Nachdem er 2006 erfolgreich sein Steuerberaterexamen absolvierte, folgte 2007 dann die eigene Existenzgründung. Seine Kanzlei bietet unter anderem Bescheidprüfung, Betriebsprüfung sowie betriebswirtschaftliche und gestalterische Beratung an. Zu einer der jüngsten Auszeichnungen von Steuerkemper zählt das Datev-Label “Digitale Kanzlei”, welches der Kanzlei im Jahr 2019 verliehen wurde.
Manchmal bucht man Bestandsabweichungen auch über das Inventurdifferenzkonto aus. Dieses ist ein Unterkonto der Erfolgskonten “sonstige betriebliche Erträge oder Aufwendungen”. Anders als bei normalen Erfolgskonten wird ihr Bestand über den Bilanzstichtag hinweg fortgeschrieben. Anders ausgedrückt: Der Anfangsbestand entspricht immer dem Schlussbestand der vorherigen Periode.
Minderbestand berichtigen (SKR03)
Beispiel: Bei der Inventur zählt man 52 Stück der Artikel Nr. 47265 á 145€. In den Büchern stehen 53 Stück zu 145€. Alle Belege sind vollständig und korrekt erfasst, die Ursache bleibt ungeklärt.
Da die Waren aus dem Buchbestand genommen werden müssen, bucht man “Aufwandskonto an Bestandskonto”:
| s | 3200; Wareneingang | 145€ |
| h | 3980; Waren | 145€ |
Mehrbestand berichtigen (SKR03)
Beispiel: Die Kassenzählung bei der Inventur ergibt einen Bestand von 1450,53€. Auf dem Konto “Kasse” sind in der Buchhaltung 1.410,53€ erfasst. Die Differenz bleibt ungeklärt.
Da hier der buchhalterische Kassenbestand erhöht werden muss, bucht man “Bestandskonto an Erfolgskonto”:
| s | 1200; Bank | 40€ |
| h | 2700; sonstige betriebliche Erträge | 40€ |
Kassenfehlbestände, die nicht anhand von Belegen geklärt werden können, korrigiert man über die sonstigen betrieblichen Erträge oder Aufwendungen.
Fazit: Inventurdifferenzen bekämpfen, bevor sie entstehen
Inventurdifferenzen zu berichtigen ist einfach und schnell erledigt. Indem man die Buchbestände an die tatsächlichen Bestände aus der Inventur anpasst, schafft man die Grundlage für eine ordnungsgemäße Bilanzierung. Um die Inventurdifferenzen im Rahmen zu halten und Probleme bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, lohnt es sich, die Ursachen betriebsindividuell zu ermitteln und durch geeignete Maßnahmen zu bekämpfen.
FAQ’s
Was versteht man unter einer Inventurdifferenz?
Eine Inventurdifferenz ist die Abweichung aus den bei der Inventur festgestellten tatsächlichen Beständen von Vermögen und Schulden eines Unternehmens und den Beständen aus der Buchführung.
Wie entsteht eine Inventurdifferenz?
Inventurdifferenzen können durch Fehler in der Buchführung oder durch nicht dokumentierte Veränderungen in den tatsächlichen Beständen des Unternehmens entstehen. Häufige Ursachen sind Diebstahl und organisatorische Mängel. Aber auch Fehler bei der Inventur an sich können zu Inventurdifferenzen führen.
Wie hoch darf eine Inventurdifferenz sein?
Inventurdifferenzen sind in gewissem Rahmen normal. Je nach Branche kann der Durchschnittswert sehr unterschiedlich ausfallen. Der Einzelhandel ist beispielsweise oft von außergewöhnlichen Inventurdifferenzen durch Diebstahl betroffen und weist gewöhnlich höhere Werte aus.
Welche Auswirkungen haben Inventurdifferenzen?
Außergewöhnlich hohe Inventurdifferenzen können das Finanzamt alarmieren, da sie als Aufwand den Betriebsgewinn und somit auch die Besteuerungsgrundlage eines Unternehmens reduzieren. Es droht die Schätzung der Lagerbestände, im Zweifel zuungunsten des Unternehmens, und dadurch höhere Steuerzahlungen.
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