Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP)

Erklärung: Was sind "aRAP"?

Als aktive Rechnungsabgrenzung (§ 250 HGB) wird der Vorgang bezeichnet, mit dem man Aufwendungen, die im alten Jahr bezahlt wurden, wirtschaftlich aber in das Folgejahr gehören, in das Folgejahr transferiert.

Typische Beispiele: Versicherungen, Löhne und Gehälter, Mieten, Leasingzahlungen uvm., für die bspw. im Dezember eine Zahlung für eine Leistung im Folgejahr geflossen ist.

Konkreter Fall: Die Miete oder ein Gehalt für Januar wurde bereits im Dezember gezahlt.

Was ist zu tun? Für die Zahlung im alten Jahr ist ein Buchungssatz "Aktive Rechnungsabgrenzung" gegen "Bank" zu erstellen. Im Folgejahr wird der aktive Rechnungsabgrenzungsposten dann gegen das entsprechende Aufwandskonto wieder aufgelöst.

Buchungsvorschlag

Buchungsbeispiel Mietzahlung (SKR03): Sie haben die Miete für Januar 2016 bereits im Dezember 2015 überwiesen. Bei der Miete fallen 19% Umsatzsteuer an, Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt. Es liegt jedoch keine Rechnung vor und laut Vertrag wäre die Miete erst am 01.01. fällig.

Zum Zahlungsdatum buchen Sie:

1.190 EUR
von 980; aRAP
an 1200; Bank
Sie buchen ohne Steuer

Im neuen Jahr buchen Sie:

1.190 EUR
von 4210; Miete
an 980; aRAP
Sie buchen mit 19% VoSt.

Buchungsbeispiel Leasingrate (SKR03): Sie leisten im Dez. 2015 eine Leasingsonderzahlung für 2016. Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor und Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt.

zum Zahlungsdatum buchen Sie:

1.190 EUR
von 980; aRAP
an 1200; Bank
Sie buchen mit 19% VoSt.

im neuen Jahr buchen Sie:

1.000 EUR
von 4210; Miete
an 980; aRAP
Sie buchen ohne Steuer.

Erläuterung: Im zweiten Buchungsbeispiel werden zunächst 1.190€ verbucht. Da die Buchhaltungssoftware jedoch aufgrund des Steuerschlüssels "19% VoSt." 190€ direkt auf ein Vorsteuerkonto bucht, sind auf dem Konto "980; aRAP" nur 1.000€ (der Nettobetrag). Daher muss in der Buchung im zweiten Jahr auch nur dieser Betrag ohne Steuer auf das Aufwandskonto umgebucht werden.

Sonderfall: Leistung erstreckt sich über mehrere Jahre.
Beispiel: Sie haben ein Bankdarlehen aufgenommen (Laufzeit: 6 Jahre). Es fällt eine einmalige Bearbeitungsprovision an.

In diesem Fall grenzen Sie die anteilige Bearbeitungsprovision über die Laufzeit des Kredites ab, also über 6 Jahre. Haben Sie die Provision im September 2015 bezahlt, grenzen Sie also 68/12 (6 Jahre = 72/12; 4 Monate werden in 2015 sofort aufgelöst bzw. gar nicht erst abgegrenzt) des fälligen Betrags über das Konto aRAP ab und lösen in den Folgejahren jeweils 12/12 auf. Im sechsten Jahr werden dann die verbliebenen 8/12 aufgelöst.

Tipp

Um den Aufwand der Abschlussarbeiten nicht unnötig zu erhöhen, ist es nicht notwendig, jede Kleinbetragsrechnung abzugrenzen. Als Richtwerte können 410€ je Geschäftsvorfall bzw. eine Gesamtgrenze von 1.500€ pro Jahr betrachtet werden. Ob auf die Bildung aktiver Rechnungsabgrenzungsposten verzichtet werden kann, sollte jedoch in jedem Fall immer mit einem Steuerberater besprochen werden.